Risikovurdering av omstilling

Presentasjon om: "Risikovurdering av omstilling"— Utskrift av presentasjonen:

1 Risikovurdering av omstilling
Bedriftshelsetjenesten i Troms fylkeskommune, 2016

2 Temaer Lovverket Sunne omstillingsprosesser
Våre erfaringer med omstillinger Om risikovurdering Våre anbefalinger

3 Lovverket Arbeidsmiljøloven
I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstakerne i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon -§4-2 (2) e) Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø -§4-2 (3) Under planlegging og gjennomføring av endring i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak -§3-1 (2) d)

4 Arbeidstilsynet: Dersom arbeidsgiver sammen med de ansatte/verneombud ikke selv er i stand til å vurdere arbeidsmiljøkonsekvensene, skal det hentes inn sakkyndig bistand fra for eksempel BHT Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften §5 (2) nr. 6 For å sikre at aktivitetene gjennomføres når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. interkontrollforskriftens §5 (2) nr. 7 Bruk av verneombud

5 Omstilling? Har du husket det viktigste?
Omstilling betyr å endre, å gjøre noe annerledes Kan oppleves belastende og ha negative konsekvenser, men kan også være nødvendige og positive utviklings- og fornyelsesprosesser Sunne omstillingsprosesser betegner prosesser som gjennomføres slik at virksomheten forebygger helseskader og hindrer utstøting

6 Sunne omstillingsprosesser – fem faktorer
1. Lokale normer på arbeidsplassen 2. Arbeidsstokkens mangfold og variasjon 3. Leders tilgjengelighet 4. Tidlig rolleavklaring 5. Konstruktiv konflikthåndtering Sunnhetsvurderingsmodellen (Arbeidstilsynet, NTNU)

7 Våre erfaringer er viktig utgangspunkt for lokale risikovurderinger
Hva har man erfart er risiko ved omstillinger? («Hva kan skje»?) Informasjon, informasjon, informasjon Tilstrekkelig Informasjon - Informasjonsplan, gjentakelser, mulighet for spørsmål, omstillingskafé Uklar informasjon - Samkjøre ledergruppa (og andre aktører: TV. VO), sikre korrekt og lik informasjon Måten informasjonen gis på – åpne for spørsmål, individuelle samtaler, bruk av mail Avdelingsleder/operativ leder – belastet rolle under omstilling Tidsfaktoren - prosessene tar lang tid og blir ekstra belastende Viktigheten av gode retningslinjer - formelle feil utgjør ekstra belastning, sikring av sentrale momenter Åpne og skjulte konflikter mellom enkeltpersoner eller mellom grupper Belastning for arbeidsmiljøet Folk reagerer veldig ulikt, og noen «tar kampene for andre» Informer om bedriftshelsetjenesten tidlig Sammenslåinger kan også være krevende (kultur, tids- og ressurskrevende) Husk å risikovurdere med tanke på alle deler av prosessen: før, underveis og etter (lett å glemme sistnevnte?) Tydeliggjøre rollene i HMS-arbeidet (særlig forskjellen mellom VO og TV) – verneombudets rolle i samtaler…

8 Formål med risikovurderinga:
Unngå unødvendig belastning i forbindelse med omstillinga Omstillinga vil bli krevende, men hvordan kan vi unngå at det blir mer krevende enn strengt nødvendig? Forebyggende hensikt. Handler om måten omstillinga skal skje på.

9 RISIKOVURDERINGENS 3 SPØRSMÅL
Hva kan skje Hvordan forhindre at det skjer Hvordan redusere konsekvens dersom det likevel skjer Gjøres i samarbeid med de ansatte/ansattes representant(er)

10 Risikovurdering på flere nivå
Virksomhetsnivå - Retningslinjer - Verktøy for RV Skolenivå Avdelingsnivå

11 Risikoreduserende tiltak
Informasjon: Hvordan kan vi sikre tilstrekkelig, korrekt og entydig informasjon, samt åpne for spørsmål? Leders tilgjengelighet, infoplan, omstillingskafé. Blikk for at parallelle prosesser kan påvirke hverandre. Avdelingsleders rolle: Hvordan kan vi sikre avdelingsleders rolle i omstillingen? Støtte i lederkollegiet, fra rektor, PO, bedriftshelsetjeneste Ivaretakelse av den enkelte ansatte: Hvordan kan vi sikre at den enkelte opplever seg godt ivaretatt, til tross for utfallet? Individuell oppfølging, korrekte prosesser, involvere TV/VO, tilpasse informasjonen og måten informasjonen gis på, støttesamtaler bedriftshelsetjenesten Arbeidsmiljøet: hvordan kan vi legge til rette for et best mulig arbeidsmiljø under omstillingsprosessen? Hyggelige aktiviteter, forberede på hva som kommer, normalisere ulike reaksjoner, tema i avdelingsmøter, håndtering av konflikter. Tydeliggjøre Vos og TVs rolle. Definere VO rolle tydelig ifm omstilling? Etter omstillingen: endringer av organisatorisk art, av praktisk art og/eller som berører det sosiale fellesskapet kan ha stor betydning. Nye oppgaver? Hvilke utslag får endringen og hvordan ta høyde for dette? Her kan de ansatte ha gode bidrag. Står i informasjonsskrivet – bruk dette

12 Skal de ansatte medvirke i risikovurderinga?
Mulige fordeler Opplevelse av reell medvirkning? Flere/bedre forslag om tiltak? «Affektiv forpliktende»? Mulige ulemper Forventning om omkamp om beslutningen – særlig med eksterne til stede? Uheldig dersom tiltaksplanen ikke følges opp i etterkant Ressurskrevende i forhold til tid Slike møter kan være belastende for avdelingsleder, og for de ansatte Bruk av verktøy krever eierskap hos leder

13 Hva anbefaler bedriftshelsetjenesten?
På skolenivå: Grovanalyse og tiltak på overordnet nivå (ledergruppe, HVO, eventuelt andre) Tiltak for å styre informasjonen Tiltak for å sikre tilstrekkelig støtte til aktørene Avklare roller, bistand Eventuelle tiltak ifm arbeidsmiljø skolenivå Annet På avdelingsnivå: Avhenger av omfang/type omstilling og andre forhold. Alternativer: Alternativ 1) Risikovurdering ved hjelp av sjekkliste, deretter iverksette tiltak. Alternativ 2) Gå rett på tiltak, herunder Lage en informasjonsplan Ta høyde for lokale normer, ulikheter i reaksjoner, Tiltak for å sikre oppfølging av den enkelte Tiltak for å trygge arbeidsmiljøet lokalt/avdeling

14 Eksempel fra Arbeidstilsynet
Risikovurdering av omorganisering av kundeavdelingen