Rådmann Bjørn-Atle Hansen 17.09.2010 Omstillingsprosjekt Omstilling av Alta kommune for å få til den gode kommune med en bærekraftig utvikling Rådmann Bjørn-Atle Hansen 17.09.2010

Omstillingsprosjekt Bakgrunn: Kommunestyrevedtak av 14.12.2009 – budsjett 2010 Kommunestyrevedtak av 21.06.2010 – foreløpige budsjettrammer 2011 Den økonomiske utviklingen Omstillingsbehov på ca 40 mill fra 2011 Likviditetssituasjonen

Omstillingsprosjekt Prosjektets formål: Etablere en effektiv og fremtidsrettet politisk og administrativ organisering av Alta kommune Bidra til at nivået på tjenesteproduksjonen blir økonomisk bærekraftig i kommende økonomiplanperiode Bidra til forbedret helhetstenkning i den kommunale organisasjonen Bidra til å få på plass mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen Etablere forpliktende kompetanseutviklingsplaner, herunder fokus på lederkompetanse og medarbeiderundersøkelser

Omstillingsprosjekt Prosjektet skal oppfylle følgende resultatmål: Redusere Alta kommunes utgiftsbehov permanent med 40 mill fra 2011 Få på plass en ny politisk og administrativ organisering Definere prioriterte innsatsområder, som er politisk forankret Alta kommune skal fremstå som en organisasjon med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne Implementere et helhetlig målstyringssystem Det vil ikke være mulig å implementere alle målene i løpet av 2011 Blir nødvendig med midlertidige kostnadsreduksjoner og vakanser

Omstillingsprosjekt Rammebetingelser: I hovedsak gjennomføres ved bruk av tilgjengelige administrative og økonomiske ressurser Må prioriteres på bekostning av andre oppgaver Prosjektbudsjett på kr 800 000,- Ansette prosjektsekretær Motivasjon for omstillingsarbeidet Formannskapet (styringsgruppen) skal styre framdriften av omstillingsprosjektet

Omstillingsprosjekt Prosjektet skal vurdere følgende områder: Den politiske og administrative organiseringen, herunder; Politisk organisering som ivaretar helhetstenkning og målstyring (avgjøres av styringsgruppen) Samling (samlokalisering) av kommunens øverste ledere på Rådhuset Innføring av virksomhetsområder Bygningsmessige/arealmessige tilpasninger Kultur sin organisatoriske plassering i kommunen Strukturelle endringer, herunder; Skole og barnehage organisering/struktur Organisering av og størrelsen på tilbud innenfor Helse og sosial (jfr pågående arbeid vedrørende utarbeidelse av kommunedelplan for helse og sosialtjenester)

Evaluere, sikre resultater Konklusjon Vi må utvikle et styringssystem som både gir politikerne mulighet til å sette mål, definere rammer samt sikre resultater. Målstyring Politikk Fag Politikk Visjoner, mål, rammer Tiltak Evaluere, sikre resultater 7

Omstillingsprosjekt Styringsgruppa prioriterer Demografiske endringer Investeringsnivå de kommende 8 årene Organisering, omfang og kvalitetsnivå på tjenestetilbudet Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent Utskillelse/selskapsorganisering av kommunale virksomhetsområder Styringsgruppa prioriterer Demografiske endringer De ”store” pengene ligger i strukturelle endringer Avtale med fagforeningene – stillingsvern under omstillingen

Omstillingsprosjekt Prosjektorganisering Prosjekteier: Kommunestyret Styringsgruppe: Formannskapet + 2 fagforeninger Prosjektgruppe: Rådmannens ledergruppe + 2 fagforeninger Prosjektsekretær: Britt Gunnberg Arbeidsgrupper: Opprettes fortløpende Skal utarbeides en fremdriftsplan med milepæler

Omstillingsprosjekt Dokumentasjon: Agenda kaupang; Erfaringer med flat struktur Kostra-tall 2009 Econ rapport; Er Alta kommunes økonomi bærekraftig? Erfaringer/besøk i andre kommuner Kommunestyrevedtak; budsjett 2010 – foreløpige budsjettrammer 2011 Nivå på administrative stillinger (Agenda kaupang)

Omstillingsprosjekt Hva er vår utfordring? Omstilling tar tid Generelt god kvalitet, og driver kostnadseffektivt på mange områder Mange små enheter Behov for ”modernisering”, økonomiske utfordringer, men ikke behov for noen revolusjon Kortsiktig utfordring (kommer ikke utenom) – et budsjett i reell balanse for 2011 Kapasitet/tid til å utrede – må trekkes noen konklusjoner basert på hva vi har kunnskap om i dag. Omstilling tar tid Forankring i organisasjonen

