Informasjon og kommunikasjon i prosjekter (som strategisk virkemiddel) ”Hvor informasjon uteblir, kommer sladder, spekulasjoner og rykter i stedet” Fritt etter Parkinson Harald Romstad ØSIR

Hvorfor er kommunikasjon viktig Ved evaluering av prosjekter som har gått dårlig i etterkant viser det seg ofte at: Informasjon og kommunikasjon har ikke fungert Rapportering har ikke fungert Organisasjonsstrukturen er for dårlig avklart Ikke klare og tydelige mål eller ikke konsistent med basisorganisasjonen Prosjektoppdraget har: vært for dårlig formulert vært for detaljert (avgrensende) Vi ser ofte at informasjon og kommunikasjon blir et stebarn i mange prosjekter Harald Romstad ØSIR

God kommunikasjon Åpen kommunikasjon om: Basale forutsetninger Målsetninger Planer Resultater Basale forutsetninger Identifikasjon. Alle deltakerne må identifisere seg med prosjektet, rolleavklaringer Prosjektstyring. Vi må til enhver tid kunne få fram status i prosjektet som er relevant for kontinuerlig evaluering, framdrift og beslutninger Løsning av oppgaver. Vi må etablere en arbeidsform og kultur som Stimulerer til kreative løsninger Åpen kommunikasjon Åpen drøfting av ideer og forslag Storyen om MMF. Harald Romstad ØSIR

Hva gikk galt med informasjon Uklart ansvar. Informasjonsansvaret må ligge på én person. Ikke planlagt. Informasjon skjer spontant og ad hoc, under tidspress og uforberedt. Feil målgrupper. Informasjon blir delt ut til personer og grupper som denne ikke var rettet mot. Holdninger. Det informeres for å ha ”ryggen fri”. Det informeres for å unngå egen fiasko og ikke for å skaffe prosjektet suksess. Samarbeid og medvirkning. En går ut fra at de som er med i prosjektet får den informasjonen de trenger gjennom deltakelsen. Dette er en farlig sovepute. Bare ”fakta”. Det er manges erfaring at en bare skal informere om det som er vedtatt og ”klubbet” for å unngå uro i organisasjonen. I et prosjekt vil dette medføre tap av tid, tap av beslutningsgrunnlag i andre deler av prosjektet. Er ikke interessert. Informasjonstrykket er i dag langt større enn hva enkeltindividet klarer å absorbere. Derfor må vi ha en informasjonsstrategi! Eksempler på dårlig kommunikasjon med media – blir tatt med ”buksa nede” Harald Romstad ØSIR

En vei til bedre informasjon Informasjon som styring Informasjon dreier seg om å styre prosjektets relasjoner til omgivelsene og internt i prosjektet All styring tar utgangspunkt i mål! Derfor, informasjonen skal: Skape motivasjon Legge grunnlaget for aksept Få tilbakemeldinger Forhindre rykteflom Oppfylle forpliktelser (for eksempel i følge plan) Harald Romstad ØSIR

Informasjonsfunksjonen ”Informasjon er en lederfunksjon av planmessig og vedvarende art, der man søker å oppnå forståelse for, og en positiv innstilling til, prosjektet og resultatet av det” Dette oppnås ved: Innhente og vurdere holdninger og informasjonsbehov hos ulike målgrupper Sette mål for tilføring av kunnskap, kjennskap og holdninger Utvikle, iverksette og kontrollere effekten av informasjonstiltak Drive en planmessing og åpen kommunikasjon Informasjon er et lederansvar og kan ikke delegeres! Informasjonsarbeid kan delegeres I store prosjekter er informasjon et eget styringsobjekt Def. Fra Harald Westhagen & al. Prosjektarbeid. 2004. Harald Romstad ØSIR

En informasjonsplan Målgruppeanalyse Aksjonsplan Informasjonsanalyse Rett informasjon til rett person Aksjonsplan Metodikk (sikre effektivitet og produktivitet) Gjentakende struktur på informasjonen Informasjonsanalyse Hvilken informasjon og hva skal være effekten av denne Harald Romstad ØSIR

Målgruppeanalyse Inndeling i målgrupper Forhold til prosjekt Direkte berørt Indirekte berørt Mer samfunnsrelatert informasjon Demografiske kategorier Alder, kjønn Sosiologiske variabler Psykologiske variabler Normalt tar en lite hensyn til de tre siste punktene, men for det offentlige kan dette ha større betydning enn for tradisjonelle organisasjoner Harald Romstad ØSIR

Målgruppeanalyse Lag en enkel matrise i stikkordsform: Målgruppe Navn, betegnelse på gruppen Karakteriskiske trekk Stikkord for hva kjennetegner den enkelte gruppe som har betydning for prosjektet og informasjonsoppgaven Gruppetilhørighet Tilknytting til prosjektet, sosiologisk, demografisk Opinionsdannelse/nøkkelkontakter Enkeltnoder i gruppene som har betydning for dannelse av holdninger og oppfatning av informasjon Forholdet til prosjektet Har vi registrert signaler fra gruppen om eller i relasjon til prosjektet Informasjonsinteresse Hvorfor er denne gruppen interessert i prosjektet Hva vil gruppen vite om prosjektet What’s in it for me? Harald Romstad ØSIR

Aksjonsplan For hver målgruppe skal en formulere hva vil vi med informasjonen og hvordan kan vi tenke oss å oppnå dette. Effektmål. Hvilke holdninger ønsker vi å påvirke/skape og hvilken informasjon er da nødvendig. Hovedbudskap Hold fast på hovedbudskapet Gjør det enkelt og målrettet mot målgruppen Harald Romstad ØSIR

Aksjonsplan Virkemidler Noter reelle muligheter for hva som kan føre fram til målet Foreta så et valg blant alternative muligheter overfor Informasjonskanalen kan ofte være viktigst Kontakt direkte mot enkeltmennesker Kanaler/medier Budskapsformidlere Hvem identifiserer mottakerne seg med (mann, kvinne, ung, gammel, fagperson, kultur) Hvem får oppmerksomhet Hvem får folk i tale (skaper respons) Kontakt direkte med mennesker er ofte det beste fordi en også får en tilbakemelding slik at vi kan korrigere budskapet og lære selv av dette. Harald Romstad ØSIR

Aksjonsplan Informasjonstiltak Kommunikasjonstiltak Blad, aviser, nettside Sirkulære, rundskriv, brosjyrer Veggavis, intern avis/nettside Postkasse, debattfora Kommunikasjonstiltak Møter, konferanser, seminarer Opplæring Person til person Lag en summeoppgave 5 minutter på dette. Dere har nettopp utført et tilsyn som en pilot blant administrativt ansatte i kommunal sektor. Dere har gjort funn som gir grunnlag for bekymring, for eksempel mobbing, eller sjef-medarbeider forhold som virker demotiverende (Velg et tema, fritt). Gitt tema, hvilken aksjonsplan vil dere velge for å få størst mulig effekt på forebyggende tiltak. Harald Romstad ØSIR

Informasjonsanalyse Så lite, klart og sterkt som mulig Vi henvender oss til individet og ikke grupper Prosjekter dreier seg per definisjon om forandringer i en eller annen form, derfor: Er prosjektet mulig å gjennomføre? Er dette nyttig for meg? Er jeg i stand til å klare den nye situasjonen jeg kommer opp i og hvordan? Motivasjonsstudier viser at vi skal vektlegge: De resultatorienterte, hva oppnås hva er resultatet De aktivitetsorienterte, hvordan foregår dette, hva skjer De sosialt motiverte, hvordan påvirker prosjektet mennesker og sosiale forhold i organisasjonen, samfunnet Så lite som mulig: Unngå informasjonsforurensning Så klart som mulig: Fortell ikke alt du vet, alle detaljer, bare det som er nødvendig for at du skal nå ditt mål. Unngå skrivefeil og andre formelle feil. Det slår negativt ut – alltid. Så sterkt som mulig. Bruk bilder, metaforer, analogier, grafiske figurer, men bruk ikke full styrke på alt hele tida. Hjelp mottakeren og vær kritisk, test utspille på andre (interne) først. SVAR: jeg ville ikke stilt spm på den måte, men mer …………….. – og så svarer du på eget spm. Harald Romstad ØSIR

Summeoppgave Dere har nettopp utført en undersøkelse som en pilot (forprosjekt) i tre kommuner blant administrativt ansatte. Dere har gjort funn som gir grunnlag for bekymring. Mobbing viser seg å være langt mer utbredt enn tidligere antatt. AT/Fylkesmann har på dette grunnlag vedtatt at det skal gjennomføres et nytt tilsvarende prosjekt i 10 kommuner i regionen. Skisser en informasjonsplan for å få størst mulig effekt på forebyggende tiltak. Ta stilling til: Hovedbudskap (max 20 ord) Beskriv målgruppen(e) Kommunikasjon eller informasjonstiltak (gi eksempler) Valg av kanaler/medier Hensikt: hvordan kan vi bidra best mulig til å redusere mobbing – skal vi gå ut til media eller holde lav profil. Hva gir best effekt for samfunnsmålet? (Politiet varsler skolestart og fartskontroller). Harald Romstad ØSIR

Prosjekt og informasjon Gjør det enkelt, det er komplisert nok! Harald Romstad ØSIR