Mulighetenes Oppland ÅPNING AV TILBUD Tilbud som mottas for etter tilbudsfristen er gått ut skal avvises Åpning skal skje på oppgitt tidspunkt av min. 2 personer Det skal utarbeides en åpningsprotokoll som skal underskrives av de to som er tilstede (se mal under internt prosedyreverktøy) Det skal vurderes om kvalifikasjonskravene er oppfylt så snart som mulig For offentlig tilgjengelig informasjon og HMS Vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, tilbudet skal avvises

Mulighetenes Oppland EVALUERING AV TILBUD Alle kriteriene oppgitt i konkurransegrunnlaget skal evalueres, dette avgjør valg av leverandør. Skriv referat fra evalueringsmøtene (internt dokument) Når flere kriterier skal evalueres, bruk en modell. OFK bruker Grips-evalueringsmodell (ansattportalen) andbok/Valg-av-leverandor-og-brev-om-meddelelse/ Oppgi i konkurransegrunnlaget hvordan tilbudene skal evalueres (forutberegnelig).

Mulighetenes Oppland Bruk av GRIP modellen Et regneark hvor følgende legges inn: – Tildelingskriteriene med vekting. – Sammenligningsprisen utregning av denne skal være oppgitt i konk. grunnlaget. – Gi tilbudene en poengsum fra 1 – 5 (hvor 5 er best) på alle tildelingskriteriene. Begrunn hvorfor de har fått den aktuelle poengsummen (notat / referat fra møte). Forskjellene må knyttes til egenskaper ved produktet / tjenesten.

Mulighetenes Oppland Brev med meddelelse om valg av leverandør Sendes samtidig til alle Oppdragsgivers begrunnelsesplikt § 11-14; «Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten eller rammeavtalen og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.» Begrunnelsen knyttes mot tildelingskriteriene. Oppgi totalprisen, men ikke detaljpris. gi leverandøren en frist for å komme med innsigelser; min dag (over EØS-terskelverdi) kontrakt kan signeres når frist for innsigelser har gått ut

Mulighetenes Oppland INFORMASJON OM VALG AV LEVERANDØR, eks. på brev Takk for mottatt tilbud til vår konkurranse for kjøp av xxxx. Vi mottok 3 tilbud til denne konkurransen. Ett tilbud er avvist, og det er foretatt sammenlikning av de to andre tilbudene. Som opplyst i konkurransegrunnlaget er tilbudene vurdert på følgende kriterier: Pris – vekt 60 % Kvalitet – vekt 20 % Service, support og garantier – vekt 20 % Oppland fylkeskommune ved fagenhet / skole har til intensjon å inngå avtale om kjøp av xx fra Leverandør A. Begrunnelse for valget Ved vurdering av tilbudene er GRIPs evalueringsmodell benyttet. I denne modellen gis tilbudene poeng fra 1 – 5 (hvor 5 er best) på tildelingskriteriene med unntak av priskriteriet. For pris er det tilbudets totalpris som benyttes.

Mulighetenes Oppland Kvalitet: Tilbudet fra xx oppnår høyeste poengsum på kvalitet. Vi vurderer tilbudet fra valgt leverandør som best på følgende områder: – Utstyret har best rekkevidde med xx meter, er kraftigere pga…, er mer brukervennlig pga…., har bedre funksjonalitet pga…. – I undervisningssituasjonen er dette utstyret best pga….. Service, support og garantier: Begge tilbud oppnår karakter 5 på service, support og garanter. Mottatte tilbud vurderes som likeverdige på opplæring og service. Begge leverandørene har et serviceapparat og tilbyr vaktordninger utenom ordinær arbeidstid med tilstrekkelig responstid. Ingen av leverandørene tilbyd garantier utover minimumskravene. Pris: Pristilbudet fra leverandør A er kr ,-

Mulighetenes Oppland Evalueringsmodellen gir følgende rangering av tilbudene: H ø y e s t e t a l l e r b e s t Pris- indeks Poeng- indeks Vektet indeks Tilbuds- rangering Leverandør A ,31 Leverandør B ,02 På bakgrunn av dette ønsker Oppland fylkeskommune ved fagenhet / skole å inngå avtale med Leverandør A. Avtalen vil tidligst bli signert xx.xx.xxxx. (minimum 11 dager fra brevet sendes). Med hilsen xxxx

Mulighetenes Oppland Innsyn og klagemuligheter Alle kan få innsyn i mottatt tilbud. Forretningshemmeligheter skal skjules, spør gjerne leverandøren hva de anser som forreningshemmeligheter Tildelingsbeslutningen kan endres helt til kontrakt er inngått. Dvs. blir vi gjort oppmerksom på en feil, endrer vi tildelingen og sender ut et nytt brev. Leverandøren kan klage til KOFA. KOFAs beslutning er rådgivende Leverandøren kan gå til retten og begjære midlertidig forføyning. Da må vi avvente kontraktsinngåelsen. Leverandør kan gå videre til retten, vi kan få erstatningskrav mot oss.

Mulighetenes Oppland Råd og bistand Ta kontakt hvis dere ønsker råd og bistand til en prosess. Vi veileder gjerne gjennom hele prosessen. Vi ønsker å lese gjennom dokumentene før dere sender dem ut. Da har vi mulighet til å korrigere før det er for seint. Trond-Erik Eriksen, Tlf E-post: Inger Lise Høvik, Tlf E-post: Elisabeth Lande, Tlf E-post: