DISCOVERER PLUS Signe Marie Bjordal 2010 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (ØKA)

Innledning Kurstype: Kort kurs i Discoverer PLUS Målgruppe: Økonomimedarbeidere som har behov for rapporter fra økonomistsystemet Oracle Financial. Forkunnskaper: God kjennskap til rapporter Har tidligere jobbet med rapporter i Citrix versjonen av Discoverer

Kursinnhold Litt om rapportløsningen Discoverer Plus Håndbøker – brukerstøtte Litt om gammel og ny økonomimodell Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Plus Bestille rapport, legge inn parametre, eksportere og skrive ut Formatering i Discoverer Plus Endre oppsett, endre rader og kolonner, sortere, summere, beregne og betingede formater Lagre egne rapportløsninger på SEEGNE UIB / SEEGNEUF /SEEGNE RAND

-Rapporthåndboken finner du på intranett: (Administrasjon/Økonomi/Regnskap/Rapporter i OF) –Håndboken vil være under kontinuerlig bearbeiding og utvikling –Under Oppdateringer, side 4 vil det fremgå hvilke endringer som er gjort og når. –Tilbakemeldinger, forslag til nye rapporter eller endringer logges på: - Brukerstøtte vedr. uttak av rapporter –Brukerstøtte Regnskap tlf , betjent mellom kl – –IssueTracker: logg saken under Regnskaphttp://bs.uib.no LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER...

UiB DFA – Dep.- finansiert annuum Prosjekt DFP – dep. finansierte øremerkede avsetninger Prosjekt – (DFP) Grunnbevilgning Dep. finansiert virksomhet (DFP) OppdragBidrag Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Forsknings- rådet FFV Prosjekt (FFV) Annen EFV Prosjekt – (EFV) Økonomimodell – gammel modell (prosjekt)

Kontostrengen ved UiB – art og prosjekt - Art RESULTAT / TOTALT – summen av alle resultatarter (art 3000 – 9999) ”INSTITUTTARTER” – alle arter med unntak av fast lønn og sosiale kostnader, aktuelt for de institutt som kun har budsjettansvar for ”løs” lønn. - Prosjekt ANNUM midler fra Dep. – prosjektnummer (DFV/DFA) INTERNE PROSJEKT, midler fra Departementet, tildeles som øremerkede midler av Styret - i prosjektnr.serien – (DFV/DFP) FORSKNINGSRÅDSFINANSIERT VIRKSOMHET - I prosjektnr.serien – (FFV) EKSTERNE PROSJEKT, Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet - i prosjektnr.serien – (BOA)

S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter ’T’= Både bevilgnings- og eksternfinansiert virksomhet ’BFV’= Bevilgningsfinansiert virksomhet (både annuum og øremerkede prosjekter) ’DFA’= Departementsfinansiert annuum ’DFP’= Departementsfinansierte prosjekter ’DFV’= Departementsfinansiert virksomhet ’FFV’= BOA - Forskningsrådsfinansiert virksomhet ’EFV’= BOA - Annen eksternt finansiert virksomhet Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - gammel økonomimodell TBFVDFVDFA='000000' DFP='700000'-'999999' FFV =' '199999' EFV = '699999'

UiB Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt – Grunnbevilgning (GB) Oppdrags- aktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: Oppdrag (OA)Bidrag (BA) Bidrags- aktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR EU Annen Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Ny økonomimodell –virksomhetsområder (prosjekt)

’T’= Total ’GB’= Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) ’GA’= Grunnbevilgning annuum ’GP’= Grunnbevilgning prosjekter ’BOA’= Bidrags- og oppdragsaktivitet ’BO’= Bidragsaktivitet ’OA’= Oppdragsaktivitet T GBGA GP BOAOA BA S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - ny økonomimodell 2009

S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Saldonivå: I,F = Totalt Alle resultatartene: 3000 – 9999 F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: 5001 – 5009, 5021 – 5029, 5041 – 5049, 5052 – 5059, 5081 – 5089, , 5131 – 5139, 5141 – 5149, 5181 – 5189, 5221 – 5259, 5301 – 5309, 5361 – 5369, 5372 – 5373, 5401 – 5499, 5702, 5712, 5721 – 5729, 5801 – 5899, 5921 – 5929, 5931 – 5939 I = Instituttsaldo (ekskl. fastlønn mv.) Artene: 3000 – 9999 ekskl. fastlønn (”F-artene”)

