Studieadministrative prosesser ved NTNU Vedlegg til referat fra styringsgruppemøte 12. november 2007 Presentasjon

Agenda Godkjenning av referat fra forrige møte (implementeringsplan) Oppsummering av prosjekt og leveranser (august 2006 - november 2007) Implementering og oppfølging av tiltak Styringsgruppens rolle Status tiltak Studieadministrativt støtteapparat for internasjonalisering Prosessforum

Godkjenning av referat fra forrige møte (implementeringsplan)

Referat styringsgruppemøte 30.10.07 Se referat med vedlegg Vedlegget med oversikt over prioriterte tiltak er oppdatert iht kommentarer på møte 30.10.07

Oppsummering av prosjekt og leveranser (august 2006 - november 2007)

Prosjektets mandat Prosjektets formål Studiedirektøren ved NTNU har etablert et prosjekt som skal foreslå tiltak som støtter opp under dette målet Arbeidet skal ha fokus på følgende delmål: Hvordan sikre optimal ressursutnyttelse, forenkling og standardisering internt ved NTNU Hvordan skape en god balanse mellom standardisering og faglig samspill Hvordan videreutvikle samarbeidet mellom de ulike administrative nivå gjennom økt fokus på tydeliggjøring av roller og ansvar Hvordan sørge for at NTNU har dokumenterte prosesser og rutiner av høy kvalitet Overordnet mål for den studieadministrative funksjonen ved NTNU Framtidens studieadministrative funksjon skal sikre kvalitetsmessig og effektiv håndtering av de studieadministrative oppgavene ved NTNU, og støtte opp under NTNUs strategiske mål Den studieadministrative funksjonen skal bidra til studier av høy faglig kvalitet Den studieadministrative funksjonen skal bidra til at studentene får gjennomført sine studier på en god måte og til normert tid

Overordnet funn i kartleggingsfasen Avgrensning i forhold til mandat Etter kartleggingsfasen ble prosjektets mandat i januar 2007 avgrenset til fire fokusområder Overordnet funn i kartleggingsfasen Avgrensning i forhold til mandat Prosessene er i liten grad knyttet opp mot NTNU sine strategier og mål og organisasjonen etterlyser klare prioriteringer fra ledelsen Prosessene er i liten grad etablert på tvers av organisasjonen Ulike kulturer preger de studieadministrative prosessene Fokus på å jobbe mot en mer målrettet studieadministrativ funksjon ved NTNU ved å se prosessene i sammenheng Økt fokus på en prosessorientert organisasjon, skape tydelig rolle- og ansvarsfordelig mellom de ulike enhetene Fokus på hvilke oppgaver som bør ligge i de ulike delene av organisasjonene ut fra krav om effektivitet og tjenestekvalitet (der i gjennom definere krav til kompetanse) Prosjektet vil ikke levere detaljerte rutinebeskrivelser, men definere oppgaver i de viktigste delprosessene og plassere ansvar og frister Mål: Prosjektets skal bidra til å skape effektive prosesser av høy kvalitet som er koblet mot NTNU sine overordna strategier og mål

Prosjektets hovedfokus ble på bakgrunn av vurderingene i januar optimalisering av eksisterende prosesser Redesign eller etablering av nye prosesser Ambisjon om forbedring Optimalisering av eksisterende prosesser Forbedring av enkeltprosesser

Prosjektet er gjennomført i henhold til følgende milepælsplan hvor leveranse fra siste møte er en plan for implementering av tiltak Nr Milepæl Uke 1. Når oppstartmøte med styringsgruppa er gjennomført og prosjektmandat er vedtatt Uke 33 (August 06) 2. Når det er gjennomført innledende arbeidsmøter med fakulteter, institutter og seksjoner i Studieavdelingen Uke 44 (Okt/nov. 06) 3. Når det foreligger forslag til videre prosess Når det foreligger utkast til brukerundersøkelse Uke 1 (Januar 07) 4. Når det foreligger dokumentasjon for dagens prosesser og brukerundersøkelse er gjennomført Uke 11 (Mars 07) 5. Når det er identifisert endringsbehov for de ulike prosessene Uke 25 (Juni 07) 6. Når det foreligger forslag til tiltaksplaner Uke 38 (September 07) 7. Når forslag til implementeringsplan er utarbeidet Uke 46 (November 07)

