Velkommen til PROSJEKTSØKNADSKURS

Plan for dagen: Hva er et prosjekt? Ulike støtteordninger Utvikling av prosjektidé Utforming av søknad Prosjektøkonomi Workshop

Hva er et prosjekt? Tidsavgrenset: Bestemt start og sluttdato Har formål og definerte mål Begrenset med ressurser – Et eget budsjett Noe som (kanskje) bare skjer én gang Midlertidig organisering Samarbeid på tvers i organisasjonen

En kan si at et prosjekt er: «Aktiviteter som er avgrenset fra de aktivitetene en organisasjon/nettverk vanligvis gjennomfører, som er avgrenset i tid og som har et klart mål for hva man vil ha oppnådd når prosjektperioden er over»

Noen prosjekteksempler Lage en bok Arrangere sommerleir eller festival Informasjonskampanje Utveksling …Oppgaver som hører til daglig drift kan også organiseres som et prosjekt…

Hva er poenget med prosjekter?

Prosjekter kan være en viktig del av organisasjonsutviklingen En avgjørende endringsprosess som bygger både organisasjon og personer Viktig at utviklingen er bevisst, planlagt og godt forankret i organisasjonen

Hva er avgjørende for gjennomføringen? Forankring i organisasjonen Eierskapsfølelse til prosjektet Sikre at det ikke er et «One man show» Sette av nok tid og ressurser Klare planer Aktivitet en har lyst til å gjennomføre!

Prosjektfasene Dagens kurs Prosjektidé og forankring Prosjektbeskrivelse Skrive søknad Fremdrift Økonomi Evaluering Rapportering Dagens kurs

Støtteordninger LNU: http://www.lnu.no/stotteordninger/ (Ungdom og unge voksne) Utenriksdepartementet: https://www.regjeringen.no/nb/dep/ud/tilskuddsmidler/id620650/ Helsedirektoratet: https://helsedirektoratet.no/tilskudd

Støtteordninger Extrastiftelsen: http://www.extrastiftelsen.no/soke-midler.html Nyttig oversikt fra kulturdepartementet: https://www.regjeringen.no/nb/dep/kud/tilskudd/id711839/

Støtteordninger Sparebankstiftelsen Deler ut ca 200 millioner kroner årlig til prosjektmidler til både grupperinger, organisasjoner og enkeltpersoner. Har frist to ganger i året (15 . februar og 15. september) og skifter mellom ulike tema til hver fordeling.  Gjensidigestiftelsen  Alle kan søke. Unntak er religiøse og politiske formål. Søkefrist 15. september. Kavlifondet Alle kan søke. Prioriterer for tiden ildsjeler og sosiale entrepenører. Gir støtte til allmennyttige formål innenfor forskning, kultur og humanitært arbeid.

Fra god idé til realistisk plan og god søknad Utvikling av prosjektidé Hvordan gjøre ideen til konkret plan? Selve søknaden, hvordan skal den utformes? Budsjettarbeid

Hva er et prosjekt (igjen)? Tidsavgrenset: Bestemt start og sluttdato Har formål og definerte mål Begrenset med ressurser – Et eget budsjett Noe som (kanskje) bare skjer én gang Midlertidig organisering Samarbeid på tvers i organisasjonen

Prosjektbeskrivelse og søknad Et dokument som beskriver hva en ønsker å oppnå gjennom prosjektet og hvordan en skal oppnå det Et internt styringsverktøy Søknad: Et dokument som skal overbevise andre om å finansiere prosjektet deres Må bygge på prosjektbeskrivelsen Må oppfylle gitte krav til søknaden

Prosjektbeskrivelsen svarer på: ”Hva er situasjonen i dag?” ”Hva ønsker vi å oppnå med prosjektet?” ”Hvilke aktiviteter kan bidra til å oppnå målene?” ”Hvordan skal vi finansiere aktivitetene våre?” ”Hva kan gå galt og hvordan skal vi møte problemer?” ”Hvordan skal vi finne ut om vi har lykkes?”

