Vågan kommune 1999 IKT-plan - IKT som verktøy i strategisk arbeid Alt over IP, IP over alt Infrastruktur Nye IKT-verktøy i kommunehelsetjenesten og pleie og omsorg IP-telefoni Fra 2005 -> Balansert målstyring Brukerundersøkelser Handlingsplan 2006 -2009

IKT i omsorgssektoren Målsetting: Mer tid til omsorg Bedre kvalitet på tjenestene Økt brukertilfredshet

IKT i pleie og omsorg Tiltak: Felles kommunikasjonsløsning som binder sammen institusjoner og baser Felles fagsystem for hele Pleie- og omsorgssektoren Mobileløsninger EIB - system (trygghetsskapende teknologi) i omsorgsleiligheter og sykehjemsrom IP-telefoni

IKT infrastruktur omsorgsektor Sikker IKT-løsning med flere kommunikasjonsmetoder. Alle i henhold til krav fra datatilsynet, med bruk av de nødvendige sikkerhetssystemer.

IKT i omsorgssektoren Mobilitet fra 2003 Laget detaljert dekningskart Dialog mot Telenor -> forbedringer testet ulike kommunikasjon- / sikkerhetsløsninger Vpn, IPsec + + GPRS og Mobil data aksess Fra terminalserver til IP-løsning Ip-gateway og radiusserver Gradvis utvidet funksjonalitet i mobil løsning Først i hjemmesykepleien deretter i hjemmetjenesten 45 mobile enheter, 3 skift, 24 timer i døgnet

Mobile løsninger og omstilling Helt nye rutiner Nytt styringsredskap Journaler og beskjed rett i Fagsystemet Gerica Mye mer bevisst, konsekvent og aktiv føring av data Nye helt andre rutiner til omfordeling av oppdrag (arbeidsprogram/ arbeidslister) Endre bruken av hjemmejournal til å føre via håndterminaler Bruk av fagsystem for hele pleie- og, uvante databrukere uten forkunnskaper. Hvordan gikk omstillingsprosessen? Start i hjemmetjenesten og start med saksbahandling. Helt nye rutiner fra papirbasert til for alle ansatte i pleie-omsorgssektor, krevde at det ble frigjort tid til omstilling – all data måtte legges inn i systemet og systemet skulle brukes Da vi kjøpte systemet var mange ikke klar over at det medførte uvante begrep og betegnelser, uvante utskrifter og svært mye selvarbeid som vi ikke var forberedt på (sikkerhetsprofiler, maler og de forskjellige kartoteketc.) Vi hadde fått et nytt styringsredskap for vedtak og beslutninger, som bedre ivaretar lov og regelverk Journaler og beskjed rett i fagsystemet Gerica, bort med at ting blir skrevet flere steder, alt på en plass, endret bruk av papirjournal Men det som ble lagt inn måtte også vedlikeholdes Hvordan kunne man få ut gevinster Det å få bort det gamle, (medisinkardex, og vanlig kardex) samt endre vaner og rutiner var en lang og tidkrevende prosess, med 1-1 oppfølging av noen ansatte (en god del ikke datavante 60+)! En del leder skift, samt at avdelingene hele tiden hadde mange andre prioriteringer gjorde ikke sitt til at prosessen ikke gikk så lett, og ble langvarig. Ledere har ansvar for omstilling og rutiner og det er lett å falle tilbake til det gamle ved lederskift. Det var også en hel del tekniske utfordringer, oppetiden var ikke alltid til å skryte av - systemet falt ut etc. Men her har vært mye tålmodige og flinke folk, samt pådrivere! Omstillingsprosessen for Hjemmetjenesten betydde 3-4 omstillinger til helt nye rutiner: Mye mer bevisst, konsekvent og aktiv føring av data – bort med beskjedlappene! Nye helt andre rutiner til omfordeling av oppdrag. Opplæring i bruk av tiltaksplan og arbeidslister, fra en ukeprogram med mange stryk og kun navn til brukere, til en liste med prosedyrer og tidspunkt. Opplæring i bruk av håndholdte PC og aktivt bruke disse! Endre bruken av hjemmejournal til å føre via håndholdte Endre møtevirksomhet og reisetid – ledere måtte stille spørsmål; er ALLE møtene vi har: Ønskelig, Nødvendig, Fruktbart eller hemmende for driften Er det lønnsomt at noen tar med PDA hjem og har det betydning for ansattes kjøretid, start- og sluttpunkt for jobben (kan oppdrag utføres uten at en trenger - eller fører opp - lang kjøretid??) Bruken av hjemmejournal – hvordan endre slik at dobbeltføring unngås

