Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Status systemer – fra anskaffelse til betaling UH Innkjøpsforum, Son, 4. juni Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Status systemer – fra anskaffelse til betaling UH Innkjøpsforum, Son, 4. juni Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS."— Utskrift av presentasjonen:

1 Status systemer – fra anskaffelse til betaling UH Innkjøpsforum, Son, 4. juni Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS

2 2 Det e itjnå som kjem tå sæ sjølv  Tekst: Hans Rotmo  Da æ va liten unge og låg i lita seng Så vesst æ ingen verdens ting om fattigdom og peng Det e itjnå som kjem tå sæ sjøl Det første æ lerd, det lerd æ da æ skull ler å gå Det va sannelig itj lett, kan skjønn æ vesst itj arme råd  Det e itjnå som kjem tå sæ - Sjøl e du lett som ein spøl Men sammen så veie vi fleire tonn Med littegrann hjølp gjer det littegrann monn Det e itjnå som kjem tå sæ sjøl

3 3 Hva er UNINETT FAS?  …er kundekoordinator (og tjenesteleverandør) ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative IKT-systemer ved universiteter og høgskoler  …gir en samarbeidsarena der den enkelte institusjon ikke oppnår noen konkurransefortrinn ved å velge en annen løsning enn de øvrige virksomhetene  …bidrar til høy kvalitet på felles IKT- systemer for administrative tjenester. Dermed kan institusjonene bruke egne ressurser til primæroppgavene forskning, formidling og undervisning

4 4 Hvordan jobber vi? Alice (PL) Alice (PL BSS), Bjørn-Are Terje Aandalen (PL) Bjørn-Are Bernt Skjemstad (PL CI), Terje Bernt ØKONOMISTYRING OG ANSKAFFELSER (Bjørn-Are) Arb. utvalg Prioriteringsråd Arbeidsutvalg Bruker- forum

5 5 Status KGV (I)  Spørreundersøkelse om bruk og ønsker fremover.  Det krever en innsats for å ta i bruk systemet – opplæring, tid, gjentakende trening (konkurranser)  De som har kommet godt i gang er fornøyd med den støtten systemet gir i prosessen  Vi har fått tilbakemelding om at hurtigguider som er utviklet gir god støtte ved 1. gangs gjennomføring.  Link til disse finner dere her: veiledninger

6 6 Status KGV (II)  Arbeidsutvalget vil jobbe videre med tiltak for å stimulere til bruk av systemet.  Systemet har blitt mer modent, med hyppige releaser med forbedringer både på funksjonalitet og brukergrensesnitt.  Innspill til videre forbedringer ønskes fra dere. Disse vil bli behandlet av arbeids- gruppen, og kan meldes inn per e-post til

7 7 Status KGV (III)  Merk dere at faktura for 2009 ennå ikke er sendt ut.  Vi avventer avklaring fra Visma på prinsippet for telling av antall brukere – uenighet om dette antallet.  Faktura kommer før sommeren!

8 8 Status BSS og C.I.  Her kommer det endringer!  MEN!!! Bruk tiden fremover til å få opp innhold/volum, som dere kan flytte over i nytt system. IKKE STOPP OPP MED:  Leverandøraktivering  Organisatorisk modenhet / endring  Innføring av eFaktura

9 9 Markedsplassen ehandel.no  Ny abonnementsavtale for bruk av den nye Ehandelsplattformen, fra IBX  Ny avtale som gir lavere priser  Alle skal ha fått tilsendt denne, og alle må svare på denne i god tid før 1. juni!  Dette er en avtale direkte mellom IBX og den enkelte institusjon!

10 10 Elektronisk faktura (I)  Bakgrunn:  Statlige virksomheter skal kunne motta elektronisk faktura innen 1. juli  I samråd med Prioriteringsrådet sendte ut UNINETT FAS en invitasjon til felles tilleggskjøp.  Alle som i dag samarbeider om C.I. meldte seg på fellesprosessen.  Valget falt på Baswares meldingssentral

11 11 Elektronisk faktura (II)  Fremdrift:  Pilot skal godkjennes i løpet av juni (HiO, HiST og HiL)  Videre fremdriftsplan og utrullingspuljer blir sendt ut etter godkjennelse av pilot.  Planen er at alle samarbeidende institusjoner skal få muligheten til å motta e-Faktura i løpet av året.

12 12 Elektronisk faktura (III)  Fordeler:  Økonomisk gevinst (både for kunde og leverandør)  Bedre kvalitet på data – muliggjør match på linjenivå  Løsning kan også benyttes til å sende elektroniske fakturaer (Trinn 2)  Utfordringer:  Det tar tid å få opp interessen fra leverandørene – ”innsalg”  UH har få felles leverandører, begrenset med gjenbruk

13 13 Nytt Bestilling og Fakturahåndteringssystem

14 14 Bakgrunn  Kontrakter for bestillings- og faktura- håndteringssystemer i ferd med å løpe ut.  I samråd med prioriteringsrådet satte UNINETT FAS i gang en påmeldingsprosess.  33 institusjoner meldte sin interesse til å delta i fellesprosjektet.  UNINETT FAS satte da i gang en felles anskaffelsesprosess.  Prioriteringsrådet har fungert som styringsgruppe for anskaffelsesprosjektet.

15 15 Roller i fellesprosjektet  Prosjekt og prosessledelse – U-FAS  Innkjøpsfaglig kompetanse – UNINETT (samt medlemmer i arbeidsgruppen)  Arbeidsgruppen – HiO, HiVolda, HiT, HiST, UiA og UiT  Styringsgruppen – HiL, HiNT, UiA og UiT  Piloter – HiO, HiVolda og UiA

16 16 Anskaffelsesprosessen  Forhandlet prosedyre (komplekst!)  Avtalelengde på 8 år (minst 4 år med gevinsthåndtering)  6 lev som ønsket prekvalifisering  1 Avvist  3 leverandører som leverte tilbud  Enstemmig innstilling fra styrings- og arbeidsgruppen  Innstilling behandlet i UNINETT FAS sitt styre og hos KD uten innvendinger

17 17 Etterspurt løsning 17 Bestillings- og Fakturahåndtering Prosjektstyringsverk tøy BIBSYSPORTALBRUKERE LEVERANDØRER Regneark LOKALE LEVERANDØRER Import av inngående fakturaer Skanning og tolkningstjeneste Elektronisk meldingssentral Nett- butikk Nett- butikk Ehandel.no Eksport av forpliktelser Komplett bestilling Oppdatering av status for faktura arbeidslister, forpliktelser, (disp regnskap), driftsmeldinger, varekataloger FEIDE pålogging Overføring av brukere Innkjøp s- ordre Ordre- bekreftels e Elektroniske varekataloge r Punchout/ Roundtrip Elektroniske varekataloger, bestillinger, ordrebekreftelse Elektroniske varekataloge r Innkjøp s- ordre Papirfaktura/ Elektronisk faktura Inngående fakturaer og kreditnotaer til behandling Rapporteringsverktøy

18 18 Valg av tilbud

19 19 Økonomiske konsekvenser  Transaksjonskostnader:  Papir faktura: 13,80  7,30  Elektronisk faktura: 3,75  Bestilling: 0  1,25  Mulighet for konsernpris ved felles oppsett og bruk (ikke konsernløsning)  Oppsett og årlig tilgang faktura og bestilling (Inkl.mva):  Oppsett L/M/S – /43.750/  Årlig L/M/S – /55.000/80.000

20 20 Tilbudets omfang  SaaS-løsning, med to moduler, tett integrert  Basware PM og Basware Invoice  Ny versjon 2-4 år frem (Ladybird)  Mulig å kun ta i bruk faktura- håndtering eller bestillingsmodul  Contempus.Invoice blir videreført, men i nytt driftsmiljø (ny fakt.adr!)  Informasjonsbrev med detaljer før sommerferien

21 21 Kontrakt og innføring  3-veis kontrakt  Rammeavtale mellom U-FAS og leverandør  Avropsavtale mellom hver enkelt UH-institusjon og leverandør  Utvidelse av TROFAST-avtalen, mellom U-FAS og UH-inst.  Krav ved innføring: Intern styrings- gruppe og Prosjektleder

22 22 Videre tidsplan  Kontraktsforhandlinger - Juni  Forberede pilot – Juni  Gjennomføre pilot – august – oktober  Akseptansetest – Oktober-november  Oppstart pilotinstitusjoner –  Utrullingspulje 1 – 1. april  Utrullingspulje 2 – 1. juni  Utrullingspulje 3 – 1. sept

23 23 Husk!  Administrativ konferanse i Trondheim 10. – 12. november  Se konferansenwww.uninett.no/fas/suhs- konferansen  Det blir KGV-workshop for viderekomne

24 24 TAKK FOR MEG!  Spørsmål?  (BFS og program)  (BSS og KGV)  (Fakturahåndtering og e-Faktura) 


Laste ned ppt "Status systemer – fra anskaffelse til betaling UH Innkjøpsforum, Son, 4. juni Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google