Fellesnemnda 8.des 2015 Orientering fra møte i ansettelsesutvalget 24.11 Prosjektleders orientering.

Presentasjon om: "Fellesnemnda 8.des 2015 Orientering fra møte i ansettelsesutvalget 24.11 Prosjektleders orientering."— Utskrift av presentasjonen:

1 Fellesnemnda 8.des 2015 Orientering fra møte i ansettelsesutvalget 24.11 Prosjektleders orientering

2 Ansettelsesutvalget 24.11 Premisser for rekruttering av nye Sandefjord kommunes øverste ledelse Prosess vedrørende innplassering/ ansettelser av ledere i nye Sandefjord kommune Stillingsprofiler

3 Organisasjonskart SAS

4 Fem kommunalområder Samsvarende med politisk struktur Økt oppmerksomhet på strategisk IKT-arbeid/ digitalisering og forholdet mellom tjenesteutvikling og IKT Noen forhold avklares etter at kommunalsjefer er tilsatt: Ansvar for parker og plasser, idrettsanlegg, friområder Ansvar for kirkegårder og gravferd Ansvar for barneverntjenesten Ansvar for stabsfunksjoner Gråsoner avklares etter at kommunalsjefer er tilsatt

5 Organisering og koordinering Arbeidet med tjenester og brukerrettede aktiviteter starter for fullt når ledergruppe er rekruttert Følgende områder vil i særlig grad kreve godt samarbeid og koordinering på tvers av enheter: Barn og unge. Sikre at ulike tjenester og fagmiljøer samarbeider godt om forebygging og tidlig innsats for familier og barn som kan være i en utsatt eller sårbar situasjon Flyktninger, både i en mottaksfase og ved opphold over lenger tid/permanent Folkehelsearbeid, inkludering, forebygge «utenforskap» Forvaltning, drift og utvikling av kommunens bygninger og eiendom

6 «Kart» leder- gruppe og stabs- funksjoner Samtaler, Kompe- tanse- kriterier Ansettel- sesutvalg 24.11 og 30.11 Intern rekr. foretatt nivå 1 Ekstern rekr. nivå 1 (Intern) rekr. nivå 2 November 2015 Desember 2015 1 halvår 2016

7 Hovedprosjektområder IKT – drift og strategi HR og personalområdet Økonomi (budsjett, regnskap, lønn, innfordring/fakturering, skatt) Helhetlig styring (dokumentasjon, styring, internkontroll) Sak/ arkiv (valg av fagsystem og fjernarkiv) Bygge felles kultur Ledergruppe Beredskap Eierskap

8 Økonomiområdet Prosjektgruppen Møttes i november og desember, startet inndeling i underområder og organisering av arbeidet Enighet om at mange medarbeidere skal involveres i forberedelsene, redusere sårbarhet og benytte ekspertise for å utarbeide gode løsninger og samtidig bli kjent og opparbeide gjensidig tillit Delprosjekter: Regnskap og bokholderi Budsjett- og økonomistyring Lønn Fakturering og innfordring Skatt Aktiviteter fremover: Felles møte for alle ansatte på økonomi- avdelingene 16.desember Utpeke arbeidsgrupper som anbefaler prioriteringer og fremdrift på avklarte områder Viktigste aktiviteter: Fastsette kontoplan for nye Sandefjord, og starte grunnlaget for budsjett 2017 Utkast til rammebudsjett må være klart mai 2016

9 Sak/arkiv Prosjektgruppen Godt i gang med å lage kravspesifikasjon på nytt sak- /arkivsystem – planlegger kunngjøring i januar/februar 2016 Har startet arbeidet med å få oversikt og nedsette delprosjekter på andre områder, samt avgrense mandat og sette mål Delprosjekter: Ansettelse av arkivleder Anskaffelse av ny sak- og arkivløsning Arkivplan Oppsigelse/reforhandling av eksisterende avtaler Aktiviteter fremover: Sak- og arkivløsning: Anskaffelse, implementering, opplæring Oppsigelse av avtaler Avklare fremtidig depotløsning Avklare eksisterende og fremtidige eierskap Kompetansekartlegging og behovsvurdering Risikovurdering

10 NAV Prosjektgruppen Gjennomført møte i prosjektgruppa, igangsatt arbeid/kartlegginger og utpekt arbeidsgruppe IKT og Bygg Neste møte 21.januar 2016 De viktigste aktivitetene: Risikovurdering av prosjektgruppens oppdrag og resultatmål Prioritere hva som bør settes i gang først, hva som kan vente til ny NAV-leder er på plass Komme i gang med de arbeidsprosessene som er tidskritiske, dvs spesielt IKT og lokaler/bygg Kritisk: Tilsetting av ny NAV-leder er viktig, og haster

11 Ny portal

12 www.Sandefjord.kommune.no/nyesandefjord

13 IKT-området

14 HR-området Oversikt over lønnsnivå ledere i de tre kommunene