Hjemmesykepleien og mobile løsninger Arbeidsplanen direkte til pleiere ved arbeidsdagens start Bedre kvalitet; tilgang til journal o.a. ute hos bruker Utført arbeid går direkte inn i journal Redusert kjøretid/km for ansatte Redusert møtetid Mobile handterminaler hvordan og hva betyr det : Ledere i hjemmetjenesten valgte å starte med pleietjenesten Arbeidsplanen går direkte til ansatt ved arbeidsdagens start. Forarbeidet måtte utføres MEGET NØYE! NB! Det ble brukt en del tid på noe som vi ikke hadde bruk for!(Tildel brukere/pasienter primærkontakter = ressurser i tjenestebildet) Det måtte lages tiltaksplaner og arbeidslister forut, noe som krevde tid, men fordelen var en bedre oversikt og nødvendig opprydding i databasen Bedre kvalitet; til gang til journal og opplysninger ute hos bruker Utført arbeid går direkte inn i journalene Redusert kjøretid/km for noen medarbeiderne. Vi måtte bruke tida først på arbeidslister og bli kjent med de, før en kunne starte med håndholdte PC Mye vi ikke visste men erfarte underveis (eks.arbeidslister natt) Dersomsm noen spør om penger: Hittil har kommunen finansiert løftet selv, men fordi vi ikke var i mål og fikk ta del i referansekommuneprosjektet, fikk vi midler til gjennomføring: 2002 - 425.000,- 2003 - 100.000,- 2003 - 600.000,- (ekstrabevilgning) 2004 - 300.000,- (tilsagn) 1.325.000,- kommunen bidro også her med egenfinansiering

Hjemmetjenesten Arbeidslister med prosedyrer til hjemmehjelpere Håndterminaler til hjemmehjelps-tjenesten Fakturagrunnlag på plass direkte Håndterminaler til alle Videreføring med Håndterminaler Arbeidslister med prosedyrer nå også til hjemmehjelpere Flere Håndterminaler til ansatte i hjemmehjelpstjenestene- mer effektiv mobil omsorg Ny opplæringsrunde Fakturagrunnlag på plass direkte Flere håndterminaler, nå med TCP/IP løsning må utprøves og implementeres

Gevinster Bedre kvalitet på journalføring Bedre kvalitet på prosedyrene Bedre kvalitet på statistikker Bedre styringsverktøy Automatisk fakturering av medgått tid (hjemmehjelp)/egenandeler Besparelse (tid) kompetanseheving Fornøyde brukere og fornøyde arbeidstagere Vi har fått bedre kvalitet på journalføring. Sett i forhold til tidligere kardexsystem blir det nå skrevet flere jounaler. Vi har fått bedre kvalitet på prosedyrene Vi har utvilsomt fått bedre statistikker nå, som er til å stole på (slutt med telling for hånd). Bedre kvalitet på statistikker, og bruker mye mindre tid til dette nå, dessuten kan vi få ut oversikter hurtig, og når vi vil Vi har fått et bedre styringsverktøy Vi har fått hurtigere fakturering av medgått tid (hjemmehjelp) Besparelse (tid) (frigjort tid i en liten sone). Fornøyde brukere og fornøyde arbeidstagere gjenstår å se En slipper dobbeltarbeid når alt føres et sted, forutsatt at rutinene rund det er gode og alt er på plass. Vi ikke i mål men en ser nu en endring

Brukerundersøkelser i Lofotkommunene 2005 Resultater for Vågan kommune Tjenesteområde: Hjemmetjenester

Institusjon og omsorgsboliger: Trygghetsskapende teknologi Løsninger for å omsorgsbrukere større trygghet trygghetsalarm Fallalarm, sengevakt, vindu og døralarm, Komfyrvakt Brannalarm Innbrudd + +

Institusjon og omsorgsboliger: Visualisering / Ip-telefoni IP-telefoni integrert mot EIB/sykealarmsystem Døråpner / Web kamera Meldingsmottaker Meldingssender

IKT i omsorgssektoren 2006 - 2008 Full IPLOS rapportering på alle områder PU og psykiatri får fagsystem og infrastruktur IKT og IP-telefoni Fullelektronisk arkiv Noark 4.1 (5) Bruk av bilder i journal via PDA Regionalt samarbeid? Individtilpasset omsorg Teknologiske hjelpemidler Omsorgsboligen på nett? Tale og video ? Brannstasjon som utvidet vaktsentral 24 timer i døgnet ? Målsetting: Fra starten av har det vært et mål å frigjøre tid og dermed får mer tid til omsorg. Vårt mål var også bedre statistikker som pekepinn om vår tjeneste vi til en hver tid hadde – Vi manglet gode statistikker og brukte mye tid på å finne ut av statistikker før Videre var målet bedre kvalitet på det dokumentasjonsarbeidet, og dermed på tjenesten Vi mente dermed å kunne oppnå økt brukertilfredshet - (eks. hurtigere, bedre og korrekt svar, bedre vedtaksstyring, med opplysning om klageadgang bedre vedtak og svarbrev). Vårt mål var mer frigjort tid til arbeidet med brukere og dermed mer tilfredse brukere Vårt mål var også besparelse i form av tid

