KONTERINGSPRINSIPPER BOKFØRING & KONTERINGSPRINSIPPER VED UiO Oppdatert 17.02.2009

Innhold 1. Kontoplan 2. Kategori, finansiering 3. Kontostreng, kontering 4. Omposteringer 5. Internhandel 6. Frikjøp 7. Overhead/dekningsbidrag 8. Prosjektavslutning 9. Periodisering 10. Årsavslutning 11. Avregning/IB 12. Avregning/IB 13. Bilagskontroll* *Hva ser vi etter, utenom attestasjon og godkjenning av BDM-person? Appendix: Nyttige linker Viktige punkter i forbindelse med validering av bilag i ADI

1. Kontoplan Fokus Gruppeinndeling Kommentarkolonne Sperrer Oppdatert web-versjon Link: Kontoplan

Kontoplanens oppbygging Kontoplanen er bygget på norsk standard tilpasset universitet og høgskole sektoren: Delt inn i følgende klasser: Eiendeler Gjeld og egenkapital Driftsinntekter Investeringer og vedlikehold Kostnader for arbeidskraft Andre driftskostnader Finansinntekter/-kostnader, ekstraordinære inntekter/kostnader Interne transaksjoner Klassene er delt opp i grupper, undergrupper og konti For hver konto følger kolonner som inneholder: Kontonavn Evnt. S for sperret. Kun til bruk for RS eller LS Forklaring/kommentar/hensvisning til andre konti eller noter/linker Mva kode Link: Kontoplan

Unntak fra regelen om sperrede arter I forbindelse med tertial/årsregnskap har enhetene nødvendigvis anledning til å sende inn bilag som inneholder sperrede arter i tilknytning til disse handlingene. Spesielle regler for denne type bilag: De skal alltid komme kun fra økonomiledere hos de rapporterende enheter. Det er alltid knyttet tidsbegrensning til når man har anledning til å sende inn bilag som inneholder disse artene. Unntak fra regelen om sperrede arter I forbindelse med tertial/årsregnskap har enhetene nødvendigvis anledning til å sende inn bilag som inneholder sperrede arter som er spesielt knyttet til disse handlingene. Disse bilagene blir alltid kontrollert av regnskapsseksjonens økonomistyringsgruppe. Spesielle regler for denne type bilag: De skal alltid komme kun fra økonomiledere hos de rapporterende enheter. De er alltid begrenset til bestemte tidsrom.

& Klasse 2, Gjeld og egenkapital Klasse 1, Eiendeler & Klasse 2, Gjeld og egenkapital Av kontrollhensyn er tilgangen til balanseartene begrenset til bruk av Regnskapsseksjonen og Lønningsseksjonen. Det finnes unntak for noen balanseartene som brukes i forbindelse med periodiseringer, 1850 og 2850, samt noen få andre, se ellers nærmere i kontoplanen. NB! Regnskapsbilag fra andre enheter enn Lønningsseksjonen og/eller Regnskapsseksjonen, som inneholder balansearter skal alltid kontrolleres/avstemes av en person ved Regnskapsseksjonen. Link: Kontoplan

Klasse 3. Salgs- og driftsinntekter Hoveddelen av UiOs inntekter stammer fra bevilgning og tilskudd fra offentlige myndigheter herunder hovedbevilgning fra KD og forskningsmidler fra Forskningsrådet NFR konteres i kontoklasse 3400-3499 slik inntekt ligger utenfor mva-lovens virkeområde Alle andre inntekter, uavhengig av hvem som faktureres, skal vurderes opp mot reglene om plikt til å beregne merverdiavgift herunder alle prosjektinntekter og all inntekt som genereres som følge av aktivitet på basis slike inntekter skal konteres i kontoklasse 3000-3099, og medfører påslag for mva med riktig sats (enten 8%, 14% eller 25%) avhengig av type vare/tjeneste som inntekten gjelder eksempler på slike aktiviteter ved UiO: konsulenttjenester, forskningstjenester, salg av kioskvarer når inntekten er pliktig, kan man ha man rett til fradag for betalt avgift, gitt at alle andre kriterier for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 (forts neste side) Hovedregel: All inntekt som genereres på bakgrunn av levering av varer eller ytelse av tjenester mot vederlag, skal faktureres med tillegg av merverdiavgift Link: Kontoplan Link: MVA sider

Klasse 3. Salgs- og driftsinntekter (forts.) Fritak: enkelte typer aktivitet/varer er fritatt avgift, og plikter ikke å legge til mva ved fakturering slike inntekter skal faktureres i kontoklasse 3100-3199 eksempler på slik aktivitet ved UiO: salg av bøker til forbruker, forskningstjenester til utenlandsk oppdragsgiver hvor resultatene er til bruk i utlandet når inntekten er fritatt, opprettholdes retten til fradag for betalt avgift, gitt at alle andre kriterier for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 Unntak: enkelte typer aktivitet/varer er unntatt avgift, og vi plikter ikke å legge til mva ved fakturering slike inntekter skal faktureres i kontoklasse 3200-3299 eksempler på slik aktivitet ved UiO: undervisningstjenester, tannlegetjenester, salg av suvenirer når inntekten er unntatt, mister man retten til fradrag for inngående avgift, selv om alle de andre krav for fradrag er oppfylt, jf punkt om investerings-/driftskostnader i kontoklasse 4 og 6 Viktig i forbindelse med utfakturering! På utgående faktura er det kun inntektslinjen som skal konteres. Man må aldri kontere direkte i MVA linjen, heller aldri direkte i reskontro 1510. MVA og reskontro må aldri overstyres. Inntektsarten styrer merverdiavgiftsbehandlingen Se kontoplan

Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn kr. 30 000 (inkl. mva) og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan

Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn kr. 30 000 (inkl. mva) og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan Begge betingelsene må være tilstede Hvis anskaffelse i sin helhet fyller betingelsene for å bli definert som investering, men kostnaden skal fordeles på flere enheter, som for eksempel ved innkjøp av inventar til flere enheter, skal kostnaden bokføres som investering i hver enkelt enhets regnskap, selv om enkeltbeløpene er mindre enn kr.30 000,00. I kontrollskjemaet opplyser hver enkelt enhet om at kostnaden er en del av et større innkjøp.

Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn 30 000 og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5892 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan Link: Omposteringsskjema for lønn, reiseregninger og refusjoner , Refusjon utlegg Når det gjelder artene, som i hovedsak er oppgavepliktige så er disse merket med en rød S i kontoplanen. Her må omposteringer gjøres via lønningsseksjonen sine skjemaer for ompostering av lønn, reiseregninger og refusjoner

Inngående merverdiavgift ved kontering på arter i kontoklasse 4 og 6 Hovedregel: UiO har kun fradrag for inngående merverdiavgift når varen eller tjenesten vi kjøper inn selges direkte videre til ekstern tredjepart og dette skjer innenfor avgiftsområdet (altså enten med påslag for mva eller fritatt). Dette innebærer en meget begrenset rett til fradrag, og det er i praksis snakk om en håndsfull kjente tilfeller ved UiO som faller inn under denne definisjonen. Mener du at ditt institutt kan ha rett til fradrag, bes dere ta kontakt med RS for avklaring.

Tjenestekjøp i utlandet – Omvendt avgiftsbehandling Ved kjøp av tjenester fra utenlandsk leverandør, skal vedkommende fakturere UiO uten merverdiavgift. UiO plikter selv å legge til norsk mva på dette kjøpet. Dette gjøres ved å kontere på art 6797, som er forbeholdt utenlandske leverandører av tjenester. Kontering på denne arten medfører korrekt avgiftsbehandling Merk: kjøp av elektroniske leverte tjenester/databaser/programvare kjøpt i utlandet (for eksempel på utenlandsk nettsted, vil også falle inn under denne regelen, og skal konteres på egne arter i klassene 657X og 658X.

Klasse 4. Investeringer og vedlikehold Investering defineres som anskaffelse (ikke tjeneste) med verdi mer enn 30 000 og levetid mer enn 3 år. Klasse 5. Kostnader for arbeidskraft. I hovedsak arter som kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: parkonti vedr. frikjøp av personell, 5891/5891 & 5893/5894, samt artene 5710, 5920, 5930, 5950, 5960 og 5999. For ompostering av lønn må lønningsseksjonens omposteringsskjema benyttes. Klasse 6 og 7. Andre driftskostnader. Inneholder bl.a. arter i gruppe 71, kostnader og godtgjørelse vedr. reise, diett og lignende, som i hovedsak kun brukes av lønningsseksjonen. Unntak: Artene 7191, 7192, 7194, 7195. Klasse 8. Finansinntekter- og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader. Inneholder bl.a. 8016, renteinntekter kundefordringer og 8171 rentekostnader leverandør. Ellers for det meste arter som brukes av regnskapsseksjonen. Klasse 9. Interne transaksjoner. Brukes av regnskapsseksjonen Link: Kontoplan Hvis en utgående faktura, i tillegg til inntekten for varen- eller tjenesten, også omfatter gebyr/ morarenter for sen betaling, skal dette ikke bokføres som en del av inntekten for varen- eller tjenesten, men med en egen inntektsart. Hvis en inngående faktura, i tillegg til vare- eller tjenestekostnaden, inneholder gebyr/ morarenter for for sen betaling, skal dette ikke bokføres som en del av varekostnaden, men med en egen kostnadsart.

2. Kategori, finansiering Fokus Kategorisering av inntektskilde Link: Klassifisering av inntekter

BFV EFV Ekstern finansiert virksomhet Bevilgningsfinansiert virksomhet

BFV EFV Ekstern finansiert virksomhet Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV

BFV EFV Eksterntfinansiert virksomhet Bevilgningsfinansiert virksomhet 34 Offentlige tilskudd/refusjoner 341 Inntekter fra UFD, utenom avgiftsområde: Bevilgnings finansiert 3410 Inntekter fra KD – ordinær bevilgning – utenom avgiftsområde – BFV 3411 Inntekter fra KD – tilleggsbevilgning 3412 Inntekter fra KD – BFV prosjekter – utenom avgiftsområde Inntekter fra KD – på Felles kap (0281) – – utenom avgiftsområde – BFV. 3414 Inntekter fra KD – utgiftsgodtgjørelse BFV Eksterntfinansiert virksomhet Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV

BFV EFV Ekstern finansiert virksomhet Bevilgningsfinansiert Virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV 34 Offentlige tilskudd/refusjoner 342 Inntekter fra andre departement, direktorat og NFR 3420 Inntekter fra andre departement og direktorat – BFV 3421 Inntekter fra NFR – BFV Mottatte NFR midler etter prosjektavslutning NFR - midler via 3 part statlig sektor 3424 NFR - midler som blir videre formidlet til 3. part Offentlig og privat sektor.

BFV EFV Ekstern finansiert virksomhet Bevilgningsfinansiert virksomhet Kunnskapsdept – KD Andre departementer og direktorater Forskningsrådet – NFR Øvrige eksterne kilder Salg av eiendommer og utstyr Andre salgsinntekter ikke knyttet til EFV 34 Offentlige tilskudd/refusjoner 343 Andre inntekter (BFV) 3430 Andre inntekter – bidrag til BFV fra øvrige eksterne kilder Med dette menes tilskudd fra en ekstern kilde, det være seg for eksempel et konsern, som vil gi et mindre beløp til et prosjekt som er kategorisert som bevilgningsfinansiert. Tilskuddet kommer m.a.o. ikke fra det offentlige, men gis til et offentlig finansiert prosjekt.

Artskoder for BFV- Bevilgningsfinansiertvirksomhet Kunnskapsdepartement- KD Artskoder : 3410, 3411, 3412, 3413, 3414. Andre departementer og direktorater Artskode: 3420 Norges Forskningsråd - NFR Artskoder : 3421, 3422, 3423 og 3424. (3423 er NFR midler mottatt fra en tredjepart som er statlig sektor), (3424 er NFR midler som UiO gir videre til en tredjepart) Hvis ordinær virksomhet eller et bidragsprosjekt får støtte fra øvrige eksterne kilder (andre kilder enn KD, NFR eller andre departementer/ direktorater) konteres beløpet på artskode 3430 - andre inntekter - Bidrag til BFV fra øvrige eksterne kilder.

