Innlegg på erfaringskonferansen ved rådmann Arne Johansen Balansert målstyring -piloten Harstad kommune Økonomi Tjenester/ brukere Organisasjon Samfunn Innlegg på erfaringskonferansen ved rådmann Arne Johansen Harstad kommune 31.01.2002

Harstad kommune Ligger i Nord-Norges tettest befolkede område som har ca 115 000 innbyggere 364 km2, 3 kommuner slått sammen i 1964 til nåværende Harstad 23 000 innbyggere 1500 kommunalt ansatte Driftsbudsjett 850 mill kr pluss investering 150 mill kr. Ap er størst av 8 partier og har ordføreren Harstad kommune 31.01.2002

Bakgrunnen for BMS i Harstad Utviklingsprogrammet 2000-2002+ Revisjon av kommuneplanen – vedtak om visjon og hovedmål i jan. 01 Behov for nytt styringskonsept = 3 parallelle prosesser Harstad kommune 31.01.2002

Utviklingsprogram 2001-2002+ Definere tjeneste- og støtteenheter, overgang til 2 nivå, 52 tjenesteenheter og 4 støtteenheter Revisjon av delegeringsreglement Utarbeide retningslinjer Samhandlingsprinsipper Styringskonsept basert på BMS Samhandling med tillitsvalgte Verneorganisasjonen Kompetanseutviklingsprogram Brukerfokus (servicetorg, serviceerklæringer mv) Lederavtaler Bemanning av ny organisasjon Evalueringsopplegg Revurdere politisk organisering Harstad kommune 31.01.2002

Viktige prinsipper i utviklingsprogrammet bruker og borgerorientering reell folkevalgt styring lærende organisasjon klar og tydelig ledelse Internt: deltakelse forankring Harstad kommune 31.01.2002

Hvorfor BMS ? Kommunen har behov for et felles faktabasert ledelsessystem som kan måle og vurdere resultat samt stimulere til kvalitetsutvikling ved å; Koble visjon, strategi og handling/tiltak Tydeliggjøre årsak – virkning Muliggjøre riktig prioritering Stimulere til læring og utvikling Gi grunnlag for sammenlikninger Harstad kommune 31.01.2002

Arbeidsopplegg BMS På grunn av behov for å diskutere kvaliteten på tjenestene og områdene samtidig berører mange og krever betydelige økonomiske ressurser, ble skole og barnehage valgt som pilotområder 2 piloter i HK, Medkila barnehage og Bergseng skole Forankre arbeidsopplegget i pilotene med informasjon til alle ansatte og bred deltagelse i blant ansatte og brukere i pilotene. På bakgrunn av styringsdokumenter klargjøre gjennomgående resultatmål og måleindikatorer for alle skoler og barnehager Klargjøring av KSF(kritiske suksessfaktorer) Utarbeide handlingsplan med tiltak Erfaringsoverføring Harstad kommune 31.01.2002

Organisering av pilotprosjekt Harstad kommune 31.01.2002

Styringskonsept med brukerfokus Harstad kommune 31.01.2002

Framdrift BMS Oppstart Kobling mot virksomhets-plan Vedtak i kommune-styret 01.01.2001 01.08.2001 13.12.2001 Harstad kommune 31.01.2002

Harstad kommune 31.01.2002

”Nedenfra og opp”-prosess Unike målekart for de interne 2 pilotene med bakgrunn i foreliggende oppvekst- og kulturplan Gjennomgående målekart for skoler og barnehager Gjennomgående målekart for alle virksomheter Harstad kommune 31.01.2002

Målekart  Harstad kommune 31.01.2002

Implementering i organisasjon I denne prosessen valgt å starte i virksomhetsnivået i nær kontakt med brukerne Kommuneplanprosessen må ta inn i seg prinsippene om BMS og fremskaffe gjennomgående resultatmål på fokusområdene Mal for utarbeidelse av virksomhets- og driftsplan for 2002 Harstad kommune 31.01.2002

Implementering i organisasjon Oppstartsseminar barnehager 2.5.01 og skoler 3.5.01 og øvrig organisasjon 31.05.01. Overføring av resultater og erfaring fra pilotene til de andre virksomhetene Fremdrift og implementering knyttes til budsjett- og virksomhetsplanarbeidet for år 2002 De valgte gjennomgående resultatmål og indikatorer er gitt for resten av barnehagene og skolene - minimumskrav Frihetsgradene ligger i tiltakene dvs. handlingsdelen + evt. klargjøre andre mål og indikatorer samt KSF Harstad kommune 31.01.2002

Kobling plan og gjennomføring Virksomhetsplanen Bakgrunn og prinsipper BMS Videre utvikling Gjennomgående målekart ( 1-4 er politikk) Driftsplan for enhet Presentasjon av enheten (aktivitet, ansatte, org.) Målekart 1-56 ( 1-2 er politikk) Handlingsplan Andre forhold (Adminis-trativt ansvar) Harstad kommune 31.01.2002

Handlingsplan Harstad kommune 31.01.2002 Res.-/måleindikator Når skal det måles ? Hvem skal måle ? Ansvar Tiltak/aktivitet: Planlagt og ved evt avvik Kostnad   Harstad kommune 31.01.2002

Framdrift Harstad kommune 31.01.2002

Målekart, eksempel 1 Harstad kommune 31.01.2002

Målekart, eksempel 2 Harstad kommune 31.01.2002

Erfaringer så langt Virksomhetsplanen ble vedtatt som planlagt i kommunestyret, bred politisk forståelse ? Politikerne har merket at ”slakken” reduseres BMS omtalt som ”abrakadabra” i lokalavisen Ressurskrevende, spesielt flere prosesser samtidig Vi har strekk i organisasjonen Brukerundersøkelser gir spennende resultater Vi trur på konseptet, det rydder godt Vi mangler enkel intern datastøtte Harstad kommune 31.01.2002