Oppfølging av kommunens inntektsskapende virksomhet Forvaltningsrevisjon i Karlsøy kommune

Bakgrunn Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon Kommunelovens og revisjonsforskriftens regler om forvaltningsrevisjon

Problemstillinger 1. Er innkrevingen av brukerbetaling vedrørende sykehjem tilfredsstillende? 2. Har kommunen tilfredsstillende rutiner for fakturering og innfordring av husleieinntekter? 3. I hvilken grad benytter kommunen mulighetene for reduksjon av nettoutgifter til sykepenger?

Metode Dokument- og regnskapsanalyse: Faktaopplysninger fra – rutinebeskrivelser, skjema (søknadsskjema, sykemeldinger, melding om ny leieboer, husleiekontrakter og lignende) – regnskapsutskrifter/-rapporter (restanselister, fasttrekk lønn, trekklister fra NAV og lignende) Intervju/samtaler: Ansattes muntlige redegjørelser om praksis og rutiner/utdyping av skriftlig dokumentasjon. Høring: Faktaopplysninger og vurderinger gjennomgått og kommentert av administrasjonen.

Problemstilling 1) 1. Er innkrevingen av brukerbetaling vedrørende sykehjem tilfredsstillende? Revisjonskriterier Folketrygdens regler: Kommunen kan kreve vederlag for langtidsopphold på sykehjem etter en måned med 75 % av folketrygdens grunnbeløp og 85 % av inntekter utover dette. Kommunen kan kreve vederlag for korttidsopphold på sykehjem med kr 118,- pr døgn og kr 59,- pr. natt- eller dagopphold. Vederlaget kan kreves fra første dag. Kommunen kan kreve vederlag etter § 3 når beboeren har vært på institusjon i minst 60 døgn pr kalenderår. Det skal foretas en etterberegning hvert år etter at skatteoppgjøret til beboere som er innvilget langtidsopphold er blitt kontrollert.

Problemstilling 1) Faktiske funn: Karlsøy kommune har faste rutiner for innkreving av brukerbetaling ved sykehjemsopphold. Disse er nå skriftliggjort. Unntaket er at det ikke gjøres etterberegning av vederlag. Revisjonens kontroller av vederlag viser at kommunen krever vederlag i henhold til makstakst, og i tråd med forskrift.

Problemstilling 1) Vurdering og konklusjon: 2 av 4 revisjonskriterier er oppfylt. Revisjonskriteriet om at etterberegning skal gjennomføres er ikke oppfylt. Innkrevingen av brukerbetaling for sykehjemsopphold fungerer tilfredsstillende. Kommunens tilbakemelding i forbindelse med høring: Det er ganske sjelden at beboernes inntektsforhold svinger fra år til år. Kommunen vil likevel endre rutinene ved at adm. konsulenten forespør pårørende om å få tilsendt skatteoppgjør for å fange opp evt. endringer. De fleste som tildeles midlertidig plass får denne omgjort til fast plass. I noen tilfeller har man avventet krav om korttidsvederlag til det er avklart om beboer får fast plass. Kommunen tar rapporten til etterretning og skal påse at praksis følger rutinene ved at krav om vederlag for korttidsopphold sendes en gang i måneden. Det bemerkes at avvik fra rutinene ikke har medført feil i vederlagsbeløpet.

Problemstilling 2) 2.Har kommunen tilfredsstillende rutiner for fakturering og innfordring av husleieinntekter? Revisjonskriterier Kommunens muntlige beskrivelse av rutiner: Alle husleiekontrakter vedrørende utleie skal registreres og oppbevares samlet og oppdatert. Husleierestanser skal purres og innfordres fortløpende. Depositum på 2000,- kroner for leiligheter under 50 m 2, og på 4000,- for leiligheter på over 50 m 2, innfordres sammen med første måneds husleie.

Problemstilling 2) Faktiske funn: ● Det er store variasjoner i hvilke rutiner som følges ved innledning og avslutning av leieforhold. ● Kommunens rutiner følges i forbindelse med innfordring. Innfordringstiltak er i stor grad automatisert.

Problemstilling 2) Vurdering og konklusjon: 2 av 3 revisjonskriterier er oppfylt. Rutinen om at depositum skal kreves sammen med første måneds husleie er delvis oppfylt. Revisjonen konkluderer med at Karlsøy kommune har tilfredsstillende rutiner for fakturering og innfordring av husleieinntekter.

Problemstilling 3) 3. I hvilken grad benytter kommunen mulighetene for reduksjon av nettoutgifter til sykepenger (sykepengerefusjon)? Revisjonskriterier Folketrygdens regler, dvs.: Sykepenger fastsettes på grunnlag av lønnsinntekt og annen godtgjørelse for arbeidstakers arbeidsinnsats, begrenset oppad til 6 G (grunnbeløpet). Kommunen skal kreve refusjon fra trygdeetaten for sykepenger utover arbeidsgiverperioden på 16 dager. Når det er gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal et nytt sykefravær regnes med i samme arbeidsgiverperiode. Kommunen skal initiere søknad om at trygden refunderer sykepenger i arbeidsgiverperioden for arbeidstakere med langvarig eller kronisk sykdom som medfører særlig stort sykefravær. Kommunen skal sørge for at krav blir sendt i rett tid og at refusjon fra folketrygden kontrolleres mot det innsendte kravet.

Problemstilling 3) Faktiske funn: Undersøkelsen avdekker at Karlsøy kommune har faste rutiner for behandling av sykepengerefusjon, og at disse i stor grad er automatisert gjennom lønnsystemet.

Problemstilling 3) Vurdering og konklusjon: 4 av 4 revisjonskriterier er oppfylt. Revisjonen konkluderer med at Karlsøy kommune i stor grad benytter mulighetene for reduksjon av nettoutgiften til sykepenger.

SAMLET KONKLUSJON/ANBEFALING Revisjonen registrerer at kommunen i sitt høringssvar opplyser at enkelte rutiner for brukerbetaling ved sykehjemsopphold vil endres/følges bedre opp. Dette på bakgrunn av at undersøkelsen har vist at det kan være en risiko for at kommunen går glipp av mulige inntekter. Dette anser vi som positivt. Revisjonen anbefaler Karlsøy kommune å jevnlig oppdatere de rutiner som nå er skriftliggjort. Revisjonen anbefaler Karlsøy kommune å være nøye med å følge rutinene for utleie av boliger. Kommunen bør i den forbindelse skriftliggjøre rutinene for administrasjon av utleieboliger med tanke på å sikre kommunens inntekter. Elektronisk rapport over utleieobjekter bør oppdateres fortløpende.