Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

IKT ORKidé Sigurd Stangvik Digitalisering av tekniske arkiver.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "IKT ORKidé Sigurd Stangvik Digitalisering av tekniske arkiver."— Utskrift av presentasjonen:

1 IKT ORKidé Sigurd Stangvik Digitalisering av tekniske arkiver

2 •Organisering •Målsetning eBygg2009 Prosjekt –Skanning av Eiendomsarkiv/Byggesaksarkivet

3 Organisering av IKT ORKidé •IKT ORKidé er et formalisert interkommunalt samarbeid etter § 27 i kommuneloven

4 - felles løsninger for felles løft Bredbånd IT-infrastruktur (datarom etc.) Orkidéportal Sak/arkiv E- forvaltning Andre virksomhets- områder Gevinster for innbyggere, næringsliv kommunene, fylket Infrastruktur IKT Strategisk anvendelse – innsatsområder Ønskede gevinster – MÅL eBygg2009 OK Helse omsorg Skole Økonomi

5 I løpet av 2007 skal hver enkelt innbygger selv kunne velge om henvendelser fra og kommunikasjon med det offentlige skal skje elektronisk. UTFORDRINGER TIL KOMMUNENE I løpet av 2009 skal alle relevante interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide.

6 –Den overordnede visjonen for prosjektet er at Norge skal utvikle verdens beste og mest effektive offentlige sektor. Dette skal gjennomføres i samarbeid mellom myndigheter, næringslivet og fagbevegelsen –Målet med prosjektet er å oppnå bedre kvalitet og effektivitet i plan- og byggesaksbehandling, både i offentlig sektor og i næringslivet og prøve ut hensiktsmessige organisatoriske løsninger.

7 •Skanning av historisk byggesaksarkiv og eiendomsarkiv •Skanning av kommunale planer •Kart på Web

8 Elektronisk S A system som støtter BYGGSØK Kommuneplan og reg. planer i elektronisk form (digtal el. scannet) Digitalt kart, scanning av alle innkomne dokumenter Innsyn via internett i egen/naboens byggesak Kommuneplan og reg. planer på nett. Byggekart og naboliste på internett/ direkte i BYGGSØK. Elektronisk arkiv Historisk byggesaks- arkiv i elektronisk form (scannet) (tegninger og dokumenter) Fullelektronisk saksbehandlingsmiljø Ekstern helelektronisk søknadsutarbeidelse Intern helelektronisk behandling av søknader Mottak via BYGGSØK Hva kreves for elektronisk saksbehandling?

9 Digitalisering av teknisk arkiver Visjoner og målsetninger •Økt tilgjengelighet •Gevinstrealisering •Økt sikkerhet •Hevet kvalitetsnivå

10 •Mer informasjon enkelt tilgjengelig for mange flere •Samle kilder, etablere et helhetlig arkiv med alle fag. Supplere fra kilder utenfor kommunen •Legge til rette for full elektroniske Infoland-leveranser •Muliggjøre elektronisk søknad og saksbehandling •Gjenfinning av saker og dokumenter via kart, også ledningskart •Søk på matrikkel, adresse, hjemmelshaver, registrerte beboere •Gjenfinne dokumenter relatert til eiendommene, også fakturaer •Finne og varsle beboere som ikke har levert vannmålerskjema •Gjenfinne dokumenter ang. kommunens forpliktelser •Gjenfinning av landbrukssaker via foretaksregisteret, driftsenhet (kobling mot Landbruksregistret, LIB, Gårdskart, VESPA), hjemmelshaver og BID Økt tilgjengelighet internt

11 Økt tilgjengelighet eksternt •Tilgjengeliggjøre dokumenter for bygninger, eiendommer og planområder i ”døgnåpen forvaltning” •Gi innbyggere innsyn i egen eiendom, og evt. tilgang til saker som man er part i •Enkelt kunne levere ut dokumenter •Benytte MinSide •Benytte internettkart på hjemmeside

12 Økt sikkerhet og forbedret kvalitet •Kvalitetsheving og strukturering av informasjon •Redusere personavhengighet mht. datakvalitet i arkivet •Sikkerhet rundt at dokumenter blir arkivert korrekt. Ta grep om all tilvekst i arkivet, inkl. e-post •Forbedre kvalitet på saksbehandling ved letter tilgang til flere opplysninger •Brukeren har tilgang til gyldig og kvalitetssikret informasjon. •Yte bedre service til kunder •Etablere felles base for ”alle” dokumenter som kan benyttes av flere brukergrupper •Eliminere feilarkivering etter utlån av mapper •Harmonisere organisering i kommuner, fremme fagsamarbeidet (felles sak/arkiv system, økonomisystem og arkivtjeneste) •Kompensere for informasjonstap når medarbeidere slutter/går av •Oppfylle lover, regler og rutiner i fht. personvern, offentlighetslov etc.

13 Konkrete målsetninger •Alle kommuner tar i bruk ePhorte fra •Innføre periodeskille for elektronisk arkiv pr •Innføre elektronisk håndtering av nye dokumenter fra •Digitalisere historiske arkiv for bygning, eiendom og planområde •Digitalisere utvalgte øvrige arkiver •I 2009 er det en målsetting at 75% av aktører med stort volum skal benytte elektronisk byggesøknad. (ref. e-Bygg 2009)

14 Nå-situasjonen – felles oppsummering

15 Digitalisering av teknisk arkiver Digitalisering - omfang

16 Strategi for digitalisering av tekniske arkiver •Nye dokumenter fra lagres i ePhorte. Tilvekst fra følgende kilder: –Innkommende post (skannes) –Egenproduserte dokumenter i ePhorte –Egenproduserte dokumenter utenfor ePhorte (skannes) –Søknader via Byggsøk-portalen –E-post •Prioriterte arkiver ryddes og skannes i perioden –Byggesaksarkiv –Delingsarkiv –Oppmålingsarkiv –Målebrevsarkiv –Landbruksarkiver relatert til eiendommer –Stikkledningsarkiv –Planarkiv •Andre arkiver ryddes og skannes - i perioden –Arkiver for kommunale vei, vann- og avløpsanlegg –Skogbruksarkiver, viltarkiver, landbruksbanksaker

17 Digitalisering - gjennomføring •Alternativ 1 –Etablere prosjektorganisasjon i Orkidè •Heltids prosjektleder – ansvar for bla. fremdrift og kvalitet •Felles opplæring av personell •Etablere produksjonsanlegget –Tilrettelegging og rydding utføres på 3 steder i regionen –Kommunene avgir personell som dagpendler til nærmeste sted og/eller innleie på stedet. •År : personer •År : 3-5 personer •Alternativ 2 –Dokumenter pakkes og transporteres til sentralt anlegg for skanning og etterarbeid •År : 5-7 personer •År : 2-3 personer –Etterarbeid består bla. av registrering av nøkkelinformasjon, kvalitetssikring, sluttkontroll, pakking •Alternativene utredes nærmere i høst

18 Usikkerheter •Antall sider som skal skannes, - 30% til +10% •Arkivenes beskaffenhet •Valg av metodikk og teknisk løsning •Kvalitetsnivå •Omfang av storformatskanning •Prosjektgjennomføringen •Arbeidsmarkedet

19 Kart på Web og skanning Behov: -Kart på web -Digital planarkiv -Digital byggesaksarkiv Krav: - Selvbetjening - 24 timers tilgjengelighet

20 Prosjekt utfordringer •Forankring, engasjement og deltakelse fra kommunene •Informasjonsflyt •Ekstern finansiering, forholdsvis gode muligheter, men betingelsen er at kommunene engasjerer seg. •Søke om skjønnsmidler for som kan brukes til økt omstillingsevne (vilje?) innenfor teknisk sektor

21 Takk for meg

22


Laste ned ppt "IKT ORKidé Sigurd Stangvik Digitalisering av tekniske arkiver."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google