Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Prosjektrettet systemarbeid Tema: prinsipper for prosjektarbeid Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen Referanser: Leksjonen Prinsipper for.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Prosjektrettet systemarbeid Tema: prinsipper for prosjektarbeid Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen Referanser: Leksjonen Prinsipper for."— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektrettet systemarbeid Tema: prinsipper for prosjektarbeid Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen Referanser: Leksjonen Prinsipper for prosjektarbeid – Greta Hjertø Prosjektarbeid – Harald Westhagen

2 Tema for dagen er…  Litt teori om prosjektarbeid  Hva er et prosjekt?  Hvor skal vi – om prosjekt- mål  Hvordan kommer vi dit – om planlegging  Er vi på rett veg – om oppfølging  Hvem gjør hva – om organisering av prosjektet  Prosjektets informasjons- virksomhet © Kjell Toft Hansen2

3 Litt teori om prosjektarbeid  Tema hvis du har lyst til å bli en god prosjektleder:  Estimeringsteknikker  Nettverksplanlegging  Bruk av planleggingsverktøy  Prosjektledelse – personlig lederstil  Effektiv kommunikasjon  Forhandlingsteknikk © Kjell Toft Hansen3

4 Hva er et prosjekt?  Et prosjekt er en oppgave du gjør én gang  Et prosjekt er en oppgave du gjør sammen med andre  Et prosjekt følger en plan  Et prosjekt er krevende  Et prosjekt er gøy! © Kjell Toft Hansen4

5 Hva er et prosjekt? © Kjell Toft Hansen5 Linjeorganisasjonen - løpende oppgaver : • fakturabehandling • lønnsutbetaling • løpende brukerstøtte • drift av datasystemer • raffinering av råolje • lagerstyring Prosjektet - ENGANGS oppgaver : • anskaffe fakturasystem • innføre intranett • arrangere internasjonal konferanse • etablere integrert styringssystem for raffineriene • bygge en oljeplattform ”Eksperter ” Prosjektet

6 Hvor skal vi? © Kjell Toft Hansen6 Dagens situasjon PROSJEKTMÅL: • effektmål • resultatmål • prosessmål

7 Prosjektmål  Hvorfor prosjektmål? – for å kunne:  Bli enige med oppdragsgiver om hva som skal bli resultatet av arbeidet  Styre prosjektet  Vurdere i ettertid om vi fikk det resultatet vi var enige om  Skape felles forståelse i prosjektgruppen om hva oppgaven går ut på © Kjell Toft Hansen7

8 Prosjektmål  Effektmål – effekten av prosjektet  Hva vil oppdragsgiver oppnå med prosjektet  Er knytt til organisasjonens strategiske eller taktiske planer  Beskriver typisk en effekt  Økt produktivitet  Bedre arbeidsmiljø  Økt inntjening  Lavere kostnader © Kjell Toft Hansen8

9 Prosjektmål  Resultatmål – resultatet av prosjektet  Hva skal konkret foreligge når prosjektet er ferdig  Beskriver typisk et produkt  Egenskaper ved produktet  Når det skal være ferdig  Hva det skal koste © Kjell Toft Hansen9

10 Prosjektmål  Prosessmål – mål knyttet til selve gjennom- føringsprosessen  Effekten på deltakerne  Individuelle og kollektive forventninger til å delta i prosjektet  Kan være:  Kompetanseoppbygging  Bli kjent  Etc © Kjell Toft Hansen10

11 Prosjektmål  Eksempel på effektmål og resultatmål  Effektmål:  Redusere bedriftens rentetap pga. sen betaling av fakturaer med 50% i forhold til dagens situasjon  Redusere ressursbehovet ved fakturabehandling med 80% i forhold til dagens situasjon  Resultatmål:  Innføre et felles datasystem for bestilling og fakturabehandling (overordnede krav til egenskaper) i løpet av 2. kvartal 2008  Inngå avtaler med våre 10 største leverandører om månedlige samlefakturaer for alle innkjøp  Utarbeide nye arbeidsrutiner innen 1. kvartal 2008 i fakturaavdelingen slik at kontroll av fakturaene differensieres etter fakturaens pålydende © Kjell Toft Hansen11

12 Prosjektmål © Kjell Toft Hansen12 Effektmål og resultatmål Effektmål Resultat mål Resultat mål Resultat mål Prosjekt 2 Prosjekt 1 Prosjektresultat fra prosjekt 2 Prosjektresultat fra prosjekt 1 Effekt

