Nye regler om innsyn i e-postkasse mv. Fra Kluge: Johan Krabbe-Knudsen Oslo, 10. september 2009

Nytt kapittel 9 i personopplysningsforskriften (FOR-2000-12-15-1265) I kraft fra 1. mars 2009 Forskriften avløser en uavklart rettstilstand Reglene mindre omfattende enn først tenkt Generelle regler – nye tolkningsproblemer

Forskriftens innhold Regler for sletting av e-post Vilkår for innsyn Fremgangsmåten ved innsyn To sentrale endringer Samtykke er ikke tilstrekkelig Forskriftens kapittel 9 skiller ikke mellom privat- og virksomhetsrelatert e-post Sletting – regler for dette selv om det ikke skal gjøres innsyn Vilkår – 2 hovedvilkår, stikkord er “nødvendig” for daglig drift, eller mistanke om pliktbrudd Fremgangsmåte – som ellers I arbeidsretten – viktig for dokumentasjon og bevis for lovlig innsyn.

Forskriftens virkeområde Innenfor: Arbeidstakers e-post Personlig brukerområde i virksomhetens nettverk Data på mobiltelefoner (SMS) Annet elektronisk utstyr, PC’er, minebrikker osv. Slettet, men sikkerhetskopiert materiale

Forskriftens virkeområde Utenfor: Fellesområder på server Dokumenter på privateid utstyr Hotmail, gmail og lignende Sammenblanding – virksomhetens dokumenter på privateid utstyr Siste kulepunkt – problemet oppstår der det er knflikt med ansatte på vei ut – komme tilbake til dette.

Sletting av e-post mv. når ansatte slutter Forskriftens § 9-4: Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakers e-postkasse mv. avsluttes og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften slettes innen rimelig tid Unntaket: ”Nødvendig for den daglige driften” Når – ”opphører” er ved fratreden, ikke ved mottakelse av oppsigelse. Rimelig tid etter fratreden innebærer i følge departementet at det normalt ikke bør gå mer enn 6 måneder etter fratredelsen før materiale er slettet. Det som kan unntas må være nødvendig for den daglige driften. Kommer tilbake til unntaket, men naturlig å begynne med det som skal være hovedregelen, nemlig hva som i utgangspunktet skal slettes.

Sletting av e-post mv. når ansatte slutter Alt skal som et utgangspunkt slettes Notater Rapporter Forretningshemmeligheter Opphavsrettsbeskyttet materiale Alt skal slettes, tilsynelatende en vid plikt til å fjerne. VIKTIG PRESISERING: Dette gjelder da e-postkassen og det private brukerområdet, som ingen andre har tilgang til. Motsatt dersom det er lagret på fellesområdet til virksomheten. Ikke så kritisk om ting slettes dersom bedriften har et system på at virksomhetsrelatert informasjon lagres på datanettverkets fellesområde.

Sletting av e-post mv. når ansatte slutter Unntaket – nødvendig for den daglige driften Ingen veiledning i forarbeidene Virksomhetskritisk Eksempel – korrespondanse forut for avtaleinngåelse Ting kan være virksomhetskritisk selv om det ikke er nødvendig for den løpende daglige driften. For eksempel gjelder dette korrespondanse forut for avtaleinngåelse der det er konflikt om forståelsen av avtalen, eller om avtale overhodet er kommet i stand. Skal i utgangspunktet slettes dersom dette kun er lagret på privat område. Dette er likevel mer nyansert – i forhold til at vilkårene for innsyn kan være til stede før det slettes. Men dersom vilkårene for innsyn ikke er tilstede, vil slikt materiale kunne gå tapt da det skal slettes innen rimelig tid etter fratredelsen. Tidligere opererte man med virksomhetskritisk informasjon, og ikke nødvendig for daglig drift. Etter mitt skjønn var den tidligere regelen/praksisen mer egnet. Ettersom regelen er uklar – hva ligger i nødvendig for den daglig driften – organisere seg rundt dette så langt det er mulig.

Sletting av e-post mv. når ansatte slutter Lagres på område som er felles ”Virksomhetsrelatert” informasjon, lagres på fellesområde ”lagre på sak” Elektronisk arkiv, figurasjonspraksis, begrense det personlige brukerområdet Datainstruks Bruke styringsretten eller datainstruksen – lagre på fellesområder. Kap 9 som vi snakker om her – gjelder ikke for informasjon som flere har tilgang til. Dette er ikke bare dokumenter, men også e-post korrespondanse. Bygge arkiv, tenke gjennom hvem som skal ha tilgang på hva. Begrense omfanget av private områder i virksomhetens nettverk Datainstruksen, mye kan legges inn her. Brudd kan føre til oppsigelse/avskjed

Når er innsyn lovlig? § 9-2 Der innsyn er nødvendig for å ivareta daglig drift eller andre berettigede interesser for bedriften. Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt pliktbrudd eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Samtykke hjemler ikke innsyn. Her kommer det merkelige med forskriften. Slette alt som ikke er nødvendig for den daglige driften. MEN, rett til innsyn også dersom ”andre berettigede interesser” gjør det nødvendig. Ikke avklart hva som er ment med dette. Reglen blir svært uklar og arbeidsgiver har ansvaret for at innsyn lovlig kan skje……. Hovedvilkåret er at det er ”nødvendig” Berettiget interesse. Trenger nødvendigvis ikke vite det i forkant. Lagring og innsyn med tanke på at det kan oppstå en berettiget interesse. Den må nok være aktualisert – ellers mister regelen sitt formål, og mer enn det lovgiver har sett for seg kan lagres. Andre alternativ – grove pliktbrudd eller oppsigelse eller avskjed. Dette også noe dårlig formulert. Ved grove pliktbrudd foreligger normalt avksjedsgrunn. Men også ved det mindre, oppsigelse (saklig grunn) Begrunnet mistanke – rett til innsyn Samtykke ikke nok i seg selv, et av tilfellene i § 9-2 må være oppfylt.

Når er innsyn lovlig? Innsyn ved fravær Innsyn i sikkerhetskopier Privat kommunikasjon ikke beskyttet Ikke noe skille i forskriften – Rt 2002 side 1500 Saken gjaldt spørsmålet om elektronisk post (e-post) sendt til og fra arbeidstakers postadresse hos arbeidsgiver uten arbeidstakerens samtykke kunne fremlegges som bevis i avskjedssak. Kjæremålsutvalget kom til at arbeidsgiver har rett til innsyn i virksomhetsrelatert e-post og at lagmannsretten ikke hadde tolket personopplysningsloven §8 bokstav f feil. Fravær – fraværsassistent med opplysning om hvor de virksomhetsrelaterte sakene skal sendes under fraværet. Reduserer behov for innsyn. Anbefales, fordi den som har fravær ikke selv kontrollerer hvem som sender e-post. Arbeidstaker kan heller ikke samtykke på vegne av avsenderen. Sikkerhetskopier – også her gjelder § 9-2, innsyn må være nødvendig. Det er uttalt at det må gjelde en strengere regel for innsyn i sikkerhetskopier da data allerede er slettet. Antar at nødvendighetsvurderingen som et utgangspunkt er vurdert. Her kan nye opplysninger komme til slik at en berettiget interesse kan oppstå å begrunne innsyn i sikkerhetskopier. I utgangspunktet kan det foretas innsyn i privat kommunasjon dersom dette er ”nødvendig”. Rettspraksis har operert med et skille mellom virksomhetsrelatert og privat e-post. Dette er ikke videreført i forskriften… EMK har regler om retten til privat korrespondanse. Var henvist til denne i forsalget til forskrift, men utelatt. Betenekelig – Lovenes regler om når det kan foretas innsyn – uklar og svært skjønnspregede regler for innsyn. Vankelig for arbeidsgivere å vurdere. Uhelidg for arbeidstaker – ingen klar opplysning i forkrift om retten til privat kommunikasjon. At det ikke er nevnt i forkriften, betyr ikke at EMKs bestemmelse om dette er satt ut av kraft. Må legge til grunn EMK, men hvem tenker på det når forsikriften ikke en gang gir en henvisning eller gjengir regelen.

Fremgangsmåten ved innsyn § 9-3 Uklare rettsregler Dokumentere et behov Følge saksbehandlingsregler Her som i arbeidsretten – saksbehandlingen står sentralt. Særlig aml. kap 9 om kontrolltiltak i virksomheten. Krav om at saksbehandlingen kan dokumentere ett behov for innsyn.

Fremgangsmåten ved innsyn § 9-3,prosedyre før innsyn Varsel før innsyn skjer Mulighet til å uttale seg på forhånd Arbeidsgiver må angi begrunnelsen for at vilkårene for innsyn er tilstede Mulighet til å være tilstede, evt. med tillitsvalgt Varsel bør være skriftlig – særlig fordi det skal angi en begrunnelse for at vilkårene for innsyn er til stede. Varsel ”så langt som mulig” – unndra seg brev, vurderes mot hvor prekær situasjonen er Til stede som i drøftelsesmøte

Fremgangsmåten ved innsyn § 9-3,prosedyre etter innsyn Redegjøre for metoden for innsynet Hva det ble foretatt innsyn i Resultatet av innsynet Hastesaker

Fremgangsmåten ved innsyn Dokumentasjonen har betydning Dokumentasjon som er lovlig skaffet til veie kan ikke avskjæres som bevis, tvisteloven § 22-7 (”Retten kan i særlige tilfeller nekte føring av bevis som er skaffet til veie på utilbørlig måte”) Unngå overtredelsesgebyr (maks 10 G)

Datainstruks Rutiner som sikrer adgang til virksomhetsrelatert e-post ved fravær Fraværsassistent Videresending av e-post Instruks om arkivering (fellesområde) Rutine for overlevering av e-post og dokumenter ved fratreden Informasjon om hvordan personopplysninger behandles i virksomheten Formål: Redusere behov for innsyn Innsyn som rutine for å sikre seg at arbeidstaker har fulgt instruks er ikke lov. Måforeligge en nærliggende mistanke om brudd

Illojale arbeidstakere Hvordan sikre bevis Varsling og arbeidstakers medvirkning fører til at bevis kan gå tapt Uoversiktlig bevissituasjon Bevissikring på et tidlige stadium Tvisteloven kap. 28, bevissikring utenfor rettssak

Spørsmål