HMS-modulen Oktober 2013 | Kurs HMS-modulen i HR-systemet for UDE | EVRY.

Presentasjon om: "HMS-modulen Oktober 2013 | Kurs HMS-modulen i HR-systemet for UDE | EVRY."— Utskrift av presentasjonen:

1 HMS-modulen Oktober 2013 | Kurs HMS-modulen i HR-systemet for UDE | EVRY

2 Kursansvarlige (Oslo kommune)
Velkommen til kurs Kursholdere (EVRY) Kari-Mette Nordheim Kursansvarlige (Oslo kommune) Maria Tandberg Olav Nesheim

3 HMS-styring, Målekort

4 HMS-styring, KPI

5 HMS-styring, Drill

6 HMS-modulen Mål På kurset vil du lære å registrere og følge opp sykefravær i HR-systemet. Du vil videre lære hvordan du registrerer og følger opp saker som omfatter skader, ulykker, trusler og vold. Etter fullført kurs skal du kunne: Registrere meldinger i begge prosessene Registrere og følge opp saker og tiltak i begge prosessene Målgruppe Ledere og HR- funksjon, som arbeider med HMS-området.

7 Bakgrunnskunnskap og deres egne lokale rutiner
Merk Dette er opplæring i selve systemet og det forutsettes at du har tilstrekkelig kompetanse innenfor HMS- området. Systemet er designet med overordnede krav til oppfølging. Egne rutiner vedrørende oppfølging kan legges til/spesifiseres når dere tar i bruk systemet.

8 Agenda for dagen Klokkeslett Innhold 09.00
Velkommen, Introduksjon til HMS ved Oslo kommune 09.10 Introduksjon til HMS modulen 09.45 Pause 10.00 Skadeoppfølging del 1 -  opprette en HMS-melding, omgjøre HMS-melding til HMS-sak 10.45 11.00 Skadeoppfølging del 2 -  oppdatere HMS-tiltakene fra NAV og OF -  avslutte HMS-sak, eventuelt om skademelding 11.45 Lunsj 12.30 Sykefraværsmelding del 1 opprette sykefraværsmelding, oppdatere sak med ny melding Loggføring 13.15 13.25 Sykefraværsoppfølging del 2: -  Oppretter oppfølgingsplan med tilretteleggingstiltak -  Forhåndsvisning og arkivering, se på arkiveringstiltaket 14.10 14.20 Skadeoppfølging del 3 avslutte en sak, arkivering, eventuelt om sykefravær Avslutning og oppsummering med eventuelle spørsmål og veien videre

9 Introduksjon HMS-modulen i Agresso Skadeoppfølging
Agenda Introduksjon HMS-modulen i Agresso Skadeoppfølging Oppgaver Sykefraværsoppfølging Eventuelle spørsmål og verktøykasse

10 Overvåke og følge opp sykefravær
HMS inneholder to obligatoriske prosesser Overvåke og følge opp sykefravær Håndtere og redusere skader, ulykker, trusler og vold

11 HMS benytter seg av standard ABW-komponenter
Roller og brukere Arbeidsflyt Intell Agent Dokument-arkiv Fleksifelt Browser Data-kontroll / DIA HMS benytter seg av standard ABW-komponenter

12 Ulike meldingstyper: Arbeidsulykke Trussel/Vold
Tiltak Sak Melding Ulike meldingstyper: Arbeidsulykke Trussel/Vold Nestenulykke Sykmelding Egenmeldt fravær Mottatte meldinger kan registreres av både ansatt og leder i HMS-modulen.

13 Sak kan knyttes mot en eller flere meldinger.
Tiltak Sak Sak kan knyttes mot en eller flere meldinger. ARBEIDSSIDEN Sak følges opp med obligatoriske og/eller egendefinerte tiltak

14 - Tiltak kan delegeres ved hjelp av arbeidsflyt
Melding Sak Tiltak - Tiltak kan delegeres ved hjelp av arbeidsflyt - Tiltak kan defineres for å støtte interne HMS-prosesser - Tiltak må lukkes før sak kan ferdigstilles.

