Elektronisk behandling av inngående faktura Signe Marie Bjordal - Januar 2005

Innhold: Sentral fakturaadresse Bestillerrollen Innføring av elektronisk fakturabehandling 1.1.05 Sentral fakturaadresse Bestillerrollen Kritiske punkt for å lykkes Hensikten med bestillerkoden Ditt personlige arkiv i BasWare Ny arbeidsflyt Hensiktsmessig organisering Bestiller - Attestant - Anviser – Regnskap Brukertilgang og rettigheter i BasWare Fast/midlertidig stedfortreder - Påminnelser Fakturabehandlingsprosessen Bestiller/attestantens ansvar Anvisers ansvar Sendealternativer i BasWare Dessuten…. Feiladresserte fakturaer fra leverandør Feil firma Kreditnota Hvilke bilag skal behandles i BasWare Brukerstøtte ved Regnskapskontoret IT- sikkerhet

Fra og med den 1.1.05 .. 1. skal UiB og Unifob behandle alle inngående fakturaer elektronisk De andre randsonene begynner etterpå – i februar? skal alle fakturaer sendes til sentral fakturaadresse Adressen til UiB er: Adressen til Unifob er: Universitetet i Bergen Unifob AS Regnskapskontoret c/o Universitetet i Bergen Postboks 7800 Regnskapskontoret 5020 BERGEN Postboks 7800 5020 BERGEN Ved bestilling må fakturaen ALLTID merkes med Bestillerens kode og eventuelt bestillers navn

Fra og med den 1.1.05 .. Bestillingsfullmakt gis til et begrenset antall Bestillere (Jfr. Styresak 80/04 – Profesjonalisering av Innkjøp v/Uib) BESTILLINGSFULLMAKTEN - gis av person med budsjettdisponeringsfullmakt - gis kun til 2 – 4 personer pr enhet - skal angi hvilke grenser den er gitt innenfor - skal være skriftlig – arkiv Regnskapskontoret - fornyes hvert år Alle bestillinger skal kanaliseres gjennom Bestiller En Bestiller plikter å være lojal overfor UiBs innkjøpsavtaler

En bestilling .. Dermed sikrer vi oss at leverandør får riktig ….skal sendes skriftlig til leverandør Dermed sikrer vi oss at leverandør får riktig fakturaadresse leveringsadresse merking av faktura - Bestillerens kode og evt. navn på Bestiller DET KRITISK PUNKT for å få til en smidig elektronisk fakturabehandling er at faktura merkes med BESTILLERENS KODE og evt. NAVN

Skannet faktura i BasWare Hensikten med bestillerkoden.. ….vi ber leverandøren merke fakturaen med er at BasWare skal finne.. …første fakturamottaker når faktura skal sendes faktura ut til enhetene Første Fakturamottaker bør være Bestiller/bestillerne ved enheten Bestillerkoden fungerer som en ”merkelapp” på den enkelte Bestiller Er Bestiller knyttet til flere enheter bruker kun en kode Denne koden er kun knyttet til et brukerregister i BasWare og har ingen betydning for hvor dere senere skal kontere/utgiftsføre fakturaen Regnskapskontoret: Første fakturamottaker i BasWare (enhetene): Skannet faktura i BasWare 231000/2310XX – en eller flere bestillere på Eia 217000/2170XX – en eller flere bestillere på Pøa

Ditt personlig arkiv i BasWare.. Hver BasWare - bruker har sitt PERSONLIG ARKIV fakturaen må ha vært innom deg for at du skal ha den i ditt PERSONLIG ARKIV Det er nok at den er sendt til deg på ”informativ sirkulasjon” dvs. at du har fått en kopi

Organisering første fakturamottaker (1/2).. FØRSTE FAKTURAMOTTAKER = BESTILLER Alt 1. Alle bestillere ved en enhet mottar alle fakturaer - alle bruker samme kode (eks. 126000) - utsendelsen av faktura blir merket med ”Kun en mottaker trenger å behandle” Da vil alle 3 få alle faktura tilsendt, men kun en trenger å behandle fakturaen alle kunne behandle alle fakturaer (være vikar for hverandre) alle vil få de samme fakturaene i sitt personlige arkiv

