”Da pedagogen møtte arkivaren” ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Vi innførte elektronisk arkivsytem i 2006, for de som var i et arkivsystem fra før. Skolene var ikke med. Det var spørsmål rundt elevmapper. Jon Formelle ting maks 1,5 min Ingen animasjon pkt 1: Lovverk og planer innen skoleverket og forvaltning, som fokuserer mer på dokumentasjon og arkivering. Poengter kun tvetydighet digitale mapper formelle-pedagogisk metodikk. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Innføring av skolene Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper for alle elever. Mål: 1/1-09 innføres elektronisk arkivering og postbehandling for skolene Skolene skal betrakte Sak/Arkiv som sitt eneste arkiv Jon Formelle ting maks 1,5 min Ingen animasjon pkt 1: Lovverk og planer innen skoleverket og forvaltning, som fokuserer mer på dokumentasjon og arkivering. Poengter kun tvetydighet digitale mapper formelle-pedagogisk metodikk. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Innføring av skole i WebSak Ikke alt for gode forutsetninger for innføringen for skole Det var ingen postombringing Innføring uten omfattende kjennskap til fagområdet skole Skolene jobbet ikke i elektronisk arkivsystem fra før, papirjournal og k-koder. Ingen ekstra ressurser på arkivet Rita Ingen animasjon. Utgangspunkt for innføring av skoler og barnehage Med skolene startet vi egentlig opp med et dårlig utgangspunkt ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Post inn via arkivets postmottak Dette basert på erfaringer fra andre kommuner: Økning av antall registrerte arkivverdige dokumenter etter at posten går via sentralarkivet, istedenfor direkte til virksomhet. Likelydende rutine og praksis for hele kommunen Unngå evt skanner-innkjøp og mellomlagringsproblematikk på skolene. Alle skoler og barnehager meldte adresseforandring og informerte ut. Rita ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Rita Eksempel ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Sentralarkiv er viktig! Fagmiljø Jobbe med arkiv på heltid, ikke venstrehåndsarbeid Styrker arkivets rolle i organisasjonen Fører til økt kvalitet på arkiv og arkivfag Arkivforskriftens § 2-1. Organisering av arkivarbeidet        Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Rita sin slide ingen animasjon. Tenke igjennom bare beskrivelse av problemstillingene eller også løsningene vi valgte. Stikkord : Sensitiv informasjon: Det kommer senere. 1: tilganger: Arkivets tilpasninger og fysiske tilganger ute på skolene. NB! Stedfortredere, og flytting av mapper mellom adm enheter. Sensitiv info: Dette kommer vi tilbake til. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Forts...Post inn via arkivets postmottak Postombringing uten bud har gått veldig greit. Arkivverdig post får de opp på skjermen. Reklame osv hentes 1-2 ganger i uka på Rådhuset. Samtidig som post leveres ned. Skolene har frimerker for hasteutsendelser. Søknad om fri har vi bedt sendes via post@moss.kommune.no Rita ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Problemstillinger i innføringen Svært krevende å innføre skolene Mange nye problemstillinger: Tilganger elektronisk og fysisk Hva skal journalføres? Sensitiv informasjon – senere foil Skal arkivet få lese post mellom skole og barnevernet? Aktiv bruk av notater mellom skolene og Rådhuset. Rita sin slide ingen animasjon. Tenke igjennom bare beskrivelse av problemstillingene eller også løsningene vi valgte. Stikkord : Sensitiv informasjon: Det kommer senere. 1: tilganger: Arkivets tilpasninger og fysiske tilganger ute på skolene. NB! Stedfortredere, og flytting av mapper mellom adm enheter. Sensitiv info: Dette kommer vi tilbake til. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Hva med sensitiv informasjon? Digital arkivering trigger en rekke spørsmål om sikkerhet og behandling av sensitiv info. Presentert for Acos krypteringsmodul. Gjennomført risikoanalyse som viser at det var fornuftig. Jon ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 JON ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Krav til leverandør - kryptering Hva krypteres? Allerede eksisterende saker? Dokumenter som skannes inn, dokumenter som importeres inn? Dokumenter som overføres fra eventuelle fagsystem? Kan man velge kryptering av arkivdel, enkeltdokumenter osv? Rita sin slide ingen animasjon. Tenke igjennom bare beskrivelse av problemstillingene eller også løsningene vi valgte. Stikkord : Sensitiv informasjon: Det kommer senere. 1: tilganger: Arkivets tilpasninger og fysiske tilganger ute på skolene. NB! Stedfortredere, og flytting av mapper mellom adm enheter. Sensitiv info: Dette kommer vi tilbake til. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Litt om integrasjon med fagssystem Skolene har behov for eget fagssystem. Flest mulig arbeidsprosesser på en arbeidsflate Rapportmuligheter Oversikt over elever, foresatte, prøveresultater m.m. Rita sin slide ingen animasjon. Tenke igjennom bare beskrivelse av problemstillingene eller også løsningene vi valgte. Stikkord : Sensitiv informasjon: Det kommer senere. 1: tilganger: Arkivets tilpasninger og fysiske tilganger ute på skolene. NB! Stedfortredere, og flytting av mapper mellom adm enheter. Sensitiv info: Dette kommer vi tilbake til. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

Sak/arkiv integrasjon fra skole/barnehage fagsystem Mål om at all arkivverdig dokumentasjon som oppstår i fagsystemet skal arkiveres direkte. Ved opprettelse av dokumenter skal det være mulig å velge overføring til sak/arkiv. Dokumentliste med journalpostnummer synlig i fagsystemet. Likelydende brev/ flettebrev til flere objekter, men individuelle journalposter. Man opprette elevmapper (saker) automatisk Jon Animert!! pkt 1: Man jobber hovedsakelig i fagsystemet, de fleste av grunndataopplysningene ligger der. Pkt 2: Sikker dokumentasjon om man kan predefinere at et vitnemål skrevet ut fra skole, blir dokumentert i sak arkiv uten man operasjoner. Pkt 3: Fleksibilitet, ikke alt er arkivverdig. Pkt 4: Gir oversikt for brukerne, ting knyttes sammen. Pkt 5: Et av fagsystemenes styrker. Utvalget mottakere og deres nødvendige info, samt de aktuelle opplysninger pkt 6: Effektivisering. Skole og barnehage er mange forekomster Pkt 7: Dette var en lang og omfattende diskusjon, som varer. Skolediskusjon, som involverer arkivet. Pkt 8: Eks på MÅ: Vitnemål, flyttemeldinger, terminkarakter-utskrifter, evt halvårsvurdering, maler for visse varsler, innkalling til skolestart, tildeling oppsigelse av plass på SFO. KAN: Fraværsrapporter, dokumenter knyttet til enkeltelever/ elevsaker, referater og inkallinger. Ønske: Slutthistorikk og evt enkeltvedtak knyttet til opplysninger i skole. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Bildeeksempler MK som maltittel, gir avvik i tittellinje, og samme tittel i tittellinje 1 og 2. Overføring fra fagsystem veldig bra. Barnesykdommer for eksempel unødvendig dobbel tekst. Skriveregler følges da ikke. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Kode for intern mal kommer i tittelfeltet. Arkivet ønsker ikke unødvendig rusk i journalen fra ulike fagsystemer. Bildeeksempler MK som maltittel, gir avvik i tittellinje, og samme tittel i tittellinje 1 og 2. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Et uttall varianter om fødselsdato og evt personnummer 07.04.71 07.04.1971 070471 070471 17283 07047117283 Ekaempel på forrige ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Visma skole fagssystem har foreslått en god løsning: <dd.mm.åå> <xxxxx> <dd.mm.åååå> Man kan her velge om man vil ha mellomrom mellom fødselsdato og personnr, og man kan velge om man skal fire siffer i årstall. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Våre erfaringer Arkivmengden har øket betraktelig. Skolene fornøyd med digitale elevmapper. Skolene kommer oftere med innspill selv i fht arkivering. Ikke optimale tilgangsløsninger for lærere. Ingen animasjon Rita 3 første. Jon 3 siste 3:Lærernes tilgang til hente ut digitalt og kontinuerlig papirarkiv ikke er der, krever det litt planlegging og ordning. 4: Dette er tungt å enes om en felles rutine for de mest av alt pedagogiske dokumentene. Men grensa er vanskelig i seg selv. 5: Det samme! ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Vår vei videre Bedre tilgangsløsninger for lærere. Øke inngående post på elektronisk format. Det er mye som i dag signeres av foreldre og derfor må skannes. Mer kunnskap om muligheter for integrasjon fra andre systemer. Jobbe for bedre tilpasninger jmf skriveregler/standarder i fagsystemene – stille krav til leverandør Lage innkjøpsrutiner og ikt strategi-planer som tar hensyn til mulige integrasjoner mot sak/arkivsystemet . Jobbe for at arkivering ved integrasjon skal bli så fullstendig at vi kan avvikle fagsystemer uten tap av dokumentasjon. Jon Animert!! 1:Blir et økende deligeringsbehov, samtidig som dokumentasjonskrav i alle fall ikke blir mindre.. 2: Letter dokumentflyt, samtidig som det ikke forringer dokumentasjonen. Krever opplæring. 3: Se på andre systemer 4: Bedre muligheter for lokale skriveregler. Bedre fleksibilitet i fagsystemets grunninnstillinger 5: Opplæring og tilpasninger over tid 6: Viktig for å kunne gjennomføre uten store ekstrakostnader. 7: En kommune må kunne avslutte en leverandør uten å bekymre seg for tap av arkivverdige data. Det skal i tillegg beholdes på varige formater og medier. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Tips og råd til andre Sett fokus på arkivering ved innkjøp av fagsystemer. Still krav til leverandører om fleksibilitet, skriveregler osv. God kartlegging/avklaring av dokumentering og saksflyt i egen kommune. Skole bør vurdere enkelte krav til kommunikasjonsform for egne brukere. Rutineavklaring i organisasjonen før man starter, og krav om at de følges.* Nødvendig samarbeid mellom det enkelte fagområde, arkiv og IT-avdeling Bruk god tid på planlegging av innføringsprosessen. Et skikkelig prosjekt for arkivet i seg selv Supportvakt på arkivet, og mulighet til å hjelpe og vise på skjerm Rita Jon pkt 3 og 4. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011

”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011 Spørsmål? Ta kontakt med Moss kommune Rita Lynghaug, Arkivleder tlf 41 51 58 66 - rita.lynghaug@moss.kommune.no Kontaktperson IT: Jon Olsen, Ikt veileder 48 18 00 81 - jon.olsen@moss.kommune.no Rita Jon pkt 3 og 4. ”Da pedagogen møtte arkivaren” Fagforbundet 24. oktober 2011