Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Økonomidirektørmøtet Høgskulen i Volda 07.05.2010 Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Økonomidirektørmøtet Høgskulen i Volda 07.05.2010 Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS."— Utskrift av presentasjonen:

1 Økonomidirektørmøtet Høgskulen i Volda Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS

2 2 Agenda  Kort – hva skjer i U-FAS  Kort – Status kundekoordinerings- aktiviteter  Mest – Nytt bestillings- og faktura- håndteringssystem

3 3 Hva skjer i UNINETT FAS?

4 4 Hva skjer i U-FAS (1)  Omorganisert fra

5 5 Hva skjer i U-FAS (2)  Tydeligere i forhold til de rollene vi har  Kundekoordinator / intern driftslev  Interne diskusjoner  Dialog med USiT  Revidering av avtaleverk

6 6 Status kundekoordineringsaktiviteter?

7 7 Artemis brukerforum 1. juni 2010 på Gardermoen Invitasjon med agenda og mulighet for påmelding blir sendt til økonomidirektørene så snart det er klart Hold av dagen allerede nå!

8 8 SUHS 2010  Møteplass for systemeiere og brukere av de felles administrative systemene  Arrangeres i Trondheim 10. – 12. november, Rica Nidelven  Utvidet med 1 dag fra i fjor  Agresso brukerforum (nytt)  Dag 1 er nyheter / problemstillinger  Dag 2 er regnskapsorientert  Man vil forespørre KD om det kan kombineres med KD's årlige økonomiseminar.

9 9 Sikkerhet med Feide  Prosjektet "Sikkerhet med Feide" skal foreta en vurdering av sikkerheten ved Feide-innlogging til administrative systemer.  Økonomisjefer er typisk systemeiere for økonomiapplikasjonene, og er da sentrale i dette prosjektet.  Bakgrunn: sikkerhet-med-feide sikkerhet-med-feide

10 10 SAP HR – innføring av aktivitetsdimensjon  Bakgrunn  Innføring av prosjektstyringsverktøy (Artemis)  Behov for å kontere på en aktivitet i et prosjekt – spesielt reiser  K-7 er eneste ledige, men her tildeles verdiene av systemet  K-5 (formål) eller K-4(studie) må frigjøres og flyttes til K-7  UNINETT FAS, UiA og SSØ arbeider videre med et løsningsforslag

11 11 Administrasjon av kurs og konferanse  Frist for påmelding til felles anskaffelse av system for administrasjon av kurs og konferanser er i dag, 7/5-10  Status er…

12 12 Ny FAS-portal  Dagens FAS-portal er en ren påloggingsportal med noe driftsinfo.  Ny FAS-portal skal være ”Et senter for samarbeid, brukerstøtte og erfaringsutveksling”  Anskaffelsesprosjekt i startgropen.

13 13 Elektroniske fakturaer  Vi har gjort et tilleggskjøp på avtalen med Basware  Etablering av elektronisk meldingssentral  Hensikt: Få leverandører til å levere elektroniske fakturaer  Pilotene (HiO, HiST og HiL) i ferd med å motta første testfaktura (HiST har motatt)  Når det fungerer tilfredsstillende for pilotene, blir løsningen rullet ut til øvrige institusjoner  Viktig å få opp volum!  Spare penger (13  2,03)  Volum kan flyttes over til ny meldingssentral – prosess mot leverandør lik for alle meldingssentraler

14 14 Nytt bestillings- og fakturahåndteringssystem

15 15 Medvirkning - anskaffelse  Prioriteringsråd/Styringsgruppe  Jan Aasen (HiL), Morten v.Heimburg (HiNT), Kjetil Hellang (UiA) og Eli Pedersen (UiT)  Arbeidsgruppe  Tina Taucher (HiO), Heidi Brurok (HiST), Bent Morten Kristensen (HiT), Tone Vatne (HiVolda), Gunn H. Strand (UiA) og Kay Arne Hansen (Observatør-UiT)

16 16 Medvirkning - Pilot  Piloter:  Høgskolen i Oslo, Høgskulen i Volda og Universitet i Agder  Referanseorganisasjoner:  Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Lillehammer

17 17 Forutsetninger for anskaffelsen (1)  Avtale over 8 år for å kunne ta ut gevinster ved nytt system  Lang anskaffelse / implementeringsfase (år 0 og 1)  Vi må begynne ny prosess i år 6  Flytting av fokus fra kostnadstidspunkt (fakturaen) til forpliktelsestidspunkt (bestillingen)  Helhetlig system  Skal ikke koste mer enn dagens løsninger