Omstillingsprosjekt Utredningsområder/foreløpige konklusjoner; Administrativ organisering Hvor flat er organiseringen i dag? Hvor ligger fullmaktene? Vi har en hybrid modell Hierarkisk organisasjonskart Vi har i dag et rådmannsnivå og et sektorledernivå Ledergruppa er stort sett enig i at vi begynner med oss selv. Og så tar for oss organiseringen under rådmannsnivået. Stab/støtte funksjonene sin rolle/plassering

Administrativ organisering

Omstillingsprosjekt Konklusjon: Sektoradministrasjonene samles på rådhuset Rådmann og kommunalledere med virksomhetsansvar sitter i kontorfellesskap Antall kommunalledere og behov for rådgivere og merkantilt personell utredes nærmere Rådmannsnivået er da samlet i en enhet med virksomhetsområder under Organiseringen av tjenestene under rådmannsnivået må utredes nærmere ASU fortsatt en del av rådmanns stab Samordning av administrative oppgaver, som vil føre til innsparing på stillinger og driftsutgifter Renovering/utbygging av rådhuset (inkl. inneklima)

Omstillingsprosjekt Kultur sin organisatoriske plassering i kommunen Kultur som egen virksomhet med ansvar for kulturskolen, kultursalen og biblioteket. Ledes av kommunalleder for kultur Kultur som stabsfunksjon hos rådmannen. Kultursjef Kultur og næring som del av ASU Kultur som eget virksomhetsområde Konklusjon (foreløpig); Kommunalleder i rådmannens lederteam med ansvar for kulturskolen, kultursalen og biblioteket + administrative oppgaver Landbruksavdeling skal ikke følge ny kommunalsjef. Videre prosess avgjør. Altalabben og fiskevetrinærene skilles ut av den kommunale organisasjonen. Politisk organisering Samling av den politiske utvalgsstrukturen. To utvalg/komiteer under Formannskapet Innføring av parlamentarisme. Utredning

Omstillingsprosjekt Strukturelle endringer: Utvide eksisterende barnehager og skoler Større virksomheter, og færre virksomheter Utredninger pågår Besparelser på lønn og bygningsmessig drift Vurdere grendehus/samfunnshus funksjonene Organisering av og størrelsen på tilbud innenfor Helse og sosial Organisering/struktur Utredning pågår (kommunedelplan) Vurdering av omfang og kvalitet Selskapsorganisering/kjøp av tjenester: Bygningsmessig drift utskilles som kommunalt foretak Kommunestyrevedtak – utredning pågår Dag- og arbeidssenter Dialog med Aksis

Omstillingsprosjekt Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent Kjøp av flere sykehjemstjenester Kjøper i dag 49 plasser fra Stiftelsen Betania Kjøkkentjenester IKT/e-forvaltning Regionrådet Skatt/innfordring Andre? Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent Kritisk vurdering/gjennomgang av funksjoner/oppgaver Kortsiktige tiltak

Omstillingsprosjekt Investeringsbudsjett 2011 – 2014: Sikre full barnehagedekning Utbygging av Elvebakken sykehjem Renovering/utbygging av rådhuset Utskifting av vindu ved Alta helsesenter Kultursalen HMS – tiltak Prosjekt som kommer/ligger på vent: Ny avlastningsbolig Renovering Øst-Fløya Alta Ungdomsskole Renovering Aronnes barnehage Ny brannstasjon

Omstillingsprosjekt Annet: Økt nærvær i Alta kommune Ledelse Mål; et nærvær på 92,5% Nærværsteam Ledelse Lederopplæring (beslutningsmyndighet nærmest mulig brukerne) ”Vi Vil” følelse Kompetanseutviklingsmidler/planer På alle nivå Medarbeiderundersøkelser

Omstillingsprosjekt Prosess; Fagforeningene med i styrings- og prosjektgruppa Tillitsvalgte må trekkes aktivt inn i omstillingsarbeidet Opprette et informasjonssted på intranett Etablering av arbeidsgrupper Oppgaver og sammensetning avklares av rådmannen på bakgrunn av styringssignaler fra styringsgruppa Pågående utredningsarbeid innen H/S, B/U og D/U blir en del av prosjektet Styringsgruppa må ta beslutninger( noe må vedtas av Kommunestyre)

Omstillingsprosjekt Styringsgruppens møte 17.09.2010 Beslutninger/utredningsoppgaver: Kultur/landbruk – kortsiktige tiltak – permanent organisering Parlamentarisme 3 part avtale Prosjektsekretær Organisering av rådmannsnivået – utredning Påbygg og renovering av rådhuset – utredning Politisk organisering Budsjettprosessen – strukturelle endringer