13 Prosjektmål  Eksempler på prosessmål fra et studentprosjekt  Å realisere egenutvikling i form av økt kompetanse i samarbeid og kommunikasjon  Å bli kjent med andre i klassen  Å bli kjent med seg selv  Å oppnå bestått i faget © Kjell Toft Hansen13

14 Prosjektmål © Kjell Toft Hansen14 Målformuleringsprosessen Effektmål Resultatmål Oppdragsgiver Prosjektgruppen Utgangspunkt: •Bakgrunn for prosjektet. •Behov og forventninger. •Analyse av mulige strategier. •Konsekvensvurderinger. •Formulering og konkretisering av mål. Godkjenning Formulering bistår

15 Prosjektmål  Krav til prosjektmål  Operasjonelle  Målbarhet: det er i ettertid mulig å registrere om målet er nådd  Styrbarhet: veiledende i valg av handlingsalternativer  Klart formulert  Resultatbeskrivende  Noe å strekke seg etter  Akseptert av de som skal gjøre jobben  I samsvar med prosjektets myndighet © Kjell Toft Hansen15

16 Prosjektmål  Vanlige problemer  Prosjektet starter uten å ha formulert noe klart mål  Målformuleringen inneholder alt som er å si om prosjektet så langt  Målene er uklart formulert slik at alle kan legge egne tolkninger i dem  Målene er ikke målbare  Målene har et meningsløst presisjonsnivå © Kjell Toft Hansen16

17 Hvordan kommer vi dit? – planlegging © Kjell Toft Hansen17 Dagens situasjon ”Jeg har en plan!” Mål

18 Planlegging © Kjell Toft Hansen18 Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Tiltak Rapporter

19 Planlegging  Hvordan komme fra A til B med tilgjengelig tid, penger og ressurser? © Kjell Toft Hansen19

20 Planlegging  Mål med planlegging  Å etablere en realistisk og kostnadsmessig akseptabel prosjektplan i kalendertid  Hovedoppgave med planlegging  Samordne aktiviteter og ressurser over tid slik at de oppsatte målene kan nås med minst mulig ressursbruk © Kjell Toft Hansen20

21 Planlegging  Byggesteinene  Aktiviteter (hva som skal gjøres)  Ressurser (hvem som skal gjøre det)  Estimater (hvor lang tid det tar, hvilke kostnader) © Kjell Toft Hansen21

22 Planlegging © Kjell Toft Hansen22 Planleggingsprosessen Utgangspunkt i mål Nedbryting strukturering Estimering Fremdriftsplan Ressursplan Budsjett

23 Planlegging av informasjonstiltakene  Forventet effekt  Hovedbudskap  Virkemidler  Budskapsformidler  Tidspunkt  Ansvar  Budsjett  Evaluering © Kjell Toft Hansen23

24 Planlegging  Nedbryting – strukturering  Sette delmål – milepæler  Definere aktiviteter frem til neste milepæl © Kjell Toft Hansen24

25 Planlegging  Milepælsplanlegging  Milepæler er delmål  Arbeidet stykkes derved opp i mindre etapper  En milepæl markerer avslutningen på en etappe  Til milepæler er det ofte knyttet beslutninger  En milepæl er en ”når” situasjon, med et (oppnådd) resultat knyttet til seg  For en milepæl bør vi beskrive kriterier som må være oppfylt slik at vi kan avgjøre om milepælen er nådd © Kjell Toft Hansen25

26 Planlegging  Hvordan identifisere aktiviteter?  Ved intuisjon  Ut fra erfaring  Ved å følge en modell (standard, mal) for oppgaven  Husk!!  Modeller må tilpasses det konkrete prosjektet og de rammer og betingelser som gjelder  Gjør et klart skille mellom produktive aktiviteter og de administrative © Kjell Toft Hansen26

27 Planlegging © Kjell Toft Hansen27 Faser og milepæler i et hytteprosjekt Forstudium Bygging Klargjøring Planer og avtaler Valg av hytteprosjekt Godkjenning av planer og tegninger Hytta ferdig bygd Innflytting

28 Planlegging © Kjell Toft Hansen28 Aktiviteter i fasen: Forstudium •Diskuter ønsker med familien. •Lag kriterier for valg av prosjekt. •Sjekk mulige alternativer. •Snakk med banken om lån. •Velg 3-4 alternativer. •Besøk alternativene. •Sjekk pris og tilgjengelighet håndverkere. •Anbefal hytteprosjekt for familien. •Diskuter og vurder. •Velg hytteprosjekt. far og mor mor far alle mor alle

