Nettverksmøte for LP – 05.06.2008

Agenda 09.00 – 10.10: Informasjon om EU-tjenesten ved NTNU v/ Per Inge Andresen og Øyvind Throndsen 10.10 – 10.25: Pause 10.25 – 11.00: Bruk av timeføring og prislister i Maconomy v/ Per Inge Andresen 11.00 – 11.30: Informasjon om ulike aktiviteter i Prosjektprosessen v/ Lars Gunnar Indreiten

Prosjektprosessen – LØF 2010 Utarbeidelse av nye standard kontraktsmaler for bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. - Utkast til nye kontraktsmaler planlagt ferdigstilt i løpet av juni måned. - Skal gjennomgås av rektoratet og dekanmøte før godkjenning - Planlegges implementert og tatt i bruk fra høsten - Vesentlige endringer i kontraktsmal for oppdragsfinansierte prosjekter pga ny IP-policy ved NTNU (styrebehandles 12.juni) - Små justeringer i kontraktsmal for bidragsfinansierte prosjekter

Prosjektprosessen – LØF 2010 Arkivering og bruk av prosjektnummer i ePhorte: - Etablering av nye rutiner for arkivering av saker tilknyttet eksternfinansierte prosjekter, herunder koble prosjektnummer i Maconomy til relevante saker i ePhorte tilknyttet prosjektet (søknader, kontrakter, tilsettinger, rapporter osv..) Planlegges implementert fra 01.09.2008 - Lesetilgang for Sentral prosjektstøtte (tilgangsgruppe SP i ePhorte) for saker i ePhorte slik at kontrakter/avtaler kan hentes ut i ePhorte av SP. Forutsetter at lokal enhets delarkiv gir SP lesetilgang til den aktuelle journalpost. Kan benyttes allerede i dag! Informer ditt delarkiv om mulighet!

Prosjektprosessen – LØF 2010 Utvikling av prosjektportal - Utredning, behov og kartleggingsfase Utgangspunkt i ny Prosjektprosess Viktig med innspill fra dere som brukere (LP, SP og PL) av fremtidig portal: Hva er behov og ønsker? Frist for tilbakemeldinger: mandag 16.juni (lars.gunnar.indreiten@ntnu.no) - Utvikling av portal mht gode tekniske løsninger

Neste nettverksmøte Neste nettverksmøte planlegges avholdt i løpet av september måned. Nærmere dato blir fastsatt og informert om pr e-post så raskt dato er klar. Tema for neste møte: NFR-prosjekter Vi arbeider med å få en kontaktperson fra NFR til å kunne delta på nettverksmøtet for å informere om blant annet regnskaps- og rapporteringsrutiner. Viktig at dere kommer med innspill til spørsmål og tema dere ønsker å ta opp på forhånd. Frist for tilbakemelding: 30.juni (lars.gunnar.indreiten@ntnu.no)

GOD SOMMER!!

Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen? - spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter LP-nettverksmøte, 05.06.08 Øyvind Throndsen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Agenda Krav til prosjektdata i Maconomy (spesielle momenter å ta hensyn til for EU- prosjekter) Budsjettering i Maconomy Indirekte kostnader Behandling av inngående MVA Rapportering til EU eller koordinator Revisjon (ordinær revisjon) NB! Presentasjonen fokuserer i hovedsak på EU- prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter og spesielle momenter å ta hensyn til for disse. For de punktene der prosjektene utenfor rammeprogrammet behandles annerledes er det nevnt. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy- spesielle momenter for EU- prosjekter TRINN 1 Valg av finansieringskategori EU- rammeprogram for forskning Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning EU- Marie Curie EU- utenom forskningsdirektoratet Prosjekter finansiert av andre EU- organer enn forskningsdirektoratet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 1 forts. Valg av budsjettmal Egen budsjettmal for EU- prosjekter, benyttes for alle typer EU- prosjekter For prosjekter utenom forskningsdirektoratet kan EU- budsjettmal benyttes, men også hvilken som helst annen mal (ved spesielle behov) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 2 Prosjektnavn Kortnavn (akronym) på prosjektet i henhold til kontrakten med EU Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU Kunde EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator- Velg kundenummer 79841 (European Commission) EU- prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator- Registrer som kunde den virksomheten som er koordinator Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy TRINN 2 forts. Ref. hos kunde Prosjektets kontraktsnummer hos EU (se kontraktsforside) Prosjektbeskrivelse Legg inn prosjekttype (Se kontraktsforside) Collaborative Project/ CP Integrated Project/ IP Network of Excellence/ NoE Marie Curie- Research Training Network/ MC- RTN osv. Benytte sentral LP, NB! Feltet benyttes kun av EU LP Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy Kontaktperson hos kunde For prosjekter der NTNU er koordinator- legg inn navn på kontaktperson i EU (finnes i kontrakten) For prosjekter der NTNU ikke er koordinator- legg inn kontaktperson hos koordinator (finnes i kontrakten) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy Indirekte kostnader Merk! I EU- budsjettmalen er Brutto %, Egenandel % og Netto belastning i % faste verdier og kan ikke endres Verdi for indirekte kostnader tilsvarende EUs dekning må derfor legges inn i fanen ”Priser”- se lysark nr 12 Legg inn data for godskrivning av indirekte kostnader: Prosjektnummer for godskrivning av indirekte kostnader, 69XXXXXX, legges inn i feltet ”Godskr. Prosjektnr” Analyseverdi legges inn i feltet ”Godskr. Analyseverdi” Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy Priser Indirekte kostnader Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy Priser, Avanse Avanse- prosjekter innenfor rammeprogrammet, inkludert Marie Curie For alle prosjekter innenfor rammeprogrammet inkludert Marie Curie- prosjekter må %- satsen som gjelder for det enkelte prosjekt legges inn i avansefeltet Dekningsbidraget beregnes da på grunnlag av de arter som er inkludert i ”dirlønn” og ”eu- grunnlag”- i hovedtrekk lønn og alle andre direkte kostnader unntatt sub-contracting/ kjøp av tjenester (art 6714, 6717, 6718, 6732 og 6752) Avanse- prosjekter utenfor rammeprogrammet Sjekk for det enkelte prosjekt både hva beregningsgrunnlaget er for indirekte kostnader og hvilken %- sats som gjelder for prosjektet/ prosjekt typen. Bruk eventuelt en annen budsjettmal enn EU- budsjettmal dersom beregningsgrunnlaget er noe annet enn for prosjekter innenfor rammeprogrammet. Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Krav til prosjektdata i Maconomy Priser, Valuta Valuta Velg EUR Gjeldende kursdato for budsjett Det anbefales å velge kursdato: 01.01.2005 (= kurs 7,5) Gjeldende kurstabell for budsjett Velg Budsjettkurser Ny kursdato for budsjett NB! Det bør vurderes underveis, for eksempel etter hver rapportering, om en ny kursdato bør settes for prosjektet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Budsjettering i Maconomy LP- TIPS! Sjekk kontrakt, rapporteringskrav i ”Reporting guidelines” og rapporteringsskjemaer (FORM C++) allerede ved opprettelsen av prosjektet for å kunne strukturere budsjett og regnskapsføring på samme måte som det skal rapporteres (f. eks. per aktivitetskategori, per arbeidspakke eller lignende). Dette vil forenkle rapportering, og kan håndteres ved bruk av delprosjekter. Hvorfor (EU-) delprosjekter? Gir mulighet til å skille kostnader per aktivitetskategori Evt. for hver arbeidspakke For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder Kan ha annen finansieringskategori Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Budsjettering i Maconomy Indirekte kostnader og MVA, Eksempel, EU- prosjekt innenfor rammeprogrammet Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 05.06.08

Indirekte kostnader - budsjettering og regnskapsføring Indirekte kostnader, EU prosjekt innenfor rammeprogrammet Budsjettering Art 9113 Belastning = 40% av lønnskostnader/ dir. lønn Fast verdi i EU- budsjettmalen (Faneblad: Prosjektdata 2). Belastning genereres automatisk i regnskapet fortløpende for hver måned Art 9112 (merbelastning) eller 9052 (godskrivning) Differanse mellom 40% av lønnskostnader (NTNU beregning) og EU- beregning i dette eksemplet på 20% (Avanse i faneblad ”Priser”) på dir lønn og eu- grunnlag. I dette eks. for alle kostnader ekskl. 6714 (subcontracting). Merbelastning på art 9112. Posteres av regnskapsseksjonen en måned på etterskudd Sum art 9113 +9112/ 9052= EUs dekning av indirekte kostnader Priser Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Inngående MVA Ved budsjettering og regnskapsføring Generelt For prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes i noen tilfeller MVA. Sjekk derfor kontrakten og reglene for det enkelte prosjekt For prosjekter innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) dekkes ikke MVA. Dette gjelder alle bilag med synlig MVA som fakturaer, reiseregninger og utlegg MVA håndtering for prosjekter der MVA ikke dekkes Ved budsjettering og regnskapsføring Kostnaden budsjetteres og regnskapsføres på art 7794. Bilagsbeløpet ekskl. MVA konteres på ordinær kostnadsart. (NB! Merk at det ikke er mulig å splitte MVA i bestillingssystemet (IBX) eller for reiseregninger i PAGA. Dette må gjøres manuelt for eksempel ved ompostering i etterkant) Oppdekning av MVA budsjetteres og regnskapsføres på art 9054. Oppdekning av MVA bør gjøres med en ompostering med visse jevne mellomrom. For en med detaljert beskrivelse om hvor ofte og hvordan det gjøres - se startsiden for Maconomy: http://www.ntnu.no/okonomi/Maconomy/ i dokumentet ”Inngående MVA for EU prosjekter” Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Generelt Hyppighet; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal rapporteres, lengden på rapporteringsperiodene varierer fra prosjekt til prosjekt Veiledning; Beskrivelse av hva som skal rapporteres og hvilke skjemaer som skal benyttes finnes for prosjekter som er innenfor rammeprogrammet (inkl. Marie Curie) på nettstedet CORDIS. Det er en egen nettside for hvert rammeprogram: FP5: http://cordis.europa.eu/fp5/ FP6: http://cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP6HomePage FP7: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Hovedskjema for økonomirapporteringen er FORM C For noen Marie Curie prosjekter benyttes den elektroniske portalen SESAM: For FP6: http://webgate.ec.europa.eu/sesam/login.do Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Rapportering til EU eller koordinator- noen få tips Merk spesielt MVA; Vær spesielt oppmerksom på at for prosjekter innenfor rammeprogrammet dekkes ikke MVA. For noen prosjekter utenfor rammeprogrammet dekkes MVA Personalkostnader; T.O.M FP6: For rammeprogrammer tidligere enn FP7 dekkes i hovedregel ikke personalkostnader for faste ansatte. Personalkostnader