Hvis oppfyller kriteriene BFV EFV Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet KD Andre dept. og direkte. NFR Hvis oppfyller kriteriene for oppdrag

BFV EFV Oppdrag UFD NFR Andre dept. og direkte. 30 Salgsinntekter, avgiftspliktige 303 Inntekter/oppdrag fra eksterne midler, avgiftspliktige – EFV-o 3030 Inntekter oppdrag fra andre oppdragsgivere – avgiftspliktige – EFV-o 3031 Inntekter oppdrag fra KD 3032 Inntekter oppdrag fra NFR 3033 Inntekter oppdrag fra andre Dep og direktorater – avgiftspliktige – EFV-o Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet UFD NFR Andre dept. og direkte.

BFV EFV Oppdrag UFD NFR Andre dept. og direkte. 31 Salgsinntekter, avgiftsfrie 313 Inntekter/oppdrag fra eksterne midler, avgiftsfrie – EFV-o 3130 Inntekter oppdrag fra andre eksterne kilder – avgiftsfrie – EFV-o 3131 Inntekter oppdrag fra KD 3132 Inntekter oppdrag fra NFR 3133 Inntekter oppdrag fra andre Dep og direktorater – avgiftsfrie – EFV-o Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet UFD NFR Andre dept. og direkte.

BFV EFV Oppdrag UFD NFR Andre dept. og direkte. 32 Salg, utenom avgiftsområde 322 Inntekter/tilskudd utenom avgiftsområde: Ekstern finansiert – EFV-b 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde – EFV-b 3221 Inntekter fra KD til EFV bidragsprosjekter 3222 Inntekter fra NFR til EFV bidragsprosjekter 3223 Inntekter fra andre Dep og direktorater til EFV bidragsprosjekter Oppdrag Det ytes vederlag for tjenesten (ytelse mot ytelse) Oppdragsgivers påvirkning. Fullfinansiering Innenfor merverdiavgiftsområdet Kommersielt Bidrag Prosjekter som ikke faller inn under definisjon av oppdrag. Finansieringskilde yter et tilskudd Utenfor merverdiavgiftsområdet UFD NFR Andre dept. og direkte.

EFV/BFV Det er kun avsluttede oppdragsprosjekter som kan etablere egenkapital. EFV bidragsprosjekter avsluttes mot eierkostnadsted, dermed kommer saldo under basis ved prosjektavslutning.

Prosjektopprettelse Bruker SB RS (Økonomikonsulenter som er autoriserte brukere) sender søknad om prosjektopprettelse til SB, med forslag om det er oppdrag eller bidrag Oppretter prosjektet med klassifisering EFV-BFV Under hver fakultet som er autorisert av RS. Klassifiseringen kan ikke endres etter prosjektopprettelse hvis det er ført noe på prosjekt Klassifiseringen kan som hovedregel ikke endres etter prosjektopprettelse. Det må opprettes en ny prosjektkode. Den gamle prosjektkoden skal deretter inaktiveres/ slettes. Unntak: dersom det ikke har blitt ført noe på prosjektet, kan prosjektkoden beholdes ved endring av klassifisering RS: Regnskapsseksjonen SB: Superbruker

3. Kontostreng/kontering Fokus Riktig inntektsart Art/virkelig hendelse – ikke budsjetthensyn Riktig gruppe Vær oppmerksom på parkonti: 3290/7211 - 5891/5892 – 5893/5894 – 3611/6354 Motpart 01 på parkonti Gyldighet Ikke samlebeløp eller nettobeløp God informasjon i linjebeskrivelsen Link: Kontoplan Link: Brev om Kontostreng og bokføring Link: Konteringsskjema

Skjermdump fra sider i brev: Kontostreng og bokføring Link: Kontostreng og bokføring

3. Kontostreng/kontering Fokus Riktig inntektsart Art/virkelig hendelse – ikke budsjetthensyn Riktig gruppe Vær oppmerksom på parkonti Riktig motpart Gyldighet Ikke samlebeløp eller nettobeløp God informasjon i linjebeskrivelsen Husk – det er ikke bare den som lager bilaget, som skal forstå hva en føring i regnskapet omfatter. Ansatte i mange ledd ved UiO skal ha den samme muligheten. Saksbehandlere ved din enhet, ansatte ved regnskapsseksjonen, ledelsen ved universitetet og sist, men absolutt ikke minst, Riksrevisjonen – bare for å nevne noen. Underbilag er viktig, men kun som supplement til bilaget. I regnskap stilles det krav om god informasjon i linjebeskrivelsen – og dette kravet gjelder for alle typer bilag. Still deg selv derfor spørsmålet: Hva kan andre lese ut av denne linjebeskrivelsen? Er revisjonssporingen god nok?

Segmenter i en kontostreng Art Type inntekter/kostnader. Delt inn i klasser, grupper, undergrupper, art. Link: Artskontoplan Sted En organisasjonsdel med separat aktivitet og ansatte, som det er ønskelig og nødvendig å måle. Link: Stedkodetabell Prosjekt To hovedkategorier: BFV og EFV. Link: Prosjektkoder Tiltak En underspesifikasjon av stedsegmentet, tilnærmet et internt prosjekt. Link: Tiltakskoder Motpart Skiller mellom interne transaksjoner (01) og eksterne transaksjoner (00). M.a.o, hvem er motpart? Aktivitet Segment som er forbeholdt evnt. framtidig bruk Firma Angir hvilket firma som det føres regnskap for. Uio = 01 NB! For å oppnå best mulig skriftstørrelse i segmentene for de viktigste delene av kontostrengen, inneholder de fleste eksemplene forkortelser for segmentbetegnelsene: motpart (Mot), aktivitet (A) og firma (F). Kolonnen for aktivitet skal alltid inneholde verdien 000000. Denne verdien er av samme hensyn erstattet med -0-.

Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1942 000000 00 -0- 01 900 000,00 10.01.05 tilskudd januar 2008 2996 Tilskudd januar 2008 Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 2996 000000 00 -0- 01 900 000,00 Tilskudd januar 2008 3410 310430 000010 300 000,00 Hovedtildeling 150010 200 000,00 180002 400 000,00 Fakultetet viderefordeler til sine enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3410 180002 000000 000010 00 -0- 01 400 000,00 Viderefordeling pr. mnd. 2008 180200 500000 100 000,00 180300 100000 250 000,00 180400 400000 50 000,00 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1942 000000 00 -0- 01 900 000,00 10.01.05 tilskudd januar 2008 2996 Tilskudd januar 2008 Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 2996 000000 00 -0- 01 900 000,00 Tilskudd januar 2008 3410 310430 000010 300 000,00 Hovedtildeling 150010 200 000,00 180002 400 000,00 Alltid debet/kredit 3410 i videre- fordeling av KD-tilskudd til basis Fakultetet viderefordeler til sine enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3410 180002 000000 000010 00 -0- 01 400 000,00 Viderefordeling pr. mnd. 2008 180200 500000 100 000,00 180300 100000 250 000,00 180400 400000 50 000,00 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1942 000000 00 -0- 01 900 000,00 10.01.05 tilskudd januar 2008 2996 Tilskudd januar 2008 Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 2996 000000 00 -0- 01 900 000,00 Tilskudd januar 2008 3410 310430 000010 300 000,00 Hovedtildeling 150010 200 000,00 180002 400 000,00 Alltid prosjektkode 000000 Dette er basismidler. Enhetene kan evnt. ompostere til internprosjekt. Fakultetet viderefordeler til sine enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3410 180002 000000 000010 00 -0- 01 400 000,00 Viderefordeling pr. mnd. 2008 180200 500000 100 000,00 180300 100000 250 000,00 180400 400000 50 000,00 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgftsområde - BFV Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1942 000000 00 -0- 01 900 000,00 10.01.05 tilskudd januar 2008 2996 Tilskudd januar 2008 Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 2996 000000 00 -0- 01 900 000,00 Tilskudd januar 2005 3410 310430 000010 300 000,00 Hovedtildeling 150010 200 000,00 180002 400 000,00 Da kan inntekter og kostnader sammenstilles på samme hovedtiltak i regnskapet Fakultetet viderefordeler til sine enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3410 180002 000000 000010 00 -0- 01 400 000,00 Viderefordeling pr. mnd. 2008 180200 500000 100 000,00 180300 100000 250 000,00 180400 400000 50 000,00 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgiftsområde - BFV Viderefordeles til hovedtiltak Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

Månedlig statlig tilskudd til basis, post 50 Tilskuddet kommer inn på bankkonto Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1942 000000 00 -0- 01 900 000,00 10.01.05 tilskudd januar 2008 2996 Tilskudd januar 2008 Tilskuddet viderefordeles sentralt (fra regnskapsseksjonen) til fakultet og enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 2996 000000 00 -0- 01 900 000,00 Tilskudd januar 2008 3410 310430 000010 300 000,00 Hovedtildeling 150010 200 000,00 180002 400 000,00 Fakultetet viderefordeler til sine enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3410 180002 000000 000010 00 -0- 01 400 000,00 Viderefordeling pr. mnd. 2008 180200 500000 100 000,00 180300 100000 250 000,00 180400 400000 50 000,00 1942 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3410 Inntekt fra KD – ordinære midler – utenom avgiftsområde - BFV Motpart 00. Dette er ingen internhandel, men en viderefordeling av midler. Motpart 00 Kategori: Bevilgning NB! Alltid debet/kredit samme art og motpart 00 i forb.m. viderefordeling av offentlige tilskudd

Tilskudd fra NFR, tertialtilskudd Tilskudd kommer inn på bankkonto Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1941 000000 00 -0- 01 200 000,00 27.06.08 2996 Norges forskningsråd Fordeling sentralt (av regnskapsseksjonen) til fakultet/enheter Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 2996 000000 00 -0- 01 200 000,00 NFR 2. tertial 2008 totalt 3421 131020 142020 120000 150 000,00 NFR 2. tertial 20058139320/V40 152110 141657 50 000,00 NFR 2. tertial 2008134361/S30 Art: 1941 Bank 2996 Interimskonto inntekter 3421 Inntekt direkte fra NFR – BFV Motpart 00 Kategori Omposteringer Fordeles sentralt i tertialets siste måned Link: Kontoplan

Utgående faktura. Tilskudd fra NFR, i forbindelse med søknad Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3421 150400 143287 120043 00 -0- 01 100 000,00 Inntekt konto for faktura 7030351 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 7030351 1510 Kundereskontro konto for faktura 7030351 Enheten søker om støtte fra NFR, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til NFR. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått Art 3421 Inntekter fra NFR - BFV 1510 Kundefordringer Linjebeskrivelse 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. Motpart: 00 Link: Kontoplanen

Utgående faktura. Tilskudd fra NFR, i forbindelse med søknad Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3421 150400 143287 120043 00 -0- 01 100 000,00 Inntekt konto for faktura 7030351 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 7030351 1510 Kundereskontro konto for faktura 7030351 Enheten søker om støtte fra NFR, og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til NFR. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått Art 3421 Inntekter fra NFR - BFV 1510 Kundefordringer Linjebeskrivelse 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. Motpart: 00 Linjebeskrivelsen inneholder fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. For å se hva som står i tekstfeltet for fakturaen må man søke opp fakturaen i OA eller se på papirkopien. Link: Kontoplanen

Utgående faktura. Tilskudd fra ekstern bidragsyter. Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3220 130140 460201 890000 00 -0- 01 50 000,00 Inntekt konto for faktura 7040622 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 7040622 1510 100 000,00 Kundereskontro konto for faktura 7040622 Enheten søker om støtte fra , og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til x. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått Art 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde - EFV 1510 Kundefordringer Linjebeskrivelse 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til bidragsyteren. Kategori: Utgående faktura Motpart: 00 Link: Kontoplanen

Utgående faktura. Tilskudd fra ekstern bidragsyter. Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3220 130140 460201 890000 00 -0- 01 50 000,00 Inntekt konto for faktura 7040622 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 70406222 1510 100 000,00 Kundereskontro konto for faktura 7040622 Enheten søker om støtte fra , og etter at den har fått tilsagn om støtte, sender enheten en faktura til . Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemføring vises grått Art 3220 Inntekter fra andre bidragsytere – utenom avgiftsområde – EFV 1510 Kundefordringer Linjebeskrivelse 7024929: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til bidragsyteren Kategori: Utgående faktura Motpart: 00 Viktig i forb. med utfakturering. Tilskuddet kommer fra en ekstern bidragsyter. For å unngå at systemet automatisk evnt. sender bidragsytere purring og deretter inkasso- varsel, er det viktig at of-kunde får melding om at de legges inn som bidragsytere i kunderegisteret. Disse merkes med (B) etter navnet. Dersom kunden allerede ligger inne, er det viktig å sjekke at den er lagt inn som bidragsyter. Link: Kontoplanen

