11 Nettverksmøte for lokal prosjektstøtte (LP) ved NTNU

22 Agenda TidspunktInnhold – Velkommen til nettverksmøte v/ Lars Gunnar Indreiten, delprosjektleder Prosjektprosessen – Innledning: Betydning av LP sin rolle sett i lys av NTNUs mål og strategier v/ Frank Arntsen, direktør for økonomi og eiendom – Foredrag: - Prosjektleders rolle og forventninger til administrativ prosjektstøtte - Bruk av faglig nettverk, hvordan lykkes med å gjennomføre faglige nettverk? v/ Per Morten Schiefloe, professor ved Inst. for sosiologi og statsvitenskap, SVT-fak – Pause – Faglig tema: Bruk av prislister ved timeføring på eksternfinansierte prosjekter v/ Per Inge Andresen, rådgiver ved Økonomiavdelingen – Hva skjer i prosjektprosessen, og hvor går veien videre? Hva ønsker vi å få ut av nettverksmøtene? v/ Lars Gunnar Indreiten, delprosjektleder Prosjektprosessen

33 Prosjektprosessen - Status Prosjektprosessens hovedmål: ”Støtte NTNUs kjernevirksomhet som forskning og utvikling gjennom et apparat for optimal prosjektstyring for eksternfinansiert virksomhet: Det skal leveres riktig kvalitet til riktig tid og riktig pris”. Hva har vært fokus i Prosjektprosessen høsten 2007/vinteren 2008? -Innplassering i LP-rollen ved alle fakulteter/enheter ved NTNU, og gjennomføring av obligatorisk kurs/opplæring for de som er innplassert i rollen -Implementering av ny prosjektprosess, herunder ferdigstilling av nye prosess- og rutinebeskrivelser som er lagt ut på NTNUs økonomihåndbok på nett: (

44 Prosjektprosessen - Status -Delprosjektet i Prosjektprosessen består av ny sammensatt gruppe:  Lars Gunnar Indreiten (delprosjektleder, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Økonomiavdelingen)  Jasenka Zvizdic (Institutt for biologi, NT-fakultetet)  Reidun Østbye (Institutt for marin teknikk, IVT-fakultetet)  Geir Persen (Fakultetsadministrasjonen, SVT-fakultetet)  Toril Berg (Administrativ seksjon, VM)  Ragnar Hergum (Instituttleder, Institutt for elektronikk og telekommunikasjon, IME-fakultetet) I tillegg har delprosjektet en egen referansegruppe bestående av en prosjektleder fra hvert fakultet/VM. Referansegruppa skal være rådgivende for delprosjektet, og vil kunne ha reell innflytelse på materiell/hjelpemidler som utarbeides/utvikles.

55 Prosjektprosessen – Veien videre? Hovedaktiviteter i 2008: -Etablere et nettverk for LP (vi er i gang!!) -Arbeide med forbedring og utvikling av hjelpemidler og verktøy som skal forbedre oppfølgingen av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved NTNU:  Utarbeide nye felles budsjettmaler  Oppdatering av prislister ved timeføring  Forbedring, utvikling og implementering av regnskapsrapporter (EU-rapport, øvrige rapporter for LP og PL, overordnede rapporter som gir nødvendig styringsinformasjon)  Utarbeidelse av nye kontraktsmaler tilpasset nytt reglement med spesielt fokus på IP-policy (egen arbeidsgruppe jobber med dette) -Utredning og utvikling av ny prosjektportal

66 Nettverksmøter for lokal prosjektstøtte (LP) Formål: Nettverket skal først og fremst være en møteplass for de som innehar rollen LP (også SP) med fokus på:  Informasjons- og erfaringsutveksling mellom deltakerne  Kompetanseutvikling og læring (faglig oppdatering, kurs/seminar og annen opplæring)  Felles forståelse av prosjektprosessen som sikrer enhetlig utførelse av oppgaver lagt i rollen som LP  Skape en faglig tilhørighet/gruppetilhørighet som kan bidra til bedre arbeidsmiljø og samarbeid på tvers av fakulteter/enheter, og som også kan redusere sårbarhet ved å etablere bedre ordninger for back-up ved at prosjektprosessen gjøres likt ved alle enheter

77 Nettverksmøte: Faglige tema Eksempel på tema som kan være ønskelig å ta opp på nettverksmøter:  Søknads- og kontraktsarbeid  Regelverk og retningslinjer  Håndtering og vurdering av MVA på prosjekter  Budsjettarbeid og prising på prosjekter (indirekte kostnader, egeninnsats/egenandel)  Organisering av prosjekter (bruk av hoved- og delprosjekter)  Gjennomgang og bruk av regnskapsrapporter  Bruk av timeføring og prislister  Bruk av kontoplan og regnskapsføring på prosjekter  EU-prosjekter

88 Gjennomføring av nettverksmøter Roller og ansvar for nettverket: Ansvarlig for å koordinere og gjennomføre nettverksmøtene er prosessleder ved Seksjon for lønns- og regnskapstjenester (Lars Gunnar Indreiten). For å lykkes med gjennomføringen av nettverket og forbedre prosjektprosessen kreves det engasjement og aktivitet fra ALLE som deltar i nettverket!! Kom derfor fortløpende med innspill og forslag til tema som er ønskelig å ta opp, og hvordan nettverket skal fungere. HUSK: Dere som er deltakere er eiere av nettverket!

99 Gjennomføring av nettverksmøter Hyppighet: I oppstartsfase vil det kunne være behov for jevnlige nettverksmøter, eksempelvis en gang i måneden. Evaluering må foretas for å vurdere fremtidig gjennomføring av nettverksmøter (form, innhold, deltakelse, hyppighet osv..) Organisering: Det anbefales at det opprettes lokale LP-nettverk på fakultetsnivå, samt at det utnevnes en person fra hvert fakultet/VM som kan være kontaktperson ovenfor prosessleder. Det tas sikte på å gjennomføre oppfølgingsmøter med hvert enkelt fakultet/VM i løpet av mai/juni (evaluering av oppstart av ny prosjektprosess/utførelse av roller, innspill og tilbakemeldinger)

10 Fremtidige nettverksmøter Plan over fremtidige nettverksmøter med agenda/tema frem til sommeren sendes ut på e-post til samtlige LP’er så snart dette foreligger Tilbakemeldinger/innspill kan rettes til prosessleder: / tlf: