R.Vaagan JBI/HiO1 Evans & Zarnosky (2000), kap.11: anskaffelser Vevmateriale og digitale formater virker mest inn på anskaffelser (akkvisisjon) En bibliotekar ved Ohio State University med ansvar for tidsskrifter fikk oppjustert 1995>1998 nesten50% av arbeidstiden til forhandlinger om el-abonnementer Digitale formater krever prøveperioder (abonnementer), i motsetning til engangs anskaffelser av fysiske formater (eiendom)

R.Vaagan JBI/HiO2 Samlingsutvikling (collection development) og anskaffelser (acquisitions) alltid nært integrert i amerikanske bibliotek/infosentra; digitalisering krever enda bedre integrering Førstnevnte velger ut, sistnevnte kjøper inn Anskaffelsesenhetens eksternmålsetninger (på vegne av hele biblioteket) er oftest: –Bidra til å øke kunnskap om bøker, media og el-ressurser –Bidra til utvalgs- og innsamlingsprosessen –Bidra til behandling av av tilvekstønsker

R.Vaagan JBI/HiO3 –Bidra til kostnadsoversikt ved anskaffelser –Bidra til arkivhold og rapporter vedrørende kostnader ved anskaffelser Anskaffelsesenhetens internmålsetninger (på vegne av anskaff.enheten) er gjerne: –Å anskaffe materialet raskest mulig –Opprettholde høyt presisjonsnivå –Holde rutinene enkle, oppnå lavest mulige enhetskostnader –Utvikle vennlige, nære forbindelser med andre bibliotekenheter og med leverandører

R.Vaagan JBI/HiO4 Situasjonen for personalet: –”Technostress” (lære ny teknologi raskt) –Effektiv bemanning ofte 4 typer personale: profesjonelle, tekniske assistenter, støttehjelp, deltidshjelp med egne kompetansenivåer –Mye av rutinearbeidet i anskaffelser kan delegeres nedover fra de profesjonelle Studér figur 11.1 og de grunnleggende funksjoner i anskaffelsesfunksjonen Stemmer dette med in egen erfaring?

R.Vaagan JBI/HiO5 8 hovedmåter å gjennomføre anskaffelser, hver med sine fordeler og ulemper: a) Firmabestilling b) Løpende bestilling c) Godkjenning (med bytterett) d) Fellesbestilling (blanding av a og c) e) Abonnement (tidsskrifter) f) Leasing (økende popularitet) g) Gaver h) Bytteavtaler

R.Vaagan JBI/HiO6 Behandling av anskaffelsesønsker –Organisere innkomne ønsker (muntlig,skriftlig) –Ofte papirbaserte løsninger, tross dataalderen –Standardskjemaer med alle relevante data (navn, tittel, utgivelsesår og –sted, utgave, ISBN/ISSN osv) Rutiner før bestilling –Bibliografisk verifisering, infosøk –Har vi tittelen allerede? Trenger vi da flere eks? –Enkelte formater kan kreve mye arbeid, både innenfor og utenfor biblioteket (konferanse- rapporter, beretninger, kataloger)

R.Vaagan JBI/HiO7 Bestilling –Som regel databaserte bestillingsprosedyrer –Etterhvert vil alle data om en tittel kunne erstattes av ISN (International Standard Number), unike for hver tittel –Arbeides med å utvikle standarder for elektroniske bestillinger, for eksempel ANSI Committee Z39 single-title bestillingsform 3x5 inches (standard i USA) –Minst 4 papirkopier av hver bestilling (ordreoriginal, forhandlerkopi, kundekopi og regnskapskopi) –Ofte 60 dagers leveringstid fra amerikanske leverandører

R.Vaagan JBI/HiO8 Gaver –Viktig å ikke utvide samlinger bare fordi gaven er gratis! –Særlig gamle utgaver må sjekkes nøye, 2-3 utgaver er mindre verdt enn førsteutgaver –Skatteforhold kan komme inn (givers skattefritak for donasjoner) Bytteavtaler –Bytte av overflødige dubletter og nyutgivelser mest vanlig

R.Vaagan JBI/HiO9 Bestilling og mottak –Mottak spesielt krever nøyaktige rutiner: –Sjekke innhold nøye mot bestilling og pakkseddel! –Tilstanden –Retur av feilsendt/defekte varer –Feil utgave eller blanke sider i bøker, tåkete områder på videoer, kjemikalierester på film osv. –Attestering av faktura, betaling, ”skyggeregnskap”, kredittkortregler i Norge

R.Vaagan JBI/HiO10 Fremtiden –Automatiserte anskaffelsessystemer vil komme inn i større grad, bl.a. i regi av OCLC