Inngående faktura. Varekjøp. Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6420 143260 000000 900000 00 -0- 01 14 354,22 Skanner til bibliotek. Datadilldall as 2720 0,00 Ingen avgiftsbehandling 2410 40006290 Sted 143260 har kontert en inngående faktura fra et datavarefirma. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemeføring vises grått. Art: 6420 Datautstyr – leie 2410 Leverandørgjeld Linjebeskrivelse: Debet: Hva fakturaen dreier seg om Kredit: 30214884 (Fakturaens endelig bilagsnummer) Motpart: 00 Hva kostnaden gjelder. Leverandør Link: Kontoplan

Inngående faktura. Varekjøp + purregebyr Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6535 310430 000000 900000 00 -0- 01 17 263,50 Skranke og stol til resepsjonen 8171 426,00 Morarente faktura 123456 fra Containergoods as 2720 0,00 Ingen avgiftsbehandling 2410 17 689,50 40006290 Faktura har blitt liggende og blir ikke kontert før stedet mottar en purring som inkluderer purregebyr/morarente. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemeføring vises grått. Art: 6535 Kontormøbler - driftskjøp 8171 Rentekostnader leverandør 2410 Leverandørgjeld Linjebeskrivelse: Debet: Hva fakturaen dreier seg om Kredit: 30214884 (Fakturaens endelig bilagsnummer) Motpart: 00 Link: Kontoplan

Inngående faktura. Varekjøp + purregebyr Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6535 310430 000000 900000 00 -0- 01 17 263,50 Skranke og stol til resepsjonen 8171 426,00 Morarente faktura 123456 fra Containergoods as 2720 0,00 Ingen avgiftsbehandling 2410 17 689,50 40006290 Faktura har blitt liggende og blir ikke kontert før stedet mottar en purring som inkluderer purregebyr/morarente. Eksempelet viser data vi får opp når vi søker opp denne bestemte fakturaen i hovedbok. Systemeføring vises grått. Art: 6535 Kontormøbler - driftskjøp 8171 Rentekostnader leverandør 2410 Leverandørgjeld Linjebeskrivelse: Debet: Hva fakturaen dreier seg om Kredit: 30214884 (Fakturaens endelig bilagsnummer) Motpart: 00 Hva kostnaden gjelder. Fakturanummer. Leverandør. Link: Kontoplan

4. Omposteringer Det er i de aller fleste tilfelle ikke nødvendig å ompostere bilag i sin opprinnelige helhet, men kun radene det gjelder. Fokus: Grunnlagt på en reell transaksjon Opprinnelig kontostreng, inkl. opprinnelig motpart Rad for rad, ikke samlebeløp Parkonti 3290/7211, 5891/5892, 5893/5894 & 3611/6354 Kombinasjon art/motpart Hvorfor omposteres det mellom prosjekter? Forsøk på ulovlig prosjektsaldering? Linjebeskrivelse skal inneholde: Opprinnelig bilagsnummer Forklaring på hva omposteringen gjelder, hva man omposterer til. Underbilag: Minstekrav: Rapport DH10 eller DH17 (for kontroll av opprinnelig føring) NB! Tenk revisjonssporing! Link: Web rapporter/prosjekter LinK: Kontoplan

Forskjell på Discover rapport DH 10 og DH 17 Begge rapporter inneholder data som er viktige for sporing av bilag: som art, prosjekt, tiltak, motpart, Linjebeskrivelse, hovedboksnummer og hovedboks dato. Imidlertid er kun DH 17 bygd opp med riktig kontostrengoppsett, og kan derfor kopieres og limes i Excell regneark for bruk i omposteringer. Derav navnet Ompostering av alle bilag. Spesielt for DH 10 Viser leverandør/kundenavn/fakturanummer Mangler debet/kredit kolonne Viser ikke fullstendig kontostreng, mangler segment firma Egner seg ikke til kopiering for bruk i omposteringer Spesielt for DH 17 Har debet og kredit kolonne Har fullstendig kontostreng Egner seg til kopiering for bruk i omposteringer

2.(Førespørselsemenyen) Søk på leverandørnavn, leverandørnummer eller Søk i leverandørmodul etter brukbar art i forbindelse med en ompostering. 1. DH 17 2.(Førespørselsemenyen) Søk på leverandørnavn, leverandørnummer eller linjebeskrivelse for å finne evnt. andre lignende føringer som kan gi et tips om hvilken art som passer. 3. Resultat av søket: Art 6349 – Andre offentlige avgifter. Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 7799 342000 000000 730000 00 -0- 01 1 019,52 Hbnr. 9203296 f. 30297130. Ompost til art 6349 6349 TV lisens Hbnr. 9203296 f.30297130 4. Ompostering

Ompostering av prosjektkode/utgående faktura til NFR Opprinnelig kontering: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3421 150400 143287 120043 00 -0- 01 100 000,00 Inntekt konto for faktura 7030351 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 7030351 1510 100 000,00 Kundereskontro konto for faktura 7030351 Ompostering av prosjektkoden: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3421 150400 143287 120043 00 -0- 01 100 000,00 Hbnr. 8001636 faktura 7030351. Feilpunchet prosjektkode. Omp... til 142387 142387 Hbnr. 8001636 Faktura 7030351, NFR. Omp. fra 143287 Systemføring vises grått Art 3421 Inntekter fra NFR – BFV Linjebeskrivelse for debetering: 8001445: GL bilagsnummeret som bunken med utgående fakturaer fikk da den ble overført fra AR til GL. 7030351: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. Kategori: Ompostering Motpart: 00 Link: Prosjektkoder

Ompostering av prosjektkode/utgående faktura til NFR Opprinnelig kontering: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3421 150400 143287 120043 00 -0- 01 100 000,00 Inntekt konto for faktura 7030351 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 7030351 1510 100 000,00 Kundereskontro konto for faktura 7030351 Hovedboknummer. Fakturanummer. Hva omposteringen gjelder. Ompostering av prosjektkoden: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3421 150400 143287 120043 00 -0- 01 100 000,00 Hbnr. 8001636 faktura 7030351. Feilpunchet prosjektkode. Omp. til 142387 142387 Hbnr. 8001636 Faktura 7030351, NFR. Omp fra 143287 Art 3421 Inntekter fra NFR – BFV Linjebeskrivelse for debetering: 8001445: GL bilagsnummeret som bunken med utgående fakturaer fikk da den ble overført fra AR til GL. 7030351: Fakturanummeret til fakturaen som ble sendt til NFR. Kategori: Ompostering Motpart: 00 Hb. nr. Fakturanummer. Kunde. Omp. fra Link: Prosjektkoder

Ompostering av kostnadsart/inngående faktura Opprinnelig kontering: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6420 143260 000000 900000 00 -0- 01 14 354,22 Skanner til bibliotek. Datadilldall as 2720 0,00 Ingen avgiftsbehandling 2410 40006291 Ompostering av kostnadsarten: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6420 143260 000000 900000 00 -0- 01 14 354,22 Korr. 9202369. Faktura 5621, Datadilldall as. Omp. til art 6520 6520 Hbnr. 9202369 Skanner til bibliotek. Datadilldall as. Omp. fra art 6420 Systemføring vises grått Art: 6420 Datautstyr - leie 6520 Datautstyr - driftskjøp Linjebeskrivelse kredit: GL bilagsnummer (tildelt ved overførsel fra AP): 9202369, fakturanummer samt leverandørnavn. 5621: Fakturanummer. Kategori: Ompostering Motpart: 00 Link: Kontoplan

Ompostering av kostnadsart/inngående faktura Opprinnelig kontering: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6420 143260 000000 900000 00 -0- 01 14 354,22 Skanner til bibliotek. Datadilldall as 2720 0,00 Ingen avgiftsbehandling 2410 30214884 Hovedboknummer. Fakturanummer. Leverandør. Hva omposteringen gjelder. Ompostering av kostnadsarten: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6420 143260 000000 900000 00 -0- 01 14 354,22 Korr. 9202369. Faktura 5621, Datadilldall as. Omp. til art 6520 6520 Hbnr. 9202369 Skanner til bibliotek. Datadilldall as. Omp. fra art 6420 Art: 6420 Datautstyr - leie 6520 Datautstyr - driftskjøp Linjebeskrivelse kredit: GL bilagsnummer (tildelt ved overførsel fra AP): 9202369, fakturanummer samt leverandørnavn. 5621: Fakturanummer. Kategori: Ompostering Motpart: 00 Hva kostnaden gjelder. Leverandør. Ompostert fra Link: Kontoplan

Ompostering av kostnadsart i en internhandel Opprinnelig kontering: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3250 120011 211143 511027 01 -0- 9 000,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen 6730 310430 000000 900000 Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen Ompostering av kostnadsarten: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6730 310430 000000 900000 01 -0- 9 000,00 B.nr. 69201256. Omp til art 6860 6860 Hbnr. 69201256 Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen. Omp. fra art 6730 Art: 6730 Undervisningstjenester - kjøp 6860 Kurs Linjebeskrivelse kredit: 69201256, GL bilagsnummer. Forklaring på hvorfor man omposterer Kategori: Ompostering Motpart: 01 NB! Motparten fra opprinnelig internhandel må beholdes! Link: Kontoplan

Ompostering av kostnadsart i en internhandel Opprinnelig kontering: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3250 120011 211143 511027 01 -0- 9 000,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen 6730 310430 000000 900000 Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen Hovedboknummer. Hva omposteringen gjelder. Ompostering av kostnadsarten: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6730 310430 000000 900000 01 -0- 9 000,00 B.nr. 69201256. Omp. til art 6860 6860 Hbnr. 69201256 Kursavgift ”Bli smartere”, S. Jacobsen. Omp. fra art 6730 Art: 6730 Undervisningstjenester - kjøp 6860 Kurs Linjebeskrivelse kredit: 69201256, GL bilagsnummer. Forklaring på hvorfor man omposterer Kategori: Ompostering Motpart: 01 NB! Motparten fra opprinnelig internhandel må beholdes! Opprinnelig motpart. Hva kostnaden gjelder. Ompostert fra. Link: Kontoplan

Når kan omposteringer mellom prosjekt forekomme? Korreksjon av en transaksjon Fordeling av midler mellom NFR prosjekt av samme kategori Internhandel Som for eksempel frikjøp med art 5892/5892

5. Internhandel Fokus: Kombinasjon art kredit/art debet Motpart 01 Forklarende linjebeskrivelse Underbilag For eksempel deltagerliste ved kurs og lignende Link: Kontoplan

Internhandel – regnskapsføring og budsjettering, side 1 Det har fremkommet en viss usikkerhet om bruken av internhandelsbegrepet (motpart = 01) i budsjetteringen og regnskapsføringen ved UiO. Vi vil nedenfor søke å klargjøre denne bruken. Regnskapsføring Internhandel er definert som kjøp og salg av varer og tjenester mellom enheter ved UiO. Enheten som selger varer eller tjenester inntektsfører disse i artsklasse 3 (inntekter), mens enheten som kjøper varen eller tjenesten kostnadsfører denne i korrekt artsklasse i forhold hva en anskaffer. Denne typen føringer skal ALLTID kodes 01 i motpartssegmentet. Bruk alltid motpart 01 når du regnskapsfører transaksjonen som gjelder: - Kjøp/ salg internt av analyser, kopier, konsulenttjenester, undervisning m.m. - Intern husleie - Beregning av overhead på ekstern finansiert virksomhet - Fri kjøp av personell - Omposteringer og korrigeringer hvor det opprinnelig er benyttet motpart

Internhandel – regnskapsføring og budsjettering, side 2 Bruk aldri motpart 01 når du regnskapsfører transaksjonen som gjelder: - Alle transaksjoner med ekstern motpart (utenfor UiO) - Omposteringer og korrigeringer hvor det opprinnelig ikke er benyttet motpart - Fordeling mellom enheter av inntekter gitt over statsbudsjettet MERK: Fordeling av inntekter skal ikke posteres som internhandel på artene 3410 inntekter fra KD – ordinær bevilgning og art 7799 diverse kostnader, men uten internhandel som en inntektsreduksjon (debet art 3410) ved fordelingsstedet og en inntektsøkning (kredit art 3410) ved mottagerstedet. Hovedregel : En inntekt skal inntektsføres kun en gang i regnskapet.

Art Sted Prosjekt Tiltak Motpart Aktivitet Firma 3250 310430 000000 511092 01 Internhandel Kjøp og salg av varer /tjenester mellom enheter ved UiO. M.a.o. ikke friske midler fra ekstern kilde.

