SvarUt er svaret …men hva var spørsmålet? Stiklestad Asle Brustad og Eistein Guldseth, Sør-Trøndelag fylkeskommune Erin Folde, Fosen regionråd eForum Trøndelag

Litt statistikk fra SvarUt

Hva kan man tolke av statistikken? Spesielt for Nord-Trøndelag: Her må det brytes nyland! Kun kommuner i Værnesregionen er i gang. For øvrig: For kommuner som har inngått avtaler men ikke kommer i produksjon antar vi at det kan være en utfordring å velge hvilke tjenester man skal starte med når man skal ta i bruk SvarUt Kanskje kan noen verktøy for prioritering være en hjelp til å komme i gang?

Hva er det hensiktsmessig å digitalisere? Kommunene leverer en stor antall tjenester, iflg. Norsk tjenestekatalog er antallet godt over 200 Det er krevende å finne ut hvilke tjenester det er mulig – og formålstjenlig å digitalisere Fosenregionen fikk utviklet et verktøy for å prioritere dette i forprosjektet til Døgnåpen digital forvaltning (DDF) Når det gjelder SvarUt så er den tekniske løsningen på plass og det formelle mht. avtaler er på klart. (Dette vil Steinar Brun gå i detalj på ganske snart.)

Praktiske erfaringer fra DDF mht. valg av tjenester Eirin Folde, Fosen regionråd På bakgrunn av behov og målsettinger ble «Digital døgnåpen forvaltning» vedtatt av rådmennene i Fosenregionen 29.august Målsetningen for prosjektet er økt samhandling, effektivisering, kvalitetsløft, overholdelse av lovgiving og flere felles tjenester på tvers av kommunegrenser. Prosjektet skal styrke Fosenkommunene som myndighetsorgan, tjenesteprodusent, lokal demokratisk arena og samfunnsutvikler. I forkant av vedtaket var det fullført to delprosjekt. Kommunikasjonsstrategi for kommunene: Gjennom dette delprosjektet ble det utarbeidet en visuell identitet for Fosenkommunene. Logoer, farger, design og typografi fra kommunikasjonsstrategien brukes i den nye portalløsningen. Arbeidsprosessanalyse: Som et ledd i forarbeidet før anskaffelsen av selve portalløsningen ønsket også Fosen Regionråd å kartlegge hvilke tjenester det er mulig og ønskelig å digitalisere. Det ble valgt ut én tjeneste for digitalisering i første omgang - søknad om barnehageplass. For denne tjenesten ble arbeidsprosessen kartlagt og ønsket fremtidig prosess designet.

Kommunene har valgt den første tjenesten for digitalisering – hva nå? Husk alltid at dette dreier seg om tjenesteutvikling Hold fokus på det at teknologien skal være et støtteverktøy som bidrar til å utvikle eller forbedre en tjenesteleveranse For å kunne forbedre en tjenesteleveranse er det en forutsetning at man skaffer seg oversikt over hvordan tjenesten produseres i dag, slik at man blir bevisst på hva som kan forbedres Dette krever at man gjennomfører en arbeidsprosessanalyse Viktig at alle som bidrar i prosessen involveres i denne analysen

Arbeidsprosessanalyser og forbedringer – en grunnleggende del av gevinstplanlegging Kursopplegg på KS Læring (krever pålogging): Intro til gevinstrealisering: Lenke til video på KS LæringLenke til video på KS Læring Kartlegge og forbedring av arbeidsprosesser: Lenk til video på KS Læring Lenk til video på KS Læring Planlegging og endringsledelse: Lenk til video på KS LæringLenk til video på KS Læring Realisering av gevinster: Lenke til video på KS LæringLenke til video på KS Læring Veileder og arbeidsverktøy: KS / KommIT sin veileder for gevinstrealisering Tilhørende regneark for arbeidsprosessarbeid: Her er lenke til veileder og regneark på ks.no Her er lenke til veileder og regneark på ks.no

Praktiske erfaringer fra DDF mht. arbeidsprosessutvikling Eirin Folde, Fosen regionråd Denne håndboken går gjennom hvilke steg man må gå gjennom for å gjennomføre en arbeidsprosessanalyse. Håndboken er delt inn i seksjonene: 1.Bruk av prioriteringsmodell 2.Kartlegg dagens prosess og identifiser styrker og svakheter 3.Beskriv ønsket prosess 4.Identifiser gevinster og fyll ut gevinstrealiseringsplan 5.Beskriv implementeringsplan Håndbok i arbeidsprosessanalyse

Prioritering av tjenester som skal digitaliseres Avventes digitalisert? Ikke aktuell i første runde Eksisterer det digitalt skjema på Fosen? Nevnt i minst en av undersøkelsene Volum Teknisk kompleksitet Digital modenhet/motivasjon (for brukere/utførende) Omdømme Kvalitet Effektivitet Sårbarhet Overføringsverdi Potensial for forbedring Skape interesse utover egen region Estimert kost

