Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

Presentasjon om: "Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Edny-Beate Karlsen Inst. for Telematikk, NTNU Fordypning: Tekn. Org & Samf

2 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
IKT: Informasjons- og Kommunikasjonsteknologi Mobil kommunikasjon mellom de ansatte Kontekst og asynkrone meldinger Basert på undersøkelser ved en sone for den kommunale hjemmetjenesten i Trondheim kommune Hensiktsmessig IKT betyr at teknologi som sikre tilgang til informasjon og støtter den interne og den eksterne kommunikasjonen I motsetning til på et sykehus jobber de ansatte i hjemmetjenesten ute hos bruker, det betyr borte fra kontoret og dets journalsystemer. Fokus for denne prosjektbesvarelsen er den mobile kommunikasjonen mellom de ansatte når de jobber ute hos bruker. Dermed skulle jeg se nærmere på hvordan de ansatte i dag benytter mobiltelefonen i denne sammenheng, og forsøker finne alternative løsninger som innebærer kontekst og asynkrone meldinger som kan støtte dem utover det som i dag er mulig. Ettersom prosjektet er en del av ei tverrfaglig fordypningsretning innebær den ei bredere tilnærming til teknologiske løsninger. Det sosiologiske aspektet gjør at det legges vekt på metoder som basis for kunnskap og forståelse av hjemmetjenesten. Dermed basere prosjektet seg på både en spørreundersøkelse og intervju ved en sone for hjemmetjenesten i Trondheim kommune. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

3 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Innhold Motivasjon & bakgrunn Sone for hjemmetjenesten i Trondheim kommune Undersøkelsene ved sonen Mobil tilgang til informasjon Kontekst Asynkrone meldinger NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

4 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Motivasjon & bakgrunn Demografisk utvikling Telemedisinsk utvikling Statlige handlingsplaner Styrking av det elektroniske samarbeidet Rasjonalisering og effektivisering Helhetlig pasientforløp Først se litt på det noen faktorer som viser hvorfor dette er aktuelt. Demografisk utvikling: Prognosene anslår at vil ha ei markant økning av antallet eldre etter Et økende antall eldre vil også bety et økende antall med svekket helse, altså et økende behov for helse og omsorgstjenester. I 2000 var de totale offentlige utgiftene på ca 45 milliarder kroner. Det utgjør 36 % av alle kostnadene til helse- og omsorgstjenester og vel 1/3 av kommunens samlede driftsbudsjett. Vi kan altså ikke øke utgiftene i samme takt. I tillegg vil andelen eldre øke, fram til 2010 står vi med fem yrkes aktive bak hver person i eldre befolkningen, men deretter vil dette til 3 i 2040. Telemedisinsk utvikling: Nye utfordringer gjør at man må søke nye løsninger. Telemedisinske løsninger er en gjør det mulig å utnytte ressurser på en bedre måte. Kort sagt: flytt tjenesten i stedet for pasienten. Telemedisinske løsninger vil gjøre det mulig for desto flere å bli boende lengre i sitt eget hjem i tråd, slik som også er en av hovedmålsetningene i eldreomsorgen. Dermed vil det også kunne ha betydning for det framtidige omfanget av den kommunale hjemmetjenesten. Statlige handlingsplaner: Tett knyttet opp mot telemedisinske løsninger er IKT løsninger. De statlige handlingsplanene slik som og forsøker å gi retning for utviklingen. Rasjonalisering og effektivisering: Økt samarbeid ved hjelp av IKT-løsninger ses på som en måte å oppnå en mer effektiv ressursutnyttelse som kan møte de demografiske utfordringene. Helhetlig pasientforløp: Men likeså viktig er det å øke kvaliteten av tjenestene ved at bedre samhandling vil føre til en mer helhetlig opplevelse fra pasienten sin side. For å oppnå dette må alle aktørene være involvert, og i 2007” er en av hovedsatsningene å få med nye aktører som den kommunale helsetjenesten, noe som dermed også vil ha betydning for den kommunale hjemmetjenesten. . For å støtte oppunder et helhetlig pasientforløp, sikre tjenestekvalitet og effektivitet, er det viktig at den kommunale hjemmetjenesten benytter hensiktsmessig teknologi. Men de statlige handlingsplanene som og 2007” elektronisk samspill som et en vei til å oppnå et mer helhetlig pasientforløp. Detta betyr at IKT også kan være en måte og øke kvaliteten av tjenestene. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