Hvem innbetalingen kommer fra Internhandel Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3250 120011 211143 511027 01 -0- 9 000,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen 6860 310430 000000 900000 Kursavgift ”Bli smartere”, S Jacobsen En enhet har holdt et kurs og skal ha betalt for dette av deltagere på kurset. Kreditlinje fylles ut av stedet som har holdt kurset og skal ha inntekten. Linjebeskrivelsen: Navnet på kurset Hvem innbetalingen kommer fra Debetlinjen fylles ut av enheten som skal betale for deltagelse. Linjebeskrivelse. Navnet på deltager Arter: 3250 Kursinntekter 6860 Kurs Kategori: Internhandel Motpart 01 Link: Kontoplan

Hvem innbetalingen kommer fra Internhandel Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3250 120011 211143 511027 01 -0- 9 000,00 Kursavgift ”Bli smartere”, regnskapsseksjonen 6860 310430 000000 900000 Kursavgift ”Bli smartere”, S Jacobsen En enhet har holdt et kurs og skal ha betalt for dette av deltagere på kurset. Kreditlinje fylles ut av stedet som har holdt kurset og skal ha inntekten. Linjebeskrivelsen: Navnet på kurset Hvem innbetalingen kommer fra Debetlinjen fylles ut av enheten som skal betale for deltagelse. Linjebeskrivelse. Navnet på deltager Arter: 3250 Kursinntekter 6860 Kurs Kategori: Internhandel Motpart 01 Hva internhandelen gjelder. Hvem innbetalingen kommer fra. Hva internhandelen gjelder. Hvem som har deltatt. Link: Kontoplan

Fakturaangivelse som forteller hva fakturaen gjelder Internhandel Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3199 334030 000000 978060 01 -0- 4 500,00 U-4252/05 6861 310430 900000 IT-konferanse Laholmen, E.Kolstad En enhet har holdt en konferanse og skal ha betalt for dette av deltagere. Kreditlinje fylles ut av stedet som har holdt konferansen og skal ha inntekten. Linjebeskrivelsen: Fakturaangivelse som forteller hva fakturaen gjelder Debetlinjen fylles ut av enheten som skal betale for deltagelse. Linjebeskrivelse. Navnet på konferansen Navnet på deltager Arter: 3199 Diverse inntekter - avgiftsfritt 6861 Konferanser/kongresser Kategori: Internhandel Motpart 01 Linjebeskrivelsen refererer til enhetens utgående interne faktura, som innheholder opplysningene om hva intern- handelen gjelder og hvem betalingen kommer fra. Fakturaen kan for eksempel også ha en egen serie med betegnelser, i tillegg til egen tiltakskode, som forteller selger hva internhandelen dreier seg om. Hva internhandelen gjelder. Link: Kontoplan

Intern handel ved videre salg Enkelte ganger er det hensiktsmessig at en felles enhet i UiO kjøper noen felles produkter til et felles lage Når Informasjonsavdelingen videreselger vinglas, krus, julekort etc fra et felles lager på UiO til andre enheter. Juridisk fakultet kjøper et parti vinglass i forbindelse med en bursdagsfeiring. Det vil da bli foretatt en intern handel mellom informasjonsavdelingen (310500) som lager en faktura som sendes til Juridisk fakultet (120200) på Kr: 575,-, JUR. fyller ut kostnaden på skjemaet og attesterer og bdm. fakturaen. Bilaget sendes til regnskapsseksjonen som registrerer bilaget i OA, se ovenfor. Art: 3199 Diverse inntekter, og 5960 Gaver til ansatte Kategori: Internhandel Motpart 01 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3199 310500 000000 900000 01 -0- 575,00 Vinglass 5960 120200

’Intern handel ved videre salg Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3199 310500 000000 900000 01 -0- 575,00 Vinglass 5960 120200 Når Informasjonsavdelingen foretar felles innkjøp av gaver, så debiterer de kostnadsart 7350 Markedstiltak, når de mottar fakturaen på dette innkjøpet. Når informasjonsavdelingen selger videre til Juridisk fakultet i fra dette så krediteres art 3199 , sted 310500, prosjekt 00000, tiltak 990000, med motpart 01. For finne verdien på disse varene, blir det foretatt en vareopptelling tre ganger pr. år (hvert tertial). Når Informasjonsavdelingen videreselger vinglas, krus, julekort etc fra et felles lager på UiO til andre enheter for eks Juridisk fakultet som kjøper et parti vinglass i forbindelse med en bursdagsfeiring. Det vil det bli da foretatt en intern handel mellom informasjonsavdelingen (310500) som lager en faktura som sendes den til Juridisk fakultet (120200) på kr: 575,-, som fyller ut kostnaden, og attesterer og bdm. fakturaen, Bilaget sendes til regnskapsseksjonen som registrerer bilaget i OA. se ovenfor. Art: 3199 Diverse inntekter, og 5960 Gaver til ansatte Kategori: Internhandel Motpart 01 Juridisk fakultet debiterer kostnadsart 5960.

Internhandel samme art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6563 151200 000000 100000 01 -0- 4 320,00 NR.133-2005 150407 806007 Flytende Nitrogen 6/05, A.Einstein Enkelte ganger er det imidlertid hensiktsmessig å bruke samme art debet/kredit i en internhandel. Slik kan for eksempel enheten som har hatt kostnaden i forbindelse med innkjøp av lageret til enhver til se hvor stor kostnaden i virkeligheten er. Eksemplet på konteringen over er hentet fra Kjemisk institutts hovedlager for kjemikalier. Sted 150407 forbruker flytende nitrogen fra et hovedlager. Sted 151200, som har kostnaden ved det opprinnelige innkjøpet, sender intern faktura nr.133-2005 på uttaket til sted 150407. Fakturanummeret forteller dem hva inntekten gjelder. Sted 150407 fyller ut debeteringen og sender bilaget til Regnskapsseksjonen. Art: 6563 Gass flytende - driftkjøp Kategori: Internhandel Motpart 01

Internhandel samme art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 6563 151200 000000 100000 01 -0- 4 320,00 NR.133-2005 150405 806007 Flytende nitrogen 6/05, A.Einstein Enkelte ganger er det hensiktsmessig å bruke samme art debet/kredit i en internhandel. Slik kan for eksempel enheten som har hatt kostnaden i forbindelse med innkjøp av lageret til enhver til se hvor stor kostnaden i virkeligheten er. Eksemplet på konteringen over er hentet fra Kjemisk institutts hovedlager for kjemikalier. Sted 150407 forbruker flytende gass fra hovedlageret. Sted 15120, som har kostnaden ved det opprinnelige innkjøpet, sender intern faktura nr.133-2005 på uttaket til sted 150407. Fakturanummeret forteller dem hva inntekten gjelder. Sted 150407 fyller ut debeteringen og sender bilaget til Regnskapsseksjonen. Art: 6563 Gass flytende - driftkjøp Kategori: Internhandel Motpart 01 Kreditert kostnadsart: reduksjon av kostnad for enheten som er besitter av lageret. Kjemisk institutt har lagt ut for innkjøp av kjemikalier. Dette er en kostnad for dem, helt til de får ”solgt” hele lageret. Saldo på art 6563 forteller dem hvor stor denne kostnaden til enhver tid i virkeligheten er. De kan også ved å kreditere kostnaden måle hvor mye de har igjen på lager, slik at de i god tid i forkant kan kjøpe inn mer. Saldo blir m.a.o. en beholdningsrapport som erstatter en vareopptelling Debetert kostnadsart: Kostnad for enheten som bruker av lageret.

6. Frikjøp Fokus Sosiale kostnader i tillegg til lønn: 38% for fast ansatt*, 28% for ikke fast ansatt *inkl. pensjon Parkonti 5891/5892*, ordinær drift/eksternt prosjekt & 5893/5894, ordinær drift/ordinær drift *5892/5892 brukes i forbindelse med frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt Linjebeskrivelse: Hvem frikjøpet gjelder. Husk: kun navn. Tidsrom Hva frikjøpet gjelder Link: Kontoplan Link: Prosjektkoder

Frikjøp av personell fra ordinær drift til eksternt prosjekt Frikjøp er betegnelsen som brukes når bruk av personell ”kjøpes” av et annet sted enn der hvor lønnsavsetningen er bokført. Det er m.a.o. en form for ompostering av lønn. Det mest vanlige er at personell som er lønnet på ordinær drift, belaster denne med arbeidstid brukt til arbeid knyttet til et eksternt prosjekt. Lønnskostnadene inkl. overhead (se kap.7) for dette, skal ordinær drift (overheadstedet) ha refundert av prosjektet. Dette gjøres som en internhandel mellom bokføringsstedene. Arter (parkonti): 5891 Refusjoner vedr. frikjøp av personell 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser. Kategori: Internhandel. Motpart 01 Link: Kontoplan

Veiledende skjema for frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Overhead debiteres automatisk prosjekt og krediteres Automatisk prosjekts overheadsted ihht. Prosjektets Overheadsprosent. Se tabellen: Prosjektkoder for overheadsprosent og overheadsted

Frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5891 272000 000000 750009 01 -0- 17 372,23 Frikjøp N. Bø 09.03.05-05.05.05. 47 timer. 5892 420664 760026 Frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Eksempel En ansatt ved sted 272000 bruker 47 timer av sin arbeidstid på prosjekt 420664. Personen får sin lønn fra sted 272000, ordinær drift. Dette stedets ordinære drift ”sender” derfor en internhandel til prosjekt 420664 for å få refundert lønnskostnader inkl. sosiale kostnader for disse timene. Arter (parkonti): 5891 Refusjoner vedr. frikjøp av personell 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser. Kategori: Internhandel Motpart: 01 Link: Kontoplan

Frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5891 272000 000000 750009 01 -0- 17 372,23 Frikjøp N. Bø 09.03.05. 47 timer. 5892 420664 760026 Frikjøp N. Bøe 09.03.05. Frikjøp ordinær drift/eksternt prosjekt Eksempel En ansatt ved sted 272000 bruker 47 timer av sin arbeidstid på prosjekt 420664. Personen får sin lønn fra sted 272000, ordinær drift. Dette stedets ordinære drift ”sender” derfor en internhandel til prosjekt 420664 for å få refundert lønnskostnader inkl. sosiale kostnader for disse timene. Arter (parkonti): 5891 Refusjoner vedr. frikjøp av personell 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser. Kategori: Internhandel Motpart: 01 Art 5892 aktiverer økonomisystemet til automatisk å beregne overheadkostnadene til prosjektet, i hht. prosjektets overhead- prosent. Inntekten krediteres overheadstedet; det stedet som opprinnelig bærer infrastrukturkostnadene som prosjektet belaster. Se tabellen: Prosjektkoder for overheadprosent og overheadsted. Link: Kontoplan Link: Prosjektkoder

Programføringer i forbindelse med frikjøpart 5892 Arter: 3290 – Overheadinntekter, 7211 – Overheadkostnader, 2492 – Programkonto oppdrag

Frikjøp av personell fra et steds ordinære drift til et annet steds Dersom frikjøpet gjelder mellom ordinær drift på to steder kan artene 5893/5894 brukes. Overheadberegning er ikke nødvendig, da prosjektkode 000000 ikke inneholder noen overheadprosentsats som systemet kan beregne ut fra. Arter (parkonti): 5893 Refusjoner vedr. frikjøp av personell, ordinær drift 5894 Kostnader vedr. frikjøp av personell, ordinær drift* *Ingen automatisk overheadberegning. Kategori: Internhandel. Motpart 01 Link: Kontoplan

Frikjøp ordinær drift/ordinær drift Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5893 272031 000000 990000 01 -0- 13 584,25 Frikjøp R. Ås 01.01.05-31.05.05. 40 timer. 5894 272010 Frikjøp ordinær drift/ordinær drift Eksempel En ansatt ved sted 272031 bruker 40 timer av sin arbeidstid på sted 272010. I begge tilfelle dreier det seg om ordinær drift. Sted 272031, som den ansatte mottar lønn ifra, sender en internhandel til sted 272010 for å få refundert 40 timers lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. I.o.m. at frikjøpet er mellom to enheters basisvirksomhet, foretas ingen overheadberegning. Arter (parkonti): 5893 Refusjoner vedr. frikjøp av personell, ordinær drift 5894 Kostnader vedr. frikjøp av personell, ordinær drift* *Ingen automatisk overheadberegning. Kategori: Internhandel Motpart: 01 Link: Kontoplan

Frikjøp ordinær drift/ordinær drift Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5893 272031 000000 990000 01 -0- 13 584,25 Frikjøp R. Ås 01.01.05-31.05.05. 40 timer. 5894 272010 Frikjøp ordinær drift/ordinær drift Eksempel En ansatt ved sted 272031 bruker 40 timer av sin arbeidstid på sted 272010. I begge tilfelle dreier det seg om ordinær drift. Sted 272031, som den ansatte mottar lønn ifra, sender en internhandel til sted 272010 for å få refundert 40 timers lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. I.o.m. at frikjøpet er mellom to enheters basisvirksomhet, foretas ingen overheadberegning. Arter (parkonti): 5893 Refusjoner vedr. frikjøp av personell, ordinær drift 5894 Kostnader vedr. frikjøp av personell, ordinær drift* *Ingen automatisk overheadberegning. Kategori: Internhandel Motpart: 01 Parkonti for frikjøp uten overheadberegning. Siden frikjøpet er mellom to enheters basis, beregnes ikke overhead av økonomisystemet. Link: Kontoplan

Frikjøp av personell fra et eksternt prosjekt til et eksternt prosjekt Dersom frikjøpet gjelder mellom to eksterne prosjekter, kan dette gjøres ved å debetere og kreditere beløpet på frikjøpart 5892. Selgers overheadinntekten og overheadkostnad, som ble generert lønnsavsetningen, vil da bli reversert, og kjøper vil bli debetert overheadkostnad på sitt prosjekt og kreditert overheadinntekt på sitt overheadsted. Arter: 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning ihht. prosjektets overheadsatser. Kategori: Internhandel. Motpart 01 Link: Kontoplan

Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, samme sted Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5892 272000 210658 750000 01 -0- 26 723,63 Frikjøp NN 01.02.05-31.05.05. 60 timer. 204723 760003 Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, samme sted Eksempel En ansatt ved sted 27200 blir lønnet på eksternt prosjekt 210658. Personen bruker 60 timer av sin arbeidstid på eksternt prosjekt 204723. Prosjekt 210658 sender en internhandel til eksternt prosjekt 204723 for å få refundert lønnskostnadene inkl. sosiale kostnader for 60 timer. Ved å kreditere prosjekt 210658 på art 5892, vil overheadkostnaden som dette prosjektet hadde i forbindelse med den opprinnelige lønnsføringen bli tilbakeført. Samtidig vil overheadinntekten, som overheadstedet opprinnelig ble kreditert, bli debetert. Ved å debetere prosjekt 204723 på art 5892, vil overheadkostnadene bli belastet riktig prosjekt. Overheadinntekten vil bli kreditert prosjektets overheadsted. Arter (parkonti): 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser. Kategori: Internhandel Motpart: 01 Link: Kontoplan

Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, samme sted Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5892 272000 210658 750000 01 -0- 26 723,63 Frikjøp NN 01.02.05-31.05.05. 60 timer. 204723 760003 Art 5892, i kombinasjon med prosjekt, vil generere overheadberegning. Med beløpet i kredit, vil overheadkostnadene som ble debitert prosjekt 210658 ved lønnsavsetning, bli kreditert (tilbakeført) prosjektet. Samtidig vil overheadstedet bli debitert (tilbakeført) overheadinntekten. Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, samme sted Eksempel En ansatt ved sted 27200 blir lønnet på eksternt prosjekt 210658. Personen bruker 60 timer av sin arbeidstid på eksternt prosjekt 204723. Prosjekt 210658 sender en internhandel til eksternt prosjekt 204723 for å få refundert lønnskostnadene inkl. sosiale kostnader for 60 timer. Ved å kreditere prosjekt 210658 på art 5892, vil overheadkostnaden som dette prosjektet hadde i forbindelse med den opprinnelige lønnsføringen bli tilbakeført. Samtidig vil overheadinntekten, som overheadstedet opprinnelig ble kreditert, bli debetert. Ved å debitere prosjekt 204723 på art 5892, vil overheadkostnadene bli belastet riktig prosjekt. Overheadinntekten vil bli kreditert prosjektets overheadsted. Arter (parkonti): 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell* *Automatisk overheadberegning i hht. prosjektets overheadsatser. Kategori: Internhandel Motpart: 01 Art 5892, i kombinasjon med prosjekt, vil generere overheadberegning. Prosjekt 204723 blir debitert overheadkostnad og overheadsted blir kreditert overheadinntekt. Art 5892 på kreditt og debitt siden Brukes når en person er blitt frikjøpt fra et prosjekt til et annet prosjekt. Link: Kontoplan

Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, forskjellige steder Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5892 273000 420050 120000 01 -0- 2 653,00 Frikjøp NN 01.02.05-02.02.05. til HF 140910 420584 230200 Frikjøp NN 01.02.05-02.02.05. fra HKM Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, forskjellige steder Eksempel KHM har ”solgt” bruk av en arkeolog som er lønnet på et KHM-prosjekt, til et prosjekt som tilhører HF. I.o.m. at det dreier seg om frikjøp mellom to forskjellige steder og to forskjellige prosjekt av samme kategori, kan ikke parkonti 5891/5892 brukes. Men ved å bruke konto 5892, som genererer overheadberegning, både ved debetering og kreditering, vil overheaden bli debitert selgers overheadsted og kreditert selgers prosjektet samt kreditert kjøpers overheadsted og debitert kjøpers prosjekt. M.a.o. betaler KHMs overheadsted tilbake til sitt prosjekt, lønnskostnader og overhead som ikke skal belastes prosjektet i den perioden den ansatte har vært brukt på et annet steds prosjekt. Arter: 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell Kategori: Internhandel Motpart: 01 Link: Kontoplan

Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, forskjellige steder Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 5892 273000 420050 120000 01 -0- 2 653,00 Frikjøp NN 01.02.05-02.02.05. til HF 140910 420584 230200 Frikjøp NN 01.02.05-02.02.05. fra HKM Frikjøp eksternt prosjekt/eksternt prosjekt, forskjellige steder Eksempel KHM har ”solgt” bruk av en arkeolog som er lønnet på et KHM-prosjekt, til et prosjekt som tilhører HF. I.o.m. at det dreier seg om frikjøp mellom to forskjellige steder og to forskjellige prosjekt av samme kategori, kan ikke parkonti 5891/5892 brukes. Men ved å bruke konto 5892, som genererer overheadberegning, både ved debetering og kreditering, vil overheaden bli debitert selgers overheadsted og kreditert selgers prosjektet samt kreditert kjøpers overheadsted og debitert kjøpers prosjekt. M.a.o. betaler KHMs overheadsted tilbake til sitt prosjekt, lønnskostnader og overhead som ikke skal belastes prosjektet i den perioden den ansatte har vært brukt på et annet steds prosjekt. Arter: 5892 Kostnader vedr. frikjøp av personell Kategori: Internhandel Motpart: 01 Selgers sted (prosjektets eiersted) krediteres lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. Art 5892, som genererer overheadberegning, vil også sørge for at overheadinntekter blir tilbakeført. Kjøpers sted (prosjektets eiersted) debiteres lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. Art 5892, som genererer overheadberegning, vil også sørge for at overheadkostnader blir tilbakeført. Link: Kontoplan

7. Overhead/dekningsbidrag Fokus Prosjektets DB-satser EU-prosjekt Additional cost modell Parkonti 3290/7211 Overheadinntekter/overheadkostnader Link: Prosjektkoder (se arkfane: DB-satser)

Overhead/Dekningsbidrag I tillegg til lønnskostnadene må enheten som lønner arbeidstakeren også ha refundert alle andre kostnader forbundet med arbeidet som utføres. Som for eksempel bruk av datautstyr, kopiering, telefon, fax, papir, husleie, strøm osv. Overhead utgjør en prosentandel av lønnskostnader inkl. sosiale kostnader. Sosiale kostnader for fast ansatt (inkl.pensjon): 38%, for ikke fast ansatt: 28% Utregningen gjøres automatisk av systemet hver gang transaksjoner gjøres med følgende arter i kombinasjon med et eksternt prosjekt: 5010-5080, 5110-5192, 5410-5420 og 5892. Periodiseringsart 5188 er unntatt./ Utregning gjøres heller ikke i forbindelse med artene 5810/5811 (refusjon av sykepenger/refusjon av arbeidsgiveravgift av sykepenger og 5820/5821 (refusjon av svangerskapslønn/refusjon av arbeidsgiveravgift av svangerskapslønn). I forbindelse med EU-prosjekt, additional cost modell, er omfanget utvidet til å gjelde følgende arter: 4000-6798, 6800-7210 og 7212-8553 I forbindelse med fullkost modell, beregnes overhead kun av lønnsarter Den automatiske utregningen sørger for at kostnaden (7211) blir belastet prosjektet og inntekten (3290) tilfaller ordinær drift på prosjektets overheadsted, tiltak 00000. Art: 3290/7211 Overheadinntekter/overheadkostnader. NB! Dette er parkonti som alltid skal gå i balanse. Kategori: Internhandel Motpart: 01 Link: Prosjektkoder

Fastlønn ordinær drift Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit 5010 – 110020 – 000000 – 120320 – 00 – 000000 – 01 1 000,00 K:FASTREM15.04.2005 1983 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 1 000,00 K:FASTREM15.04.2005 5190 – 110020 – 000000 – 120320 – 00 – 000000 – 01 120,00 K:FASTREM15.04.2005 2921 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 120,00 N N0311250 5410 – 110020 – 000000 – 120320 – 00 – 000000 – 01 141,00 K:FASTREM15.04.2005 2780 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 141,00 N N311250 5411 – 110020 – 000000 – 120320 – 00 – 000000 – 01 16,92 K:FASTREM15.04.2005 2782 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 16,92 N N311250 5420 – 110020 – 000000 – 120320 – 00 – 000000 – 01 200,00 K:FASTREM15.04.2005 2651 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 200,00 N N311250 5412 – 110020 – 000000 – 120320 – 00 – 000000 – 01 28,20 K:FASTREM15.04.2005 2781 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 28,20 N N311250 5010/1983 Fast lønn/Avstemming lønn art 1912 (1912: Remittering lønn 634505 05066) 5190/2921 Feriepenger/Avsetning av feriepenger 5410/2780 Arbeidsgiveravgift/Skyldig arbeidsgiveravgift 5411/2782 Arbeidsgiveravgift av feriepenger/Påløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger i fjor 5420/2651 Pensjon, arbeidsgivers andel/Skyldig arbeidsgivertilskudd Statens Pensjonskasse 5412/2781 Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon/Skyldig arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon

Fastlønn i forb.m. prosjekt som har 50% overheadberegning. Side I Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit 5010 – 110020 – 120807 – 410000 – 00 – 000000 – 01 1 000,00 K:FASTREM15.06.2005 1983 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 1 000,00 K:FASTREM15.06.2005 7211 – 110020 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 500,00 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – 110010 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 500,00 Overheadberegning balansekonto sted 1 3290 – 110010 – 000000 – 000000 – 01 – 000000 – 01 500,00 Overheadinntekt fra prosjekt 120807 2492 – 110020 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 500,00 Overheadberegning balansekonto 5190 – 110020 – 120807 – 410000 – 00 – 000000 – 01 120,00 K:FASTREM15.06.2005 2921 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 120,00 N N0241256 7211 – 110020 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 60,00 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – 110010 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 60,00 Overheadberegning balansekonto sted 1 3290 – 110010 – 000000 – 000000 – 01 – 000000 – 01 60,00 Overheadinntekt fra prosjekt 120807 2492 – 110020 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 60,00 Overheadberegning balansekonto 5410 – 110020 – 120807 – 410000 – 00 – 000000 – 01 141,00 K:FASTREM15.06.2005 2780 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 141,00 N N241256 7211 – 110020 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 70,50 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – 110010 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 70,50 Overheadberegning balansekonto sted 1 3290 – 110010 – 000000 – 000000 – 01 – 000000 – 01 70,50 Overheadinntekt fra prosjekt 120807 2492 – 110020 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 70,50 Overheadberegning balansekonto 5010/1983 Fast lønn/Avstemming lønn art 1912 (1912: Remittering lønn 634505 05066) 5190/2921 Feriepenger/Avsetning av feriepenger 5410/2780 Arbeidsgiveravgift/Skyldig arbeidsgiveravgift 5411/2782 Arbeidsgiveravgift av feriepengerPåløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger i fjor 5420/2651 Pensjon, arbeidsgivers andel/Skyldig arbeidsgivertilskudd Statens Pensjonskasse 5412/2781 Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon/Skyldig arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon 3290/2492 Overheadinntekter/Programkonto oppdrag 7211/2492 Overheadkostnader/Programkonto oppdrag