for stipendiater eller andre som har en midlertidig tilsetning der det fremkommer av arbeidsavtalen at vedkommende er ansatt for å jobbe på prosjektet og/ eller at tilsetningen forutsetter ekstern finansiering kan dekkes. Fra FP7; Tid for faste ansatte dekkes, forutsatt at kostnaden er belastet prosjektet (timeføring i Maconomy) Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Generelt Hyppighet; T.O.M. FP6; Kontrakten angir hvor ofte et prosjekt skal revideres. Et prosjekt skal ikke nødvendigvis revideres i forbindelse med hver rapportinnsending. Fra og med FP7; Kun krav til revisjon hver gang akkumulert EU bidrag for et prosjekt overstiger 375 000 EURO (Ved oppnådd 375 000 EURO regnes det fra null igjen. Dette betyr også at for en prosjekt med bidrag under 375 000 EURO totalt, vil det ikke være krav til revisjon) Hvem kan revidere? En oversikt over hva revisor ønsker av dokumentasjon i forbindelse med en revisjon finnes her: http://www.ntnu.no/forskning/eu/lenker/dokumenter.htm NTNU har en rammeavtale med LC revisjon AS Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Revisjon (ordinær revisjon - ikke EU revisjon) Dokumentasjon til revisor Hvordan løse økonomihåndteringen i LP- rollen?, Øyvind Throndsen, 06.05.08

Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner LP-nettverksmøte, 05.06.08 Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Agenda Hva er et EU-prosjekt? Mange typer EU-prosjekter EU-prosjekter ved NTNU Hva er spesielt i økonomihåndteringen for EU-prosjekter? Oppsummering og konklusjoner Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Hva er et EU-prosjekt? Prosjektet må være finansiert (delvis) av EU Dvs. av en enhet underlagt EUs organisasjonsstruktur Som regel: Et kontor innenfor et av EU-kommisjonens direktorater Finansiering direkte eller indirekte fra EU Direkte fra EU: EU som kunde Indirekte, via annen organisasjon (ikke underlagt EU) Denne organisasjonen som kunde NTNU må være nevnt som part i kontrakt med EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Mange typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning (RP) Eldre prosjekter: 5. og 6. RP Nye prosjekter: 7. RP (Prosjektstart 2007 – 2013) Ulike arbeidsprogrammer med ulike regler Prosjekter finansiert av andre EU-direktorater enn forskningsdirektoratet Forskning Utdanning EØS-midler til forskning og innovasjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

EU-prosjekter ved NTNU Finansieringskategori Totalt antall prosjekter Hvorav hoved-prosjekter Inntekt 2007 EUs rammeprogram for forskning 117 52 31,9 mill. Hvorav Marie Curie 22 12 Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsknings-direktoratet 60 37 5,4 mill. Totalt 199 101 37,3 mill. Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Hva er spesielt i økonomi-håndteringen for EU-prosjekter? Budsjettering Prosjektets struktur Hvorfor (EU-)delprosjekter? Valutakurs Pris på utført arbeid (arbeidstime, månedsverk) Inngående merverdiavgift Indirekte kostnader Finansieringsgrad Regnskapsføring Timeregistrering Rapportering Revisjon Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Budsjettering Søknadsfasen Spesielle krav til budsjettet, avhengig av type prosjekt Større behov for bistand til prosjektleder Særlig hvis NTNU er koordinator To til nærmingsmåter / veier til målet (kan gjerne kombineres) Ovenfra-og-ned: Hvor mye kan vi søke om? Hvordan skal vi fordele det? Nedenfra-og-opp: Hva har vi tenkt å gjøre? Hva vil det koste? Kontraktsforhandlinger Kalkyle- og budsjettmaler (Excel) Flere typer maler utviklet for NTNU Til bruk i både søknads- og kontraktsforhandlingsfasen Gjennomføring Registrering av budsjett i Maconomy Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Prosjektets struktur Arbeidspakker (work packages) Krav fra EU (Rammeprogram for forskning) Arbeidspakker (work packages) Aktiviteter av samme type eller som henger nøye sammen Aktivitetskategorier F.eks. RTD/Innovation (Research and Technological Development / Innovation), dvs. forskning, innovasjon og utvikling Management, dvs. prosjektledelse Aldri mer enn én aktivitetskategori i en arbeidspakke Krav til regnskapsrapportering for hver aktivitetskategori Krav til rapportering av månedsverk og regnskap for hver arbeidspakke Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Hvorfor (EU-)delprosjekter? For hver aktivitetskategori Forenkler regnskapsrapportering pr. aktivitetskategori For hver arbeidspakke Forenkler rapportering av arbeidsmengde og regnskap pr. arbeidspakke For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder Kan ha annen finansieringskategori Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori dvs. ikke nødvendigvis samme nummerseiere som hovedprosjektet Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Valutakurs Budsjettering Regnskapsføring Rapportering Anbefaling for NTNU: Bruk en litt sterkere kronekurs enn det som bør forventes i prosjektets levetid Ingen krav fra EU om å bruke en bestemt valutakurs Anbefalt kurs pr. dags dato: 7,50 NOK pr. EUR (dvs. kursdato 01.01.05) Budsjett bør revideres årlig ved tidspunktet for rapportering til EU Regnskapsføring Løpende posteringer til dagens kurs på posteringsdatoen Rapportering EU tilbyr et valg mellom 2 prinsipper NTNUs valg: Bruk gjeldende kurs første virkedag etter utløp av rapporteringsperioden Hent kursen her: http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-nok.en.html Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Pris på utført arbeid EUs rammeporgam for forskning 5. og 6. RP: Kun betalt for midlertidig ansatte (med få unntak) 7. RP: Også betalt for fast ansatte ”Fakturerbare” timer pr. årsverk Krav fra EU setter grenser for hva som kan trekkes fra brutto årsverk for å beregne netto timer NTNUs standard for EU-prosjekter: 1600 ”fakturerbare” timer pr. årsverk NTNUs fratrekk fra brutto timetall: Ferie Bevegelige helligdager Gjennomsnittlig sykefravær Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Inngående merverdiavgift Forskjellig regelverk for ulike typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning EU dekker ikke inngående mva. som er spesifisert på faktura eller kvittering Budsjett skal være ekskl. mva. Inng. mva. skal konteres særskilt ved bestilling/regnskapsføring Rapportering til EU skal være ekskl. mva. Prosjekter finansiert av EUs direktorat for utdanning EU dekker inng. mva. dersom man ikke får den refundert nasjonalt For NTNU: EU dekker inng. mva. forutsatt at de ikke er oppdrag Andre EU-prosjekter EUS regelverk for hvert enkelt program må sjekkes Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Indirekte kostnader NTNUs sats for indirekte kostnader 40% påslag på personalkostnadene EUs satser for indirekte kostnader Avhengig av type EU-prosjekt Satser for EUs rammeprogram for forskning, som NTNU skal bruke: * Betegnelsen gjelder 7. rammeprogram. For 5. og 6. rammeprogram gjelder satsen for alle prosjekter unntatt Marie Curie-prosjekter Alle prosentsatser er påslag på alle gyldige kostnader – både direkte og indirekte – unntatt: underleveranser (subcontracting) bidrag fra tredjepart Differanse mellom EUs og NTNUs beregning => Egenandel weller merbelastning av indirekte kostnader Program Cooperation,Capacities* People (Marie Curie) Coordination & support actions ERC (European Research Council) 5./6. Rammepr. 20% 10% ─ 7. Rammepr. 60% 7% Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Finansieringsgrad Finansieringsgrad = Maks. andel av gyldige kostnader som kan dekkes av EU Satsene kan være avhengig av bl.a.: Type prosjekt Aktivitetskategori Type organisasjon (ikke i 7. rammeprogram for forskning) Finansieringsgrad for NTNU i rammeprogrammet for forskning: Aktivitetskategori Research and techn. dev’t, Innovation Demon-stration Training Manage-ment Other specific activities 4. – 6. rammeprogram 100% 7. rammeprogram 75% 50% Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Regnskapsføring Pass på at kostnader regnskapsføres i samsvar med EUs krav Spesielt: Inngående merverdiavgift Gjelder i hovedsak EUS rammeprogram for forskning Registrering og anvisning av timer i samme måned som arbeidet utføres Månedlig spesialpostering av indirekte