Organisering første fakturamottaker (2/2).. FØRSTE FAKTURAMOTTAKER = BESTILLER Alt 2. Hver bestiller ved en enhet mottar hver sine fakturaer - Bestiller må ha forskjellig kode (eks. 126010, 126020, 126030) - NB. Enheten må ha backup-rutiner ved fravær Da vil kun en bestiller få faktura tilsendt til behandling en ved fravær måtte melde inn stedfortreder alle vil ha forskjellige personlige arkiv

Ansvars- og myndighetsavklaringer Anviser/Godkjenner/Person med Budsjettdisponeringsmyndighet Påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Personen skal ha gitt skriftlig bestillingsfullmakt til Bestillerne og skal godkjenne alle fakturaer Bestiller Person m/ bestillingsfullmakt gitt av person m/ budsjettdisponerings-myndighet. 2-4 personer pr enhet. Fullmakten skal inneholde skriftlige rammer Attestant Person som iht. jobbinnhold har i oppgave å kontrollere og kontere faktura/bilag som kommer i forbindelse med kjøp gjort av Bestiller Dette kan med fordel være samme person som Bestiller Rekvirent Alle ansatte er rekvirenter = alle som har et innkjøpsbehov

Brukertilgang og rettigheter i BasWare.. Roller og rettigheter i BasWare: Bestiller/Attestant Bestiller og Attestant gis like rettigheter i BasWare kan både kontere og attestere kan kontere på alle segmentverdier – ingen begrensninger på sted Første Fakturtamottaker/e? -> må i så fall registreres med 6-siffret kode i BasWare Anviser skal ha ”siste hånd” på behandling av en faktura kan kun anvise på gitte stedkoder – jfr. budsjettdisponeringsfullmakt Den enkelte bruker i BasWare opprettes av vår systemadministrasjon (oa-sys@uib.no eller Ingeborg Fredheim tlf. 8-2126) Rutiner: http://www.uib.no/persok/regnskap/kontoplan/E-fakturabehandling.htm

Fast stedfortreder i BasWare.. Alle brukere kan legges inn med en fast stedfortreder Stedfortreder må ha samme rettighetene som den en skal være stedfortreder for Ubehandlede fakturaer blir automatisk sendt videre til stedfortreder etter 14 dager Fast stedfortreder legges inn i BasWare av vår systemadministrasjon (oa-sys@uib.no eller Ingeborg Fredheim tlf. 8-2126) Rutiner: http://www.uib.no/persok/regnskap/kontoplan/E-fakturabehandling.htm

Purringer/påminnelser vil bli sendt .. Dersom fakturaer blir liggende ubehandlet i mer enn 7 dager sender BasWare en påminnelse/purring på e-post kl. 14:00 Evt. videresendes til Fast Stedfortreder etter ytterligere 7 dager Midlertidig stedfortreder ønsker du en raskere fakturabehandling kan du selv styre det ved å fraværsmarkere deg i ’Brukerinnstillings’ – mappen (fra - til på dato) legg inn stedfortreder (velg navn på stedfortreder fra brukerliste) Hvordan? - se egen foil senere i det andre heftet

Fakturabehandlings-prosessen (overordnet beskrivelse) Regnskap Sluttbruker Skanning og tolking av papirfaktura Import av faktura til BasWare Preprosessering Fakturakontroll og distribusjon Automatisk Kontering og attestasjon Manuell i BasWare Anvisning Suttkontroll og Overføring til OF Bokføring og remittering i OF

