Allmøte, UV-fakultetet, IHR – Studier: Status, verdistrømmer, kartlegging

IHR-nettsider Ved UV: ansatte/arbeidsstotte/utvikling/ihr/ ansatte/arbeidsstotte/utvikling/ihr/ Ved UiO:

IHR-studier: Organisering og ressursbruk Admin. ledere Monica Bakken, STA (leder) Bård Kjos, UV Gudleik Grimstad, SV Knut Heidar, SV Andreas Lund, UV Frederik Helland (student UV) NN (Student SV) Siri Høgseth (tjenestemannsorg) Ca 1 time annenhver måned (+ evt forberedelse) Admin ledergruppe: ca 1 time annenhver uke (+ evt forberedelse) Jenny Nornes, SV (leder) Anne Marthe Gibbons, STA Line Sletten, UV Camilla Thorkildsen, SV Kristin Fossum Stene, STA Karianne Myrholen, UV Ca 1 time per uke (+ evt forberedelse) Jenny: 50% Anne M: 40% Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere Koordinerings- gruppe Plangruppe Beslutter Forbereder og anbefaler

Bestilling til gruppene Til 1. mai skulle gruppene levere en overordnet kartlegging, der man blant annet skulle se på: Hvilke hovedprosesser som inngår Utkast til prioriteringer Forslag til ”quick wins” Hypoteser om utfordringer Vurdere brukerperspektivet

Verdistrømmer og verdistrømskategorier KategorinavnVerdistrøm Eksamen og kvalifikasjon Planlegge/gjennomføre eksamen Dokumentere kvalifikasjon Opptak Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Lokalopptak Studentmobilitet Studentinformasjon og -oppfølging Studie-/studentinformasjon på web Muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Rekruttere studenter Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Faglig-sosial oppfølging av studenter Undervisningsstøtte og -admin Administrere undervisning Håndtere praksis Kvalitetssikring og forvaltning av studier Kvalitetssikre studier Drive forvaltning innenfor studier Forvalte emner Forvalte studieprogram Forvalte og følge opp regelverk Rapportere Styre ressurser Eksterne relasjonerFølge opp/betjene eksterne relasjoner

Oppgaver i fase 1 Vårt primærfokus har vært å prioritere verdistrømmer (hovedprosesser) der vi mener det er potensial for mindre ressursbruk og/eller økt kvalitet. I vår prioritering har våre kvalitative vurderinger telt noe mer enn kvantitative vurderinger Kvantitative vurderinger: Sett spesielt på verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer. –Høyt volum (særlig på instituttnivå) betyr at evt endringer vil kunne få stor påvirkning i organisasjonen –Lavt volum må vurderes spesielt ift hensiktsmessighet med organisering på flere nivåer Kvalitative vurderinger: Foretatt vurderinger og utarbeidet hypoteser om forbedringspotensial basert på kartlegging av verdistrømmer. Eksempler: –identifisering av kompliserte arbeidsprosesser –lange ventetider –overproduksjon av f.eks notater og fremlegg –uhensiktsmessig arbeidsdeling –

Kartlegging Innhenting av data har foregått på følgende måter: 1.Plangruppeseminar (+ komplementær kompe- tanse) med noe metodeopplæring, definering av verdistrømmer og kvalitativ kartlegging Resultat presentert for referansegruppen. 2.Innhenting av årsverksfordeling av studieadministrative stillinger fordelt på de 20 definerte verdistrømmene. a.Utarbeidet nettskjema b.Administrative ledere ved UV, SV og STA bedt om å kartlegge ressursbruk per verdistrøm på sin enhet 3.Uthenting av DBH-data for å kartlegge studiepoengsproduksjon. 4.Resultater sammenstilt og foreløpig anbefaling utarbeidet i plangruppen. Konsulenthjelp Lean-metodikk

Årsverk per verdistrømskategori

Sammenstilling av kartleggingene Kvantitativt: Sett spesielt på verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer. Kvalitativt: Foretatt vurderinger og utarbeidet hypoteser om forbedringspotensial basert på kartlegging av verdistrømmer. Kriterier for foreløpig prioritering: –Kvalitative og kvantitative prioriteringer må sees i sammenheng –Høy score på både foretatt kvalitativ og kvantitativ kartlegging. I tillegg igangsettes noen områder der vi mener vi kan gjøre forbedringer med små og enkle midler raskt Bruk av informasjonssystemer skilles ikke ut som egen verdistrøm, men kartlegges ifm hver enkelt verdistrøm

