Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Arkivforum 14. juni 2012 14. juni 2012 | Arkivforum | Gry Ystebø, HR-prosjektet Oslo kommune.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Arkivforum 14. juni 2012 14. juni 2012 | Arkivforum | Gry Ystebø, HR-prosjektet Oslo kommune."— Utskrift av presentasjonen:

1 Arkivforum 14. juni juni 2012 | Arkivforum | Gry Ystebø, HR-prosjektet Oslo kommune

2 Én kommune - ett HR-system for involvering, utvikling og oppfølging ForvalterTeamleder lønn HR-direktørSeksjonssjefSystemeierPersonalsjefDirektørSykepleierHMS- medarbeider Lokal forvalter

3 Utvikle og sikre At ledere og ansatte settes i stand til å realisere kommunens mål Brukerorientert kultur med engasjerte, kompetente og stolte medarbeidere Sikre effektive og kvalitative HR-prosesser som sikrer riktig lønn til rett tid til rett person Sikre at Oslo kommune er i stand til å tiltrekke, utvikle og beholde medarbeidere med riktig kompetanse Sikre et brukervennlig HR-system med høy opplevd nytteverdi Målrettet bruk av personalressurser for å sikre realisering av kommunens mål Overordnet mål for Oslo kommunes personalpolitikk: Delmål for HR-området: Mål for HR-området Fra HR-prosjektets styringsdokument

4 HR-systemets oppbygning

5 OmrådeObligatoriskKommentar LønnsprosesseneJAGjelder fast og variabel lønn, trekk, rapportering, forhandling og overtallighet Fravær og refusjonJAGjelder sykefravær, permisjoner/ferie og refusjon RekrutteringJAProsessen dokumenteres i systemet, men ikke obligatorisk med annonsering Styre ressurser og kompetanse NEIMå avklares med den enkelte virksomhet etter en modenhetsvurdering Sykefraværsoppfølging og skaderapportering JADeler av ny HMS-modul SelvbetjeningDELVISIntegrert del av løsningen, men modenhetsvurderingen må avgjøre utbredelsen Felles anvendelse

6 Piloter og puljeinndeling for innføring Januar Prepilot Mars Pilot Mai Pulje 1 September Pulje 2 November Pulje 3 PrepilotPilotPulje 1Pulje 2Pulje 3 Utviklings- og kompetanseetaten Bydel Sagene-Etater, byrådsavdelinger, kommunale foretak -Utdanningsetaten -Sykehjemsetaten -Undervisningsbygg -Bydelene -Gravferdsetaten -Helseetaten -Velferdsetaten -Kommunerevisjonen -Enøketaten

7 Arbeidsprosesser - rekruttering

8 Dokumenter som legges til ansettelsessaken Utlysning Søkerlister Søknader (kopi for den som blir ansatt) Innstilling Brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse Stillingstilbud, bekreftelse eller avslag Gjenpart av ansettelsesbrev og arbeidsavtale (søknad og ansettelsesbrev til den som blir ansatt, legges i original i vedkommendes personalmappe) Arkiv

9 Sjekk av fortrinnsrett internt i egen virksomhet Utarbeide annonse Publisering av annonse - utlysning Registrering av søknad på Web - søknad på stilling(er) Registrering av søknad via andre kanaler Generering av offentlig og utvidet søkerliste - offentlig søkerliste - utvidet søkerliste Rekrutteringsprosessen – arkiv fra HR-systemet

10 Gjennomgå søknader - attester og utdanning - kompetansegivende kurs og opplæring Behandle søknader med fortrinnsrett Innkalling til intervju Referanseinnhenting med tilhørende statuse Utarbeide tilbud/arbeidskontrakt - arbeidsavtale Utarbeidelse av avslagsbrev Rekrutteringsprosessen – arkiv fra HR-systemet forts.

11 Aktivitetsoversikt - rekruttering

12 I løpet av 14. juni vil integrasjon skrus på slik at virksomhetene vil motta arkivverdige dokumenter fra ansettelsessaken Dokumenter knyttet til rekruttering vil gjøres tilgjengelige via en forhåndsdefinert e-postadresse, eksempelvis virksomhetens postmottak Hver virksomhet avgjør om de i stedet vil etablere et lokalt grensesnitt i sin egen arkivløsning for å overføre dokumentene fra HR-systemet Følgende virksomheter har startet et prosjekt for å sette opp en integrasjon mot sitt arkivsystem P360, Utdanningsetaten, Vann- og avløpsetaten, Bymiljøetetaten og Oslo Bystyre VAV og BYM tester for tiden integrasjonen mot P360 for å kunne driftsette den snarest mulig Status - rekruttering

13 Oppfølgingsplan – eksempel Oppfølgingsplan sendes til sykmelder/fastlege innen 4 uker Oppfølgingsplanen lagres i HR-systemets NOARK kjerne som et usignert PDF-dokument Leder skriver ut oppfølgingsplanen og signerer denne sammen med arbeidstaker Leder skanner inn signert oppfølgingsplan og sender denne til arkiv som et signert PDF-dokument HMS-modulen

14 NAV/OF skademeldingsskjema Når hendelsen er så alvorlig at det er behov for å kontakte NAV, genererer leder skjemaene i HMS- modulen – ”Melding om yrkesskade NAV 13.07” – ”Melding om yrkesskade Oslo Forsikring” Skjemaene lagres i HR-systemets NOARK kjerne som usignerte PDF-dokument Leder skriver ut skjemaene og signerer disse og sender til NAV og til Oslo Forsikring Leder skanner inn signerte skjema og sender disse til arkiv som signerte PDF-dokumenter HMS-modulen

15 PUNKT 8: ”Som hovedregel har man ikke anledning til å overføre personalmapper mellom virksomheter, heller ikke mellom kommunale etater” ? Veiledning for etablering av felles rutiner for arkivering av personalsaker i Oslo kommune

16 Spørsmål?

17 Intranett: oslo.kommune.no/hrprosjektet e-post: HR-forum Oslo kommune på Yammer: Elektronisk nyhetsbrev – Sendes ut cirka en gang i måneden – Abonner via intranett Informasjon og henvendelser

18


Laste ned ppt "Arkivforum 14. juni 2012 14. juni 2012 | Arkivforum | Gry Ystebø, HR-prosjektet Oslo kommune."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google