Fastlønn i forb.m. prosjekt som har 50% overheadberegning. Side II Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit 5411 – 110020 – 120807 – 410000 – 00 – 000000 – 01 16,92 K:FASTREM15.04.2005 2782 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 16,92 N N241256 7211 – 110020 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 8,46 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – 110010 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 8,46 Overheadberegning balansekonto sted 1 3290 – 110010 – 000000 – 000000 – 01 – 000000 – 01 8,46 Overheadinntekt fra prosjekt 120807 2492 – 110020 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 8,46 Overheadberegning balansekonto 5420 – 110020 – 120807 – 410000 – 00 – 000000 – 01 200,00 K:FASTREM15.06.2005 2651 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 200,00 N N241256 7211 – 110020 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 100,00 Overheadkostnad 2492 – 110010 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 100,00 Overheadkostnad 3290 – 110010 – 000000 – 000000 – 01 – 000000 – 01 100,00 Overheadinntekt fra prosjekt 120807 2492 – 110020 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 100,00 Overheadberegning balansekonto 5412 – 110020 – 120807 – 410000 – 00 – 000000 – 01 28,20 K:FASTREM15.06.2005 2781 – 000000 – 000000 – 000000 – 00 – 000000 – 01 28,20 N N241256 7211 – 110020 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 14,10 Overheadberegning kostnadkonto 2492 – 110010 – 120807 – 410000 – 01 – 000000 – 01 14,10 Overheadberegning balansekonto sted 1 3290 – 110010 – 000000 – 000000 – 01 – 000000 – 01 14,10 Overheadinntekt fra prosjekt 120807 2492 – 110020 – 120807 – 000000 – 01 – 000000 – 01 14,10 Overheadberegning balansekonto Sum overheadkostnader: kr.753,06 5010/1983 Fast lønn/Avstemming lønn art 1912 (1912: Remittering lønn 634505 05066) 5190/2921 Feriepenger/Avsetning av feriepenger 5410/2780 Arbeidsgiveravgift/Skyldig arbeidsgiveravgift 5411/2782 Arbeidsgiveravgift av feriepenger Påløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger i fjor 5420/2651 Pensjon, arbeidsgivers andel/Skyldig arbeidsgivertilskudd Statens Pensjonskasse 5412/2781 Arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon/Skyldig arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel av pensjon 3290/2492 Overheadinntekter/Programkonto oppdrag 7211/2492 Overheadkostnader/Programkonto oppdrag

Manuell bokføring av overhead på art 3292 Automatisk beregning av overhead genereres som kjent hver gang lønnsarter er kombinert med prosjektkoder for eksterne prosjekt. Overhead blir med andre ord automatisk beregnet av økonomisystemet for personer som er registrert i UiOs lønnssystem. Dersom kostnaden for arbeidskraft skal dekkes av en bidragsyter, skal ikke dette bokføres som reduksjon av lønn, men som et tilskudd bokført på en inntektsart som forteller hvilken inntektskategori tilskuddet gjelder. Den delen av tilskuddet som gjelder dekning av overheadkostnader bokføres på egen linje med art 3292. Arter: 3292 Overheadinntekter manuelt fakturert Kategori: Utgående faktura Motpart 00 Link: Kontoplan

Utfakturert overheadinntekt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3220 131040 460201 120000 00 -0- 01 953 038,00 Inntekt konto for faktura 7043475 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 7043475 3292 131000 100001 37 851,00 1510 990 889,00 Kundereskontro konto for faktura 7043475 Eksempel Et privat fond, under forvaltning av Unifor (Forvaltingsstiftelsen for fond og legater ved UiO), gir tilskudd til et ekstern finansiert prosjekt. Tilskuddet gjelder dekning av lønnskostnader. Medisin sender en faktura til Unifor på beløpet, samt for å få refundert overheadkostnader. Tilskuddet krediteres prosjektet og prosjektets eiersted. Refusjon av overheadinntekten krediteres prosjektets overheadsted og basis Arter: 3220 Inntekter fra andre bidragsytere - utenom avgiftsområde - EFV-b 3292 Overheadinntekter manuelt fakturert Kategori: Utgående faktura Motpart: 00

Utfakturert overheadinntekt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3220 131040 460201 120000 00 -0- 01 953 038,00 Inntekt konto for faktura 7043475 2710 000000 0,00 Avgift konto for faktura 7043475 3292 131000 100001 37 851,00 1510 990 889,00 Kundereskontro konto for faktura 7043475 Tilskuddet til dekning av lønnskostnader bokføres på prosjektets eiersted Eksempel Et privat fond, under forvaltning av Unifor (Forvaltingsstiftelsen for fond og legater ved UiO), gir tilskudd til et ekstern finansiert prosjekt. Tilskuddet gjelder dekning av lønnskostnader. Medisin sender en faktura til Unifor på beløpet, samt for å få refundert overheadkostnader. Tilskuddet krediteres prosjektet og prosjektets eiersted. Refusjon av overheadinntekten krediteres prosjektets overheadsted og basis Tilskuddet til dekning av overheadkostnader bokføres på prosjektets overheadsted. Arter: 3220 Inntekter fra andre bidragsytere - utenom avgiftsområde - EFV-b 3292 Overheadinntekter manuelt fakturert Kategori: Utgående faktura Motpart: 00 Link: Prosjektkoder

Når er det nødvendig å ompostere arter 3290/7211? Artene 3290; overheadinntekter og 7211; overheadkostnader, er parkonti som automatisk blir kreditert og debetert når systemet beregner overhead i forbindelse med transaksjoner på lønnsarter i kombinasjon med prosjektkoder for eksterne prosjekt. Enkelte ganger kan det imidlertid være nødvendig å ompostere disse automatføringene: I forbindelse med refusjon av sykepenger etc. på artene 5810/5811 & 5820/5821 Økonomisystemet genererer ikke overheadberegning på disse lønnsartene i kombinasjon med prosjektkode for eksternt prosjekt. Dersom et prosjekt har endret overheadprosent og dette har tilbakevirkende kraft. Ompostering av art 3290 dersom prosjektet har endret overheadsted og dette har tilbakevirkende kraft. Ompostering av art 3290 dersom man har foretatt en manuell 3290-føring på feil overheadsted. For å korrigere overheadbeløpet i forbindelse med at et EU-prosjekt feilaktig har blitt kategorisert som et fullkost prosjekt og ikke som et additional cost prosjekt. Ved fullkost kategorisering er beregningsgrunnlaget kun lønnsarter, mens beregningsgrunnlaget for et additional cost prosjekt, som alle EU-prosjekter skal kategoriseres som, er utvidet til å gjelde følgende arter: 4000-6798, 6800-7210 og 7212-8553 Arter. 3290 Overheadinntekter (alltid prosjekt 000000 og tiltak 000000) 7211 Overheadkostnader NB! Dette er parkonti som alltid skal gå i balanse.

8. Prosjektavslutning Fokus Avslutning mot prosjektets eiersted BFV og EFV-bidrag Avsluttes mot art 8990 EFV-oppdrag Avsluttes mot art 3995. Opptjent kapital, som styret ved UiO fritt kan disponere, føres på art 2045. Se ellers nærmere beskrevet side 99.

Prosjektavslutninger gjøres sentralt av regnskapsseksjonen: of-prosjekt@admin.uio.no Prosjekt blir avsluttet mot eiersted Prosjektets eiersted må be RS om evnt. forlengelse. Søknad om forlengelse må sendes RS minst en måned før sluttdato. Prosjektets eiersted må be RS om å avslutte prosjektet tidligere en fastsatt. Prosjektopprydding 15 mai og 15 november av prosjekt som ikke har hatt aktivitet, d.v.s. som ikke har hatt kostnadsføringer, i løpet av det siste halve året. Melding om prosjektavslutninger, utenom dem som eierstedet selv har bedt om, sendes alltid ut fra of-omposter ca. 1½ mnd. i forkant . Link: Prosjektkoder Link: Prosjektavslutninger Link: Informasjonsside for prosjekter

Prosjektavslutning EFV oppdrag: I UiO har vi innført en vekslingsmodell som fungerer slik: EFV oppdragsprosjekter avsluttes mot opptjent egenkapital Tilbakeføring av resultat til enheter føres mot konto 3995 – Tilbakeført resultat for avsluttet oppdragsprosjekt. Resultat fra avsluttende oppdragsprosjekter som ligger på konto 3995 kan disponeres av enheter ved å bruke vanlig kostnadskonti innenfor BFV. Se ellers eksempler som vi vist tidligere i dette kapitelet.

Melding til of-brukere om avslutningsdato Prosjekter til avslutning i mars-april-mai 2008 ses i egen oversikt: http://www.admin.uio.no/oepa/regnskap/Info_okon_regn_syst/prosjekter/index.html Fristen for forlengelse av prosjekter med sluttdato i april-08 er satt til: 6. mai 2008 (bilagsfristen) ..Se ellers oppdatert prosjektoversikt per 31.03.2008 http://www.admin.uio.no/oepa/regnskap/Info_okon_regn_syst/kodeverk/prosjektkoder/index.html Vennlig hilsen of-prosjekt@admin.uio.no Melding til of-brukere sendt 31.03.08 om prosjektopprydding Vi minner om at: 1) Uvirksomme prosjekter skal avsluttes den 15.mai. Vennligst kontroller listen over uvirksomme prosjekter og eventuell sende til FA endrede prosjektkontrakter. Se liste over uvirksomme prosjekter på web adressen: http://www.admin.uio.no/oepa/regnskap/Info_okon_regn_syst/prosjekter/uvirksomme%20prosjekter-30.03.2005.xls

Prosjektavslutning BFV og EFV-bidrag prosjekter Underskudd på prosjekt 120786 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3994 152000 120786 998888 00 -0- 01 1 000,00 IB BFV-NFR Overskudd på prosjekt 640217 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3997 152000 640217 998888 00 -0- 01 800,00 IB EFV bidrag underskudd Oppgjør av saldo: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 8990 152000 120786 120000 00 -0- 01 1 000,00 Prosjektavslutning 120786 000000 640217 800,00 Prosjektavslutning 640217 Art: 3994 IB NFR 3997 IB EFV-bidrag 8990 Avsluttede prosjekter BFV og EFV-bidrag Tiltak 120000 blir brukt hvis ikke andre tiltakskoder blir oppgitt av enhetene. Kategori: Omposteringer Motpart: 00 Link: Prosjektavslutninger

Prosjektavslutning BFV og EFV-bidrag prosjekter Overskudd på prosjekt 120786 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3994 152000 120786 998888 00 -0- 01 1 000,00 IB BFV-NFR Underskudd på prosjekt 640217 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3997 152000 640217 998888 00 -0- 01 800,00 IB EFV bidrag underskudd Oppgjør av saldo: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 8990 152000 120786 120000 00 -0- 01 1 000,00 Prosjektavslutning 120786 000000 640217 800,00 Prosjektavslutning 640217 Art: 3994 IB NFR 3997 IB EFV-bidrag 8990 Avsluttede prosjekter BFV og EFV-bidrag Tiltak 120000 blir brukt hvis ikke andre tiltakskoder blir oppgitt av enhetene. Kategori: Omposteringer Motpart: 00 Overskuddet krediteres enhetens basis. Tiltak 120000 hvis ikke enheten har oppgitt et annet tiltak Link: Prosjektavslutninger

Prosjektavslutning BFV og EFV-bidrag prosjekter Overskudd på prosjekt 120786 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3994 152000 120786 998888 00 -0- 01 1 000,00 IB BFV-NFR Underskudd på prosjekt 640217 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3997 152000 640217 998888 00 -0- 01 800,00 IB EFV bidrag underskudd Oppgjør av saldo: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 8990 152000 120786 120000 00 -0- 01 1 000,00 Prosjektavslutning 120786 000000 640217 800,00 Prosjektavslutning 640217 Art: 3994 IB NFR 3997 IB EFV-bidrag 8990 Avsluttede prosjekter BFV og EFV-bidrag Tiltak 120000 blir brukt hvis ikke andre tiltakskoder blir oppgitt av enhetene. Kategori: Omposteringer Motpart: 00 Underskuddet debeteres enhetens basis Tiltak 120000, hvis ikke enheten har oppgitt et annet tiltak Link: Prosjektavslutninger

