KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Bokføringsloven §11, forskriftens kapitel 6 Ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. mars 151

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen NBS – Norsk Bokføringsstandard 5 NBS 5 pkt 3: Formålet: Dokumentasjon av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet. - Herunder er det viktig å se balansepostenes sammenheng og konsekvens for driftsregnskapet. mars 152

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Bokføringsforskriften § vurdering Bokføringsforskriften§ 6-4. Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Dokumentasjon av poster som er verdsatt etter vurdering skal minst omfatte opplysninger om beregningsmetode og de forutsetninger som beregningen bygger på. mars 153

KomRev Trøndelag IKS mars 154 Bokføringsloven § 13: Dokumentasjon av balansen skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjon av balansen Bokføringsloven§ 13 oppbevaring

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Perm med papir eller elektronisk Kan velge mellom å: samle avstemmingene/dokumentasjonen i en egen perm – og ha inndelinger med skilleark, eller Elektronisk oppbevaring Endelig saldobalanse bør være utgangspunktet, i denne kan det settes på henvisninger til dokumentasjonen. (Sikre at alle poster er dokumentert) mars 155

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Kontrollspor NBS 5 pkt 10 Det må eksistere et identifiserbart kontrollspor mellom balansen og dokumentasjonen. Det skal for en ekstern kontrollør være lett å finne frem i dokumentasjonen. (Bruk kontonummer/balansepost) Underliggende avstemminger vil også kunne ha behov for kontrollspor hvis det ikke er tatt kopi av bilag som dokumenterer for eksempel åpne poster i en bankavstemming. mars 156

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Eks. på mappeinndeling mars 157

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Tilfredsstillende dokumentasjon Hva anses som tilfredsstillende dokumentasjon? 1 - Eksterne bekreftelser 2 - Opptelling av fysisk beholdning 3 - Dokumentasjon av bokførte opplysninger, dvs. bilaget 4 - Annen dokumentasjon, utskrifter eller oppgaver fra andre systemer mars 158

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner: Fordring på tilskudd – dokumenteres med tilsagnet. Søknad på tilskudd er ikke godt nok, for det er ikke sikkert man får tilskuddet det søkes om. Påløpte kostnader – dokumenteres med kopi av faktura/avtale eller på annen måte. Balansepost ad medfinansiering – Skrivet fra helsedirektoratet er dokumentasjon + avstemming av utgiftsført beløp. mars 159

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner forts.: Fordring på skatteinntekter, inntektsutjevning og lignende – dokumenteres med avstemming og kontoutdrag fra skatteoppkrever evt innbetalingsbilag fra nyttår. Moms, skatt og aga – Totalavstemming av terminoppgaver – mot konti i regnskapet. Utgående mva skal avstemmes mot konto/art avgiftspliktig salg. Kunder – dokumenteres med saldobalanse som stemmer med saldo i hovedbok pr Det må også framgå en vurdering av risiko for tap og tapsavsetning. mars 1510

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner forts.: Leverandører – dokumenteres med saldobalanse som stemmer med saldo i hovedbok pr Dersom det foretas avstemminger og saldoforespørsler til leverandører bør også dette legges ved som dokumentasjon. Bankinnskudd og lån og renter – dokumenteres med årsoppgaver fra bank og avstemming. (inkl interimskonti) Anleggsmidler – Det er i hovedsak årets bevegelser som skal dokumenteres – anskaffelser – salg – avskrivning og nedskrivning. mars 1511

KomRev Trøndelag IKS Dokumentasjon av balansen Praktiske eks for kommuner forts.: Utskrift av anleggsregister som viser saldoer i regnskapet og avskrivningsperiode kan være en del av dokumentasjonen. Store anskaffelser av for eksempel bygg i året bør vedlegge kjøpekontrakt. Salg – salgskontrakt. Verdivurdering ved opp- eller nedskrivning skal dokumenteres. Osv Mellomregningskontoer/interimskontoer/differansekontoer: Avstemming skal vise konkret hva saldo består av. Dette skal ikke være gamle uavklarte differanser. Mellomregningskontoer må derfor følges opp gjennom året også, ikke kun pr mars 1512