Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

INNOVASJONS- MILJØER INTRO-KURS Gjennomføringsfasen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "INNOVASJONS- MILJØER INTRO-KURS Gjennomføringsfasen."— Utskrift av presentasjonen:

1 INNOVASJONS- MILJØER INTRO-KURS Gjennomføringsfasen

2 INNLEDNING EIERSKAP & BRUK AV OMSTILLINGSMIDLER REGIONALOMSTILLING.NO

3 • Kommunen eier omstillingsprogrammet • Velger styre og vurderer styrets arbeid • Behandler og vedtar omstillingsplan og handlingsplaner Eieransvar og -plikter

4 • Behandler årsrapporter • Sender årlig søknad til fylkeskommunen om midler for neste omstillingsår • Bevilger egenandel og følger opp arbeidet • Ansvarlig for hvordan midlene brukes Eieransvar og –plikter (forts.)

5 • Gjeldende lovgivning • Føringer fra fylkeskommunen • Andre føringer Hva kan omstillingsmidlene brukes til?

6 OMSTILLINGSPROSESSEN REGIONALOMSTILLING.NO

7 Avklaringsfasen Konsekvensanalyse Strategi- og forankringsfasen Planer og søknad Gjennomføringsfasen Verktøy og tiltak Oppfølging av prosjekter Avslutningsfasen Evaluering og videreføring Fire faser | Dere er her

8 • Fylkeskommunen • Kommunen • Innovasjon Norge Avklaringsfasen: aktører

9 • Initiativtager: overvåker regional utvikling og kan avdekke omstillingsbehov • Utarbeide samfunnsmessig konsekvensanalyse Fylkeskommunen

10 • Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år • Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år • Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. • Fremskriving av kommunens økonomi Hva er en konsekvensanalyse?

11 • Initiativtager: er ofte den som tar opp situasjonen med fylkeskommunen • Bidrar med dokumentasjon og lokalkunnskap til analysearbeidet Kommunen

12 I noen fylker er IN en aktiv samarbeidspartner i denne fasen. Dette varierer. Innovasjon Norge (IN)

13 • Kommunen • Prosjektorganisasjonen • Fylkeskommunen • Innovasjon Norge Strategifasen: Aktører

14 • Etablerer prosjektorganisasjon og prosjektstyringsgruppe • Behandler og godkjenner forslag til omstillingsplan og handlingsplan • Utarbeider og sender søknad til fylkeskommunen om omstillingsmidler til gjennomføringsfasen Kommunen

15 • Velger organisasjonsform for det videre omstillingsarbeidet • Avklarer ansvarsdeling mellom kommunen og omstillingsorganisasjonen fremover Kommunen (forts.)

16 • Gjennomfører/bestiller en strategisk utviklingsanalyse • Lager forslag til omstillingsplan (inkl. kommunikasjonsplan) og handlingsplan • Forankrer omstillingsarbeidet lokalt og sikrer lokalt engasjement Prosjektorganisasjonen

17 • Sikrer koordinering med regionale mål og strategier • Mottar og behandler søknad om omstillingsmidler (til gjennomføringsfasen) Fylkeskommunen

18 • Bistår kommunen (rådgivning) • Bistår prosjektorganisasjonen (rådgivning) • Gir PLP-opplæring • Holder Startkurs • Gir uttalelse på søknad til fylkeskommunen Innovasjon Norge

19 • Omstillingsorganisasjonen • Prosjektorganisasjonene (i enkeltprosjektene) • Fylkeskommunen • Kommunen • Innovasjon Norge Gjennomføringsfasen: aktører

20 HOVEDANSVAR = Realisere omstillingsplanen ved å: • Gjennomføre handlingsplanene • Være offensiv i arbeidet med å utvikle gode prosjektidéer og prosjekteiere. • Følge opp prosjektene! • Rapportere fremdrift og resultater til styre og eier Omstillingsorganisasjonen

21 • Behandler årsrapporter og forslag til nye handlingsplaner fra omstillingsorganisasjonen • Søker årlig om omstillingsmidler fra fylkeskommunen • Bevilger egenandel, følger opp omstillingsarbeidet • Vurderer styrets arbeid og sammensetning Kommunen

22 • Vurderer omstillings- og handlingsplan, og gir tilsagn om årlige omstillingsmidler • Oppdragsgiver for Innovasjon Norge Fylkeskommunen

23 • Gir erfaringsbaserte råd og veiledning • Tilbyr verktøy og maler • Vurderer fremdrift og resultater • Observatør i omstillingsstyret Innovasjon Norge

24 • Kommunens politikere og administrasjon har ansvar for videreføring av omstillingsarbeidet • Senest to år før omstillingsperioden er over, bør omstillingsorganisasjonen og kommunen etablere et prosjekt for videreføring Avslutningsfasen: Videreføring

25 FORANKRING OG EIERSKAP REGIONALOMSTILLING.NO

26 • Åpenhet • Godt informasjonsarbeid • Synliggjøre trusler og muligheter • Skape engasjement • Involvere flere samfunnsgrupper (organisasjoner, kunnskapsmiljøer, befolkningen) – gi dem en rolle! Forankring: Viktig men vanskelig

27 REGIONALOMSTILLING.NO WORKSHOP I INTERESSENTANALYSE + FORANKRINGSTILTAK

28 Interessenter Prosjekt- organisasjon Brukere Interesse- org Premiss- givere Myndigheter Politikere Utvalg og komiteer Medarbeidere Ledere Eiere Oppdrags- giver

29 Eksempel Interessentanalyse RolleMålgrupperOmstillingens behov Målgruppens interesser Strategi p Lokale politikereBygge tillit. Sikre oppslutning, fremdrift og vedtak Være flaggbærere for næringsutvikling i kommunen og region Vestviken s Politikere region Vestviken + adm.leder og andre Sikre oppslutning Støtte og se egen gevinst Region Vestviken p Lokalt næringslivBygge tillit. Viktig å vise at noe skjer, at det nytter å engasjere seg

30 • HVEM ER OMSTILLINGSARBEIDET TIL FOR? Kommunen er en åpenbar interessent for omstillingsarbeidet. Hvem er de andre interessentene i ditt område? • FORSLAG TIL FORANKRINGSTILTAK Sett opp noen forslag til konkrete forankringstiltak overfor de ulike interessentgruppene i ditt område. Oppgave

31 KONSEKVENSANALYSEN OMSTILLINGSPLAN HANDLINGSPLAN REGIONALOMSTILLING.NO

32 • Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år • Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år • Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. • Fremskriving av kommunens økonomi Repetisjon: konsekvensanalysen

33 Omstillingsplanen definerer: • Visjon og mål for omstillingsarbeidet • Prioriterte innsatsområder (3–4 stk.) • Mål og rammer for hvert innsatsområde • Tiltak og prosjekter for hvert innsatsområde Omstillingsplan: Innhold

34 Konkretiserer omstillingsplanens innsatsområder: • Strategier og mål • Konkrete tiltak • Hovedaktiviteter • Budsjett Handlingsplaner: Innhold

35 I.Innledning Viser til strategisk utviklingsanalyse og omstillingsplan. II.Mål for omstillingsarbeidet III.Innsatsområder Innsatsområde 1 Mål Strategi A Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering (Osv. for alle strategier under Innsatsområde 1, og for alle innsatsområder i omstillingsplanen.) IV.Budsjett og finansiering Handlingsplaner: Struktur

36 • Januar/februar Godkjent handlingsplan iverksettes • Oktober/november Programstatusvurdering – omstillingsplan revideres, arbeidet med ny handlingsplan starter • Desember/januar Godkjenning av revidert omstillingsplan og av handlingsplanen for kommende år Handlings- og omstillingsplan: bruk

37 PRESENTASJONER Kursdeltakerne presenterer utfordringer og planer REGIONALOMSTILLING.NO

38 Kursdeltakerne presenterer kort sine områder: • HVA ER UTFORDRINGENE I OMRÅDET? • HVA ER MÅLENE FOR OMSTILLINGEN? • HVILKE INNSATSOMRÅDER ER VEDTATT? • HVA STÅR PÅ PLANEN FOR FØRSTE ÅR? Presentasjon: Analyser og planer

39 1.Prosjektoppdraget 2.Prosjektplan 3.Statusrapport 4.Sluttrapport PLP: 4 sentrale dokumenter ROLLEAVKLARINGER LEDELSEN vs. STYRET Hvem gjør hva med … REGIONALOMSTILLING.NO

40 Styret • Beslutter • Følger opp • Sender til eier (kommunen) for godkjenning • Rapporterer i årsrapport til eier Hvem gjør hva med omstillingsplanen?

41 Leder for omstillingsarbeidet • Forankrer • Realiserer • Reviderer • Rapporterer Hvem gjør hva med omstillingsplanen?

42 Styret • Bidrar i utarbeidelse av forslag til handlingsplan • Følger opp og vurderer • Rapporterer i årsrapport til eier Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner?

43 Leder for omstillingsarbeidet • Forankrer dem • Realiserer dem • Lager utkast til ny handlingsplan for hvert år Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner?

44 Leder for omstillingsarbeidet • Sikrer god søknadsbehandling • Deltar i arbeidsutvalg • Bevilger etter fullmakt • Forbereder innstillinger og rapporterer til styret • Følger opp prosjektene Hvem gjør hva med prosjektsøknader?

45 Styret • Deltar i arbeidsutvalg • Setter fullmaktsgrense • Vedtar innstillinger, orienteres om vedtak etter fullmakt • Konsulterer IN og fylkeskommunen om store søknader Hvem gjør hva med prosjektsøknader?

46 REGIONALOMSTILLING.NO ÅRSHJULET STYRESEMINAR VERKTØY OG MALER

47 ÅRSHJULET

48 • Oppstartseminar + strategiseminarer i gjennomføringsfasen • For: Ledelsen og styret for omstillingsarbeidet • Konkretiserer oppgaver og aktiviteter og hjelper deltakerne å velge gode prosjekter/verktøy  Når skal dere på styreseminar? Sett et tidspunkt for oppstartseminaret i dag! Implementering av årshjul: Styreseminar

49 Les om alle verktøy og last ned maler på: regionalomstilling.no Øvrige verktøy og maler

50 Verktøy i gjennomføringsfasen Startkurs Styreseminar Omstillingsplan: Veileder Handlingsplan: Veileder Kommunikasjonsplan: Veileder Programstatusvurdering Videreføring av omstillingsarbeidet

51 Verktøy i gjennomføringsfasen (forts.) Næringsvennlig kommune SMB-utvikling Kompetanseprogram for handels- og servicenæringen Omdømmebygging PLP (Prosjektlederprosessen)

52 Maler for god porteføljestyring Bevilgningsoversikt Porteføljerapport Tilbakeføring av bevilgning Utbetalingsskriv

53 Maler for god søknadsbehandling Retningslinjer for offentlig saksbehandling Tildelingskriterier Mottaksbrev Tilsagnsbrev Avslagsbrev Utbetalingsbilag/ -skriv Tilbakeføring av bevilgning

54 Maler for styrearbeid og rapportering Fullmaktsreglement Styreinstruks og instruks til daglig leder Taushetserklæring Timeregistrering for programleder Årsrapport

55 Maler for prosjektarbeid Prosjektspesifikasjon Prosjektplan Statusrapport Prosjektlederrapport Sluttrapport

56 Maler for prosjektarbeid (forts.) Retningslinjer for beregning av egeninnsats Regnskapsoppsett Avtale om konsulentoppdrag Oppdragserklæring

57 regionalomstilling.no Finn alle verktøy og maler på:

58 REGIONALOMSTILLING.NO REALISERING AV OMSTILLINGSPLAN: GOD MÅLSTYRING I PROSJEKTENE

59 Fra enkeltprosjekter til omstilling • Omstillingsprosjektenes mål må være relevante for omstillingsplanen • Alle prosjektsøknader skal vurderes på om de vil bidra til å realisere omstillingsplanen • Enhetlig målstruktur i prosjektene forenkler denne vurderingen

60 Styring og målbarhet i prosjektene • PLP: God styring av og med prosjektene • Alle prosjekter som får omstillingsmidler, skal • organiseres i 3 faser • ha en gitt målstruktur

61 Prosjektfasene og deres mål 1.Forstudie: Prosjektmål 2.Forprosjekt: Prosjektmål 3.Hovedprosjekt: Prosjektmål  Resultatmål  EFFEKTMÅL: DEN LANGSIKTIGE VIRKNINGEN AV RESULTATET. EFFEKTEN PÅ SIKT FOR BEDRIFTEN, FOR LOKALSAMFUNNET.

62 Målterminologi • Prosjektmål (alle 3 prosjektfaser) = Leveransen i hver prosjektfase • Prosjektmålet for forstudiefasen er typisk en analyse/ avklaring. En rapport • Prosjektmålet for forprosjektfasen er typisk en forretningsplan • Prosjektmålet for hovedprosjektet er at produktet/tjenesten er utviklet og i drift

63 Målterminologi (forts.) • Resultatmål (hovedprosjektet) = Det som skal foreligge når hovedprosjektet er gjennomført • Effektmål (realiseres gjerne en god stund etter at alle prosjektfaser er avsluttet, som en effekt av resultatet) = Den langsiktige effekten for virksomheten og samfunnet rundt. Oppdragsgivers mål og intensjon med prosjektet.

64 Målstruktur for prosjektene For- studie For- prosjekt Hoved- prosjekt Gevinstrealisering Prosjektmål XXX Resultatmål --X Effektmål --- Omsette resultatene slik at effektmålet oppnås

65 REGIONALOMSTILLING.NO PORTEFØLJEPLANLEGGING OG PROSJEKTOPPFØLGING

66 • Definerer aktuelle prosjekter for inneværende omstillingsår • Prosjektenes mål er av styret og ledelsen vurdert som relevante for omstillingsplanen • Prosjekter iverksettes for å realisere handlingsplanen, og slik bidra til å oppfylle omstillingsplanen The missing link: Årlige handlingsplaner

67 UTFORDRING Å finne, initiere og følge opp nok gode prosjekter! = utvikle og realisere gode og effektive handlingsplaner The missing link: Handlingsplan (forts.)

68 • Handlingsplanen må ha målbare mål • Handlingsplanen må ha milepæler • Prosjektene må kunne følges opp i forhold til mål, milepæler og ressursinnsats The missing link: Handlingsplan (forts.)

69 Leder for omstillingsarbeidet • Utvikler • Forankrer • Realiserer Repetisjon: Hvem gjør hva med handlingsplan?

70 Repetisjon (forts.): Hvem gjør hva med handlingsplan? Styret • Beslutter • Følger opp og vurderer • Rapporterer i årsrapport til eier

71 Prosjektoppfølging: Dokumenter • Prosjektoppdrag (mal) • Prosjektplan (mal) • Statusrapport (mal) • Sluttrapport (mal) • Fagrapport (ikke mal) • Programleders vurdering av oppnådd resultat relatert til prosjektplanen, saksinnstillingen og fagrapport (bør være mal) •

72 Porteføljeoversikt: Fyll inn Innsatsområder For- studier For- prosjekt Hoved- prosjekt Prosjekt- eier Prosjekt- kostnad Budsjett Innsats- områdene Program- mål 1: Program- mål 2: Program- mål 3: Innsatsområde 1 Navn: -Prosjekt 1.1 -Prosjekt 1.2 -Prosjekt 1.3 Innsatsområde 2 Navn: -Prosjekt 2.1 -Prosjekt 2.2 -Prosjekt 2.3 Innsatsområde 3 Navn: -Prosjekt 3.1 -Prosjekt 3.2 -Prosjekt 3.3 SUM ANTALL:X1X2X3 YZ

73 Porteføljerapport: regionalomstilling.no

74 REGIONALOMSTILLING.NO WORKSHOP III HANDLINGSPLAN: REALISERING & OPPFØLGING

75 • Omstillingsstyret følger opp handlingsplanen • Ledelse/leder følger opp prosjekter og tiltak Repetisjon: Arbeidsdeling

76 • Handlingsplan – hvordan operasjonalisere og rapportere fremdrift? • Hvordan skal styret følge opp fremdriften? Oppgave

77 REGIONALOMSTILLING.NO Fremdriftsplan

78 Hva skal Omstillingsledelsen fokusere på første kvartal 2014? Lag fremdriftsplan Fremdriftsplan

79 Dere finner oss på: REGIONALOMSTILLING.NO LYKKE TIL!


Laste ned ppt "INNOVASJONS- MILJØER INTRO-KURS Gjennomføringsfasen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google