15 Arbeidsulykke/ -skade
Melding opprettes Leder mottar melding og vurderer alvorlighet av denne Hvis alvorlig oppretter leder en sak som genererer HMS-tiltak Leder vurderer ytterligere HMS-tiltak Saken ferdigbehandles Verneombud bistår leder i vurdering av melding og opprettelse av sak

16 Sykefraværsoppfølging – varsler
Oppretter egenmelding/sykemelding Varsel til leder første dag. Sak registrert på sykefravær Varsel til leder etter 4 dager om oppfølging av sykefravær Varsel etter 9 dager: be om sykemelding Varsel etter 20 dager. Opprett oppfølgingsplan Varsler til leder ved registrert sykefravær ihht gjeldende regler rundt sykeoppfølging Varsler ved manglende oppfølging av fravær Varsel til leder hvis HMS sak ikke er opprettet, men fravær registrert Varsel til leder hvis fravær ikke er registrert, men HMS melding opprettet Varsel til leders leder etter 20 dager hvis sak ikke er opprettet

17 Registrere en melding

18 Arbeidsulykke Meldingsbildet tilpasses ved valg av meldingstype
I skillekortet Involverte kan du registrere skadet og eventuelle vitner

19 Opprett en HMS melding som ansatt.
Oppgave 1 – Skadeoppfølging, opprette melding Opprett en HMS melding som ansatt. Bruk meldingstypen Arbeidsulykke. Fyll inn meldingsdetaljer og alvorlighetsgrad Gå til skillekort Involvert og registrer opplysninger om skaden Husk å lagre når meldingen er registrert ferdig NB! bruk ressursnummeret til ansattressursen du har fått tildelt på kurset

20 Opprette sak fra melding
Endre status fra klar til Opprett sak og deretter lagrer du Status endres fra Opprett sak til Sak opprettet når du lagrer. Du får bekreftelse ved opprettet saksnummer (Grønt)

21 Omgjør en HMS-melding til en HMS-sak, som leder
Oppgave 1 forts. – Skadeoppfølging, opprette sak Omgjør en HMS-melding til en HMS-sak, som leder Gå til Mine meldinger (ansvarlig) i menyen og hent frem meldingen du har mottatt. Endre status på meldingen fra Klar til Opprett sak Husk å lagre meldingen

22 Risikovurdering Leder må først vurdere alvorlighetsgrad på saken. Det skilles mellom Alvorlighetsgrad (Melders vurdering) og Alvorlighetsgrad (saksbehandlers vurdering). Det gis dermed mulighet for ulik tolkning av risikonivå fra den som melder (ansatt) og den som saksbehandler (leder).

23 Oppgave 2a Skadeoppfølging – risikovurdering
Du er ikke enig i risikovurderingen til melder og legger inn en annen vurdering Velg verdier som til sammen endrer risikonivået i forhold til det risikonivået som ligger inne som fra før (melders vurdering).

24 Behandling av tiltak Det genereres automatisk to tiltak ved opprettelse av en sak innen arbeidsulykker og trussel/vold. Disse tiltakene er NAV yrkesskade og OF yrkesskade som støtter prosessen med å utarbeide meldeskjemaer som skal sendes til NAV og Oslo Forsikring.

25 Forhåndsvisning For å se forhåndsvisning av skjema, markere man linjen og trykker på knapp for forhåndsvisning.

26 Arkiver skjema Når tiltaket skal arkiveres makere man linjen for tiltaket og deretter trykker en på knapp for arkivering. Skjema er lagret i dokumentarkiv. Trykk på Dokumenter for å hente frem arkivet.