5 Sone for hjemmetjenesten i Trondheim kommune
28 soner Trygghetsalarmtjeneste Praktisk bistand Hjemmesykepleie De fleste jobber brukerrettet Gjennomsnittlig tid ute hos bruker: 67-68% Målet: 75-80% Informasjonsteknologi Gerica Kommunikasjonsteknologi Mobiltelefon 28 soner: I Trondheim kommune er den hjemmetjenesten organisert i 28 ulike soner. En sone er et hjemmehjelpskontor med ansvar for brukere innen et geografisk område Trygghetsalarm: en egen sone som utfører hjemmetjenester på natt og akutte oppdrag utløst av brukere med trygghetsalarm Praktisk bistand: hjelp til praktiske gjøremål som egenomsorg og personlig stell Hjemmesykepleie: sykepleietjenester som utføres utenfor institusjon Elektronisk fagsystem: I likhet med resten av den kommunale pleie og omsorgstjenesten benytter hjemmetjenesten Gerica som pleie, rehabiliterings- og omsorgssystem. Gerica innholder oversikt over den enkeltes tjenestemottakers journal. Gerica: erstattet kardeks i pleie og omsorg i 1996 Dokumentasjonsplikt: Dette gjør det naturlig å snakke om den dokumentasjonsplikt, og som nå er blitt utvidet til å gjelde flere ansatte i pleie og omsorgstjenesten. Dokumentasjonen er ikke bare for intern bruk, den er også statlig og kommunal. Og for å få et tilstrekkelig bilde av brukernes behov, pleietyngde og omfanget av tjenesten, er det blitt bestemt at rapporteringssystemet Individbasert Pleie og Omsorgsstatistikk skal erstatte den tidligere statistikken av mottakere av pleie- og omsorgstjenester. Elektroniske fagsystemer slik som Gerica er med på å kunne møte disse nye kravene til dokumentasjon. Dette betyr altså høye krav til dokumentasjon og i Trondheim kommune føres det totalt journalnotater per måned i PLO. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

6 Sone for hjemmetjenesten i Trondheim kommune
I det brukerrettede arbeidet deles sonen inn i to hovedgrupper, hvor de ansatte på vakt jobber ut mot ulike brukergrupper ut fra deres stillingskompetanse. Disse rutene har en tilhørende mobiltelefon som de ansatte benytter. Videre er de resterende hjelpemidlene også tegnet inn, to sykler og en bil, noe som betyr at de ansatte ved denne sonen stort sett går fra bruker til bruker. I tillegg er det noen få ansatte som leder, merkantil (div kontorarbeid) og de har faste sykepleiere som jobber opp mot medisinering og utarbeiding av vaktlister. Resten jobber hovedsakelig brukerrettet. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

7 Undersøkelsene ved Sonen
Spørreundersøkelse Bruk av mobiltelefon Kollegaer vs Gerica Tilgang til informasjon Assistanse og delegering av oppgaver Endringer Kvalitativt intervju Det er viktig å poengtere at spørreundersøkelsen ikke er statistisk representativ bilde av den kommunale hjemmetjenesten. Til dette er antallet informanter som endte opp på 22 stykker altfor lite. Den var likevel med på å gi et innblikk i i dagens informasjons- og kommunikasjonsbehov ved sonen. Det var også dette som var hensikten med undersøkelsene. Spørreundersøkelsen dannet basis for videre intervjue som var med på å utdype funnene og uklarheter fra spørreundersøkelsen. Fremstillingen her vil i hovedsak være hentet fra spørreundersøkelsen. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

8 Bruk av mobiltelefonen
40 % opplever det å være tilgjengelig som forstyrrende Avbrutt med sitt arbeid hos bruker Blir ringt angående spørsmål de ikke kan svare på Intervju: telefonen er den mest stressende faktoren Dette betyr at det å kunne bli mer selvhjelpen med tanke på informasjonssøk kan ha en positiv effekt Intervju: Større mulighet til asynkron kommunikasjon slik som e-post blir dermed sett på som positivt NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

