1 Prosjekt ”DRIFTSAVDELINGEN - ORGANISERING 2009” Møte

2 Prosjektets mandat: Bakgrunn: Omorganiseringen av Økonomi og eiendomsområdet som ble vedtatt i NTNUs styre i 2008 førte til at den tidligere seksjonsstrukturen i Teknisk avdeling, med 3 seksjoner, ble brutt opp. Seksjon for Bygningstjenester er beholdt mens Seksjon for Tekniske tjenester og Seksjon for Personal og Økonomi er oppløst. Ca 10 personer fra tidligere Teknisk avdeling er overført til den nye Eiendomsforvaltningen. Prosjektes formål: Få til en hensiktsmessig organisering under Driftssjefen slik at: ressurser utnyttes på best mulig måte samhandling utvikles mellom de forskjellige funksjoner Involvering: Prosjektgruppa skal sørge for at alle i Driftsavdelingen får komme med innspill i prosessen. Prosjektgruppa kan, ved behov, trekke inn andre relevante ressurser og annen relevant kompetanse utover det som er beskrevet. Tidsfrist: Prosjektet skal gjennomføres snarest. Absolutt tidsfrist for rapport er

3 Prosjektgruppe: Jens Petter NygårdProsjektleder Elin ErdalSeksjonssjef Bygningstjenester Geir LundeFagleder Bygg Marit MoeDriftsleder fellestjenester Roar ØverlieDriftsleder Post/Transport/Park Ivar HovdalDriftsleder Dragvoll Arne Dragsnes Repr. arbeidstakerorg. Irene Dragvik Repr. arbeidstakerorg

4 Arbeidsmetode/føringer: - Det er inndelingen direkte under driftssjefen som er tema for vurdering nå, vurdering av de underliggene nivåene skjer i neste fase, etter at hovedstrukturen er fastsatt. - Prosjektgruppa vurderer ulike modeller ut fra hvordan disse best mulig oppfyller formålet om effektiv ressursutnyttelse og god samhandling mellom funksjonene. - Prosjektgruppa vurderer modellene ut fra en liste over momenter som kan påvirker ledelse og oppgaveløsning,

5 … arbeidsmetode/føringer forts. Vurderer modellenes sterke og svake sider bla i forhold til utnyttelse av ressursene Samhandling og kommunikasjon i og mellom seksjonene utviklingsmuligheter for seksjonene og for den enkelte medarbeider brukernes opplevelse av kvalitet på tjenestene, informasjon mv utnyttelse av kapasitet, fleksibilitet, samhandlingsmuligheter, endringsevne omdømme og serviceevne ledelse av Driftsavdelingen som helhet og ledelse av den enkelte enhet

6 Status i arbeidet: Prosjektgruppa har så langt vurdert 4 modeller: -Modell A, med 2 seksjoner (foreslått i styresaken i 2008) -Modell B, med 3 seksjoner (foreslått i styresaken i 2008) -Modell C, med 5 seksjoner -Modell D, med 11 seksjoner Prosjektgruppens foreløpig vurderinger legges nå frem for drifts og faggruppelederne slik at modellene kan diskuteres videre innad i de ulike gruppene. Prosjektet ønsker innspill til vurderingen av de ulike modellene, og evt. forslag til andre modeller som noen mener bør diskuteres. Frist for tilbakemelding 30. april til prosjektleder

7 Modell ”A” Momenter som en eller flere i prosjektgruppen vektlegger som svakhet/styrke: Styrker: - Samler hovedområdene under en leder, som gir god mulighet til koordinering, samhandling og ressursutnyttelse, og til å utnytte stordriftsfordeler. Gjør det lettere å plassere ansvaret - Gir en liten og effektiv ledergruppe for Driftssjefen - Adgangskontroll og låsgruppen sammen med øvrig vedlikehold Svakheter: - Stort faglig lederspenn og bredde på kompetanse og oppgaver i bygningstjenester, som kan føre til dårligere kommunikasjon og oppfølging av de enkelte funksjonsområdene - Adgangskontroll og sikring adskilt fra andre driftsfunksjoner

8 Modell ”B” Momenter som en eller flere i prosjektgruppen vektlegger som svakhet/styrke: Styrker: - To ledere innen driftsfunksjonene minsker lederspenn og gir bedre mulighet til kommunikasjon, oppfølging og samkjøring av aktiviteten i de enkelte funksjonsområdene. -Binder sammen de driftstjenstene innen sikkerhet og kommunikasjon som har ad-hoc oppdrag for hele NTNU Svakheter: - Mister muligheten som ligger i å samkjøre og koordinere driftsområdet med en leder. Vanskeligere å plassere ansvar - Koordineringsoppgaver innen drift flyttes til Driftssjefen - Adgangskontroll/sikring og låsgruppen er adskilt fra både drifts og vedlikeholdsfunksjoner

9 Modell ”C” Momenter som en eller flere i prosjektgruppen vektlegger som svakhet/styrke: Styrker: - Mindre lederspenn og økt ansvar til faggruppelederne kan gi bedre oppfølging innad i enhetene - Svakheter: - Mister muligheten som ligger i å samkjøre og koordinere hovedområdene med en leder. Vanskeligere å plassere ansvar. - Koordineringsoppgaver innen både drift og vedlikehold flyttes til Driftssjefen. - Adgangskontroll/sikring og låsgruppen er adskilt fra både drifts og vedlikeholdsfunksjoner.

10 Modell D Vurdering: Modellen har for stort koordineringsbehovet til at det kan løses uten overliggende lederstillinger. Modellen er derfor ikke gjennomgått i forhold til styrker/svakheter.