Planer og visjoner for administrasjon og organisasjon Innlegg på Randsvangen 7. november 2008 Grete Svensen

Interne konsekvenser av eksterne rammebetingelser – hva gjør vi? (jfr Ann-Heléns innlegg) uAdministrative rutiner må ivareta eksterne krav til rapportering og forvaltning uPersonalpolitikken må være i overensstemmelse med regler og normer i arbeidslivet forøvrig

Gjennomgang av administrasjon og fellestjenestene ved Pharos uBakgrunn: uAdministrasjonen og fellestjenestene hadde i motsetning til forskerne ikke hatt en organisasjonsgjennomgang uHjelp til å identifisere forbedringspunkter: er det oppgaver som ikke blir løst, blir ressursene utnyttet effektivt og hvordan fungerer forholdet til NOVA m.h.t. fellestjenestene

Administrative rutiner – Arkiv og postrutiner uØkte krav til dokumentasjon og forsvarlig saksbehandling uArkiv: historisk og løpende arkiv uAssistanse av Riksarkivet ved Linda Holmås og av Sven (for det historiske arkivet)

Administrative rutiner - Prosjektoppfølging uSvakheter ved dagens prosjektoppfølging: for mye blir ryddet opp i i etterkant uBehov for økt bemanning – understøttes av Pharos uTimeregistrering (krav i bokføringsloven): oppstart i begynnelsen av 2009

Administrative rutiner – omlegging av web uInformasjonsavdelingen legger om web. uLangsiktig ”drøm”: Helhetlig prosjektstyringsverktøy til hjelp for både forskere og administrasjon.

Administrative rutiner - prosjekthåndbok uOppdragsgivere etterspør system for kvalitetssikring: Vi vil som et første steg når webomleggingen er avsluttet utarbeide en prosjekthåndbok

Økonomi og forvaltning uBygningsmassen: Multiconsults rapport ang rehabiliteringsbehov. Foreslåtte strakstiltak er gjennomført. uPensjoner: Systemet er lite transparent. Vi arbeider med å forstå det og å påvirke rammebetingelsene for det. Utgiftsutviklingen bestemmes av eksterne og interne faktorer. Viktigste enkeltfaktor: lønnsutviklingen. uUtviklingen av bygg og fellestjenester avhenger av NOVAs planer.

It-strategi uISF og NOVA samarbeider om å få utarbeidet en It- strategi ved hjelp av Pharos og Gartner group. Første ledd: avklare framtidig organisering mellom ISF og NOVA. Deretter: en egen It-strategi for ISF.

Personalpolitikk for administrasjonen og fellestjenestene uPharos-rapporten påpeker behov for en viss skjerming av medarbeidere i administrasjonen. Noen medarbeidere er svært eksponert. uPharos-rapporten påpeker også at kompetanseoppbygging eksternt har vært ujevnt fordelt.