9 Bruk av mobiltelefonen
1: Kontoret 2: Kollegaer a: Trenger veibeskrivelse b: Spm ang brukers tilstand c: Spm ang medisinering d: Trenger ass hos bruker e: Må delegere bort oppdrag f: Henvendelser fra bruker g: Annet Så hva er det så de ansatte benytter mobiltelefonen til? Figuren viser frekvensbasert fordeling av årsakene til at de som jobber ute hos bruker ringer henholdsvis kontoret og hverandre. Grovt kan vi si at den benyttes både til å innhente informasjon og hjelp i forbindelse med arb.oppgaver. 1: representerer kontoret, hvor de ansatte har tilgang til informasjon i Gerica 2: representerer kollegaer som jobber brukerrettet, og henvendelser hit vil entydig basere seg på deres kunnskap TRYKK & LES! Trenger veibeskrivelse Spm ang brukers tilstand, ingen forskjell, som kan tyde på at det ikke har betydning om du ringe noen som har tilgang til Gerica eller ikke Spm ang brukers medisinering er den vanligste årsaken til at de ansatte kontakter kontoret, og støttes av at sykepleier tilknyttet medisinrom er den som blir kontaktet oftest Behov for assistantse hos bruker er den vanligste årsaken til at de ansatte kontakter hverandre. I de tilfellene de kontakter hverandre er det sykepleier som blir kontaktet oftest. Dersom de ansatte trenger å delegere bort oppdra ringer de fleste til kontoret. Annet: det var ingen som utmerket seg NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

10 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Kollegaer vs Gerica Gerica og kolleger Like tilgjengelig Gerica mest pålitelig ”Men kollegaer er ofte vel så viktige” ”Men kollegaer kan utfylle opplysningene” ”Gerica om ting som har skjedd nylig. Kollegaer om sykdomshistorie mm.” Det viser at ulike årsaker gir grunn til å kontakte ulike instanser, mens som i forbindelse med brukers tilstand kommer kontoret og kollegaer likt ut. Dette gjør det videre interessant å se på hvordan de ansatte forholder seg til Gerica og Kollegaer i forbindelse med informasjonssøk. 50/50 i formening om hva som er det mest tilgjengelige Majoriteten, dvs 74%, finner Gerica mest pålitelig Det ble gitt noen uoppfordrete kommentarer til sammenligningen Viser betydningen av muntlig overføring av kunnskap NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

11 Spørreundersøkelsen: Tilgang til informasjon
1/3 mener de ikke har tilgang til den informasjonen de trenger når de jobber ute hos bruker. De har ikke tilgang til rapport ute hos bruker Hjemmejournal er ikke tilstrekkelig i akutte situasjoner Det er ikke alltid noen på kontoret som de kan ringe Videre er det interessant å vite hva de ansatte synes om deres tilgang til informasjon. Hjemmejournal: inneholder et utdrag at journalen slik som medisinering, den type hjelp bruker får, og hvor ofte. Den oppdateres på kontoret og endringer taes med ut til bruker. Ringe: Dette vil gjelde ved kveldsvakt og helge vakt. Noen ganger kan dette gjelde noe så enkelt som behov for telefonnummer. Utskriften av arbeidslister inneholder bare et tlf nummer til bruker, og slike nummer lagres ikke på mobiltelefonen ettersom det ville bli for krevende med tanke på oppdatering. Dvs enkel informasjon som du kunne ha funnet fram til selv dersom du hadde muligheten. Andre ganger kan det være behov for den kunnskapen de som jobber inne på kontoret har, slik som for eksempel medisinansvarlig NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

12 Assistanse & Delegering
50 % prosent finner muligheten til assistanse som tilfredsstillende 50 % prosent opplever muligheten for delegering som lite tilfredsstillende ”Mulighet til å delegere oppgaver er knyttet til egen status, om du er ”noen”, om andre opplever at de har tid. Mobiltlf. gir mulighet for å spørre om hjelp i alle fall.” Sitat: Det ble også påpekt under intervjuet at det var lettere å få hjelp i assistanse, mens delegering av oppgaver innebærer at du ikke klarer noe, og det kan være vanskeligere å få forståelse for. Dette gir innblikk i at det kanskje ikke er alt som egner seg som elektroniske meldinger, om det er enkelt å ta avstand fra en person i den andre enden, er det lett å se for seg at det er desto enklere dersom det er en melding du må ta stilling til NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