Fakturaprosessen –i tekst: Innføring av sentralt fakturamottak: - Én fakturaadresse for hele UiB - Regnskapskontoret skanner faktura med vedlegg inn i et eget verktøy - Alle aktuelle fakturadata blir registrert Innføring av elektronisk fakturaarkiv: - ”Papirversjonen” av faktura arkiveres ved Regnskapskontoret (3 år) - Faktura m/ vedlegg vises som bilder i programvaren - Bildet kan søkes frem ved behov - Oversikter som gir status for den enkelte faktura - Vedlegg av egne filer/vedlegg kan knyttes til faktura Innføring av elektronisk saksbehandling av inngående faktura: - Fakturaene oversendes til første fakturamottaker på den enkelte enhet for behandling og godkjenning - Melding gis via e-post kl. 14.00 hver dag - Godkjennere logger seg på systemet for å kontrollere, kontere, attestere og anvise - Fakturaen ”returneres” til Regnskapskontoret - Fakturaene blir overført til Oracle 11i - Regnskap bokfører og betaler fakturaene

Retur til Regnskap -Overføres OF Fakturaprosessen – den optimale Bestiller = Attestant 2. 3. Første fakturamottaker/ Bestiller 216010 Fakturakontroll - Kontere - Attestere Anviser 2160XX Fakturakontroll - Anvise 1. Faktura skannet i BasWare på Regnskap Første fakturamottaker/ Bestiller 216020 Fakturakontroll - Kontere - Attestere Første fakturamottaker/ Bestiller 217000 Fakturakontroll - Kontere - Attestere Anviser 2170XX Fakturakontroll - Anvise E-post- melding kl. 14:00 Retur til Regnskap -Overføres OF 4.

Ansvar (1/4)- Bestiller/Attestant Fakturakontroll riktig firma (UiB, Unifob, Ilab, NSD)? riktig leverandør? riktig fakturanummer? riktig fakturabeløp? riktig forfall? riktig KID? Gjør en kontroll mellom ’BILDE’ og ’FAKTURAINFORMASJON’ - i ’Grunnlagsdata’

Ansvar (2/4) - Bestiller/Attestant 2. Kontroll mot varemottak kontroll mot intern REKVISISJON (= skriftlig bestilling) kontroll mot varemottak og/eller pakkseddel Gjøre en kontroll mellom FAKTURA og VARELEVERING - iht interne rutiner for arbeidsflyt (lederansvar)

Ansvar (3/4) - Bestiller/Attestant Kontere fakturaen - angi hvor utgiften skal belastes/ evt. iht konteringsanvisning på REKVISISJON - firma, art, prosjekt, sted, analyse, aktivitet - evt. mva obligatoriske felt m/verdier i BasWare: firma, art, sted felt som kan ha blanke/ingen verdier: prosjekt, analyse, aktivitet, mva blank = ’000000’ gjelder altså segmentene prosjekt, analyse, aktivitet og mva Tips: lag ’konteringsmaler’ Du kan lage dine private konteringsstrenger – du slipper å taste hele kontostrengen hver gang, bare hente frem en forhåndsdefinert mal

sende videre til anvisning Ansvar (4/4) - Bestiller/Attestant 4. Attestere faktura attestant skal påse og bekrefte for at fakturaen - har vært igjennom de nødvendige kontroller (grunnlags- og varemottakskontroll) - er kontert iht. til de føringer som er lagt for utgiftsføring (tilrettelagt av leder) sende videre til anvisning - det kan være flere anvisere; for eksempel kontorsjef og stedfortreder - eller til Universitetsdirektøren - sendes i så fall til Cecilie Ohm Liste over anvisere vil bli lagt ut på hjemmesiden vår

Ansvar - Bestiller /Attestant – hvis ikke samme person … Bestiller/første fakturamottaker: - Motta faktura, får melding på e-post fra Regnskap kl. 14:00 daglig - Kontrollere mot bestilling - Kontrollere mot varemottak - Evt. angi deler av kontostrengen (analyse/prosjekt) - Videresende faktura til attestant Attestant: - Fakturadatakontroll: riktig leverandør, fakturanummer, fakturabeløp, forfall etc. - Legge inn forslag til kontering - Siste kontroll/korrigering av fakturadata og kontering - Attestere faktura og sende videre til anvisning