Styrker/svakheter

Gevinstplanlegging og realisering Det er krevende å få aksept for å gjennomføre en prosess med innføring eller forbedring av digitale verktøy i en tjenesteleveranse Det er en god løsning å sette opp en plan for hvilke gevinster som kan oppnås, og hva som må skje i etterkant for å ta ut gevinstene Vi kjørte et heldagskurs på dette på forrige eForum, og KS Agenda kjører kurs på dette innimellom I tillegg ligger det som tidligere nevnt kursmateriale på dette på KS Læring ( )

Praktiske erfaringer fra DDF mht. gevinstplanlegging og realisering Eirin Folde, Fosen regionråd Identifiser gevinster og fyll ut gevinstrealiseringsplan Vi tar utgangspunkt i KS og KommIT sin gevinstkokebok for å beskrive gevinstpotensialet. Prosjektveiviseren er overordnet styringsverktøy. Basert på foreslåtte endringer i prosessen, blir første aktivitet å definere gevinster og å kartlegge hvem som berøres av prosjektet. Videre bør både gevinster og kostnader vurderes. Eksempler på gevinster kan være økt effektivitet, bedre kvalitet, redusert sårbarhet, bedre omdømme, mer fornøyde brukere, reduserte kostnader, miljøeffekter, m.m.. Man fyller inn i prosjektkortet, endringsanalysen og interessentanalysen i KS gevinstkokebok.

Eksempel på bruk

Videre arbeid ved oppstart 2014/2015 Overføre hovedansvaret for gevinstrealiseringsarbeidet fra prosjektet til kommunene –Erkjenne at ansvaret for gevinstrealisering ligger hos virksomhetsledelsen og ikke hos prosjektet. –Identifisere tidlig tiltakets gevinster og forutsetningene som må oppfylles for at gevinstene skal bli realisert. –Erkjenne at gevinstene ikke blir realiserte av seg selv, og at det derfor må settes av nok ressurser til arbeidet med gevinstrealisering. –Gjennomføre aktiviteter som leder til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. –Workshop Opplæring av økonomisjefene. Erfaringer fra denne.

Hva har vi lært så langt i DDF? –Tett kontakt mellom prosjektledelse og rådmenn, men må bli en naturlig integrert prosess i forkant av nye vedtak. eFagrådet kontrollerer en del i forkant. –Opplæring i metodikken for alle involverte –Ansvarliggjøring og forankring i ledelsen i hver kommune –Gevinstrealisering og digitalisering er organisasjonsutvikling –Fokus på alle ledd i forvaltninga som er involvert. Fare for at det blir sterkt preg på økonomi om ansvaret legges (kun) til økonomisjef –Sette opp et gevinstteam for hver heldigitalisering –Fast agenda på ledermøter –Rådmann som etterspør og følger opp resultatene. Lett å bli borte som tema i en hektisk hverdag. Rådmann må være tydelig på forventinger.

Utfordringer som vi prøver å angripe gjennom forskningsprosjekt Eistein Guldseth Sør-Trøndelag fylkeskommune - eTrøndelag

eTrøndelag

91% av norske kommuner opplever gevinstrealisering som utfordrende ( KS/KommIT 2013). Gevinstrealisering har tradisjonelt et driftsøkonomisk perspektiv –Gevinster som mindre kopiering, porto, toner, færre utsendelser. –Gevinstrealisering ut fra ren øk. modell der det er en IKT investering som skal avskrives over 5 år. –MEN: Digitalisering av tjenester har effekter også innad i org., og eksternt (innbyggere og næringsliv). 3 viktige innfallsvinkler til gevinstrealisering. –Driftsøkonomisk (internt) –Organisasjonsmessig (internt) –Samfunnsøkonomisk (eksternt)

eTrøndelag Utfordringene –Ofte mange ulike aktører involvert, komplekse sammenhenger, store utilsiktede effekter –Tiltaket handler ikke om teknologien i seg selv, men bruk av teknologi for å levere en ny type tjeneste. –Bruk av mindre ressurser er ikke en gevinst i seg selv. –Digitalisering av tjenester skjer ofte i sammenheng med flere andre tiltak –Flere av effektene kan være vanskelig å måle og det er behov for gode indikatorer. –Flere av effektene er vanskelig å verdsette i kroner og øre som for eksempel endring i omdømme og opplevd kvalitet. –Noen effekter er kortsiktige mens andre strekker seg utover i tid –De som belastes kostnadene er ofte ikke de som høster gevinstene

eTrøndelag Prosjektets overordnede mål: –Utvikle kunnskap om hvordan man best kartlegger, måler og verdsetter effekter av digitalisering av offentlige tjenester. Prosjektets delmål –M1: Kunnskap om de samfunnsøkonomiske effektene av å innføre elektronisk barnehagesøknad. –M2: Skaffe innsikt om behov for metodeutvikling for kartlegging, måling og verdsetting av effekter av digitaliserte offentlige tjenester. –M3: Utvikle generisk kunnskap om området som er overførbart til andre kommuner.

eTrøndelag Forskningsinnhold I hvor stor grad oppstår det faktisk gevinster i form av f.eks. økt effektivitet og forbedret kvalitet av en mer digitalisert tjenesteyting?

Da overlater vi podiet til Steinar Brun fra KS – SvarUt