Prosjekt 2007 25.10.07 Torunn Hagebø Prosjektdirektør Mattilsynet Å gjennomføre prosjekter i et landskap hvor ingen har oversikt og det meste er i endring Prosjekt 2007 25.10.07 Torunn Hagebø Prosjektdirektør Mattilsynet

En historie om… Etableringen av Mattilsynet Arven fra de fusjonerende virksomhetene Endringer og manglende felles rutiner Prosjektarbeidet Avslutning

Mattilsynet – etablert 01.01.2004 89 kommunale næringsmiddeltilsyn Fiskeridirektoratets sjømatavdeling Mattilsynet er styrt av 3 dep: LMD, HOD og FKD

Mattilsynets organisering Mattilsynet ble i 2004 organisert slik: Hovedkontor 8 regionkontorer – hvor av 5 med nasjonale sentra (IKT, dokumentasjon, regnskap og lønn, fisk og sjømat, dyr og animalsk mat, planter og vegetabilsk mat) 64 distriktskontor (nå 62) …og i 2007 omorganisert: De 5 nasjonale sentrene en del av hovedkontoret

Formål med etableringen av Mattilsynet Ivareta kravene EUs Food Law (Matloven) – Trygg mat Enhetlig og helhetlig tilsyn langs produksjonskjeden jord/fjord til bord Økt mulighet for å sette inn ressursene på det stedet i produksjonskjeden der effekten av tilsynet er størst Mer effektivt tilsyn Et tilsyn av god kvalitet, som er godt dokumentert og styrt

Mattilsynets oppgaver Forvalte et stort, detaljert og komplisert regelverk Forvalter 3 lover: Matloven – 750 forskrifter Dyrevernloven – 69 forskrifter Kosmetikkloven – 29 forskrifter Utarbeide forslag til nytt regelverk Hovedprosessene Føre tilsyn Utvikle regelverk Analysere tilstand (overvåke, kartlegge etc) Ha beredskap Informasjon og kommunikasjon

Mattilsynet arvet Mange ulike kulturer for gjennomføring av tilsyn Ytterkantene i tilsynsrollen: konsulent – politi Mange ulike rutiner innefor de enkelte fagområdene, elektronisk og i skuffer og skap – ingen oversikt Ulik fokusering innenfor de forskjellige fagområder Mange fagsystemer – ca 40 hvorav ca 30 var relatert til tilsynsvirksomhet

Hva gjorde Mattilsynet? Integrasjonsprosjekt etableres i 2003 (før etablering av Mattilsynet). Prosjektgruppe sammensatt av representanter fra alle fusjonspartene Grundig analyse og utarbeidelse av tilbudsgrunnlag for utvikling av nytt fagsystem for Mattilsynet Avtale ble inngått med Computas desember 2005 Kontraktsform PS2000 MATS-prosjektet startet januar 2006 – Like mye et organisasjonsutviklingsprosjekt som et som et systemutviklingsprosjekt

MATS MATS er et arbeidsflyt og beslutningsstøttesystem for Mattilsynets utøvende tilsyn (tilsynsprosessen) MATS er Mattilsynets kvalitetssystem for tilsynsprosessen MATS vil være vårt viktigste virkemiddel for å effektivisere tilsynsarbeidet oppnå et enhetlig og helhetlig tilsyn forbedre kvaliteten på tilsynsarbeidet ha god og lett tilgjengelig dokumentasjon på tilsynsaktiviteten og resultatene forbedre styringen av Mattilsynets faglige aktivitet MATS integreres mot en rekke interne og eksterne systemer

Målbilde av Mattilsynets fremtidige systemportefølje 30 ”gamle” systemer

Endringer underveis Mattilsynet er nyetablert og jobber med ”å finne seg selv” Regelverket er i kontinuerlig endring – kravene endres midt i et utviklingsløp Rammebetingelsene for Mattilsynet endres ved reduserte bevilgninger Kravene til dokumentasjon ved eksport av fisk til Russland endres dramatisk Organiseringen av Mattilsynet endres – de nasjonale sentrene blir en del av hovedkontoret Etablerer endringsleder – konsekvens av MATS Vi endrer utviklingsmetodikk til ”scrum”

Hva gjør vi i utviklingsprosjektet? Mattilsynets prosjektdeltagere er hentet fra brukermiljøene - fra alle fusjonspartene og alle regioner Utstrakt samarbeid med ulike fagmiljøer i Mattilsynet Mattilsynet og Computas samarbeider tett om utviklingen av systemet – er samlokalisert Mattilsynet har initiativet i prosessen – viktig for Computas Bygge den nye løsningen bit for bit – Produksjonssettes gjennom 4 delleveranser Fleksibilitet hos kunde og leverandør Krevende for kunde og leverandør

Hvorfor får vi det til? Engasjert og entusiastisk prosjektgruppe fra brukermiljøet Godt humør og ståpå-vilje God dialog med fagmiljøene Innførings- og forankringsaktiviteter Opplæring i ”Hva er godt tilsyn” og bruken av MATS Begrenset tid til utredninger og avklaringer - det er nå toget går Må finne løsninger selv, der løsninger ikke finnes

.. og videre Tro på at vi kommer frem til en god løsning til beste for Mattilsynet Produksjonssetter noe – får kritikk - forbedrer og går videre Vi lærer underveis – forandrer utviklingsmetoder, organisering av prosjektet osv Masse utfordringer – som vi løser underveis Dyktig og fleksibel leverandør

Tilslutt - MATS er en gedigen ryddesjau

….. og MATS er veien mot et enhetlig tilsyn

….. og helt til slutt Vi er begynt å bruke ”scrum”-metoden Det vil Lars Frode Haugen fra Computas fortelle om, men vi er blitt veldig glad i metoden…