Saldouttrekk: ’I’,’F’ = Totalt/Alle resultatarter ( ) ’I’ = ”Instituttarter” dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. ’F’ = ”Fakultetsarter” dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv....erstatter tidligere ”I-rapporter”. S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter

Logg deg inn ved å følge denne linken: Discoverer Plus Velg Opprett tilkobling eller velg ønsket Tilkobling (UIB/UNIFOB/RAND) direkte

Innlogging: Fyll inn passord trykk start Discoverer Plus – direkte innlogging

Forskjellige brukertilkoblinger LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER... UiB-brukere - flere tilkoblinger: UiB (data fra: OA) PAUIB (data fra PA-modul) EGNE UIB (Plus-versjonen)

Du er nå logget inn mot riktig firma/database Velg Åpne en eksisterende arbeidsbok Discoverer Plus

HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapport Her velger du ønsket rapport Trykk på pluss tegnet foran ønsket rapport 1.Velg en av visningene (vi ønsker S11 – Artsregnskap I-K)

HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapportparametre – velg de avgrensninger som er gjelder for din rapport periode, dato, sted, prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør etc. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten. Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Velg OK for å sette i gang rapportbestillingen.

Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke kriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har lagt inn feil parametere eller angrer bestillingen. 1. Her er det bare å vente litt HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER

S11-Artsregnskap TB/B4 - viser regnskap mot budsjett for arter rapportparametre detaljeringsgrad Sideelementer S- STYRINGSRAPPORTER/SALDORAPPORTER

NOEN FUNKSJONER I Discoverer Plus DISCOVERER PLUS Åpne ny arbeidsbok/ rapport fra mal Skriv ut rapporten Forhåndsvisning Oppdater arket – ny spørring Overfør data til Excel/HTML Ny summering Ny beregning Ny betingelse Ny parameter

Ny spørring? HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Ny spørring gjøres ved å oppdatere arket på nytt 1.Klikk på ikonet Oppdater ark 2.Legg inn nye parametere 3.Utfør ny spørring ved å kikke på Fullfør

Tips og triks i Discoverer Plus: Formatering i skjermbildet Sletting av kolonner Sortering Summering Betingelser/filtrering av data Beregninger Lagring

- Formatering i skjermbildet TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Formatering i skjermbildet Muligheter: Endre rekkefølge på kolonner Flytte kolonner opp til og ned fra ”Sideelementer” Angre? Rediger/Angre rediger ark TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Formatering i skjermbildet Flytte kolonnen ”Sted” opp til sideelementer. Tabellen blir da sortert slik at kun informasjon om valgt sted vises i tabellen. Kan endre sted ved å bruke rullegardin TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Sletting av kolonner - Marker kolonnen som skal slettes - Høyreklikk og velg: Fjern fra regneark - Forsiktig: feil her kan føre til at du må hente fram rapporten på nytt! TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Sletting av kolonner For å hente tilbake en slettet kolonne: Velg ’Rute med tilgjengelige elementer’ fra menyen ’Vis’. Finn, under fanen ’Elementer’, den kolonnen du ønsker å legge inn rapporten Legg den inn i rapporten ved å markere den i listen og dra den over til tabellen. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Sortering To måter å sortere data på i Discoverer 1. Marker en kolonne og høyreklikk eller velg knappene øverst i menyen for å sortere fra min til maks eller omvendt Høyreklikk og velg ønsket sortering fra menyen TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Sortering To måter å sortere data på i Discoverer 1. Marker en kolonne og høyreklikk eller velg knappene øverst i menyen for å sortere fra min til maks eller omvendt Velg knappene A-Z eller Z-A for å sortere TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Sortering To måter å sortere data på i Discoverer 2. Man kan også lage gruppesortering. Velg ’sorter…’ fra menyen ’verktøy’. Man får da opp en boks hvor man kan velge mer detaljert sortering. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Summering I discoverer kan man aktivere/deaktivere summer eller lage nye total og delsummer. Velg ’Sum’ ved å trykke på ikonet for summering Velg hva du vil summere, type summering og om du vil ha total eller delsum. Trykk ok. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Summering(er) Man kan kombinere summeringer. Da legger du i så fall til en ny summering For eksempel: 1. gang: Delsum pr. utst.nr 2. gang: Totalsum for anleggsmidler for et valgt sted. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Beregning av data Tar utgangspunkt i rapporten S11 – Artsregnskap 10g TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Beregning av data Også her er det viktig å vite navnet på kolonnene man skal bruke i beregningen. Du finner navn ved å markere overskriften på kolonnen du skal bruke, høyreklikker og velger ’Rediger overskrift’ For å lage en ny beregning trykker du på ikonet for ’Ny beregning’ fra menyen ’Tilgjengelige elementer’ TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