Aktiviteter i prosjektets hovedfaser Høst 2006: Kartleggingsfase (milepæl 2) Dagens situasjon → Forbedringsområder Vår 2007: Kartlegging og analyse (milepæl 3-4) 5 arbeidsgrupper gjennomførte i perioden mars til juni 2007 3-4 heldagssamlinger med fokus: Forbedringsområder → Forslag til tiltak Høst 2007: Prioritering av tiltak og utarbeiding av implementeringsplan (milepæl 5-7) Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Gruppe 5 1. Rekruttering 2. Lokale opptak 3. Støtte til undervisning og veiledning 4. Eksamen 5. Sensur og vitnemål 3.1 Studieplaner 3. 2 Veiledning

Prosjektets leveranser Prosjektets tre hovedleveranser Kartlegging* og dokumentasjon av arbeidsprosesser, roller og ansvar (KVASS) Konkrete tiltak for forbedring i de ulike prosessene og på mer overordnet nivå med tilhørende implementeringsplan (når og av hvem skal tiltak gjennomføres) Prosessorganisering - en felles arbeidsform for de studieadministrative prosessene på tvers av organisasjonen * I tillegg til dokumentasjon som legges i KVASS foreligger dokumentasjon av dagens prosesser på fakultet og dels instituttnivå. Denne dokumentasjonen er ikke strukturert i prosesskart, men gir nyttig informasjon ift hvor og hvordan oppgaver løses, samt forbedringsområder

Prosjektets Ieveranser i forhold til fokusområder fra mandatet Mandatets fokusområder Vurdering av prosjektets leveranse Fokus på å jobbe mot en mer målrettet studieadministrativ funksjon ved NTNU ved å se prosessene i sammenheng Økt fokus på en prosessorientert organisasjon, skape tydelig rolle- og ansvarsfordelig mellom de ulike enhetene Fokus på hvilke oppgaver som bør ligge i de ulike delene av organisasjonene ut fra krav om effektivitet og tjenestekvalitet (der i gjennom definere krav til kompetanse) Prosjektet vil ikke levere detaljerte rutinebeskrivelser, men definere oppgaver i de viktigste delprosessene og plassere ansvar og frister Prosjektet har vedtatt prosessorientering med etablering av prosessforum for alle prosesser Prosjektet har utarbeidet nye eller oppdatert eksisterende prosessbeskrivelser for de fleste prosessene. Vil bli dokumentert i KVASS (se s. 33). Prosjektet har gjennom kartlegging lagt grunnlag for denne type vurdering, men ikke levert et gjennomgående forslag. Jf. bl.a. beslutning om ikke å gjennomføre kartlegging av ressursbruk og kompetanse. På prioriterte områder som internasjonal virksomhet (jf. langsiktig plan) vil man nå gjøre denne type vurdering. Se punkt ii.

Kvalitet og effektivitet Å utvikle en prosessorientert organisasjon krever et langsiktig perspektiv og gevinster vil derfor måtte realiseres over tid Kvalitet og effektivitet i prosesser Gjennom å etablere en prosessorientert arbeidsform vil prosjektet bidra til å skape en organisasjon som sikrer kvalitetsmessig og effektiv håndtering av de studieadministrative oppgavene ved NTNU, og som støtter opp under NTNUs strategiske mål 2020 2010 Måltall - Krav til kvalitet på tjenestene - Krav til ressursforbruk I dag Tid

3. Implementering og oppfølging av tiltak gjennom prosessorientering

Når implementeringsplanen er vedtatt går prosjektet over i en driftsfase og studiedirektør og prorektor er ansvarlig for oppfølging av tiltak gjennom prosessorganisering Styret NTNU 2020 Ansvarlig for å sette strategiske mål for de studieadministrative prosessene. Bestiller-rolle. UU Rektorat Andre utvalg Strategisk Ansvarlig for at delprosessene støtter opp under NTNUs strategi . Operasjonalisere strategi fra bestiller. Pådriverrolle i forhold til prosessforumene. SA Fakultet/ Institutt Taktisk Følger opp den daglige driften, planlegger, evaluerer måloppnåelse og foreslår forbedringtiltak Operasjonelt

