Seminar ”Mål- og risikostyring” - 26. mai 2008 1215 – 1300: Introduksjon til risikostyring Hva er det og hva skal det bidra til? 1310 – 1410: Workshop. Fire grupper. Kritiske suksessfaktorer og risikoområder 1420 – 1500: Kort presentasjon fra hver gruppe. Avslutning Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Definisjon av risikostyring ”Risikostyring og intern kontroll er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen som er utformet for å kunne identifisere, vurdere, håndtere, og følge opp risiko slik at denne er innenfor akseptert nivå. Virksomhetens ledelse har ansvaret for at prosessen gjennomføres av virksomheten og anvendes i fastsettelse av strategi og planer og på tvers av virksomheten for å gi rimelig grad av sikkerhet for virksomhetens oppnåelse av sine målsettinger.” Ref: Kunnskapsdepartementet Økonomireglementet § 2-4 ”det at en hendelse kan inntreffe og påvirke måloppnåelse negativt” Eller ”Sannsynligheten til at en ugunstig begivenhet skjer” Dybden i risikobegrepet er noe å reflektere over: Forebyggbar risiko, strategisk risiko, iboende risiko, kontrollrisiko, operasjonell risiko…. Mange forskjellige typer, med dertil mange forskjellige typer teknikker for å svare på risiko. Å bli teknisk flink i forhold til å definere de forskjellige typene er mindre interessant. Derimot er det viktig å anerkjenne at risiko potensielt sett er over alt. Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

- eller ”En metode for å sikre måloppnåelse/resultatoppnåelse (forbedring) og for å forbedre ressursutnyttelsen” Kai Mjøsund 1. mai 2008 ved å fokusere på de viktigste kritiske suksessfaktorene og målene – styre ressursene være bevisst hvilken risiko de innebærer for ikke å bli nådd kunne sette inn fornuftige tiltak tidsnok Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Hva danner grunnlag for KD`s styring, hva påpåvirker vår tildeling? Mange styringsparametere og resultatindikatorer, som: Måltallplasser i basis, Studiepoeng produksjon, FoU produksjon (forskning og prosjekter), internasjonalisering (studenter ut/inn) Oppfølging av søkertall, opptakstall, st.poengproduksjon, gjennomstrømning (kandidatproduksjon), kvalitet i utdanning, forskningsproduksjon, prosjektdeltagelse (EU, NFR), andel førstestillinger og undervisningsstillinger, antall uteksaminerte doktorgradskandidater, omfang av BOA, forretningsideer/ opprettede selskaper, andel kvinner, sykefravær. ”Sammenligningsprinsippet”. Regnskap, budsjett, risikostyring, eierutøvelse i selskaper. Etterlevelse av lover og regelverk. Tilde- lings kriterier Sammen- lignings prinsipp Revi- sjon Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Prosess for mål - og risikostyring Identifiser målene (starter med virksomhetsmålene fra KD) Identifiser hva som er viktigst for å lykkes med målene (kritiske suksessfaktorer, KSF) Identifisere de viktigste forhold som påvirker KSFène. Identifiser risikoene for ikke å nå målene/for ikke å forbedre resultatene. Vurder og prioriter risikoene (med hensyn til sannsynlighet og konsekvens) – danner grunnlag for styringsparametere Tiltak og kontrollaktiviteter som følge av vurderingene Oppfølging av risikoene gjennom igangsetting av relevante tiltak Dette er oppskriften. Risikovurdering er et prosessverktøy. Ved å kjøre denne prosessen kommer man ut med et dokument som kan brukes til å finne de riktige tiltak og kontrollaktiviteter for å fjerne, dempe, eller leve med risiko. Merk det siste: er kostnaden ved å fjerne risikoen for høy sett i relasjon til alternativene, så får vi vel leve med noe risiko?! Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Mål- og resultatstyring ved HiBu - helheten Virksomhetsidè - samfunnsoppdrag Mål og krav fra eier (KD) Sektormål og virksomhetsmål Strate- giske mål og planer Målnedbrytning Rapportering HiBu virksomhetsmål Kritiske suksessfaktorer Måldokument avdeling - styringsparametere Risiko anal- yse Styringskort avdeling Verdigrunnlag Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Fokus på muligheter - Fastsette mål og resultatkrav Risikostyring Fokus på hendelser som kan true målene Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Hva er det vi skal frem til? Målet er at vi i løpet av 2008, har utviklet og forbedret vår målstruktur (virksomhetsmål) og gjennom arbeidet med KSFèr funnet de risikoområdene vi ønsker å holde fokus på (hva er viktigst/hvor er vi dårligst?), slik at vi gjennom utvalgte styringsparametere følger opp vår virksomhet på de riktige og mest vesentlige parametrene. Styringsparametere er en målemetode eller en kvalitativ vurdering som brukes i styringen av institusjonen. Dette kan settes sammen i et ”enkelt” system – styringskort. Se eksempel. Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Eksempel på styringskort - oppfølgingsbehov / trafikklys Enhet: Visjon Virksom- hetside Eierfokus - Krav og mål - styrings-parametere Kundefokus - kritiske behov - styrings-parametere Medarbeiderfokus - kritiske behov - styrings-parametere - kompetanse, motivasjon Utviklingsfokus - kritiske behov - nå mål på lengre sikt Internt/økonomisk fokus - kritiske behov - styrings-parametere Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