Overordnet hypotese IHR-studier -potensial og retning Standardisering og brukerorientering –Mer samarbeid på tvers. Legge til rette for/forsterke kultur for slikt samarbeid. Videreutvikle eksisterende samarbeidsrelasjoner via nettverk, erfaringsutveksling –Forenkling av rutiner og prosesser –Redusere sårbarhet/risiko i tilgjengelig kompetanse spesielt ved små enheter og ift komplekse saksfelter –Minimere mengden dobbeltarbeid –Avklare hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer – særlig der det brukes veldig lite ressurser på til dels kompliserte saksfelter –Synliggjøre brukerperspektivet i verdistrømmene –Avklare servicenivå: særlig på områder der hensynet til ulike brukerperspektiver kan kollidere med hverandre og med administrativ ressursbruk

Anbefaling fra IHR-studier Forslag til verdistrømmer som bør prioriteres, i rangert rekkefølge: 1.LOKALOPPTAK 2.STUDENTMOBILITET (INKL GODKJENNING/INNPASSING) 3.PLANLEGGE/GJENNOMFØRE EKSAMEN 4.ADMINISTRERE UNDERVISNING

Forslag til ”Quick wins” for studieadministrasjon Arbeidsfelt/-områdeBeskrivelseKommentar Godkjenning og innpassingSmå enkle grep: tilrettelegge for arbeidsstuer og økt samarbeid/erfaringsutveksling på tvers. Mål: korte ned ventetid for studenter Ansvar: STA StudiekvalitetsrapportenForenkling, redusere gjennomløpstid, fokusere på det som gir relevant styringsinformasjon, ta inn som en del av tertialrapporteringen. Mål: Forenkling Ansvar: STA Opptak til selvfinanseriende bachelorstudier (SFB) Forenkling, redusere admin ressursbruk ved å gjennomgå arbeidsflyten og se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom de involverte Mål: Forenkling Ansvar: STA Rombooking utenom FinnRomMål: Redusere feil, finne frem til en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom om å involverte parter Ansvar: STA og TA Etter- og videreutdanningI første omgang: Synliggjøre ressursbruk i ulike organisasjonsmodeller for arbeidet med EVU Det er enighet om i tillegg å prioritere noen utvalgte tiltak som vil gi mer direkte effekt for studenter og vitenskapelig ansatte. Dette vil gjøres i tett dialog med disse brukergruppene.

Spørsmål? Innspill? –Til selve prosessen? –Har du gode tips til forenklinger og forbedringer? Ikke nøl med å ta kontakt på dersom du kommer på ting i etterkant av

Litt om metodikk I fasen med grovkartlegging har vi benyttet en metodikk kalt LEAN.

Prosessoptimering 5 prinsipper Identifisere brukerverdi Kartlegge verdistrømmer Skape flyt Forbedre styringsprinsipper Gjennomføre forbedringer fortløpende

Prosessoptimering 7 former for ”sløsing” Unødvendig bevegelse (person) Ventetid (person) Transport (saken) Lager/bunker (saken) Feil (generelt) Dårlige prosesser (generelt) Overproduksjon (generelt)

Mer detaljert kartlegging av verdistrøm Først definerer man kunden/bruker. Hva er starten av verdistrømmen og hva er sluttresultatet? Så skaffer man seg en oversikt over de ulike prosesstrinnene i verdistrømmen Deretter ser man på hvilke oppgaver som gjøres under hvert trinn (helt ned på detaljnivå)

Mer detaljert kartlegging av verdistrøm Hvor lang tid bruker en sak gjennom? Hvor mye av denne tiden er tid som brukes til å arbeide med saken? Hvor er det ventetid, hvor danner det seg bunker?

Design og implementering av ny verdistrøm Så kan man begynne å designe en ny verdistrøm Man bruker da de fem prinsippene, og man ser etter ”sløsing”. Deretter implementerer man den nye løsningen. Man finner ikke en perfekt løsning, så en viktig del av dette er å fortsette prosessen

Kontinuerlig forbedring Det er de som arbeider med en oppgave som vet best hvordan den gjøres, og kan se mulige forbedringer. Innspill må derfor fanges opp og følges opp systematisk Nyttig å få en oversikt over hva man faktisk gjør, og få innsikt i hvordan det man gir fra seg brukes videre i evt videre behandling. ”Sunn fornuft satt i system”