Det umulige ble mulig Felles IT-løsning for HiST og NTNU i Bibliotek for medisin og helse (BMH) Karen J. Buset, BMH NTNU Astrid Kilvik, BMH HiST Brynjulf Mauring, NTNU IT NTNU IT-konferansen 2014

Prosjekt BMH I 2009 ga Kunnskapsdepartementet HiST og NTNU i oppdrag å etablere et felles integrert bibliotek for forskning, læring og formidling. Bibliotek for medisin og helse (BMH) åpnet i desember 2013 og gir studenter og ansatte ved HiST, NTNU og St. Olavs Hospital et tilbud som omfatter hele medisin- og helsefeltet.

En unik samarbeidsmodell Samarbeidet reguleres gjennom en avtale på overordnet nivå mellom HiST og NTNU Egne samarbeidsavtaler for HMS, IT, drift og leie av lokaler Samdrift, ikke en organisatorisk sammenslåing av institusjonene Samarbeid om ledelse med én leder fra hver institusjon

Fakta om BMH 1500 kvm netto over 2 etasjer 55 timer åpent pr uke 17 fast ansatte i BMH, 8 studentvakter 3000 studenter og ansatte fra HiST, NTNU og St Olavs hospital IT-støtte for studenter i biblioteket separate avtaler for tilgang til lisensierte e-ressurser spesialutviklet BIBSYS-løsning for felles utlån på automater

Felles bibliotekdrift Felles skrankedrift Felles arrangementer og utstillinger Felles visjon og kommunikasjonsstrategi Felles nettside på nøytralt domene Felles kontorer og arbeidsverktøy Felles utviklingsprosjekter

IT-prosjektet - samarbeid Oppstart i 2011 – avklaringer og diskusjoner Oppdrag fra Helsebygg til NTNU IT Fart på prosjektet fra 2013 Parter i samarbeidet: HiST IT, NTNU IT, DMF AV/IT, HiST- biblioteket, NTNU UB + Hemit, Evry, Caverion, BIBSYS, Biblioteksentralen, Helsebygg

Krav til IT-løsning Tilgang til både HiST og NTNU sine dataressurser fra alle PC´er Tilgang til trådløsnett Felles utskriftsløsning for begge institusjoner Lik tilgang til lisensierte e- ressurser Felles, fleksibelt og sømløst

Løsning / design

Krav til IT-løsning for bibliotekbrukerne Tilgang til dataressurser ved HiST og NTNU fra stasjonære og bærbare PC´er Tilgang til programvare og hjemmekatalog Gjeste-PC ´er uten pålogging for walk in-users AV-utstyr på alle grupperom Felles utlånsautomater for begge institusjoner - alle brukere kan låne og returnere uavhengig av tilhørighet

Løsning - bibliotekbrukere

Krav til IT-løsning for bibliotekansatte Tilgang til egne institusjon sine ressurser som kontorstøtte, kalender, adressebok, fellesområder osv. Tilgang til samhandlingsverktøy, felles filområder, felles kalender og epostmapper Stasjonære PC´er med tilgang til både HiST- og NTNU-ressurser i skranken Felles bruk av RFID-teknologi for utlån i skranken Felles skrivere i skranken Felles skriver i kontorarealet

Løsning - ansatte

Krav til IT-løsning for bibliotekets kursrom Det bør være både stasjonære PC´er og mulighet for bruk av bærbar PC for kursholder Det bør være en løsning for kursing av ansatte ved St. Olavs Hospital Det bør være veggfast AV-utstyr Kursdeltakerne skal bruke bærbare PC´er

Løsning - kursrom 30 bærbare datamaskiner

I drift Løsningen fungerer i det store og hele! Startproblemer: - utskrift - Eduroam - Cookies Terminaltjenerløsning : - bidrar til opplevelse av likhet for brukerne - mangler alternativ nettleser på farm - tidvis problemer med kjøring av programvare på Citrix Felles brukerstøtte ved NTNU IT

Orakel på plass fra 24. mars John Hanssen KolstadPernille Wangsholm

Oppsummering – læring BMH Behov for tydelig og ryddig prosjektorganisering med overordnet myndighet, milepæler og oppfølging Jevn progresjon og dedikasjon Gode grep for å komme i mål: - felles mål - riktige personer - å sitte sammen og jobbe i lag inkl. hyppig påfyll av kaffe og mat

Oppsummering – læring IT Jobb sammen med brukerne (fysisk) Jobb sammenhengende (f.eks. hele uker i strekk) Ser behov for felles AD for UH-sektoren Tettere integrasjon i prosjektet, felles verktøy

Takk for oss!