Prosjektavslutning EFV-oppdrag. Trinn 1 Oppgjør av saldo. Saldo på prosjekt 420654 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3996 272000 420654 998888 00 -0- 01 2 000,00 EFV-Oppdrag Saldo på prosjekt 460344 (som det ikke har vært bevegelse på i tillegg til IB): Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3996 272000 460344 998888 00 -0- 01 500,00 EFV-Oppdrag Oppgjør av saldo, trinn 1: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 9000 272000 420654 120000 00 -0- 01 2 000,00 Prosjektavslutning 420654 2045 000000 460344 500,00 Prosjektavslutning 460344 Art: 3996 IB EFV-oppdrag 2045 Annen Egenkapital 9000 Avsluttede prosjekter EFV-oppdrag Tiltak 120000 hvis ikke annen tiltakskode blir oppgitt av enhetene Kategori: Omposteringer Motpart 00 Link: Prosjektavslutninger

Prosjektavslutning EFV-oppdrag. Trinn 2. Månedlig: 3995-føring på eiersted av saldi pr. prosjektavslutning, og netto til 310440/fellesadministrasjon Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3995 272000 000000 120000 01 2 000,00 Prosjektavslutning 420645 -0- 500,00 Prosjektavslutning 460344 310440 990028 2 500,00 Prosjektavslutning Mai 2005 oppd.pro. Transaksjonene som ved trinn 1, oppgjør av saldo, ble bokført eierstedene på art 2045, bokføres også enkeltvis på art 3995. Netto bokføres som motpost på samme art, men til sted 310440. Art: 3995 Tilbakeført resultat for avsluttet oppdragsprosjekt Sted 310440: Fellesadministrasjon Tiltak 990028: Egenkapitalavsetning Kategori: Ompostering Motpart 01 Bilaget sendes til Universitetsdirektør for godkjenning. Enhetene kan benytte vanlig kostnadskonti innenfor BFV mot 3995 og motpart 01 Link: Prosjektavslutninger

Eksempel som viser prosjektavslutning for EFV-o prosjekt pr. prosjekt. Resultatet til prosjekt 420654 tilbakeføres 272000, basis Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 9000 272000 42xxxx 120000 00 -0- 01 2 000,00 Prosjektavslutning 420654 2045 000000 3995 Prosjekt 420654 Salderes Prosjekt 460344: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 9000 180600 46xxxx 120000 00 .0. 01 500,00 Prosjektavslutning 460344 2045 000000 -0- 3995 Prosjekt 460344 salderes Resultatet til prosjekt 460344 tilbakeføres 180600 basis http://www.uio.no/admhb/okonbok/ekstern/avslutte/E-RS_AV_FIN03.xml

9. Periodisering Fokus Hva skal periodiseres Vesentlighet: Ingen begrensning nedad – beløpet er avhengig av hva enheten ser på som vesentlig for sin drift. Periodisering skal ikke gjøres med nettobeløp (differansen mellom inntekter og kostnader). Inntekter og kostnader skal periodiseres hver for seg. Nytt fra 2007, er at enhetene selv skal validere periodiseringene i ADI, se ellers rundskriv til regnskapsavslutningen ved tertial/årsavslutning. Link: Periodisering

Inntekter fra KD, NFR, og Andre DEP Områder som skal være gjenstand for vurderinger i forhold til periodiseringer Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) Eksternfinansiert virksomhet (EFV) Inntekter fra KD, NFR, og Andre DEP Andre inntekter Kostnader Bidragsprosjekter Oppdragsprosjekter NEI JA Inntekter Periodisering Universitetet i Oslo benytter følgende overordnede regnskapsprinsipp: ”Inntekter skal bokføres/registreres i den perioden (måned/tertial/år/) hvor den er opptjent. Kostnader skal bokføres/registreres i den perioden (måned/tertial/år) de er påløpt i forhold til tredjepart, intern så vel som ekstern.” Se og rundskriv til regnskapsavslutning vedr. periodiseringer Tabellen over viser hva som skal og hva som ikke skal periodiseres innenfor de ulike delene av enhetenes virksomhet. Kostnader regnes, i motsetning til inntekter, som regel som sikre. Kostnader skal derfor alltid periodiseres. Link: Årsavslutning

Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3888 161710 000000 810000 00 -0- 01 150 000,00 Utestående pasientinntekter 1850 161710 OD/IKO utestående pasientinnt. 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat-regnskapet og med art 1850 i balansen. Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering Kategori: Omposteringer Motpart: 00

Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3888 161710 000000 810000 00 -0- 01 150 000,00 Utestående pasientinntekter 1850 161710 OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3888 161710 000000 810000 00 -0- 01 150 000,00 Utestående pasientinntekter 1850 161710 OD/IKO utestående pasientinnt. 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat-regnskapet og med art 1850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 3888 debeteres og 1850 krediteres. Kategori: Omposteringer Motpart: 00 Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering

Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3888 161710 000000 810000 00 -0- 01 150 000,00 Utestående pasientinntekter 1850 161710 OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3888 161710 000000 810000 00 -0- 01 150 000,00 Utestående pasientinntekter 1850 161710 OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 5: Inntekter bokføres Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1943 000000 00 -0- 01 432 781,00 Odont 01.05.05 – 31.05.05 3750 161710 810000 154 366,00 xx.xx.05 278 415,00 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat-regnskapet og med art 1850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 3888 debeteres og 1850 krediteres. 3. Periode 5. Pasientinntekter kommer inn på bankkonto og krediteres inntektsart 3750. Som fradrag til kredit-beløpet på art 3750 kommer debet-beløpet på art 1850. Netto pasientinntekter i periode 5 blir dermed dem som blir inntektsført i perioden minus dem som ble inntektsført som utestående (periodisert) i periode 4. Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering 3750 Pasientinntekter Kategori: Omposteringer Motpart: 00

Periodisering av ”andre inntekter” i kategori BFV Periode 4: Periodisering av ”andre inntekter”, BFV Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3888 161710 000000 810000 00 -0- 01 150 000,00 Utestående pasientinntekter 1850 161710 OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3888 161710 000000 810000 00 -0- 01 150 000,00 Utestående pasientinntekter 1850 161710 OD/IKO utestående pasientinnt. Periode 5: Inntekter bokføres Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 1943 000000 00 -0- 01 432 781,00 Odont 01.05.05 – 31.05.05 3750 161710 810000 154 366,00 xx.xx.05 278 415,00 1. Periode 4. Odontologisk fakultet har opptjent et vesentlig beløp av pasientinntekter i perioden, som ennå ikke er utfakturert. Denne opptjente inntekten bokføres (periodiseres) i periode 4 med art 3888 i resultat-regnskapet og med art 1850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 3888 debiteres og 1850 krediteres. 3. Periode 5. Pasientinntekter kommer inn på bankkonto og krediteres inntektsart 3750. Som fradrag til kredit-beløpet på art 3750 kommer debet-beløpet på art 1850. Netto pasientinntekter i periode 5 blir dermed dem som blir inntektsført i perioden minus dem som ble inntektsført som utestående (periodisert) i periode 4. Arter: 3888 Periodisering inntekter 1850 Avsetning inntekter, periodisering 3750 Pasientinntekter Periode 5 inneholder både den tilbakeførte periodiserte inntekten (art 3888/debet) og den bokførte reelle inntekten (art 3750/kredit). Netto inntekt på art 3750 i periode 5 blir dermed differansen mellom beløpet man periodiserte og det reelle beløpet til inntekten pluss nye inntekter i perioden. Kategori: Omposteringer Motpart: 00

Periodisering av kostnader Periode 4: Periodisering av kostnader Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4888 272000 000000 900004 00 -0- 01 100 000,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2850 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat-regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering Kategori: Omposteringer Motpart: 00

Periodisering av kostnader Periode 4: Periodisering av kostnader Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4888 272000 000000 900004 00 -0- 01 100 000,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2850 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4888 272000 000000 900004 00 -0- 01 100 000,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2850 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat-regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 4888 krediteres og 2850 debeteres. Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering Kategori: Omposteringer Motpart: 00

Periodisering av kostnader Periode 4: Periodisering av kostnader Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4888 272000 000000 900004 00 -0- 01 100 000,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2850 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4888 272000 000000 900004 00 -0- 01 100 000,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2850 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 5: Kostnader bokføres Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4620 272000 000000 900004 00 -0- 01 97 352,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 146 216,00 Diverse kostnader, ombygging mai 05 2410 243 568,00 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat-regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 4888 krediteres og 2850 debiteres. 3. Periode 5. Fakturaen mottas og debiteres kostnadsart 4620. Som fradrag til debet-beløpet på art 4620 kommer kredit-beløpet på art 4888. Netto kostnader i periode 5 blir dermed dem som blir kostnadsført i perioden minus dem som ble periodisert i periode 4. Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering 4620 Bygningsarbeider Kategori: Omposteringer Motpart: 00

Periodisering av kostnader Periode 4: Periodisering av kostnader Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4888 272000 000000 900004 00 -0- 01 100 000,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2850 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 5: Periodiseringsbilaget tilbakeføres sentralt Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4888 272000 000000 900004 00 -0- 01 100 000,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2850 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 Periode 5: Kostnader bokføres Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 4620 272000 000000 900004 00 -0- 01 97 352,00 146 216,00 Diverse kostnader, ombygging april 05 2410 243 568,00 272000 diverse kostn. Ombygg. april 05 1. Periode 4. KHM ennå ikke mottatt faktura for et forventet vesentlig beløp i forb.m. ombyggingsarbeider som er utført i perioden. Disse kostnadene bokføres (periodiseres) i periode 4 med debet art 4888 i resultat-regnskapet og med kredit art 2850 i balansen. 2. Periode 5. Bilaget tilbakeføres, slik at 4888 krediteres og 2850 debiteres. 3. Periode 5. Fakturaen mottas og debiteres kostnadsart 4620. Som fradrag til debet-beløpet på art 4620 kommer kredit-beløpet på art 4888. Netto kostnader i periode 5 blir dermed dem som blir kostnadsført i perioden minus dem som ble periodisert i periode 4. Arter: 4888 Periodisering investeringer 2850 Avsetning kostnader, periodisering 4620 Bygningsarbeider Periode 5 inneholder både den tilbakeførte periodiserte kostnaden (art 4888/kredit) og den bokførte reelle kostnaden (art 4620/debet). Netto kostnad på art 4620 i periode 5 blir dermed differansen mellom beløpet man periodiserte og det reelle beløpet til kostnaden pluss nye påløpte kostnader i perioden Kategori: Omposteringer Motpart: 00

10. Årsavslutning Fokus Opprydding av prosjektføringer på feil eiersted Link: Regnskapsavslutning for 2008 Link: Prosjektkoder Link: Web-rapporter/prosjekter

Opprydding av transaksjoner ført på feil prosjekt. Prosjekter avregnes som kjent mot eiersted ved årsavslutningen. Per i dag er det mange prosjekter som har postert inntekter/kostnader på flere stedkoder (i tillegg til eiersted). Dette er feilføringer. Enheter som ikke har fulgt opp prosjektene gjennom året kan få en utilsiktet virkning ved avregningen/årsoppgjøret. For å hjelpe enhetene med oppryddingen har ØPA/Regnskapsseksjonen lagt ut en Discoverer-rapport "D.Kontroll av eiersted mot bokførtsted", som lister prosjektnummer, bokført sted og beløp for alle avvik fra eiersted. Viser ellers til kontrollpunkt 7.13 I kontrollprogrammet. Denne kontrollen må gjøres før perioden stenges. Link: Regnskapsavslutning for 2008 Link: Prosjektkoder

Forløp og arbeidsfordeling i forbindelse med årsrapportering Avregning benyttes som begrep på den regnskapsmessige behandling av prosjekter og BFV i forbindelse med periodeavslutningen. Det gjøres oppmerksom på at alle prosjekter i forbindelse med årsavslutningen vil bli avregnet pr eiersted og IKKE pr bokført sted. Interne prosjekter avregnes mot bokførtsted. Tabellen nedenfor skisserer forløpet i forbindelse med den forestående årsrapporteringen, samt arbeidsfordelingen mellom lokalt enhets – og sentralt nivå. Årsaken til det valgte skille mellom lokal og sentral utføring er behovet for å få til en rasjonell gjennomføring, en risikoavveiing og et tidsmessig hensyn knyttet til at virksomheten har relativt kort tid på avslutning, avstemming, konsolidering og rapportering i forbindelse med årsoppgjøret. Det gjøres oppmerksom på at sentralt utførte posteringer skjer i periode 13 og ikke vil bli synlige i enhetenes ordinære regnskaper. Link: Regnskapsavslutning for 2005 Link: Prosjektkoder

Utføres Prosses Lokalt Fullstendige, nøyaktige og gyldige transaksjoner +- Periodiseringer = Resultat før avregning og sentrale kompenserende periodiseringer Sentralt +- Kompenserende sentrale periodiseringer +- Avregning av aktive prosjekter EFV – B +- Avregning av aktive prosjekter EFV-O +- Avregning av prosjekter BFV (NFR, KD og Andre Dep). +- Avregning øvrige BFV = Resultat rapportert til KD

11. Avregning/IB Fokus Prosjektets eiersted Prosjektkategori Bokført sted for prosjektkode 000000 Link: Regnskapsavslutning for 2005 Link: Prosjektkoder

Avregning Avregningen er en form for inntektsperiodisering Avregning gir et bilde av status på prosjekt og basis på avregningstidspunktet Hvordan foregår avregningen: EFV-b underskudd belastes eiersted, da det anses som UiOs egenandel. EFV-b overskudd føres i balansen som kortsiktig gjeld. EFV-b underskudd og overskudd legges i balansen som henholdsvis fordring og gjeld. 4. BFV-prosjekter avregnes mot eiersted og legges i balansen som ”Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet” (utsatt aktivitet). 5. Basis, interne prosjekter og småforsk avregnes mot bokførtsted og legges i balansen som ”Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet” (Utsatt aktivitet).