kostnader Differanse mellom EUs og NTNUs beregning Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Timeregistrering EU krever timelister (e.l.) for det arbeidet som skal rapporteres for prosjektet Et absolutt krav for EUs rammeprogram for forskning Eneste mulige unntak: Ansatte som skal arbeide på heltid på en og samme arbeidspakke i ett og samme prosjekt Bruk Maconomy til timeregistrering Så snart timene er anvist i Maconomy, oppdateres kostnadene og opptjent inntekt for dette arbeidet i prosjektregnskapet Timesedlene må anvises før bilagsfrist i Maconomy for den perioden (måneden) som timene gjelder Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Rapportering Periodisk rapportering – som regel årlig Sluttrapportering EU har egne maler for rapportering Ulike maler for ulike typer EU-prosjekter Rapport i Maconomy kommer For prosjekter i EUs rammeprogram Regnskapsførte kostnader må kvalitetssikres ved rapportering I forhold til EUs regelverk for den aktuelle typen prosjekt I forhold til kontraktsdokumentene Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Revisjon Revisjonserklæring til periodisk rapportering og sluttrapport Kreves av EU Utføres av ekstern revisor, etter bestilling fra NTNU 6. rammeprogram Stort sett til hver rapportering 7. rammeprogram Sjeldnere Hovedregel: Når akkumulerte påløpte kostnader i prosjektet (for NTNU) tilsier finansiering på €375.000 (regnes deretter fra null igjen) Kan under bestemte betingelser erstattes med forhåndsgodkjenning av regnskapsmetoder Ikke aktuelt for NTNU i denne omgang Revisjon bestilt av EU Underveis eller inntil 5 år etter prosjektavslutning Utføres av EU-ansatte eller ekstern revisor bestilt av EU Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Oppsummering og konklusjoner Deltakelse i EU-prosjekter har høy prioritet i NTNUs strategi Først og fremst i EUs rammeprogram for forskning EU har egne, spesielle krav på mange områder Noen krav er meget klare og absolutte Andre krav er mer uklare eller ”ulne” Og det kan bli kostbart å gjøre feil! Budsjettering, regnskapsføring, rapportering og revisjon for EU-prosjekter krever at man setter seg inn i mye Ta kontakt hvis du lurer på noe! Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen. 05.06.2008

Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier LP-nettverksmøte, 05.06.08 Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Agenda Endringer av prislistene i Maconomy Omgruppering av medarbeiderkategoriene Kost- og salgsprisliste og avanse Endringer av innhold i vinduer i Maconomy Framtidige revisjoner av prislistene Tidsplan for endringer Konsekvenser av endringene Oppsummering og konklusjon Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Endringer av prislistene Oppdatert lønnstabell Kostpris basert på lønnstabell pr. 01.05.2008 Justert sats for forventet framtidig lønnsøkning: 4,8% Endret fra 4,5% Kilde: Statistisk Sentralbyrå, data for lønnsutvikling i staten 2001 - 2007 ”Holdbarhetsdato” for prislistene Hver ny versjon gjelder f.o.m. 1. juni i et gitt år Påslag for å korrigere for 1 mnd. etterslep: 0,4% Prislistene er basert på lønnstabell som gjelder f.o.m. 1.mai Prislistene legges ut med virkning f.o.m. 1.juni Endret beregningsmetode for salgsprislister Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

”Holdbarhetsdato” for prislistene Priser endrer seg over tid Én versjon av hver prisliste for hvert budsjettår F.eks.: Kostprisliste 2 for 2008-09, Kostprisliste 2 for 2009-10, osv. Hver versjon får startdato 1. juni Prisøkning basert på forventet kostnadsøkning Lønnsøkning for et gitt lønnstrinn Prislister 5 år fram i tid Formål Mer korrekt budsjett for hele prosjektets varighet Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Endret beregningsmetode for salgsprislister Prosentvis påslag på kostprisliste 2 (for ordinære forskningsprosjekter) Full dekning av indirekte kostnader, men ikke noe overskudd: Kostprisliste 2 og salgsprisliste 3 40% avanse Salgsprisliste nr. Avanse SLP 1 0,0 % SLP 2 20,0 % SLP 3 40,0 % SLP 4 60,0 % SLP 5 80,0 % SLP 6 100,0 % Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Omgruppering av medarbeiderkategoriene Vitenskapelige medarbeiderkategorier Teknisk/administrative medarbeiderkategorier Nye lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Beregning av representativt lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Konsekvenser av endring av lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Vitenskapelige medarbeiderkategorier Forsker 1 Forsker 2 Forsker 3 Forsker 4 1404 Professor 0796 Sjefpsykolog 1198 Førstelektor 1378 Stipendiat 1013 Professor 1304 Psykol.M/Godkj.Spes. 1010 Amanuensis 1017 Stipendiat 1111 Forskningssjef 9301 Professor ii 1109 Forsker 1020 Vitenskapelig Ass 1532 Dosent 1183 Forsker 1007 Høgskolelærer/Øvings 1019 Vitenskapelig ass 1110 Forsker 8029 Universitetslektor I 1018 Vitenskapelig ass 1011 Førsteamanuensis 1352 Post Doktor 8028 Førsteamanuensis ii 1308 Klinikkveterinær 1009 Universitetslektor 1108 Forsker Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Teknisk/administrative medarbeiderkategorier Tekn/adm 1 Tekn/adm 2 Tekn/adm 3 Tekn/adm 4 Tekn/adm 4 (forts.) 1004 Rektor 1200 Førstebibliotekar 1515 Bibliotekar 1083 Ingeniør 1216 Driftsoperatør 1062 Direktør 1181 Senioringeniør 0807 Sykepleier 1029 Avdelingsleder 1512 Forsk.tekniker 9305 Prorektor 1054 Kontorsjef 1408 Førstekonsulent 1064 Konsulent 1078 Betjent 1474 Dekan 1113 Prosjektleder 1085 Avdelingsingeniør 1120 Mester 1362 Lærling (reform 94) 1061 Assist. Direktør 1351 Spes.Fysioterapeut 1178 Avdelingsbibliotekar 1275 Ingeniør 1362 Lærling (Reform -94) 1060 Avdelingsdirektør 1199 Univ. bibliotekar 1411 Avdelingsingeniør 1132 Renholdsleder 1090 Tekniker 0791 Bedriftslege 1434 Rådgiver 1213 Bibliotekar 1063 Førstesekretær 1129 Renholdsbetjent 1407 Avdelingsleder 0790 Bedriftssykepleier 1134 Sekretær/Kurator 1136 Driftstekniker 9300 Stilling utenfor reg 1059 Underdirektør 1087 Overingeniør 1084 Avdelingsingeniør 1203 Fagarbeider 1068 Fullmektig 1364 Seniorrådgiver 1363 Seniorkonsulent 1065 Konsulent 1069 Førstefullmektig 1096 Laboratorieassistent 1211 Seksjonssjef 1077 Hovedbibliotekar 1137 Driftsleder 1180 Sjåfør 1088 Sjefingeniør 0816 Avdelingssykepleier 1410 Bibliotekar 1070 Sekretær 1182 Seniorarkitekt 1206 Undervisningsleder 1067 Førstekonsulent 1130 Renholder Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Nye lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Representativt lønnstrinn Gml. Ny Endr. Forsker 1 84 76 -8 Tekn/adm 1 60 70 +10 Forsker 2 71 65 -6 Tekn/adm 2 52 57 +5 Forsker 3 58 --- Tekn/adm 3 44 46 +2 Forsker 4 45 +1 Tekn/adm 4 36 35 -1 Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Beregning av representativt lønnstrinn for medarbeiderkat. Nåværende gjennomsnittlig lønnstrinn for hver stillingskode Ikke vektet for stillingsbrøk Vektet snitt av nåværende lønnstrinn pr. medarbeiderkat. Vektet m.h.t. antall ansatte pr. stillingskode 2 stillingskoder unntatt fra grunnlag (1019 Vit. ass., 1018 Vit. ass.) Ikke relevant for EFV-prosjekter, ville påvirke snittet betydelig Resultatet av pkt. 2 tillagt 2 lønnstrinn For å ta høyde for forventet lønnsglidning Forventet tidshorisont for et prosjektbudsjett: 4 år F.o.m. prosjekt opprettes i Maconomy (dvs. kontrakt signert) Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Konsekvenser av endring av lønns-trinn for medarbeiderkategoriene Betyr ikke at noen får mer eller mindre lønn enn før Riktigere pris for arbeid på prosjekter Basert på faktisk gjennomsnittlig lønn Timeføring i Maconomy har ingen automatisk kobling til utbetaling av lønn Hensikten er å synligjøre riktig kostnad for et prosjekt og riktig salgspris som kunden skal betale Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Praktiske konsekvenser Endringer i representative lønnstrinn for Tekn./Adm. 1-4 Ingen praktiske konsekvenser for igangværende prosjekter Kun 2 prosjekter registrert med prisopplysninger for Tekn./Adm. kategori Endringer i representative lønnstrinn for Forsker 1-4 Lavere pris for Forsker 1-2 Flere timer innenfor en gitt budsjettramme Marginalt høyere pris for Forsker 4 Nesten ikke merkbar forskjell (1 lønnstrinn) Litt