Velg ett beskrivende navn for den nye kolonnen og trykk ok. - Beregning av data Lag beregningen ved å plukke kolonner og flytte over til kolonnen Beregning. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Beregning av data Formater dataene i den nye kolonnen. Tekst/Tall Uthevet skrift Størrelse ……… TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1.Gå til kolonne ’Scanned Files’. Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 2.Filen må lagres før den åpnes. 1 2 Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP

I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP – BW04 er best egnet Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen BW-04 KONTERTE-FAKTURA

- Betingelser/filtrering av data Man kan filtrere data i discoverer ved å benytte de betingelser som allerede finnes i rapporten, endre eller lage nye. Eksisterende betingelser: de parametrene som angis når man kjører rapporten TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Betingelser/filtrering av data Endre betingelser: Man kan endre eller velge andre betingelser som finnes i rapporten. Betingelser kan være aktivert eller deaktivert. For å aktivere deaktive betingelser: Velg ’Rute med tilgjengelige elementer’ fra menyen ’Vis’ TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Betingelser/filtrering av data Alle aktive og deaktive betingelser listes opp Aktive betingelser er haket av. For å aktivere en deaktivert betingelse: høyreklikk betingelsen og velg ’Legg til i regneark’ Ny spørring kjøres nå på bakgrunn av valgte betingelser. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Betingelser/filtrering av data Man kan lage sine egne betingelser for å filtrere data Hvilken kolonne ønsker du å lage en betingelse på? Hva heter denne kolonnen i databasen? For å finne navnet på kolonnen må du : Marker kolonnen du ønsker å lage en betingelse mot og høreklikk. Velg ’Rediger overskrift’ fra menyen. Du får da opp navn for denne kolonnen i tabellen og databasen Her: ’AKTIVANØKKEL’ TIPS OG TRIKS I DISCOVERER Databasenavn Tabellnavn

- Betingelser/filtrering av data Velg Betingelser fra menyen Verktøy Velg Ny betingelse Element: velg navnet på kolonnen man ønsker å lage en betingelse på Betingelse: velg type filter man ønsker. Verdi(er): velg hva det søkes etter. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER Her legger du enten inn verdier eller du oppretter en ny parameter for å kunne endre filteret.

- Betingelser/filtrering av data Velg Betingelser fra menyen Verktøy Element: velg navnet på kolonnen man ønsker å lage en betingelse på Betingelse: velg type filter man ønsker. Verdi(er): velg ’Ny parameter’. TIPS OG TRIKS I DISCOVERER Her legger du enten inn verdier eller du oppretter en ny parameter for å kunne endre filteret.

- Betingelser/filtrering av data Resultat av spørring med nye betingelser TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Lagring av egendefinerte rapporter (seegneuib) Egendefinerte rapporter kan lagres på server. Velg ’Lagre som’ fra menyen ’Fil’ TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Lagring av egendefinerte rapporter Legg til din brukerID etter rapportnavnet og klikk lagre Rapporten blir nå lagret med alle dine personlige tilpasninger på server - kan hentes frem igjen i rapporttilkobling ”SEEGNEUIB/SEEGNEUF” TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

- Lagring av egendefinerte rapporter For å hente fram en rapport som du har lagret på server gjør du følgende: Trykk for å åpne ny rapport Skriv inn din brukerID i søkefeltet TIPS OG TRIKS I DISCOVERER

Vi minner om: 1.Rapporthåndboken finner du på hjemmesiden vår: Rapporthandbok-Discoverer10g_v1.doc Rapporthandbok-Discoverer10g_v1.doc 2.Reaksjoner og evt. forslag til endringer av rapporter logges på: IssueTracker – 3.Brukerstøtten Regnskap: IssueTracker: Telefon: mellom kl. 09:00 – 14:30