12. Avregning/IB Fokus Prosjektkategori Prosjektets eiersted Bokført sted for prosjektkode 000000 Link: Regnskapsavslutning for 2008 Link: Prosjektkoder

Overføring av resultat for 2007 til 2008 (utdrag av skriv til økonomilederne) kkkkkkkkkk

EFV-OPPDRAG: Avregning/IB i periode 13 og IB pr. 01/01 Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. EFV-oppdrag: Avregning/IB i periode 13: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3550 110020 420580 998888 00 -0- 01 2 000,00 EFV OPPDRAG 120400 420012 2950 000000 4 000,00 151200 210844 1 000,00 300087 1770 IB pr. 01/01: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3996 110020 420580 998888 00 -0- 01 2 000,00 EFV OPPDRAG 120400 420012 2950 000000 4 000,00 151200 210844 1 000,00 300087 1770 EFV-OPPDRAG: Avregning/IB i periode 13 og IB pr. 01/01 Arter: 1770 Underskudd, avregnet, EFV-O, løpende 2950 Overskudd EFV-O, løpende 3550 Avregning/IB løpende EFV-O 3996 IB EFV - O Tiltak 998888: Periodiseringer sentralt Kategori: Omposteringer Motpart 00 Periode JANUAR NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak

EFV-BIDRAG, overskudd: Avregning/IB i periode 13 og IB pr. 01/01 Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. EFV-bidrag, overskudd: Avregning/IB i periode 13 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3560 110020 460439 998888 00 -0- 01 1 000,00 EFV BIDRAG OVERSKUDD 110030 460571 2951 000000 2 000,00 IB pr. 01/01 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3998 110020 460439 998888 00 -0- 01 1 000,00 EFV BIDRAG OVERSKUDD 110030 460571 2951 000000 2 000,00 EFV-BIDRAG, overskudd: Avregning/IB i periode 13 og IB pr. 01/01 Arter: 2951 Overskudd avregnet EFV-B, løpende 3560 Avregning/IB løpende EFV-B overskudd 3998 IB EFV – bidrag, overskudd Tiltak 998888: Periodiseringer sentralt Kategori: Omposteringer Motpart 00 Periode JANUAR NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak

EFV-BIDRAG, underskudd Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. EFV–bidrag, underskudd: Avregning/IB i periode 13 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3570 120200 420549 998888 00 -0- 01 1 000,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD 120410 420675 000000 IB pr. 01/01 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3997 120200 420549 98888 00 -0- 01 1 000,00 EFV BIDRAG UNDERSKUDD 120410 420675 998888 000000 EFV-BIDRAG, underskudd Arter: 1770 Underskudd, avregnet, EFV-O, løpende 2950 Overskudd EFV-O, løpende 3997 IB EFV – bidrag, underskudd NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak Tiltak 998888: Periodiseringer sentralt Kategori: Omposteringer Motpart 00 Periode JANUAR

KD - Basis, prosjekt = 000000 + interne: Avregning/IB i periode 13 Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. KD - Basis, prosjekt = 000000 + interne: Avregning/IB i periode 13 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3580 110010 000000 998888 00 -0- 01 2 000,00 KD - BASIS, PROSJ. = 000000 + INTERNE 120010 2160 4 000,00 110020 1 000,00 110030 IB pr. 01/01: Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3991 110010 000000 998888 00 -0- 01 2 000,00 KD - BASIS, PROSJ. = 000000 + INTERNE 120010 2160 4 000,00 110020 1 000,00 110030 KD - BASIS, PROSJ.=000000+INTERNE Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3991 IB KD basis NB! Enhetene kan ompostere sted, prosjekt 000000 til internt prosjekt og tiltak Tiltak 998888: Periodiseringer sentralt Kategori: Omposteringer Motpart 00 Periode JANUAR

KD, øvrig KD, øvrig: Avregning/IB i periode 13 IB pr. 01/01 Arter: Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. KD, øvrig: Avregning/IB i periode 13 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3587 150042 205405 998888 00 -0- 01 2 000,00 KD ØVRIG 180300 205393 2160 000000 4 000,00 110020 205403 1 000,00 180200 205390 IB pr. 01/01 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3992 150042 205405 998888 00 -0- 01 2 000,00 KD ØVRIG 180300 205393 2160 000000 4 000,00 110020 205403 1 000,00 180200 205390 KD, øvrig Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3992 IB KD øvrige NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak Tiltak 998888: Periodiseringer sentralt Kategori: Omposteringer Motpart 00 Periode JANUAR

BFV - ANDRE DEP BFV - andre dep: Avregning/IB i periode 13 Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. BFV - andre dep: Avregning/IB i periode 13 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3582 324000 200353 998888 00 -0- 01 2 000,00 BFV ANDRE DEP 120700 200453 2160 000000 4 000,00 140900 200362 1 000,00 131160 200454 IB pr. 01/01 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3993 110010 000000 998888 00 -0- 01 2 000,00 BFV ANDRE DEP 120010 2160 4 000,00 110020 1 000,00 110030 BFV - ANDRE DEP Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3993 IB Andre departementer NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak Tiltak 998888: Periodiseringer sentralt Kategori: Omposteringer Motpart 00 Periode JANUAR

BFV - NFR BFV - NFR: Avregning/IB i periode 13 IB pr. 01/01 Arter: Forløpet for avregning/IB, fra avregning i periode 13 til IB i periode 1, året etter. BFV - NFR: Avregning/IB i periode 13 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3581 110020 120514 998888 00 -0- 01 2 000,00 BFV – NFR 120790 2160 000000 4 000,00 120807 1 000,00 120991 IB pr. 01/01 Art Sted Prosjekt Tiltak Mot A F Debet Kredit Linjebeskrivelse 3994 110020 120514 998888 00 -0- 01 2 000,00 BFV – NFR 120100 120922 2160 000000 4 000,00 120807 1 000,00 120833 BFV - NFR Arter: 2160 Avsatt andel av tilskudd til BFV 3994 IB NFR NB! Enhetene kan kun ompostere tiltak Tiltak 998888: Periodiseringer sentralt Kategori: Omposteringer Motpart 00 Periode JANUAR

Hva ser vi etter, utenom attestasjon og 13. Bilagskontroll Fokus Hva ser vi etter, utenom attestasjon og godkjenning av BDM*-person? *budsjettdisponeringsmyndighet

Viktige kontrollpunkter Art Riktig kombinasjon inntektsart/prosjektkategori Riktig kombinasjon av arten for krediteringen og arten for debeteringen i en internhandel Riktig klasse i forb.m. kostnader. Vær obs. på verdigrense og varighet At parkonti alltid går i balanse, og alltid er kombinert med motpart 01: 3290/7211 Overheadinntekter/Overheadkostnader 3611/6354 Interne husleieinntekter/Intern husleie 5891/5892 Refusjon vedr.frikjøp av personell/Kostnader vedr.frikjøp av personell 5893/5894 Refusjon vedr.frikjøp av personell, ordinær drift/Kostnader vedr.frikjøp av personell, ordinær drift Prosjekt Riktig eiersted Flytting av beløp mellom prosjekt er i hovedsak ulovlig Er omposteringen et forsøk på ulovlig saldering av et prosjekt? Prosjekt 000000 i kombinasjon med 3290 Tiltak Tiltak 000000 i kombinasjon med 3290 Motpart Riktig motpart i omposteringer, husk: motpart i en ompostering av en internhandel skal være 01 Riktig motpart i internhandel, alltid 01 Debet/kredit kolonne Ikke samlebeløp i en ompostering. Den må gjøres transaksjon for transaksjon/rad for rad. Det skal ikke være noe problem å spore beløpene i en ompostering. Linjebeskrivelse Henvisning til opprinnelig bilagsnummer i forb.m. omposteringer. Forklarende linjebeskrivelse Underbilag Rapport DH10 eller DH17 som viser nødvendig info i forb.m. en ompostering. Rapport som viser nødvendig info i forb. m. frikjøp.

Appendix Nyttige linker: Kontoplan – for å forvisse seg om at man bruker en oppdatert kontoplan Konteringsskjema – for å bruke i forb. med interhandelbilag eller som mal for omposteringsbilag som skal valideres i ADI. Kontostreng og bokføring – brev – for en kortfattet gjennomgang av hva man skal legge vekt på i forbindelse med bokføring Lønningsseksjonens omposteringsskjema – for å laste ned og bruke ved ompostering av lønn Prosjektkoder – for å forvisse seg om prosjektets eiersted, at det er aktivt og hvilken kategori det tilhører. Her kan du også finne prosjektets overheadprosent. Prosjektavslutning – for å få forklaring på hva som skjer med overskudd/underskudd når prosjekt blir avsluttet. Tertialavslutning – for en kortfattet gjennomgang av hva en tertialavslutning innebærer. Web rapporter/prosjekter – for å få et raskt overblikk over hvilke transaksjoner som har blitt ført på et prosjekt. Det er også her lett å oppdage om det evnt. finnes føringer utenom eiersted. Årsavslutning – for en kortfattet gjennomgang av årsavslutningens handlingsforløp og hva den innebærer NB! Du må stå i Power Points lysbildemodus for å aktivere linkene.

Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 1. Riktig base: oaprd1 eller oaprd2

Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 2. Avkryssing i dialogboks ”Definere regnearkoppsett”. Dersom feltet ”Beskrivelse”, under fanen ”Linjer”, ikke er krysset av vil linjebeskrivelse ikke komme med. I stedet vil det stå: ”Bilagsimport opprettet”. Klikk i avkryssingsfelt for beskrivelse. Klikk i: Rediger oppsettet.

Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 3. Riktig kategori. Det er kun ”Bevilgning”, ”Intern handel” og ”Omposteringer” som skal brukes av enhetene ved validering.

Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 4. Riktig dato. Husk det er alltid dagens dato som automatisk kommer opp i ADI bildet. Det er denne datoen som bestemmer hvilken måned bilaget blir bokført i. Dersom et bilag valideres etter at måneden det skal bokføres i er utløpt, men ennå ikke lukket, må siste dato i foregående måned velges fra plukkliste.

Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 5. Avmerking i ”Alle rader”. Resultat dersom ”Alle rader” ikke er avmerket: Regnearket blir validert og vil du få et ”Sist lastet gruppe-ID” nummer. Men du samtidig å opp en melding om at ”Ingen rader ble vellykket lastet”. Husk å merke av Alle rader

Viktig punkt i forbindelse med validering av bilag i ADI. 6. Beløp basert på formelutregning. Dersom beløpene i et regneark skal være utregninger basert på valutakurs, antall, prosent, og lignende, må disse gjøres med en avrundingsformel for å bli godtatt i ADI validering. Hvis ikke, vil Excel oppfatte en ”uendelig” rekke med desimaler og varsle i ADI-bildet at regnearket ikke er i balanse. Selv om summeringslinjen viser noe annet. Det hjelper ikke å formatere celleverdien til å vise 2 desimaler. Avrundingsformel, som vist under, må brukes – eller desimalene må reduseres manuelt. Formel uten avrunding. Resulterer i feilmelding i ADI validering Godtatt validering med avrundingsformel: =ROUND(SUM(A2:C2)*$B$6;2)