Gjennomgang av kommunenes selvbetjeningsportaler E-serviceprosjektet til Vest-Finnmark Regionråd Felles møte med kommunene, 25.10.06

Deltakerliste Hasvik kommune Kristin Jørn Måsøy Lill-Iren Ulla Alta Mona Knut Johnny Roy Allan Hammerfest Grethe Leif Nordkapp Gunnar Frank Nelly Kvalsund Klara Loppa Gunn-Helga Person Person

Generell informasjon Varighet 10.00-16.00. Lunsj 12.00 i kantina (andre etasje). Kaffe og kakao i automat ved kundetorget. Toalett. Pauser etter behov. Mobiltelefoner settes til lydløs. Uformelt: spør, avbryt, kom med innspill.

Portalens hensikt Portalen et rammeverk for kommunale e-tjenester. Kommunene trenger egen (og felles?) løsning blant annet for å håndtere sikker pålogging og skjermdialoger. Portalen vil dermed fungere som et tillegg til kommunens hjemmesider. http://www.loppa.kommune.no http://portal.loppa.kommune.no

Begrepsavklaring Type produkt Produktnavn Type tjeneste Portal E-Portal (S&S Prokom) Rammeverk Skjermdialog Kommune24:7 (S&S Prokom) E-tjeneste

Oppbygning av portalen Menybolker og hovedområde. Kategorisering. Kommunale e-tjenester og andre offentlige e-tjenester. De kommunale e-tjenestene kan tilpasses hver enkelt kommune. Andre offentlige e-tjenester er linker, og vil være felles for alle kommunene. Dette er med andre ord eksterne e-tjenester (eks. fra nav.no).

Forholdet hjemmeside - portal Eksempel: Stavanger kommune. Samkjøre grafisk uttrykk mellom hjemmeside og portal. Alle linker til skjema på hjemmesidene må endres. Selvbetjeningsportalen må profileres på hjemmesiden og i andre kanaler. Hvordan opprette linker som legges på hjemmesidene, og hva som skjer når en innbygger følger linken for å fylle ut skjema.

Om skjermdialoger Utvikling fra PDF/Word til dialog. ELMER-anbefalingen. Eksempler på funksjonalitet og integrasjon. Søknad om skatteattest, søknad om båtplass. Om jobben med å utvikle skjermdialoger. Om vedlikehold av skjermdialoger. Hvordan ser utfylte og mottatte dialoger ut. Administrasjonsgrensesnittet for skjermdialogene (hvordan vedlikeholde innholdet i felter). Hva gjør prosjektet, hva gjør kommunene?

Eksempel: utfylling av søknad Innbyggeren besøker kommunal hjemmeside for å søke på en tjeneste. Innbyggeren loses videre til portalen. Innbyggeren registrerer seg som bruker (portalen gjør oppslag mot folkeregisteret for å hente navn og adresseopplysning). Innbyggeren henter frem og fyller ut søknad i portalen. Søknad blir sendt på e-post til kommunen, når innbyggeren velger ”send inn”. Innbyggeren tildeles en referanse ID. Søknaden lagres i portalen (arkiv). Innbyggeren logger seg ut/avslutter nettleseren.

Mottak av søknader Kontrollmekanismer i skjermdialogen før innsending. Kommunen må ha rutine på å fange opp og behandle mottatte søknader. Referanse ID. Hvilke e-postadresser skal søknadene sendes til/skal alt til skjemamottak? Hvem er ansvarlig i kommunen for mottak av elektroniske søknader?

Brukerstøtte Kommunene supporterer innbyggere som plages, dvs. at servicepersonellet må vite om innholdet og kunne funksjonaliteten. Brukerne sitter som oftest om kvelden og utfører selvbetjening  ingen brukerstøtte? Brukerstøtte gjennom edialog primært? Fanekortet ”Spørsmål og svar”. Teknologisk begrensning på fanekortene i portalen, kun felles informasjon.

Uttrekk av økonomidata Arbeid pågår. Forutsetter sikker pålogging, bruk av PKI (BuyPass, BankID). Eksempel. Implementeres i portalene våren 2007 (ikke Nordkapp og Hasvik).

Forholdet minside.no - portal Mulig å tilrettelegge for at kommunale skjema tilgjengeliggjøres i minside.no. På samme måte kan statlige tjenester hos minside.no tilgjengeliggjøres i kommunens portal. Mulig ved å ta i bruk PIN-kodene på skattekortet (sendes ut 15.12.06). Eksempel på tjenester hos minside.no.

Fremtidig drift av portalene Overgang ved prosjektslutt: Behov for en ”regionsressurs”. Skal kommunene lære seg å utvikle nye dialoger selv? I så fall opplæring. Vil dette gi økt belastning for kommunene? VFR Prosjektledelse Kommunene Servicepersonell

Lansering Lansering kan skje bolkevis, for eksempel som følger: 01.11.06: Måsøy, Hasvik og Loppa. 01.12.06: Alta, Kvalsund, Hammerfest, Nordkapp. Alle portalene bør være i drift innen minside.no lanseres (15.12.06?). Da vil portalene ”oppgraderes” med MinSide IDP (pålogging med PIN-koder).

Videreutvikling av portalen (1) Enkel integrasjon mot Kontor 2000. Søknad på stilling. Fullstendig integrasjon mot Kontor 2000. En innbygger logger seg på portalen, fyller ut skjema og sender inn. Data sendes til Kontor 2000, og arkivar oppretter sak. Innbyggeren får saksmappa tilgjengelig i sin portal, og kan følge alle dokumentene i saken.

Videreutvikling av portalen (2) Integrasjon med felles lånekort. Integrasjon med e-borger og datakortet. Integrasjon med lokal GAB og kartdata. Integrasjon med økonomisystemene. Integrasjon med fagsystemene. SLUTTPRODUKT: en selvbetjeningsportal fullintegrert med kommunens økonomisystem, saksbehandlingssystem og fagsystemer.