Bekreft og send til Regnskap Ansvar (1/1) - Anviser Anvise faktura anviser skal påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Dvs.: - siste kontroll på fakturainformasjon - riktig firma, leverandør, beløp, etc? - ihht. avtaler og budsjettfullmakter - kontrollere at fakturaen er belastet riktig konto - kontroll av kontering/kontokombinasjon NB. Hak av /anvis hver enkelt konteringslinje Bekreft og send til Regnskap

Ansvar (1/1) - Regnskapskontoret motta faktura for alle enheter (sentral fakturaadr. : UiB, Regnskapskontoret) skanne faktura sende faktura ut til første fakturamottaker (som får melding på e-post) følge opp ’sirkulasjonen’ av faktura - rette feil på faktura som kommer i retur - omdirigere faktura - annullerer faktura -> dvs.: ’overvåker’ og bistår i behandlingsprosessen overføre ferdig behandlede faktura til OF 11i postere faktura betale faktura ved forfall

Hvis du finner feil med fakturaen… Fakturaen er ikke din - ’Returner’ fakturaen til Regnskap og be dem videresende - ’Videresend’ den til riktig mottaker, dersom du vet hvem det er Grunnlagsdata er feil - feil firma, leverandør, beløp etc.. - ’Returner’ fakturaen til Regnskap det er kun Regnskap som kan rette ’grunnlagsdata’ HUSK - ’KOMMENTAR’! beskriv alltid grunnen til at du sender fakturaen i ’Kommentar’ - feltet

Sendealternativer i BasWare (1/2) ’Returner’ faktura faktura kan returneres til enten - forrige bruker/avsender - eller Regnskap Husk kommentar på hvorfor du sender i retur ’Videresend’ faktura faktura videresendes til en eller flere brukere i BasWare for behandling - hvis flere mottakere og kun en trenger å behandle fakturaen husk – hak av for – ’Kun en mottaker trenger å behandle’ Sett faktura i ’Behandlingsmodus’ faktura trekkes ut av ’sirkulasjon’ fordi noe for eksempel skal undersøkes Gå inn i fakturaens ’Grunnlagsdata’ – hak av for –’ Sett i behandlingsmodus’ ’Angi informativ sirkulasjon’ faktura sendes til en eller flere brukere i BasWare - men kun som informasjon og ikke til behandling – som en kopi - mottakter trenger kun å kvittere for at den er sett

Sendealternativer i BasWare (2/2) Skal du sende en forespørsel/kopi til en som ikke har BasWare Legg musepekeren på fakturabildet – øverst til venstre Det kommer opp en knapperad med 4 valg Velg 3. knappen – en konvolutt Det blir laget en e-post med fakturabildet som vedlegg ’Be om annullering’ Faktura sendes til Regnskap og du kan anmode om annullering - Husk kommentar / begrunnelse - Regnskap godkjenner annullering - Faktura blir liggende i Arkivet som annullert og er trukket ut for videre behandling. Blir ikke overført til Oracle/Økonomisystemet. Send til ’Anvisning’ faktura sendes til en eller flere Anvisere i BasWare Hvis kun en skal behandle: husk – hak av for - ’Kun en mottaker trenger å behandle Sende på ’Sidestep’ Faktura sendes til en bruker i BasWare, for eksempel en Bestiller Etter behandling ’på sidestep’ kan fakturaen sendes tilbake kun til deg Mottaker av faktura sendt på ’sidestep’ får ikke lov å kontere, kun lov å legge inn kommentar

Ferdigbehandlede fakturaer - overføres til Oracle økonomisystem flere ganger daglig - blir postert i hovedbok neste morgen - data overføres rapportbasen neste natt - i Discovererrapportene 3. dag - betales ved forfall (som før) Når faktura er betalt blir remiteringsdatoen overført til BasWare Betalings- /remiteringsdato finner du i ’Kommentar’ - feltet i ’Fakturaloggen’