13 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Endringer Endringer av arbeidslistene i løpet av morgenmøte eller lunsj Assistanse & delegering av oppdrag Endringer ute hos bruker Endringer av tilstand til bruker Dårligere Hyppigere til rehabilitering Endring av arbeidslister kan gjøre at de ansatte får kontakt med brukere utenom sine faste ruter Det samme kan oppstå som følge av ved behov for assistanse og delegering av oppdrag. Dette betyr også at du kan ha behov for informasjon utenom det som ble gjennomgått om dine brukere ved morgen møtet. Hjemmetjenesten består av mange mennesker som håndterer masse informasjon. Dette kan være så enkelt som at hanskene blir flyttet ute hos bruker. Slike små endringer er også viktig å fange opp og få formidlet videre. dårligere, og de er hyppigere til rehabilitering informasjonen, noe som også gir behov for hyppigere informasjonsflyt mellom de ulike aktørene i Pleie og omsorgssektoren. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

14 Mobil tilgang til informasjon
Knytte sonens Informasjonsteknologi med deres Kommunikasjonsteknologi Øker tilgjengligheten til informasjon Tilgang til rapport ute hos bruker Fjerner problemet med at hjemmejournal kan være utilstrekkelig i visse situasjoner Ikke avhengig av at det er noen på kontoret Lettere å oppdatere informasjon Unngå huskelapper Oppdatert informasjon blir tilgjengelig for alle Dette kan være med på å gjøre de ansatte mer selvstendig i sitt arbeide. Øke tilgjengeligheten til informasjon, og de får muligheten til å lete fram info uten å involvere dine kollegaer. Dette kan gjøre at de menneskelige ressursene benyttes mer effektivt, i tillegg kan det bidra til at mobiltelefonen virker mindre forstyrrende. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

15 Mobil tilgang til informasjon
Gjør det mulig å jobbe mer selvstendig Trenger ikke involvere andre i deres informasjonssøk Mindre forstyrrelser Mer effektiv utnyttelse av de menneskelige ressursene NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

16 Mobil tilgang til informasjon
Ingen revolusjon ”Bredbåndsteknologi i hjemmetjenesten i Alta” Stavanger kommune Drammen kommune Qtek 9090 Alta: : NST, Alta komm, Telenor og NORUT Finmark: mobilt journalsystem hvor sykepleierne fikk egen laptop, visualisering av sårbehandling, e-post kommunikasjon til lege og apotek Stavanger: PDA Drammen: Brukte en tilsvarende løsning for sonen ettersom Drammen kommune benytter samme elektroniske journalsystem, Gerica. Bilde: De siste årene har mobiltelefonen fått mer og mer funksjonalitet, mens PDA utviklingen har stått rimelig stille. Nå har imidlertidig sammensmeltingen av PDA og mobiltelefonen skutt fart. Qtek 9090 er en av de terminalene som kan være aktuell å bruke. Det er en PDA med mobiltelefonfunksjonalitet. Ulempen med slike PDA løsninger er et begrenset brukergrensesnitt, men for den aktuelle sonen som var med i mitt prosjekt ville en laptop-løsning ikke være det ideelle ettersom de går mellom brukere. Modellen på bildet har vanlig tastatur som kan trekkes ut, men det er veldig lite. Eller man kan bruke den trykkfølsomme skjermen. Det er dermed lett å se for seg at grensesnittet kan bli en flaskehals. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

17 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Kontekst ”Context is any information that can be used to characterize the situation of an entity. An entity is a person, place, or object that is considered relevant to the interaction between an user and an application, including the user and applications themselves.” (Dey & Abowd) Dette leder til det neste punktet, nemlig bruk av kontekst. Situasjonsbetinget informasjon som er relevant for interaksjonen mellom bruker og system Så et system er kontekstsensitivt dersom det benytter kontekst til å presentere info eller tjenester til bruker NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

