Valgforums valgkonferanse 2014 Har du tenkt på hva som kan gå galt?

Hva har gått galt: EVA: Stemmemottaker har feil rolle, krysset av feil person, elektronisk møtebok på valglokalene fungerer ikke, intern opplæring mangelfull, problemer med internettilgang. Ustabile personer «herjer» i valglokalet Stemmesedler mangler i valglokalene i det lokalet skal åpne Stenging av et valglokale pga asbest på valgdag Hærverk på brakker Rektor nektet valggjennomføring på nytt gulv i gymsal Aggressive listebærere som fører til oppslag i media Eva: Roller: Har meldt fra til KMD – gjøres endringer i EVA Krysset feil person: Opplæring Møtebok; testing Intern opplæring: Sikre flere ressurser som kan EVA, planlegger bedre opplæring Internettilgang på forhånd: Gjør tiltak for å sikre tilgangen bedre Ustabile personer: Klare instrukser i valghåndbok. Eksempler i opplæring Stemmesedler mangler: Kontrolldagen – noen få sjekker alle lokalene Konvolutter mangler: Elektronisk avkrysning hjelper. Gode beregninger på hva som trengs. Hadde også et beredskapslager hvis vi skulle få mange beredskapsstemmer Stenging av valglokale: Satte opp skilt, hadde personer stående der hele tiden. Maxitaxi kjørte velgere til omkringliggende lokaler. Fordelte medarbeiderne på de nærmeste valglokalene Ingen problem pga elektronisk avkryssing. Hærverk på brakkene. Må skifte ut bannere/dekor så raskt som mulig. Avtale med trykkeri. Gulv: Dårlig kommunikasjon mellom medarbeidere; Kastet oss rundt og fikk tak i et gulv. Ble en dyr ekstrakostnad. Aggressive listebærere: Varsle partiet, sørge for ekstra vakthold. Pressen får fakta.

Hvordan kan vi hindre at uønskede situasjoner oppstår? Hvordan kan valgorganisasjonen/valgansvarlig være rustet til å håndtere ulike situasjoner?

Risikostyring Risiko strategi vurdering planlegging overvåking Beslutte risikostrategi Vurdere prosjektplan opp mot strategien Identifisere risikofaktorer Analysere faktorene Prioritere faktorene Utforme plan for håndtering av risikofaktorene Utforme løsningsforslag Håndtere prosjektets omgivelser Følge opp milepælene i risikoplanen Sammenholde med milepælene i prosjektplanen Fokusere ”Topp 5” risikofaktorer

Hvor mye ressurser har vi til å sikre dette? Budsjett Medarbeidere Må vurdere viktigheten av at prosjektet blir gjennomført på riktig tid og med korrekt leveranse. Hvor mye ressurser har vi til å sikre dette? Budsjett Medarbeidere Teknisk utstyr Risiko strategi Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Risikoanalysemal:

Hvordan identifiserer vi risikofaktorene/områdene? Kan benytte en metode for å få frem de viktigste faktorene. Her bruker vi gjerne erfaringsbakgrunn – hva har oppstått tidligere. Kontakte kommuner som har gjennomført forsøk tidligere. Benytte KMDs eksempler på risikofaktorer som kan oppstå. Finnes på valgmedarbeiderportalen. Risiko vurdering Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Metode: Risikohåndteringsplanen lages ved hjelp av mal Planen skal omfatte: Beskrivelse av risikofaktorene Vurdering av hvor sannsynlig det er at den inntreffer Vurdering av skadevirkning/konsekvens dersom forholdet inntreffer Vurdering av prosjektets mulighet til å påvirke forholdet Beskrivelse av tiltak for håndtere risikofaktoren Ansvarlig for gjennomføring av tiltaket Frist Ferdigstillelsesgrad (status fremdrift) Risiko planlegging Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Roller: Fasilitator = møteleder – ansvarlig for gjennomføringen Deltakere = Bidrar med kompetanse under øvelsene Sekretær = Noterer ned det som kommer opp. Kan være fasilitator som gjør dette i etterkant Materiell: Ta med gule lapper, kulepenner, flip-over, tusj, ”grå-papir”, metodemalen på PC/utskrift Møterommet som benyttes bør ha rene vegger hvor man kan henge opp ark/gråpapir Risiko planlegging Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Del risikoanalysen i hovedområder Del risikoanalysen i hovedområder. Dette gjør jobben enklere og mer oversiktlig: Eks: Organisering Opplæring Forhåndsstemmeperioden (forberedelse og gjennomføring) Valgting (forberedelse og gjennomføring) Andre ting (denne kan komme opp underveis – lurt å ha en ”parkeringsplass” som man tar opp til slutt) Risiko planlegging Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Metode – få frem risikoområder/analysere Ta et område avgangen og la deltakerne få 5-7 min på å komme opp med risikoområder. Deltakerne skal skrive ned et område på hver gul lapp. Så tar du lappene fra hver deltaker og ber de forklare risikoområdene. Lappene henges opp på tavle/papir slik at alle ser. Når alle lappene er hengt opp på tavlen, så grupperer du dem slik at like områder kommer sammen. Deretter spør du om sannsynligheten for at det kommer til å oppstå og hvor stor skadevirkningen er. Dette gjør du først for alle områdene. Risiko planlegging Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Metode – tiltak Hvis man har fått veldig mange risiko-områder, kan man velge å ta de 3-5 som har får høyest risikograd – og utarbeide tiltak for disse med ansvar og frist. Når man utarbeider tiltak- så kan man vurdere å benytte PC og sette det rett inn i skjemaet – men da kan deltakerne falle fra. Ofte er det bedre å stå foran og lede prosessen ved å skrive på grå-papir eller flip-over. Alt som har kommet opp – må fylles inn i skjemaet/malen i etterkant. Risiko planlegging Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Milepælene/fristene i risikoplanen må følges opp løpende Tiltakene som skal følges opp må inn i prosjektplanen Ansvarlige må følge opp og rapportere på status I tillegg til å overvåke de risiki om er identifisert ved oppstart, må nye faktorer fanges og analyseres, og ved behov innarbeides i planen. Risiko overvåkning Valg: Må levere på tid og med en korrekt valgprotokoll Budsjett: Har man budsjettmessig kapasitet til å håndtere enhver situasjon som oppstår? Eksempel: Svineinfluensa epidemi; Hentet inn dobbelt med reserver som måtte ha opplæring og lønn. Antibac ble kjøpt inn til 111 lokaler + forhånd. Kunne man vurdert at velgerne ville tåle å stå i kø pga at landet var rammet? Etter 22. juli; Laget egen beredskapsbrosjyre og hadde en egen beredskapstelefon; Brukte 30 000 kr. Fikk to telefoner i løpet av valgperioden. Medarbeidere: Hvor mye skal man bemanne opp for en eventuell beredskapssituasjon pga manglende internettilgang eller sykdom - pandemi? Hvor mye kan man tåle å vente på et valgresultat? Teknisk utstyr; Hvor mye ekstra Pcer, printere skal man kjøpe inn? Hvor viktig er det med full internettgang på alle lokaler? Hvor mange beredskapsstemmer kan vi tåle?

Valgorganisasjonen har i samarbeid med Beredskapsetaten i Oslo kommune utarbeidet en huskeliste for å kunne takle vanskelige situasjoner som kan oppstå under valget.

Hva har gått galt og hvordan har vi håndtert situasjonen: EVA: Stemmemottaker har feil rolle, krysset av feil person, elektronisk møtebok på valglokalene fungerer ikke, intern opplæring mangelfull, problemer med internettilgang. Ustabile personer «herjer» i valglokalet Stemmesedler mangler i valglokalene i det lokalet skal åpne Stenging av et valglokale pga asbest på valgdag Hærverk på brakker Rektor nektet valggjennomføring på nytt gulv i gymsal Aggressive listebærere som fører til oppslag i media Eva: Roller: Har meldt fra til KMD – gjøres endringer i EVA Krysset feil person: Opplæring Møtebok; testing Intern opplæring: Sikre flere ressurser som kan EVA, planlegger bedre opplæring Internettilgang på forhånd: Gjør tiltak for å sikre tilgangen bedre Ustabile personer: Klare instrukser i valghåndbok. Eksempler i opplæring Stemmesedler mangler: Kontrolldagen – noen få sjekker alle lokalene Konvolutter mangler: Elektronisk avkrysning hjelper. Gode beregninger på hva som trengs. Hadde også et beredskapslager hvis vi skulle få mange beredskapsstemmer Stenging av valglokale: Satte opp skilt, hadde personer stående der hele tiden. Maxitaxi kjørte velgere til omkringliggende lokaler. Fordelte medarbeiderne på de nærmeste valglokalene Ingen problem pga elektronisk avkryssing. Hærverk på brakkene. Må skifte ut bannere/dekor så raskt som mulig. Avtale med trykkeri. Gulv: Dårlig kommunikasjon mellom medarbeidere; Kastet oss rundt og fikk tak i et gulv. Ble en dyr ekstrakostnad. Aggressive listebærere: Varsle partiet, sørge for ekstra vakthold. Pressen får fakta.