Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014

Arbeidet med å inkludere ytre enheter pågår Revisjonen foreslår at Bergen kommune  sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å omfatte alle enheter i Bergen kommune (jf. vedtak i ABM-plan) Arbeidet med å inkludere ytre enheter pågår Mål: Betjene alle kommunens enheter innen 2018 Innen 2015: Alle grunnskolene i Bergen får tjenester fra Sentralarkivet Det innføres elektroniske elevmapper For å nå målet, kreves: suksessiv ressursoverføring fra byrådsavdelingene kompetanseheving ved Sentralarkivet

«E-postprosjektet» ble avsluttet 2013/2014 Revisjonen foreslår at Bergen kommune  sikrer at arkivverdige og journalpliktige dokumenter blir arkivert og journalført i samsvar med arkivloven og offentlighetsloven med forskrifter i alle enheter i kommunen Prioritet: Sikre at e-poster med saksinnhold kommer inn i kommunens sak-/arkivsystem. Dette finnes det nå en løsning for i systemet. «E-postprosjektet» ble avsluttet 2013/2014 Saksbehandlere og ledere deltok Avdekket mangelfull arkivering av e-poster Gir grunnlag for å gjøre organisasjonen mer bevisst på nødvendig «dokumentfangst». Når Sentralarkivets virkeområde utvides, vil dokumentfangst og opplæring bli mer tilfredsstillende ivaretatt for hele Bergen kommune.

Revisjonen foreslår at Bergen kommune  sikrer at offentlig journal på Internett omfatter hele journalen i BKsak, både når det gjelder avdelinger/enheter og organinterne dokumenter Samtlige enheter som betjenes av Sentralarkivet er klargjort for publisering på internett. Mange virksomheter utenom Sentralarkivet er ikke tilgjengelig på offentlig journal. Det er spesielt vanskelig for mindre enheter med små arkivressurser å håndtere offentlig journal på nett.

Byarkivet utarbeider også et nettbasert kurs. Revisjonen foreslår at Bergen kommune  sikrer at alle kommunens ansatte får tilstrekkelig opplæring knyttet til arkivering, journalføring og offentlighet Kurs fra byarkivet i arkiv og dokumenthåndtering er nå tilgjengelig via kommunens kursbørs. Grunnleggende arkiv-/dokumenthåndteringskurs blir en del av basisopplæringen for ledere. Byarkivet utarbeider også et nettbasert kurs. Byarkivet deltar i et nasjonalt nettverk om arkivopplæring, som også vil komme Bergen kommune til gode.

Saksbehandlerhåndbok er under utarbeidelse Revisjonen foreslår at Bergen kommune  utarbeider tydelige rutiner/retningslinjer for arkivering, journalføring og offentlighet på de områdene revisjonen har påpekt mangler. Som en del av dette bør kommunen vurdere å utarbeide en saksbehandlerbok. Saksbehandlerhåndbok er under utarbeidelse Vil være knyttet til nettbasert kurs via intranett Vil være lenket til Bergen kommunes arkivplan Prosjektet er noe forsinket

Oversikt sluttføres i disse dager Revisjonen foreslår at Bergen kommune  utarbeider en fullstendig og ajourført oversikt i arkivplanen over de systemene som blir benyttet til journalføring og annen registrering av dokument Oversikt sluttføres i disse dager 42 systemer pr. i dag

Revisjonen foreslår at Bergen kommune sikrer at byarkivet blir involvert i prosesser med nyanskaffelser av fagsystem, og at fagsystemer som anskaffes av kommunen oppfyller kravene i arkivforskriften og Noark-standarden (jf. vedtak i IKT-strategi i Bergen kommune). Det er etablert flere møtepunkt der planer for nye systemer blir drøftet: Bergen Byarkiv og IKT Konsern Bergen Byarkiv og IKT Drift

Ytre enheters egne arkivsystemer kan ha mangler knyttet til: Revisjonen foreslår at Bergen kommune utarbeider rutiner som sikrer at byarkivet er kjent med lokale arkiveringsrutiner som blir utarbeidet i kommunen. Ytre enheters egne arkivsystemer kan ha mangler knyttet til: Arkivfunksjonalitet Innsynshåndtering Overskriving av data Langtidslagring Risiko: Tap av data, økte kostnader, tap av omdømme, brudd på Arkivlov m.m. Mål: Kontroll over kommunale arkiveringsrutiner Prioritert arbeid for å nå målet: Lederopplæring Annen opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering Sterkere sentralisering av arkivtjenesten God dialog med arkivtjenesten

Forhold som er avgjørende for å lykkes Innføring av et nytt sak-/arkivsystem i kommunen vil rette opp feil og mangler i eksisterende system. Bergen Byarkiv må være sentral i anskaffelsesprosessen. Det må tas hensyn til organisering og arkivmyndighet. Sentralisering av arkivtjenesten vil styrke arkivkvaliteten, særlig for de mindre enhetene med begrensede arkivressurser- og kompetanse.   Flere tiltak for opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering. Det arbeides kontinuerlig med Bergen kommunes arkivplan. Sentralt postmottak vil i løpet av året bli ivaretatt av Sentralarkivet.