- Hvordan starter vi prosessen? Vi starter nedenfra, foreløpig har vi de mål KD har satt til oss. Vi fokuserer i dag på KSF for å oppnå forbedring av vår produktivitet/kvalitet (virksomhetsmålene KD). Vi vurderer deres risikobilde - hva kan skje som gjør at vi ikke lykkes med denne KSFèn? Vi velger ut hvilke KSF`er vi skal prioritere. Vi vurderer hvilke styringsparametere (mål) vi skal bruke for oppfølging. Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Hva skal vi gjøre i fase 1? Mål og krav fra eier (KD) Sektormål og virksomhetsmål Kritiske suksessfaktorer Risiko anal- yse Måldokument avdeling - styringsparametere Som hjelpemidler bruker vi: KD`s virksomhetsmål for HiBu 2008 Høyskolens planer 2008 Foilene her og vår hjernekraft Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Eksempel på arbeidet med ett av målene: Sektormål 1: Utdanning 1.1 Høyskolen skal utdanne kandidater med høy kompetanse med relevans for samfunnets behov. KSF – hva er viktigst å lykkes med? Hvilken risiko har hver KSF? Identifisere de viktigste forhold som påvirker KSFène. Identifiser risikoene for ikke å nå målene/for ikke å forbedre resultatene Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Vedlegg til KSF og risiko – hvordan skal vi sikre dette, hva skal vi følge opp på? Hvilke styringsparametere kan vi bruke for å fokusere på denne KSF og dens risikoområder? Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør HiBu Vi gir talentene en fremtid

Hva skal vi fortsette med neste gang? Fortsette med KSF`er og risikoområder Definisjon av risikoforhold, vurdering av deres sannsynlighet og konsekvens. Dette bestemmer vesentlighet. Definere risikotoleranse. Identifikasjon av tiltak for å redusere risiko. Valg av tiltak basert på en vurdering av kostnad og nytte.

Hva skal vi fortsette med neste gang? Risikohåndtering – fire kategorier: Å unngå – Å gå ut av de aktivitetene som er en kilde til risiko Å redusere – Tiltak blir iverksatt for å redusere sannsynligheten for eller konsekvensen av risikoen, eller begge deler Å dele – Å redusere risikoens sannsynlighet eller konsekvens ved å overføre, eller på annen måte dele en bit av risikoen med andre Å akseptere – Ingen tiltak blir iverksatt for å påvirke risikoens sannsynlighet eller konsekvens

Prosesseiere og fremdrift Prosesseier: rektor og ledergruppen Fasilitator: Kai Mjøsund Arbeidsgruppe: Juel, Agneta, Fred og Kai Tidsplan: Juni: Arbeidsmøte og sammenstilling av arbeidet i dag. Arbeidsgruppen og ledergruppen. September: Seminar 2 – Prioritere KSF, vurdere risikoområdene ifht sannsynlighet og konsekvens. Oktober: Seminar 3 – Utvikle styringskort og styringsparametere.