Tiltakene er av både strategisk, taktisk og operasjonell karakter og ansvar for oppfølging vil i hovedsak ligge hos studiedirektør og prorektor Tiltak på operasjonelt/taktisk nivå Oppfølging: Vurdere status på tiltak som ble prioritert i 2008. Hva er gjennomført, evnt. ikke gjennomført. Vurdere om tiltak som ikke ble prioritert i 2008 kan gjennomføres i 2009. Når: Høst 2008, i forbindelse med planlegging av budsjett for 2009 Ansvar: Studiedirektør Tiltak på taktisk/strategisk nivå (større utviklingsområder) Oppfølging: Vurdere status på prioriterte områder i 2008. Vurdere gjennomføring av planlagt område for 2009. Når: Vil variere avhengig av tiltak Ansvar: Vil variere avhengig av organisering av oppgave Tiltak på politisk/strategisk nivå Oppfølging: Vurdere status på prioriterte tiltak Ansvar: Prorektor

3.1 Styringsgruppen rolle

4. Status tiltak

4.1 Studieadministrativt støtteapparat internasjonalisering

Status Per Kjøl vil delta under dette punktet og orientere om status: Forslag til mandat for oppfølging av området ble diskutert i styringsgruppen den 19.09.07 og tilpasset iht. innspill. Se prosjektmandat vedlagt. Uformelt oppstartsmøte i prosjektgruppen ble gjennomført den 01.11.07. Vedlagt finner dere: Oppsummering av møte (forståelse og tilnærming til arbeidet) Tentativ disposisjon for arbeidet Første møte gjennomføres den 04.12.07

4.2 Prosessforum

Status Bakgrunn og prinsipper for den nye arbeidsformen (hvorfor prosessorientering) er presentert og diskutert i styringsgruppen tidligere Fokus på dette møtet er status i forhold til hvordan vi ønsker å gjennomføre dette i praksis Prosjektet har involvert fakultetene og Studieavdelingen i utarbeidelsen av forslag til rammebetingelser/mandat for arbeidet og det er resultatet av disse møtene som er presentert på s.23-30 Koordinatorene for prosessforumene er på plass og vi venter tilbakemelding fra fakultetene angående deres deltakere i forumene før jul Koordinatorene har hatt et fellesmøte og det er planlagt oppstartsmøte i alle forumene i januar 2008

Overordnede prinsipper Arbeidsformen er en matriseorganisering som går på tvers av linjeorganiseringen. Koordinatoren har ikke personalansvar for matrisens deltakerne, men er i samarbeid med Studiedirektør ansvarlig for at hensikten med forumet blir innfridd Forslag til tiltak skal løftes til prosesseierforum som vurderer om det må løftes videre inn i linja eller om det ligger under studiedirektørens mandat Eventuelle større bestillinger til forumene som innebærer arbeid utover det som er avklart, må vurderes om det må løftes videre inn i linja for avklaring av ressursbruk Det er viktig at prinsippene blir etterfulgt for å unngå at matrisen vanskeliggjør eller utydeliggjør ansvars- og myndighetsforhold – og dermed undergraver linjeorganisasjonen

Prosessorientering - modell Prosessen Linja Styret Prosesseierforum Studiedirektør Seksjonsledere fakultet Seksjonsledere SA Rektoratet Studie- direktør Stab Seksjon Dekan Institutt- leder Fakultets- direktør Studie- seksjon Studie- seksjon Prosessforum med koordinatorer Fakultetsvise forum

Mandat prosesseierforum Hvem - deltakere Studiedirektør Seksjonsledere fakultet Seksjonsledere Studieavdelingen Hva – oppgaver Vurdere forslag til forbedringstiltak som kommer fra prosessforum - fokus på å se prosessene i sammenheng og på å vurdere om forbedringsinitiativer er forankret i strategi og handlingsplan Ta stilling til tiltaksforslag som ligger innenfor studiedirektørens mandat. Løfte forslag til tiltak som ligger utenfor mandat til prorektor Studiedirektør (prosesseier) beslutter– seksjonslederne er rådgivere Koordinere prosjekt og årshjul Fokus på grensesnittsoppgaver Premissgiver til prosessforum Når – møtehyppighet Studiedirektør har møte med seksjonsledere på fakultet månedlig Studiedirektør har møte med seksjonsledere Studieavdelingen ukentlig Seksjonsledere fra Studieavdelingen deltar ved relevante saker på møte sammen fakultetene X fellesmøter i året