Mål og resultat Først og fremst: Hva skal vi oppnå med prosjektet? Hva er våre langsiktige og kortsiktige mål? Vær konkret! Dårlig mål: ”Redde verden” Bra mål: «50 personer i vår målgruppe skal ha kunnskap om trygderett»

Hvordan utforme innholdet i prosjektet? Se på målene dere har satt: Hva må man gjøre for å nå disse målene? For eksempel: Hvis man skal lære 50 personer om trygderett Deretter: Hva må til for å få laget et kurs eller et hefte? Hva har dere budsjett til?

Utgangspunkt og forankring i virkeligheten

Utgangspunkt for et prosjekt Aktiviteter vi har lyst til å gjennomføre! Muligheter for penger til å drive med aktivitet Organisasjonsutvikling Utfordringer i organisasjonen, eller i samfunnet, som vi ønsker å gjøre noe med Støttegivere ønsker at vi skal jobbe med bestemte tema eller oppgaver

Forankring av prosjektet Passer prosjektet organisasjonens formål? Kan det bidra til utvikling av organisasjonen? Sikre at hele organisasjonen har eierskap til prosjektet Enighet blant medlemmer om at organisasjonen skal bruke tid og ressurser på prosjektet Sikre at det ikke er et “one man show” Offentlige midler – mål om fellesskap, demokrati og læring God prosess = gode ideer = bedre prosjekter

Hvem skal involveres i prosjektet? Årsmøtet Styret Arbeidsutvalg Arbeidsgrupper/Prosjektgrupper Medlemmer Kontoransatt/drift Prosjektansatt

Tidsplan Lag en plan for når arbeidet skal begynne og avsluttes Sett opp milepæler underveis Kartlegg aktiviteter som skjer samtidig i organisasjonen, og i verden. Gjennomføring av arrangement må det lages egne tidsplaner for Husk å sette av tid til rapportering/regnskap!

Hvordan jobbe sammen? Rent praktisk: e-post, møter, telefon? Hvor ofte møtes dere? Hva gjør man hvis man ikke rekker å gjøre det man skal? Hvor ofte skal styret orienteres om fremdrift?

Praktisk planlegging Ikke undervurder verdien av praktisk planlegging. Husk at Ting Tar Tid!

Risikovurdering og en ”Plan B”? Tenk gjennom: Hva skjer hvis dere ikke får penger? Hva skjer hvis ingen melder seg på arrangementet? Hva skjer hvis lederen for gruppa flytter utenlands?

Vanlige søknadsfeil Søker er utenfor målgruppen for støtteordningen. Søkere formidler ikke at det er målgruppen som er initiativtakere og skal gjennomføre prosjektet. Søker klarer ikke å formidle søknaden som et prosjekt og søker om midler til årlige arrangementer/ drift. Søker skriver hva som skal gjøres men ikke hvordan. Søknaden inneholder for lite informasjon. Budsjettet er mangelfullt

Budsjettarbeid

Hva er et budsjett? Verktøy for økonomistyring Viktig signaleffekt Viktig med godt grunnarbeid og fornuftige regnestykker!

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen (primærkilde) kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV (sekundærkilde) kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124906,00 RESULTAT kr 94,00

Administrasjonskostnader Husleie Strøm Telefon Datasupport, server, e-post Datakommunikasjon PCer, programvare o.l. Aviser, bøker, nyhetstjenester Regnskap Forsikringer Kantine

Administrasjonskostnader Eksempel med 5 ansatte: Årsbeløp: 576 225kr Månedsbeløp: 48 019kr 100% stilling/år: 115 245kr 50 % stilling/år: 57 623kr Ett år: 115 245kr En måned: 9 604kr

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Budsjett helgekonferanse   Tekst Budsjett Inntekter Prosjektstøtte Extrastiftelsen kr -59 500,00 Prosjektstøtte NAV kr -37 500,00 Deltakeravgift kr -8 000,00 Egenandel kr -20 000,00 SUM kr -125 000,00 Kostnader Koordinering kr 20 000,00 Administrasjonsmidler** kr 14 406,00 Honorar Referansegruppe kr 12 000,00 Lokaler kr 37 700,00 Reisekostnader kr 16 800,00 Uforutsette kostnader kr 4 000,00 kr 124 906,00 RESULTAT kr 94,00

Tenk på hva mottakeren av budsjettet vil lese ut fra det.

