Regnskapsrutiner i lokallagene 2014

Ansvar lokallag: Utarbeide budsjett Attestere og anvise bilagene Skrive prosjekt  på bilagene (Hva bilaget gjelder) Betale alle faktura og sende disse til fylkeskontoret Kontoutskrift med bilag sendes hver måned (i begynnelse av påfølgende måned) Gjennomgang av regnskap på styremøte/årsmøte

Ansvar lokallag: Fylle ut og sende reiseregninger senest en mnd etter gjennomført kurs/møte Sende oversikt over hvem som skal ha møte- og telefongodtgjørelse, følger kalenderåret. Send inn vår og høst. Siste frist 1. november. Alt av honorar/godtgjøring skal sendes til fylkeskontoret – lokallaget skal ikke utbetale noe til privatpersoner Innkjøp av utstyr og materiell vil normalt utgiftsføres direkte over drift i et lokallag. Det må føres en liste over IKT- og kontorutstyr av en viss verdi. Listen må ajourføres mht. utstyr som avhendes. Det må også framgå hvor gjenstandene er plassert, særlig dersom de er på hjemlån.

Budsjett: Bruk av budsjett er ett svært viktig styringsverktøy for lokallaget Følger kalenderåret. Sett opp en plan for budsjettet - Når, av hvem, hva, frister Gå gjennom budsjettgrunnlag For inntekter; Kontingentinntekter. Utbetales 4 ganger i året For kostnader; bruk tidligere års regnskap, planlagte aktiviteter Budsjettet bygges opp fra bunnen av ved at man summerer opp inntekter og utgifter

Budsjett: Husk å oppgi evt forutsetninger som er lagt til grunn for budsjettet. Hver måned/kvartal bør regnskapet gjennomgås og sammenlignes mot avlagt budsjett for å oppdage avvik. Budsjettutarbeidelse er styret/lokallagleders ansvar men kasserer kan gjerne bistå med den tekniske utarbeidelsen av budsjettet. Forslag til budsjett fremlegges av styret og fastsettes og vedtas av årsmøtet. Ved utarbeidelse av budsjettet bør alltid forutsetningene som er lagt til grunn oppgis.

Ansvar Fylkeslag: håndterer og bokfører mottatte bilag fortløpende i Agresso Legge inn mottatt budsjett i Agresso registrerer bilag som er lønnsrelatert (reiseregninger, utlegg, krav om kompensasjon og telefongodtgjøringer) slik at disse blir utbetalt og innberettet sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale

Ansvar Fylkeslag: Sluttfører regnskapet etter årsskiftet Sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget Sørger for revisjon Oversender endelig regnskap med revisorberetning til lokallaget

Ansvar UDF sentralt: Utbetaler kontingentmidler 4 ganger i året (februar, april, september og desember) Utbetaler reiseregninger Utbetaler godtgjøring Innberetter lønn

Prosess løpende regnskapføring Kontering av alle bilag på respektive konti og avstemming mot bank Pr måned for lokallagene Pr måned for fylkeslaget Mottak Bokføring Arkivering Utsendelse

Årsregnskap, budsjett og revisjon: Årsregnskap og budsjett følger kalenderåret Revidert årsregnskap og budsjett skal behandles i årsmøte Årsmelding og underskrevet regnskap sendes til fylkeslaget Utdanningsforbundet Nordland får regnskapet revidert av autorisert revisor (Ernst & Young)

Prosess årsoppgjør: 15. Januar Mottak bilag 6. Februar Oversendelse til revisor og lokallag 28. Februar Frist for ferdigstillelse regnskap 21. Mars Frist for styrets beretning 31. Mars Siste frist for å avholde årsmøte

Regnskapets årshjul: Okt-Des Jan-Mar Apr-Jun Jul-Sep Styremøte FY Ordinær drift Beregne egenkapital Styremøte Årsmøte FY Styremøte FY Etterarbeid Revisjon Årsmøte lokalt Budsjettering Okt-Des Jan-Mar Apr-Jun Jul-Sep

45% - regelen Lokallagene kan ha fri egenkapital på 45% av regnskapsårets kontingentinntekt Eks: Ett lokallag har 58000 på «bok», Kontingentinntekten var kr 56000. ((56000 x 0,45 = 25200. Avsetning 45% blir da 58000 –25200 = 32800,- Det kan avsettes til 2 formål; Årsmøte (de lokallagene som har 2-årige årsmøteperioder kan sette av halvparten av utgiftene til årsmøte hvert år) Frikjøp (Refusjonskrav som tilhører regnskapsåret, men som ikke er mottatt ved årsavslutning) EK under 25 000 kr berøres ikke av noen avkortningsordning

Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men det finnes noen unntak fra skatteplikten: Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person - 1000 kr Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år - 3000 kr Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket Gavesjekk er ikke gave, det er lønn! Viktig å skrive på bilaget hvem gaven er til og i hvilken anledning den gis

Mobil/Bredbånd: . Full dekning av abonnement Arbeidsgiver betaler mobilregningen fullt ut Delvis dekning Inntil kr 5000 pr år Lokallaget må ha styrevedtak på valgt ordning.

Reiseregninger: Rutinen er som følger: Skriftlig reiseregning underskrevet m att. og anv. Hvem som har reist, når, hvilket formål, reisestrekning Nøyaktig gateadresse ved all kjøring til/fra oppdragssted. Dato og klokkeslett for reisens start og slutt Ved overnatting skal hotellnavn oppgis Reiseoppdrag/prosjektnummer - Sender fylkeslaget m. underlag (parkeringsavgift, taxi, fly) Føres inn i Agresso, kontroll mot underlag Fylkeslaget attesterer, anviser og evt. godkjenner - Tas opp sentralt, betales ca 1 gang pr uke

Lønn/godtgjøringer Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret Eksempler : Styremøtegodtgjørelse (inntil kr 500,- pr møte pr deltaker) Honorar til barnepass (sats 400 kr dag og 150 kr natt) Honorar til foredragsholder Tapt arbeidsfortjeneste for deltakelse på kurs NB! Lønnsytelser er alltid arbeidsgiveravgiftspliktig.

Lønn/godtgjøringer Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret : fornavn, etternavn, adresse fødselsnummer bankkontonummer hvilket møte/kurs oppdraget gjelder for og dato underskrift - Fylkeskontoret registrerer lønn i Agresso - Utbetales sentralt (ca. 12. hver mnd, avregnes på neste kontigentutbetaling)

Huskeliste før forsendelse til fylkeskontoret: Skriv ut eller få fra banken kontoutskrift hver måned Sjekk at alle inn-/utbetalinger er dokumentert Sorter bilag som på kontoutskriften Små kvitteringer festes på A4-ark Sjekk at bilag for alle aktiviteter siste måned er med Attestering av bilagene Sendes første uke hver måned evt. hver 3. mnd Skriv på bilaget hva utbetalingen/innbetalingen gjelder