29 Planlegging  Ressurstildeling  Vurdering av ressursbehov  Aktivitetens særtrekk  Når den må/kan utføres  Kvalifikasjonskrav  Tilgjengelig tid for aktuelle ressurser  Ressurstildeling/bemanning  Sjekk den enkeltes ønsker  Sjekk den enkeltes erfaring  Identifiser opplæringsbehov  Etabler arbeidsgrupper © Kjell Toft Hansen29

30 Planlegging  Kort om estimering  Nærmeste fase i prosjektet detaljestimeres, følgende faser estimeres på hovedoppgave nivå  Dokumentér erfaringene fra estimering av en fase og bruk dem i neste  Legg stor vekt på å bryte ned oppgaven i aktiviteter som kan beskrives presist mht. resultat og omfang  Bruk andres erfaring © Kjell Toft Hansen30

31 Planlegging  Det finnes metodestøtte og verktøy, vurder bruk av slike  Verifiser estimatene, få en kollega til å gå igjennom dem sammen med deg  Bruk enkle og forståelige regneregler og kriterier og dokumentér disse  Vær mildt pessimistisk  Vær ærlig © Kjell Toft Hansen31

32 Planlegging  Vanlige feil ved estimering  Vi glemmer aktiviteter som  Opplæring, prosjektmøter, prosjektadministrasjon  Vi har for dårlig kunnskap om oppgaven  Vi mangler erfaringstall  Vi definerer aktiviteter på for grovt nivå  Vi estimerer for å selge prosjektet  Vi glemmer å spørre den personen som faktisk skal utføre oppgaven  Erfaringer oppbevares ikke til senere bruk © Kjell Toft Hansen32

33 Er vi på rett vei? – oppfølging © Kjell Toft Hansen33 Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Tiltak Rapporter

34 Oppfølging  Er å finne svar på  Hvor er vi?  Hva har vi brukt av ressurser for å komme hit?  Hvor skulle vi ha vært?  Hvor lang tid er det igjen?  Står det vi har brukt av ressurser i forhold til det vi har oppnådd?  Hva gjør vi videre? © Kjell Toft Hansen34

35 Oppfølging © Kjell Toft Hansen35 Enkelt system for oppfølging Ukentlige timerapporter Framdrift pr. uke Prosjektstatus Aktivitetsplan Forbruk og estimert gjenstående pr. aktivitet Akkumulert forbruk og gjenstående pr. aktivitet Nøkkeltall: •Oppnådd i forhold til planlagt. •Effektivitet i forhold til estimater. •Før/etter plan Plantall Rapporter fra hvert enkelt prosjektmedlem Til styringskomiteen: •Avvik •Tiltak

36 Oppfølging  Mulige tiltak  Kan motivasjonen økes?  Kan oppgaver omprioriteres?  Kan ressurser flyttes? Kan flere ressurser tilføres?  Kan ”overheads” reduseres?  Kan ambisjonsnivået justeres?  Hvis ingen av disse tiltakene er tilstrekkelige må prosjektleder snarest  Varsle ledelsen  Foreta planlegging  Be om godkjenning av nye planer © Kjell Toft Hansen36

37 Oppfølging  Bruk av PC-verktøy  PC-verktøy er et prosjektadministrativt hjelpemiddel  PC-verktøy er til stor hjelp i uttegning og presentasjon av prosjektplanen  Re-planlegging blir enklere med PC  PC-verktøy gir mindre støtte i oppfølging – mange bruker da regneark  Å utnytte et PC-verktøy effektivt fordrer at en bruker det ofte – i store prosjekter er dette en spesialistfunksjon  PC-verktøy hjelper deg lite i selve tankeprosessen  Det finnes mange bra produkter på markedet © Kjell Toft Hansen37

38 Hvem gjør hva - organisering © Kjell Toft Hansen38 En klassisk prosjektorganisasjon Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings- komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe

39 Organisering  Å organisere er å fordele arbeidet uten å slippe roret © Kjell Toft Hansen39

40 Organisering  Prosjektorganisasjonens roller  Styrende  Styringsgruppen  Prosjektleder  Evt. Delprosjektleder  Koordinerende  Prosjektsjef  prosjektleder © Kjell Toft Hansen40

41 Organisering  Utførende  Prosjektleder  Prosjektadministrator  Prosjektgruppen  Rådgivende  Kvalitetskontrollgruppe  Referansegruppe © Kjell Toft Hansen41

42 Organisering – alternativ prosjekt- organisasjon © Kjell Toft Hansen42

43 Organisering – alternativ prosjekt- organisasjon Fordeler  Likeverd  Alle kan snakke med alle  Styring likt fordelt  Passer for kreative og nyskapende oppgaver Ulemper  Vanskelig og treffe beslutninger  Lett for å oppstå uklarheter -> kaos  Ressurskrevende  Passer ikke for større prosjekter © Kjell Toft Hansen43

44 Organisering - prosjektledelse  Å få ”mannskapet” til å ro i takt, riktig vei  Det finnes håndgrep i det å utøve prosjekt- lederskap, det kan læres  En prosjektleder er karakterisert ved:  Hvem vedkommende er  Hva vedkommende gjør  Det er til stor hjelp å kjenne sin egen lederstil  Det er ikke slik at bare en type egner seg som prosjekt- leder © Kjell Toft Hansen44

45 Organisering - administrasjon  Prosjektadministrasjon er ikke prosjektledelse  Prosjektledelse er  Å nå mål ved å utnytte de menneskelige ressursene  Typiske lederoppgaver  Sette mål sammen med gruppen  Ta beslutninger  Veilede, utvikle og støtte medarbeidere  Se helhet – bevare helikoptersynet © Kjell Toft Hansen45

46 Organisering - administrasjon  Administrasjon av papirarbeid  Rapportere status og framdrift  Innkalle til møter, skrive møtereferat  Ajourføre planer © Kjell Toft Hansen46

47 Organisering – personlig lederstil  Er du orientert mot mennesker eller mot oppgaver?  Hvordan går det, hvordan føler du deg?  La oss få noen resultater, la oss holde oss til saken!  Er du støttende eller styrende?  Jeg stoler på deg, dette vet jeg du kan, men bare spør om du lurer på noe  Jeg har skrevet ned det du skal gjøre, husk å kontakte meg om det skulle skje noe uventet © Kjell Toft Hansen47

48 Organisering – personlig lederstil © Kjell Toft Hansen48 Oppgaveorientering eller menneskeorientering? “Dampveivalsen” “Byråkraten” “Sosialarbeideren” “Eksekvereren” Oppgaveorientering Menneskeorientering

49 Organisering – personlig lederstil © Kjell Toft Hansen49 Støttende eller styrende? Oppmuntring Delegering Detaljstyring Deltagelse Støttende Styrende

50 Organisering – prosjektleders viktigste oppgaver  Prosjektleder har alltid ansvar for prosjektet overfor ledelsen  Prosjektleder skal forankre prosjektet  Prosjektleder skal bygge felles identitet  Prosjektleder skal se helhet  Prosjektleder har ansvar for informasjon  Prosjektleder styrer møte- virksomheten  Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er til- passet oppgaven  Prosjektleder har ansvar for opp- følging og tilbakemelding til del- takerne  Prosjektleder har ansvar for at planene er realistiske  Prosjektleder bruker styrings- gruppen bevisst  Prosjektleder går til ledelsen før ledelsen kommer til vedkom- mende © Kjell Toft Hansen50

51 Organisering – prosjektleders største utfordring  Hvordan kunne ta ansvar når en ikke har full kontroll over forutsetninger, rammebetingelser og prosjektets omgivelser © Kjell Toft Hansen51

52 Prosjektets informasjonsvirksomhet  Informasjon er viktig!  Hvorfor svikter informasjonen?  Informasjon blir prosjektets stebarn  Informasjon er vanskelig  Informasjon er motivasjon for endring © Kjell Toft Hansen52

53 Prosjektets informasjonsvirksomhet  Veien til bedre informasjon  Utpek en ansvarlig  Vurder bruk av eksperter  Målgruppeanalyse  Planlegging av tiltak  Utforming av informasjon © Kjell Toft Hansen53

54 Prosjektets informasjonsvirksomhet  Målgruppeanalyse  Hvem skal informeres og hvilken informasjon skal de ha?  Sette opp et skjema  Målgruppe  Kjennetegn  Holdning  Organisatorisk tilknytning  Opinionsdannere  Interesser © Kjell Toft Hansen54

55 Prosjektets informasjonsvirksomhet  Planlegging av informasjonstiltakene  Forventet effekt  Hovedbudskap  Virkemidler  Budskapsformidler  Tidspunkt  Ansvar  Budsjett  Evaluering © Kjell Toft Hansen55

56 Prosjektets informasjonsvirksomhet  Utforming  Bruk målgruppeanalysen og planen  Gi så lite informasjon som mulig  Gjør informasjonen så klar som mulig  Si det så sterkt som mulig  Hjelp mottakerne © Kjell Toft Hansen56


Laste ned ppt "Prosjektrettet systemarbeid Tema: prinsipper for prosjektarbeid Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen Referanser: Leksjonen Prinsipper for."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google