Kommunehelsetjenesten Legetjeneste Tilgjengelig fagsystem fra alle lokasjoner Tilknyttet NHN fra 2002 El. Epikriser og labsvar sprengt telefonsystem (ikke IP) Ustabil legedekning Sterk ”konkurranse” fra private legetjenester Hjemmebaserte tjenester i Vågan kommune er delt inn i 3 soner. Laukvik-sonen ”dekker” nordøst-delen av Vågan, bygdene Laukvik, Laupstad og Digermulen med omgivelser. Geografi Spredt bebyggelse, Lange avstander, Lk-Sv 35km, Lk-Lp 25 km, Lk-D 75 km. Lp-Sv 25km, Lp-D 52km, D-Sv 75 km(?) Statistikk: Laukvik har 437 innbyggere, Laupstad har 353 innbyggere, Digermulen har 224 innbyggere, Laukvik har 35 brukere av hj.tjenesten, Laupstad har 19, mens Digermulen har 21 brukere. Personale Antall årsverk 7.13; 2 sykepleiere (inkl. avd.spl), 3,5 hjelpepleiere hvorav 66% til nattjeneste, 2.25 hjemmehjelp. Det er 10 personer; 4 er 60+, 2 er 50+ og den yngste er 39 år. Laukvik og Laupstad har felles pleiere og hjemmehjelpere, det vil si de har pasienter på begge stedene. Vi har i gjennomsnitt 2 pleiere på dagvakt ukedagene, og hjemmehjelp i gjennomsnitt 6 ukedager. Sonen har et sonekontor i Laukvik, men ikke alle møter opp her om morgenen. Pleierne har forskjellige utgangspunkt etter tilhørighet, og blir gjerne tildelt pasienter i nærheten av sine utgangspunkt. Så de starter dagen hos første pasient på sin liste og kommer inn på sonekontoret etter hvert. Digermulen ligger så langt unna de andre bygdene (ca. 75 km) at de har egen betjening: 1 hjelpepleier på dag/kveldvakt og hjemmehjelp 2-3 dager per uke. Laukviksonen har 1 sykepleierstilling foruten avdelingssykepleiers stilling og disse bytter på arbeidsdag i Digermulen hver 14. dag, her møter hun alle D-ansatte.

Kommunehelsetjenesten Legetjeneste 2006 - 2008 Tiltak: Elektronisk resept og sykemeldingshåndtering Ip-telefoni Telemedisin/spesialist-støtte Internett tjenester fra 2006 Reseptfornying Timebestilling Enkle forespørsler Min side/Sikkerhetsportalen kan gi helseopplysninger på nett for den enkelte 2007 ? Hjemmebaserte tjenester i Vågan kommune er delt inn i 3 soner. Laukvik-sonen ”dekker” nordøst-delen av Vågan, bygdene Laukvik, Laupstad og Digermulen med omgivelser. Geografi Spredt bebyggelse, Lange avstander, Lk-Sv 35km, Lk-Lp 25 km, Lk-D 75 km. Lp-Sv 25km, Lp-D 52km, D-Sv 75 km(?) Statistikk: Laukvik har 437 innbyggere, Laupstad har 353 innbyggere, Digermulen har 224 innbyggere, Laukvik har 35 brukere av hj.tjenesten, Laupstad har 19, mens Digermulen har 21 brukere. Personale Antall årsverk 7.13; 2 sykepleiere (inkl. avd.spl), 3,5 hjelpepleiere hvorav 66% til nattjeneste, 2.25 hjemmehjelp. Det er 10 personer; 4 er 60+, 2 er 50+ og den yngste er 39 år. Laukvik og Laupstad har felles pleiere og hjemmehjelpere, det vil si de har pasienter på begge stedene. Vi har i gjennomsnitt 2 pleiere på dagvakt ukedagene, og hjemmehjelp i gjennomsnitt 6 ukedager. Sonen har et sonekontor i Laukvik, men ikke alle møter opp her om morgenen. Pleierne har forskjellige utgangspunkt etter tilhørighet, og blir gjerne tildelt pasienter i nærheten av sine utgangspunkt. Så de starter dagen hos første pasient på sin liste og kommer inn på sonekontoret etter hvert. Digermulen ligger så langt unna de andre bygdene (ca. 75 km) at de har egen betjening: 1 hjelpepleier på dag/kveldvakt og hjemmehjelp 2-3 dager per uke. Laukviksonen har 1 sykepleierstilling foruten avdelingssykepleiers stilling og disse bytter på arbeidsdag i Digermulen hver 14. dag, her møter hun alle D-ansatte.