Workshop

10 tips til prosjektsøknadsskriving

1: Bruk retningslinjene aktivt! Gå gjennom retningslinjene punkt for punkt Søknaden skal hele tiden argumentere for hvordan prosjektet fyller målsetningen for støtteordningen Få andre til å lese gjennom og vurdere søknaden Bruk god tid på søkeprosessen

2: Tenk at dere skal selge prosjektet Dere skal selge en prosjektidé. Dere skal selge organisasjonen, gruppen eller nettverket. Dere skal selge deres evne til å gjennomføre prosjektet.

3: Jobb grundig med målsettinger Bruk tid på å diskutere målene for prosjektet. God definering av mål sikrer at alle er enig og har en felles forståelse for prosjektet. Mål er også viktig for å kunne vurdere resultatene av prosjektet i ettertid.

4: Spør, spør, spør… Bruk tid i forkant av søknadsfristen til å få avklart uklarheter. Det er bedre å spørre en gang for mye enn en gang for lite. Delta på veiledningsmøter eller kurs Inviter dere selv på møter.

5: Forklar, forklar, forklar… Forklar heller litt for mye enn litt for lite i søknaden. Fortell hvordan gruppen eller organisasjonen jobber. Ikke bare fortell hva dere skal gjøre i prosjektet men hvordan.

6: Budsjett og søknad Budsjettet som et viktig vurderingsgrunnlag Husk sammenheng mellom budsjett og søknad. Må være fullstendig, oversiktlig og presist. Argumenter for at det er nøkterne og realistiske utgifter. Sjekk i retningslinjene om det er utgifter som støtteordningen ikke kan dekke.

7: Bruk tidligere erfaringer Skriv om bakgrunn for søknaden dersom den bygger på tidligere erfaringer dere har gjort. Dersom prosjektet er nytt kan dere ta kontakt med andre som har kunnskap og erfaringer. Samarbeid er alltid positivt. Send gjerne inn kurs- eller metodemateriell dere skal benytte, slik at dere underbygger det faglige i søknaden.

8: Levering og tidsfrister Sjekk alle tidsfrister for støtteordningen. Kontakt støttegiver for å finne ut hvilke muligheter som finnes for utsettelse dersom dere ikke kan holde fristen. Ta kopi av søknad og vedlegg før innsending Det er deres ansvar at søknaden kommer fram til mottaker. Be om en bekreftelse på at søknaden er mottatt.

9: Argumentasjonsteknikk Skreddersy alltid søknaden Gjør det enkelt for den som vurderer søknaden å gi dere støtte Tilpass stil og sjargong til mottaker Vis sammenheng i argumentasjonen Underbygg påstander med flere argumenter Vis fagkunnskap, men uten å være belærende Vis ydmykhet i forhold til egen rolle Henvis til risikovurderinger dere har gjort

10: Ikke… Bruk “stammespråk”. Ikke alle er eksperter på hvordan din organisasjon arbeider Kritiser støttegiver… Ikke opptre som om dere har krav på prosjektstøtte Ikke mist motet!

Årsaker til avslag Søknad passer ikke opp mot donors retningslinjer Søker er utenfor målgruppen for støtteordningen Aktiviteten kan klassifiseres som drift Søker skriver hva som skal gjøres, men ikke hvordan Søknaden inneholder for lite informasjon Budsjettet er mangelfullt

Selv om søknaden er god… .. kan det være mange som konkurrerer om de samme midlene Et godt tips er å be saksbehandler om innspill på foreløpig søknad! Gjør det enkelt for saksbehandler: Forklar i søknaden, istedenfor å legge ved mange dokumenter

Takk for nå!