Elektronisk saksbehandling og arkiv Informasjon til fakultetsdirektørene 24. februar 2006

Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler NOARK-godkjent Tilfredsstiller kravene til Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling (SGK) Samme løsning som bl.a. NTNU, UiS, UMB, høgskolesektoren Fellesløsning som driftes ved USIT

Hvorfor et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem? Krav fra ”myndighetene” Ønske om å effektivisere og forenkle rutinene knyttet til saksbehandling og arkiv Øke gjenfinnbarheten og sporbarheten av saker og dokumenter (både arkivverdig og ikke-arkivverdig materiale) Øke kvaliteten i vår saksbehandling – ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB Felles maler Forenkle postrutinene

Hvem skal bruke ePhorte? ePhorte skal brukes i all saksbehandling ved UiB – dette betyr at alle som skriver brev og saksutredninger som er arkivverdige skal bruke systemet Arkivmedarbeidere – Doculive ”legges ned” ePhorte vil også kunne brukes som grensesnitt for ikke- arkivverdige dokumenter

Hva skjer nå? Oppstart med leverandør (mars – april – mai) foranalyse og kartlegging Rutinegjennomgang elektroniske postmottak ved alle enheter (fakultet / institutt / avdelinger i sentraladm.) praktiske postrutiner Forberede omlegging til dokumentsentre ved fakultetene journalføring ved / i tilknytning til sekretariatene: journalføringsfunksjonen ved instituttene bortfaller sikre ”back-up” ved ferier og annet fravær Informasjon April/mai: med fakultetsansvarlige (”hvordan gjør vi det hos dere”) Juni: arkivmedarbeidere

Opplæring Generell opplæring Kurs i forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven 23. og 28. mars, samt 4. april Passer for ”alle” ePhorte-opplæring Kursing av arkivmedarbeidere: oppstart 15. august Superbrukere og kursholdere disse må oppnevnes vil få egne kurs Vi kommer tilbake til dette i et eget brev til fakultetene.

Utstyr Skannere må anskaffes ved sekretariatene / dokumentsentrene. Dette kan enten være multifunksjonsmaskiner (kanskje eksisterende utstyr kan benyttes) eller rene skannere. Det kan også være hensiktsmessig å anskaffe bordskannere til postfordelerne på instituttnivå. Dette vil vi komme tilbake til i et eget brev til fakultetene. ePhorte stiller krav til pc-en må ha minst 512 MB internminne. Noe utstyrsoppgradering må påregnes.

Oppsummering Tidspunkt Aktivitet Våren 2006 Innføringsprosjekt med leverandøren Informasjon til arkivmedarbeidere Nye post- og arkivrutiner Kartlegge utstyrssituasjon og forberede anskaffelse Oppnevne superbrukere og finne kursholdere August 2006 Opplæring av arkivmedarbeidere September 2006 Overgang til nytt arkivsystem og skanning Opplæring av superbrukere og saksbehandlere på SV-fakultetet Oktober 2006 Pilot SV igangsettes November / desember 2006 Evaluere pilot SV Opplæring av superbrukere og kursholdere Januar 2007 Start opplæring hele UiB