Mandat prosessforum Hvem - deltakere Hva – oppgaver Saksbehandlere fra fakultet/(institutt) med god kunnskap om prosessen Saksbehandlere fra Studieavdelingen med god kunnskap om prosessen Koordinator fra Studieavdelingen Hva – oppgaver Planlegge prosess - bidra til å sørge for god koordinering Evaluere prosess Foreslå tiltak/endringer → Kvalitetssikre Læringsarena Deltakere i gruppen representerer sitt fakultet/seksjon og er ansvarlige for å innhente informasjon i forkant av møter og å videresende referat fra koordinator i etterkant (definere til hvem?) Når – møtehyppighet Avhengig av prosessens årshjul Mest sannsynlig ca. 2 ganger i året 1. møte: Planlegge, koordinere 2. møte: Evaluere, foreslå tiltak

Mandat prosesskoordinatorer Hvem Saksbehandlere fra Studieavdelingen med god kunnskap om prosessen Hva – oppgaver Sende ut møteinnkalling Skrive møtereferat (iht. mal) Sende referat til deltakere og studiedirektør Legge ut referat på innsida/web Følge opp referat mot studiedirektør hvis forslag til tiltak Oppdatere innhold på innside/web (nyheter, nye forskrifter etc) Orientere Dagfinn Refseth om evnt. oppdateringer i KVASS Rolleforståelse viktig: Koordinator på vegne av helheten

Oversikt over prosessforum med koordinatorer Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Gruppe 5 5. Eksamen, sensur og vitnemål 1. Rekruttering 2. Opptak 3. Støtte til undervisning og veiledning 3.1 Studieplaner 3. 2 Veiledning Knut Iver Aastorp Erik Sigvaldsen Jon Inge Resell Gunn Hilde Garte Knut Veium FS brukerforum (Sven Erik Sivertsen)

Mandat fakultetsvise forum Fakultetene vurderer selv organisering av eventuelle fakultetsvise forum Fra prosjektet sin side er det viktig å påpeke at skal den nye arbeidsformen fungere er det viktig at fakultetene finner en form på arbeidet som gjør at informasjonsflyt mellom fakultet og institutt i de aktuelle prosessene er velfungerende

Kommunikasjon/informasjonsflyt - prinsipper Hvordan sørge for god informasjonsflyt i matrisen: Referat Det skal lages skriftlige referat iht. felles mal fra alle møter (mal utarbeides av prosjektet) Prosesskoordinator er ansvarlig for å sende referat til deltakere i prosessforum og Studiedirektør. Deltakere i gruppen representerer sitt fakultet/seksjon og er ansvarlige for å sende referat til sin del av organisasjonen (definere til hvem?) Studiedirektør er ansvarlig for å sende referat til deltakere i prosesseierforum Info.plass Hver prosess har eget nettsted på web eller meldingsboks på Innsida som alle som jobber med studieadministrative prosesser kan ha tilgang til. Prosesskoordinator er ansvarlig for å legge ut nyheter, referater m.m. Vurdere: Ved evnt. bruk av web som kanal må vi være oppmerksomme på at ”uvedkommende” kan lese dokumenter Vurdere grenseoppgang innhold i KVASS.

Oppstartsmøte for alle prosessforum Planlagt oppstartsmøte i januar 2008 Forslag til agenda: Innledning ved Studiedirektør Kort om status og leveranser fra prosjektet Prosessorientering - hvorfor og hvordan (matriseorganisering) Forventningsavklaring - roller og oppgaver Om prosessen – skape felles bilde/utgangspunkt Leveranser fra prosjekt (tiltak, KVASS m.m.) Hva gjenstår? Møteplan Avklare møtehyppighet iht. til årshjul for prosessen

Vedlegg

SAP-leveranser i KVASS (prosesskart) Rekruttering: Produksjon av Hovedkatalog, Internasjonal Masterkatalog og katalog for 2-årige Masterprogrammer Produksjon av Studieprogrambrosjyre Web-publisering Deltakelse på eksterne arrangement (utdanningsmesser) Arrangement av Campusbesøk Opptak: 11 opptaksprosesser oppdatert Overordnet prosesskart for lokale opptak Opptak til erfaringsbaserte mastergrader ”Etter opptak” Studieplanarbeid: Prosesskart ny prosess (ikke ferdig) Eksamen, sensur og vitnemål: Planlegge eksamen Gjennomføre avsluttende skriftlig eksamen Gjennomføre eksamen - studentoppgaver som er karaktergivende Gjennomføre sensur Behandle klage og begrunnelsessaker på sensur Behandle fuskesaker Behandle klage på formelle feil ved eksamen Produsere vitnemål