18 18 Forutsetninger for anskaffelsen (I1)  Flytting av transaksjonsvolum fra papirfaktura til elektronisk faktura  Økt volum på antall bestillinger  Arbeid med volum, innhold og intern organisering skal kunne gjenbrukes  Superbrukere på bestilling og faktura- håndtering  Enkel funksjonalitet for godkjennere og rekvirenter (få innkjøpsbehov inn i systemet)

19 19 Etterspurt løsning 19 Bestillings- og Fakturahåndtering ProsjektstyringsverktøyBIBSYSPORTALBRUKERE LEVERANDØRER Regneark LOKALE LEVERANDØRER Import av inngående fakturaer Skanning og tolkningstjeneste Elektronisk meldingssentral Nett- butikk Nett- butikk Ehandel.no Eksport av forpliktelser Komplett bestilling Oppdatering av status for faktura arbeidslister, forpliktelser, (disp regnskap), driftsmeldinger, varekataloger FEIDE pålogging Overføring av brukere Innkjøps- ordre Ordre- bekreftelse Elektroniske varekataloger Punchout/ Roundtrip Elektroniske varekataloger, bestillinger, ordrebekreftelse Elektroniske varekataloger Innkjøps- ordre Papirfaktura/ Elektronisk faktura Inngående fakturaer og kreditnotaer til behandling Rapporteringsverktøy

20 20 Forutsetninger for anskaffelsen (III)  Valg av løsning/leverandør mai (kontrakt juni)  Pilot: Juni – november  Utrulling  Piloter og ref.org live  Utrullingspuljer – alle andre  April, Juni og oktober (?)  Avslutning av dagens løsninger

21 21 Status for anskaffelsen (I)  Omfattende systemløsning vi etterspør  Tilstrekkelig antall gode løsninger i markedet  Anskaffelse med forhandlinger  3 forhandlingsrunder  Har hatt en pris og kvalitetsmessig forbedring i tilbudene gjennom hele prosessen

22 22 Status for anskaffelsen (II)  Tildelingskriteriene er:  Priser og livsløpskostn – 25 %  Brukervennlighet – 30 %  Tekn/funksj.krav – 25 %  Lev. Forvaltningsmodell – 20 %  Står igjen med 3 gode tilbud  Ulikheter på karakter for tildelingskriterier – men JEVNT på totalscore  Siste tilbudsfrist 10.mai

23 23 Status for anskaffelsen (III)  Status pris – fakt/bestillinger:  Lev 1 – pris per trans / per faktura  År 1: 19,45 / 7,04  År 8: 11,69 / 1,81  Lev 2 – pris per trans / per faktura  År 1: 25,38 / 9,75  År 8: 17,81 / 2,18  Lev 3 – pris per trans / per faktura  År 1: 15,05 / 7,47  År 8: 12,59 / 4,17

24 24 Hva skal vi velge?  Styrings- og arbeidsgruppen har gjort en god jobb i fht å argumentere for og imot de ulike tilbudene.  Men det er jevnt, og systemene har ulike styrker og svakheter.  Vi har noen dilemmaer som vi må gjøre et valg mellom. Interessant å høre hva dere mener!

25 25 Dilemmaer I  Tror dere at man klarer å flytte fokus fra fakturahåndtering til bestilings- tidspunktet?  Hvis ja, hvor raskt?  Spesialisering av bestillere vil tvinge seg frem (?)  Om 8 år, tror dere systemstøtte for håndtering av bestillinger eller fakturaer blir viktigst?

26 26 Dilemmaer II  Hvor viktig er brukervennlighet for de som kun skal innom systemet ad-hoc (Godkjenner / rekvirenter)?  Kan man akseptere mer komplekse systemer for superbrukerne, hvis det blir enklere for sluttbrukerne?

27 27 Dilemma III  Ressursmessig internt – hvordan ser man på det å bytte systemer?  Hvordan ville man reagert hvis man måtte gjøre et merkbart skifte av skjermbilder og funksjonalitet etter 3 år i den nye avtalen?

28 28 Dilemmaer IV  Hvor viktig er mulighetene for rapportering i systemet for dere?  Opplever dere dagens integrasjoner mellom bestilling / fakturasystem og økonomi som belastende?

29 29 Veien videre  Valg og kontrakt – mai/juni  Pilot – juni/november  Akseptansetest – november  Utrulling – 2011  Høsten 2010 blir dere involvert  Tenk fullmaktshierarki  Tenk innhold i bestillingssystem  Tenk Styringsgruppe internt  Tenk tilstrekkelig med ressurser


Laste ned ppt "Økonomidirektørmøtet Høgskulen i Volda 07.05.2010 Bjørn-Are Lyngstad, UNINETT FAS."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google