færre timer innenfor en gitt budsjettramme Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Kost- og salgsprisliste og avanse Kostprisliste, salgsprisliste og avanse Prisliste nr. KPL 1 KPL 2 KPL 3 KPL 4 SLP 1 23,1 % 0,0 % -16,5 % -28,5 % SLP 2 47,7 % 20,0 % 0,2 % -14,2 % SLP 3 72,3 % 40,0 % 16,8 % SLP 4 96,9 % 60,0 % 33,5 % 14,5 % SLP 5 121,5 % 80,0 % 50,2 % 28,8 % SLP 6 146,2 % 100,0 % 66,9 % 43,1 % Forutsetning for disse avansesatsene: Kostpris for medarbeider lik kostpris for medarbeiderkategori Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Avanse – med og uten overstyring av prislister Gjennomsnittlig avanse for hele NTNU omtrent som i tabellen på forrige side Avanse for hver medarbeider vil kunne avvike fra avansen for medarbeiderkategorien Kostpris hentes fra medarbeiderens lønnstrinn Salgspris hentes fra vedkommendes medarbeiderkategori Med overstyring av prislister Fast avanse kan legges på: Medarbeiderkategori All timeføring (oppgave 9501) Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Konkrete løsninger for utvalgte prosjekttyper Forskningsprosjekter finansiert av NFR Kostprisliste 2 og 60% avanse Dette tilsvarer 1,6‰ av brutto regulativlønn (aksepteres av NFR) Unntak: Rundsumfinansierte stipendiater og Post doc Spesielle programmer/utlysinger med særskilte regler for prising/finansiering EU-prosjekter Kostprisliste 1 og avanse, dvs. ikke salgsprisliste Avansen er avhengig av typen EU-prosjekt Ta kontakt i hvert tilfelle! Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Endringer av innhold i vinduer i Maconomy Fanen ”Budsjett” (Budsjettering) Ny kolonne for startdato for den prislisten som skal brukes for budsjettlinjen Hvis du skriver Systemet henter prisene for budsjettlinjen fra prislisten som har startdato på Vinduet for periodisering av budsjett Datoene er skrivebeskyttet i dette vinduet Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Fanen ”Budsjett” (Budsjettering) Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Vinduet for periodisering av budsjett Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Praktiske budsjettips - Timer Dette gjelder kun for budsjettlinjer for oppgave 9501 dvs. alt som har med timer å gjøre Legg inn en budsjettlinje for hvert budsjettår for alt som har med timer å gjøre (oppgave 9501) Tenk på perioden juni-mai som budsjettår for et prosjekt Hvis du skal budsjettere for et kalenderår: Legg inn en budsjettlinje for januar-mai og en budsjettlinje for juni-desember Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Tidsplan for endringer Legges ut idag (forventes ferdig til lunsj): Nye prislister Legges ut snarlig Omgrupperte medarbeiderkategorier Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Framtidige revisjoner av prislistene Årlig revisjon Når? Månedskiftet mai/juni Antar at ny lønnstabell normalt vil være utarbeidet innen slutten av mai Hva revideres? Oppdatert versjon av prislistene som skal gjelde f.o.m. 1.juni inneværende år Formål: Regnskapsføring av timer til riktig pris Prislister for År 5 (dvs. f.o.m. 1.juni om 5 år fra dags dato) Prislistene for År 2 - 4 endres ikke Oppdatert beregning av gjennomsnittlig lønnsnivå for hver stillingskode Vurdere flytting av stillingskoder mellom medarbeiderkategorier Oppdatere representativt lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Konsekvenser av endringene Timeføring Timer som anvises etter at prislistene er endret vil få ny pris Budsjetter Budsjetter som opprettes etter at prislistene er endret vil få nye priser Budsjetter som revideres etter at prislistene er endret vil få nye priser Veiledning om revisjon av budsjetter vil bli gitt Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08

Oppsummering og konklusjon Prislister kan brukes ved timeføring Priser oppdatert i.f.t. gjeldende lønnstabell Ny sammensetning av medarbeiderkategorier Prislister 5 år fram i tid Egne prislister for hvert år Hver versjon av en gitt prisliste gjelder: F.o.m. 1. juni i År n T.o.m. 31. mai i År n+1 Timeregistrering: Endringer av prislister og medarbeiderkategorier. Per Inge Andresen. 05.06.08