Feiladresserte fakturaer fra leverandør Fakturaer som kommer med feil fakturadresse - til enhetene 1. Påfør første fakturamottakers/bestillerens kode 2. Send fakturaen i internposten til ”Regnskap – skanning” NB. Se krav til Bilag 3. OG - i tillegg: Send kopi av standardbrev til leverandør med melding om at UiB har fått ny fakturaadresse

Krav til innsendte bilag (til Regnskap): Bruk binders - ett pr. bilag (ingen stifter) KODEN til første fakturamottaker/bestiller skrives på første side av bilaget Kvitteringer tapes på A4-ark tapes både oppe og nede – ikke bruk limstift! Post merkes: ”Regnskap - skanning” Dette gjelder alle bilag som skal skannes - dvs.: - Fakturaer som er sendt til enheten i stedet for til sentral fakturaadresse - Personfaktura – refusjon av at utlegg til ansatt, studenter, andre

FEIL FIRMA – hva gjør vi? HOVEDREGEL Ta kontakt med leverandør – be om ny faktura utstedt til riktig firma Den feile fakturaen må annulleres i BasWare Behandle riktig utstedt faktura på vanlig måte GJØR FØLGENDE i BasWare: Fakturaen må returneres til og annulleres av Regnskapskontoret Bruk knappen ’Be om annulering’ Skriv kommentar om hvorfor du ønsker fakturaen annullert ’Send til Regnskap’ Regnskap godkjenner annullering Faktura blir trukket ut fra all videre fakturabehandling, blir ikke overført OF. Ligger nederst i Arkivet - merket med en lås

KREDITNOTA – hva gjør vi? KAST ALDRI EN FAKTURA eller KREDITNOTA! GJØR KLARE AVTALER MED LEVERANDØR! HOVEDREGEL Hold faktura igjen til kreditnota kommer Begge gjøres opp samtidig Regnskap foretar motregning ved oppgjør GJØR FØLGENDE i BasWare: Sett fakturaen i ’Behandlingsmodus’ Legg ved Kommentar på hvorfor faktura er trukket ut av sirkulasjon/lagt til side Send kommentaren på ’Informativ sirkulasjon’ til deg selv Når Kreditnota kommer oppheves ’Behandlingsmodus’ på fakturaen Behandle begge samtidig og overfør til Regnskap UNNTAK (aktuelt dersom fakturaen har betydelig større beløp enn kreditnotaen) Behandle faktura på vanlig måte Behandle Kreditnota når den kommer Regnskapskontoret tar seg av oppgjør av Kreditnota GJØR FØLGENDE i BasWare: Behandle fakturaen som vanlig Legg ved Kommentar på at du venter på kreditnota Send kommentaren på ’Informativ sirkulasjon’ til deg selv el. når du videresender den til ny bruker Behandle kreditnota som vanlig når den kommer

Hvilke bilag.. Innenlandske fakturaer …skal skannes og behandles elektronisk i BasWare: Innenlandske fakturaer Personfakturaer – refusjon av utlegg Utenlandske fakturaer Bilag som skal lønnsinnberettes må fortsatt sendes til Lønnskontoret

Brukerstøtte og info Løp-meldinger vil komme Vår vanlige brukerstøtte vil gjelde - Selve bilagsbehandlingen: Regnskap-saksbehandler@uib.no - Det mer spesielle/generelle: Brukerstøtten LØP-hjelp: lop-hjelp@uib.no, tlf 8-3500 - Det systemtekniske: vår systemadm.: oa-sys@uib.no hjemmeside på PØA: http://www.uib.no/persok/regnskap/kontoplan/E-fakturabehandling.htm

- og så gjentar vi oppfordringen: Slutt å ta kopi av bilag!

- og så gjentar vi oppfordringen: Skriv ’KOMMENTARENE’ dine i BasWare! E-post og telefon blir (langt på vei) unødvendig – kommentar og vedlegg følger fakturaen og blir synlig for alle

IT- sikkerhet Logge deg ut – når du går for dagen …husk alltid å: Logge deg ut – når du går for dagen Låse skjermen - når du ikke sitter ved PC’en