27 Oppgave 2b-d Skadeoppfølging – oppdatere sak
Under skillekortet Tiltak finner du to forhåndsdefinerte tiltak som støtter prosessen med å sende meldeskjemaer til NAV og Oslo Forsikring. Ferdigstill HMS-tiltaket til NAV. Husk å lagre. Gå deretter til tiltaket OF skadeskjema for å oppdatere dette. Når tiltakene er lagret kan du trykke på forhåndsvisning for å se at tiltakene er oppdatert i skjema. Arkivere HMS-tiltakene

28 Avslutte sak Gå til skillekort Tiltak for å ferdigstille igangsatte tiltak. Alle tiltak må være ferdigbehandlet (eventuelt terminert) før saken kan avsluttes.  Saken avsluttes når status endres til Ferdigbehandlet og saken deretter lagres

29 Oppgave 3 Skadeoppfølging, avslutte sak
Du skal avslutte en HMS-sak. Du ønsker å få en oversikt over HMS-tiltakene og ferdigstille disse før du avslutter HMS-saken.    Klikk på linjen med de forskjellige tiltakene. Angi når tiltaket ble utført i feltet Utført. Endre status for tiltaket under tiltaksdetaljer til Ferdigbehandlet. Kontroller at status for alle HMS-tiltakene er satt til Ferdigbehandlet. Endre status for hele HMS-saken til Ferdigbehandlet. Husk å lagre saken.

30 Fraværsoppfølging Overordnet mål for prosessen er å forebygge og følge opp sykefravær med elektronisk oppfølging. Dette skal bidra til lavere fravær og sikre at tidsfrister overholdes i tråd med lovens krav. 

31 Opprette fraværsmelding
Fraværsbildet hentes opp og tilpasses utfra valget du tar i feltet meldingstype Når all informasjon er fylt ut kan meldingen lagres.

32 Fraværsmelding og -sak opprettes ved lagring
Når meldingen lagres vil det generes både et meldings-nummer og et saksnummer. Hvis meldingen er opprettet av andre enn leder vil leder få et varsel om dette

33 Opprett en fraværsmelding på en ansatt du er leder for.
Oppgave 1 Fraværsoppfølging – opprette melding Opprett en fraværsmelding på en ansatt du er leder for. Velg egenmeldt fravær under meldingstype Hent frem ansattressursen du er tildelt på kurset Angi sykefravær fra dagens dato og to dager frem i tid NB! bruk ressursnummeret til ansattressursen du har fått tildelt på kurset. 

34 Forlenge fraværet Hent opp fraværssaken og gå til feltet Ny melding. Du føres deretter til registrering av ny fraværsmelding. Informasjon om ressursen er allerede fylt inn

35 Registrer sykmelding Ved registrering av sykemelding vil det i tillegg være mulig å registrere informasjon om sykmeldingsgrad og sykmelder

36 Opprett en sykmelding på ansattressursen du er tildelt
Oppgave 2 Fraværsoppfølging – forlenge fraværet Opprett en sykmelding på ansattressursen du er tildelt Hent opp eksisterende sak på personen via menyen, Mine saker (ansvarlig) Registrer en ny sykmelding som forlenger fraværet via knappen Ny melding Angi sykemeldingsperiode to uker utover eksisterende fravær Sett sykmeldingsgrad til 100 % Vurder om tilrettelegging er aktuelt og om sykefraværet er arbeidsrelatert Legg inn informasjon om sykmelder

37 Loggføring Loggføring er en viktig del av gjeldende rutiner for å kartlegge kontakt med ansatte som er sykmeldt Klikk på skillekortet Loggføring for å loggføre kontakt med ansatt. Registrer dato for kontakt, kontaktens art og dato for neste kontakt

38 Oppgave 3 Fraværsoppfølging – Opprette loggføring
Opprett en logg på den ansatte du registrerte sykefravær på i forrige oppgave Hent opp eksisterende sak på den ansatte via Mine saker (ansvarlig) Gå til skillekortet Loggføring Oppgi dato for kontakt og legg inn en kort kommentar til dette. Legg også inn dato for når dere har avtalt neste kontakt.

39 Tiltak – Oppfølgingssamtale
Hent opp saken og gå til skillekortet Tiltak for å oppdater disse Klikk på linjen med tiltaket Oppfølgingssamtale for å åpne tiltaksdetaljene som gjelder oppfølgingssamtale. Når du trykker på tiltaket vil det utvide seg med nødvendige felter for det aktuelle tiltaket

40 Oppfølgingssamtale Ved valg av Møte avholdt: Avholdt utvides skjermbildet med følgende detaljer

41 Tilretteleggingstiltak
Nederst i tiltaket oppfølgingssamtale kan man legge til nytt tilretteleggingstiltak Tilretteleggingstiltak er et viktig verktøy for oppfølging av fraværet. Informasjonen som fylles ut i tilretteleggingstiltakene vil vises og oppdateres i samme skjema som oppfølgingssamtalen

42 Oppgave 4 Fraværsoppfølging – Gjennomføre tiltak
Gjennomfør et tiltak om oppfølgingssamtale og legg ved et tilretteleggingstiltak Hent opp eksisterende sak på personen og gå til tiltaket oppfølgingssamtale Fyll ut oppfølgingssamtalen (husk å lagre) Legg til et nytt tilretteleggingstiltak Fyll ut tilretteleggingstiltaket (husk å lagre) Se forhåndsvisning av oppfølgingsplanen

43 Avslutte sak – Ferdigstille tiltak
Gå inn på skillekortet Tiltak for å gå gjennom tiltakene som er utført og for å sjekke at det ikke er igangsatte tiltak som ikke er gjennomført og ferdigstilt. Tiltak som skal ferdigstilles må få status ferdigstilt og dato for når tiltaket ble utført Sjekk at tiltak som skal arkiveres er arkivert

44 Avslutte sak Når tiltakene er ferdigstilt kan saken avsluttes. For å avslutte en fraværssak må dato for Arbeid gjenopptatt registreres og status på saken må settes til ferdigbehandlet. Husk å lagre.

45 Oppgave 5 Fraværsoppfølging – Avslutte sak
Avslutt en HMS-sak og arkiver tiltakene knyttet til saken Hent opp eksisterende sak på den ansatte og gå til skillekortet tiltak Sjekk at alle tiltak er ferdigstilt. Arkiver tiltak som er ferdigstilt Avslutt HMS saken

46 Avslutning Informasjonsskriv om innføring av HMS-modulen kommer:
Anbefaler pilot og trinnvis implementering Pilotering må være i gang i hver virksomhet innen 1.juni 2013 Alle ledere skal ha tatt i bruk HMS-modulen innen 1.desember 2013 Utnevne lokal prosjektleder for innføring av HMS- modulen - frist for innmelding til HR- prosjektet 1.mars 2013. Oppstartsmøte for lokale prosjektledere 15.mars Informasjonsmøte om ledelsesverktøyet HMS-styring for virksomhetsledere og prosjektledere 22.april (oppfølging av måltall for fravær, skader, trusler og vold)

47 HR-prosjektets bistand til innføring utover superbrukeropplæring
Avslutning HR-prosjektets bistand til innføring utover superbrukeropplæring Innføringshåndbok Prosjektplan Statusmøter med lokale prosjektledere Rutinebeskrivelser Egentreningsmiljø i løpet av uke 9 E-læringsleksjoner i løpet av uke 9

48 Husk kursevaluering - bruk ikonet på skrivbordet på kurs-PC
Avslutning Viktige aktiviteter Utnevne lokal prosjektleder Starte planlegging av lokal pilotering/implementering Gjennomgå og spesifisere rutinebeskrivelsene Husk kursevaluering - bruk ikonet på skrivbordet på kurs-PC

49 Intranett: oslo.kommune.no/hrprosjektet
Verktøykasse for opplæring Intranett: oslo.kommune.no/hrprosjektet Verktøykasse for opplæring Egentrening E-læring Tips og presentasjoner Kursmateriell og brukerdokumentasjon

50 Takk for i dag!