18 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Kontekst Hensikt: Flytte kompleksiteten fra bruker og inn i systemet Redusere mengden av informasjon som bruker må forholde seg til Øke kvaliteten på den informasjonen som blir presentert Forhindre at interaksjonen mellom bruker og system blir en flaskehals Redusere den mobile terminalens virkning som et forstyrrende element ved at det støtter de ansatte i sin beslutningsprosess over hvem de skal kontakte Først de generelle Mer spesifikt i denne sammenheng NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

19 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Kontekst Lokasjon GSM, GPS, A-GPS, strekkode Bruksområde: Hvem er nærmeste kollega ved behov for assistanse Kan kombineres med en dynamisk kartfunksjon Effekt Kan minke tiden det tar før de ansatte får hjelp Problem Gode kamerater sparker ballen til hverandre Lokasjon: m, 0,5-5 m men ikke innendørs, integrasjon mellom GPS og GSM: 20 m. Assistanse: spørreundersøkelsen viste jo at dette er den vanligste årsaken til at de ansatte kontakter hverandre. Kontaktliste med ”nærmeste kollega” i forbindelse med falluhell, ingen betyning for hvem som kommer, men at de kommer så fort som mulig. Det kan kombineres med grafisk visualisering i form av dynamiske kart. Problem: De som har jobbet i lag en stund vet ut fra erfaring hvor de befinner seg, og ønsker kanskje uansett hjelp fra hverandre selv om de skulle inneha informasjon om at noen befinner seg nærmere. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

20 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Kontekst Identitet Pålogging Kan i denne sammenheng tilknyttes en rolle Sykepleier Hjemmehjelp Bruksområder Rollebasert tilgang til informasjon Rollebasert kommunikasjon Effekt Hindre for mye informasjon på en liten terminal Forenkle interaksjon med systemet Problem Hvilken informasjon er nyttig for hvem? Identitet: Pålogging: enklere å innhente Rolle=Stillingsbetegnelse Bruksområder: Det vil være forskjell på ansvarsområdene til en sykepleier sammenlignet med en hjemmehjelp. Rollebasert tilgang: forskjellige ansvarsområder kan gi forskjellig behov for informasjon, hindre for mye informasjon. Rollebasert komm: Av og til vil det også være slik at det ikke er en bestemt person du trenger å snakke med, men for eksempel en sykepleier eller medisinkompetanse. Forenkle interaksjon med systemet: Lokasjonsdata gjør at systemet vet hvilke bruker du befinner deg hos, kan opprette ”Brukers Primær” for utgående anrop NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

21 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Kontekst Aktivitet Tilstedeværelse Bruksområde: De ansatte kan sette sin egen status Effekt Forhindrer å ringe kollega som er opptatt hos bruker Problem Alle er opptatt…. Aktivitet: Eks: Instant Messaging slik som msn: opptatt og frakoblet Problem: Det kan benyttes om indikasjon NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

22 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Kontekst Tid Integrert arbeidsliste hvor de ansatte kvitterer ut sine oppdrag Bruksområde Aktuelt i forbindelse med delegering av oppdrag Effekt Gir bedre beslutningsgrunnlag for hvem man burde ringe Begrenset nytte for de ansatte som jobber ute hos bruker NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

23 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Asynkrone meldinger Må være like enkelt som å ringe Standard meldinger for assistanse og delegering Utnytter kontekst slik som lokasjon Har mottaker lest meldingen? Sesjonskontroll Kan i per i dag være problematisk å delegere bort oppdrag ved hjelp av samtaler… En-til-mange beskjeder som ikke er tidskritiske Redusere terminalens effekt som et forstyrrende element NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

24 Spørsmål & Kommentarer
NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

25 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Oppsummering Mobil tilgang til informasjon Økt selvstendighet Bedre ressursutnyttelse Minke graden av forstyrrelser Kontekst for å Forenkle forståelsen og interaksjonen med systemet Styrke kommunikasjonen Asynkrone meldinger Ikke tidskritiske én-til-mange beskjeder NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

26 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Videre arbeid Mobil kommunikasjon & Kontekst Visualisering av sårbehandling Organisatoriske løsninger Erfaringer fra Drammen og Stavanger NST og Tromsø” Jeg vil gjerne ha innspill dersom noen har noen tanker & ideer….. NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

27 Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten
Takk for meg NSEP Hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten