Kai A. Olsen Høgskolen i Molde/Universitetet i Bergen Turboksystemet Kai A. Olsen Høgskolen i Molde/Universitetet i Bergen

Et eksempel På et komplett datasystem for en liten bedrift Behov Enkel løsning (Excel og Word) Eget system Erfaringer

Turbokforlaget Startet av Bjørnar Pedersen og undertegnede i 2003 En idé om å lage en turbok for Molde, basert på: bilder for å vise vei A4 bok og hefte lav pris for vanlige folk

Marked Eksperter antok at vi ville selge ca. 700 bøker Men da vi hadde mottatt forhåndsbestillinger på 2000 bøker så vi at vi nok burde trykke flere Opplaget ble 5000 Solgte i bokhandlere, sportsbutikker og til firma

Tre typer av kunder Firma, som kjøpte bøkene til ansatte. Faktureres ved levering til en firmapris. Bokhandlere som kjøpte boka. Faktureres etter levering til bokhandlerpris. Bokhandlere og andre som hadde boka i kommisjon. Faktureres ved ny levering

Administrativt system Vi fant ut at vi ville klare oss med Excel og Word Leveringsoversikt i Excel Fakturering gjennom Word Regnskap i Excel Fordel, vi kunne bruke systemer som vi kjente godt

Erfaring – rot! Vi laget en ny faktura ved å ta kopi av en gammel. Ofte glemte vi å endre på fakturanummer. Noen utgifter var med mva, andre uten. Her ble det tull. Excel ble for fleksibelt for regnskap. Lett å gjøre feil. Ingen sluttsummer stemte.

Tidstap Vi brukte mye tid på å ordne opp Hadde dårlig oversikt Selvangivelsen ble en kjempejobb Problemet var at vi solgte for mange bøker og hadde for mange forhandlere til at dette kunne fungert. Excel, Word-løsningen fungerer bare i de aller, aller, aller enkleste tilfellene til rutinejobber (men bra til ad hoc saker)

Standardsystem eller utvikle et eget Ferdig system Men ikke tilpasset vår virksomhet Lisenskostnader Eget system: Direkte tilpasset til vårt forlag Ingen lisenskostnader Siden vi hadde IT kunnskap selv var beslutningen enkel, men uansett vil en ha fordeler av et eget system

Grunnlagsdata Forhandlere (Navn, type, adresse…) Produkter (Navn) Typeforhandler (bedrift, kommisjon, produkt, pris) Leveringer (til hvem, produkt, antall, pris) Utgiftstype (navn, mva, skattepost) Utgifter (type, beløp, produkt)

Funksjonalitet - levering Levering av bøker Mottak av bøker (fra trykkeri, retur fra forhandler) Lageroversikt

Funksjonalitet - økonomi Fakturering Avhengig av leveranser Avhengig av forhandlertype Forskjellige priser Utestående fakturaer Purring Fakturering for annet enn bøker (f.eks. for frakt) Utgifter: Med og uten mva Koplet til skattepost Koplet til produkt Hvem som har betalt

Regnskap Regnskap skal gis for produkt, tidsintervall, utgiftstyper og forhandler Formelt regnskap, bare utgifter som er forfalt og innbetalte fakturaer Fullt regnskap, slik det ser ut pr. i dag (alt er med)

Funksjonalitet - annet Utsending av brev og tilbud Grunnlagsdata for selvangivelse

Eget system Gir oss frihet til å operere med de forhandlertyper som vi ønsker Gjør at vi lett kan tilpasse krav fra kundene, f.eks. fra ARK-kjeden som innfører et bestillingsnummer Når ARK slutter med kommisjonssalg vil bokhandlere kun bestille få bøker av gangen. Da får vi et fraktproblem. Det løses med “framskutt lager”, som vi legger inn i systemet. Vi kan tilpasse utskrifter m.m. til eget behov.

Utviklingstid 3-4 kvelder, kanskje 15-20 timer totalt. Dvs. ca. 20.000 kr. om jobben skulle vært gjort for andre. Ingen lisenskostnader (bruker Access)

Erfaring Enormt arbeidsbesparende Intet rot Full oversikt Kan bruke data i andre sammenhenger, f.eks. til å lage prognoser over salg av en ny bok Selvangivelsen er stort sett et tastetrykk

Til slutt Med dagens omsetning: Nesten 250 kunder (forhandlere) 5 bøker Opplag på tilsammen nesten 40.000 bøker I de to siste årene: 400 leveringer 230 fakturaer bare i de siste årene 500 utgiftsposter Ville det vært håpløst å klare dette uten et eget system.

Men vi bruker IT også i produksjonen Bruker Word for typesetting En fordel at vi har og kjenner produktet Med mange bilder (500 i hver bok) blir det vanskelig å holde orden på plassering Har derfor laget makroer i Word som styrer alt dette.

Egen verktøylinje

DV – distribuer vertikalt Lager standard avstand mellom bilder Justerer høyde Lager lik bredde på alle bildene

Kode (utdrag) 'Juster bredde og horisontal posisjon If justerBredde Then For i = 2 To n With Selection.ShapeRange(ind(i)) .Width = bredde .left = venstrePosisjon End With Next i End If

Grupper Vi irriterte oss over Grupper-kommandoen i Word Brukes for å sette sammen forskjellige objekter Men Microsoft sin versjon hadde den idiotiske uvane at den kunne sette små objekter (en tekstboks, pil eller lignende) bak bildet Etter å ha irritert meg over dette i flere år laget jeg min egen. Det tok 30 minutter.

Kode (Grupper) Sub Grupper() Dim i As Integer, størst As Integer Dim top As Long, left As Long, rh As Long, rv As Long, huskTopp As Long, huskVenstre As Long Dim huskAvstand As Double 'ordne småeelementer størst = største() For i = 1 To Selection.ShapeRange.Count With Selection.ShapeRange(i) If i = størst Then huskTopp = .top huskVenstre = .left huskAvstand = .WrapFormat.DistanceBottom End If If i <> størst Then If .Type = 17 Then 'tekstboks .ZOrder msoBringInFrontOfText Else .ZOrder msoBringToFront End With Next i 'send største (bildet) bakerst With Selection.ShapeRange(størst) .ZOrder msoSendToBack 'grupper Selection.ShapeRange.Group.Select With Selection.ShapeRange .RelativeHorizontalPosition = _ wdRelativeHorizontalPositionPage .RelativeVerticalPosition = _ wdRelativeVerticalPositionPage .WrapFormat.Type = wdWrapTight .top = huskTopp .left = huskVenstre .WrapFormat.DistanceBottom = huskAvstand End Sub

Andre kommandoer Sett bilde øverst til høyre Legg inn et bildenummer på riktig plass i bildet Kontroller at alt er med i et kart Juster bredde på tekstboks (med bildeteksten) i henhold til bildet Juster teksten i henhold til om bildet er plassert til høyre, venstre eller sentrert Sjekk dokument

Hva har vi oppnådd Redusert tiden det tar å lage en turbeskrivelse med 50 % Samtidig som vi lager langt mer komplekse turbeskrivelser nå enn før (blant annet med bildenr) Samtidig som kvaliteten på sluttproduktet er teknisk sett langt bedre enn tidligere

Makroer Ideen med makroer, som her, er at standardproduktet gjør 99 % av jobben Med makroene gjør du siste biten, det som skal til for å gjøre produktet anvendelig for et nytt formål Ulempen er at det kan være vanskelig å distribuere makroer