Prosjektrettet Systemarbeid Prinsipper for prosjektarbeid Referanser: Leksjonen Prinsipper for prosjektarbeid. Presentasjon av Greta Hjertø basert på boken Prosjektarbeid av Harald Westhagen.

Litt teori om prosjektarbeid Det er MYE mer å lære om prosjektarbeid Aktuelle tema hvis du har lyst til å bli en god prosjektleder: Estimeringsteknikker Nettverksplanlegging Bruk av planleggingsverktøy Prosjektledelse - personlig lederstil Effektiv kommunikasjon Forhandlingsteknikk

Innhold Hva er et prosjekt? Hva er viktig for å lykkes med prosjektet? Hvor skal vi? – Om prosjektmål. Hvordan kommer vi dit? – Om planlegging. Hvem gjør hva? – Om organisering av prosjektet. Er vi på rett vei? – Om oppfølgingen.

Hva er et prosjekt Et prosjekt er en oppgave du gjør en gang. Et prosjekt er en oppgave du gjør sammen med andre. Et prosjekt følger en plan. Et prosjekt er krevende. Et prosjekt er gøy!

Hva er et prosjekt? Prosjektet Linjeorganisasjonen - løpende oppgaver: ”eksperter” Linjeorganisasjonen - løpende oppgaver: fakturabehandling lønnsutbetaling løpende brukerstøtte drift av datasystemer raffinering av råolje lagerstyring Prosjektet Prosjektet - ENGANGS oppgaver: anskaffe fakturasystem innføre intranett arrangere internasjonal konferanse etablere integrert styringssystem for raffineriene bygge en oljeplattform

Styringssløyfen for prosjekter Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Rapporter

Hvor skal vi? PROSJEKTMÅL: effektmål resultatmål prosessmål Dagens situasjon

Hvordan kommer vi dit? Mål ”Jeg har en plan!” Dagens situasjon

Hvor er vi – om oppfølging? Mål

Hvorfor prosjektmål? For å kunne: Bli enige med oppdragsgiver om hva som skal bli resultatet av arbeidet. Styre prosjektet. Vurdere i ettertid om vi fikk det resultatet vi var enige om. Skape felles forståelse i prosjektgruppa om hva oppgaven går ut på.

Effektmål Effektmål - effekten av prosjektet: hva vil oppdragsgiver oppnå med prosjektet knyttet til organisasjonens strategiske eller taktiske planer beskriver typisk en effekt: økt produktivitet bedre arbeidsmiljø økt inntjening lavere kostnader

Resultatmål Resultatmål - resultatet av prosjektet: Hva skal konkret foreligge når prosjektet er ferdig. Beskriver typisk et produkt Egenskaper ved produktet. Når det skal være ferdig. Hva det skal koste.

Prosessmål Prosessmål - mål knyttet til selve gjennomføringsprosessen Effekten på deltagerne. Individuelle og kollektive forventninger til å delta i prosjektet. Kan være: Kompetanseoppbygging. Bli kjent. Etc.

Eksempel på effektmål og resultatmål Redusere bedriftens rentetap pga. sen betaling av fakturaer med 50% i forhold til dagens situasjon. Redusere ressursbehovet ved fakturabehandling med 80% i forhold til dagens situasjon. Resultatmål: Innføre et felles datasystem for bestilling og fakturabehandling (overordnede krav til egenskaper) i løpet av 2. kvartal 2008 Inngå avtaler med våre 10 største leverandører om månedlige samlefakturaer for alle innkjøp Utarbeide nye arbeidsrutiner innen 1. kvartal 2008 i fakturaavdelingen slik at kontroll av fakturaene differensieres etter fakturaens pålydende.

Effektmål og resultatmål Prosjektresultat fra prosjekt 1 Prosjekt 1 Resultat mål Resultat mål Prosjekt 2 Effekt Prosjektresultat fra prosjekt 2

Eksempler på prosessmål Hentet fra studentprosjekt: Å realisere egenutvikling i form av økt kompetanse i samarbeid og kommunikasjon. Å bli kjent med andre i klassen. Å bli kjent med seg selv. Å oppnå bestått i faget.

Målformuleringsprosessen Utgangspunkt: Bakgrunn for prosjektet. Behov og forventninger. Analyse av mulige strategier. Konsekvensvurderinger. Formulering og konkretisering av mål. Oppdragsgiver Formulering Effektmål bistår Resultatmål Godkjenning Prosjektgruppen

Krav til prosjektmål Operasjonelle Klart formulert. Målbarhet: det er i ettertid mulig å registrere om målet er nådd. Styrbarhet: veiledende i valg av handlingsalternativer. Klart formulert. Resultatbeskrivende. ”Noe å strekke seg etter”. Akseptert av de som skal gjøre jobben. I samsvar med prosjektets myndighet.

Vanlige problemer Prosjektet starter uten å ha formulert noe klart mål. Målformuleringen inneholder alt som er å si om prosjektet så langt. Målene er uklart formulert slik at alle kan legge egne tolkninger i dem (”poetiske” mål). Målene er ikke målbare. Målene har et meningsløst presisjonsnivå.

Planlegging og oppfølging Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Rapporter

Planlegging Hvordan komme fra A til B med tilgjengelig tid, penger og ressurser?

Planlegging Mål: Hovedoppgave Å etablere en realistisk og kostnadsmessig akseptabel prosjektplan i kalendertid. Hovedoppgave Samordne aktiviteter og ressurser over tid slik at de oppsatte målene kan nås med minst mulig ressursforbruk.

Planlegging Byggesteinene: Aktiviteter (hva som skal gjøres). Ressurser (hvem som skal gjøre det). Estimater (hvor lang tid det tar).

Planleggingsprosessen Utgangspunkt i mål Nedbryting strukturering Estimering Fremdriftsplan Ressursplan Budsjett

Nedbryting - strukturering Sette delmål – milepæler. Definere aktiviteter frem til neste milepæl.

Milepælsplanlegging Milepæler er delmål. Arbeidet stykkes derved opp i mindre etapper. En milepæl markerer avslutningen på en etappe. Til milepæler er det ofte knyttet beslutninger. En milepæl er en ”når” situasjon, med et (oppnådd) resultat knyttet til seg. For en milepæl bør vi beskrive kriterier som må være oppfylt slik at vi kan avgjøre om milepælen er nådd.

Hvordan identifisere aktiviteter? Ved intuisjon. Ut fra erfaring. Ved å følge en modell (standard, mal) for oppgaven. Husk Modeller må tilpasses det konkrete prosjektet og de rammer og betingelser som gjelder. Gjør et klart skille mellom produktive aktiviteter og de administrative.

Faser og milepæler i et hytteprosjekt Forstudium Planer og avtaler Bygging 01.11.07 Valg av hytteprosjekt Klargjøring 01.03.08 Godkjenning av planer og tegninger 01.08.08 Hytta ferdig bygd 01.10.08 Innflytting

Aktiviteter i fasen: Forstudium Diskuter ønsker med familien. Lag kriterier for valg av prosjekt. Sjekk mulige alternativer. Snakk med banken om lån. Velg 3-4 alternativer. Besøk alternativene. Sjekk pris og tilgjengelighet håndverkere. Anbefal hytteprosjekt for familien. Diskuter og vurder. Velg hytteprosjekt. far og mor mor far mor 01.08.07 alle mor 01.10.07 alle 01.11.07

Ressurstildeling Vurdering av ressursbehov Aktivitetens særtrekk. Når den må/kan utføres. Kvalifikasjonskrav. Tilgjengelig tid for aktuelle ressurser. Ressurstildeling/bemanning Sjekk den enkeltes ønsker. Sjekk den enkeltes erfaring. Identifiser opplæringsbehov. Etabler arbeidsgrupper.

Estimering - å spise en elefant

Kort om estimering Nærmeste fase i prosjektet detaljestimeres, følgende faser estimeres på hovedoppgave nivå. Dokumenter erfaringene fra estimering av en fase og bruk dem i neste. Legg stor vekt på å bryte ned oppgaven i aktiviteter som kan beskrives presis med hensyn på resultat og omfang. Bruk andres erfaring. Det finnes metodestøtte og verktøy, vurder bruk av slike. Verifiser estimatene, få en kollega til å gå igjennom dem sammen med deg. Bruk enkle og forståelige regneregler og kriterier og dokumenter disse. Vær mildt pessimistisk. Vær ærlig.

Vanlige feil ved estimering Vi glemmer aktiviteter, vanlig uteglemmelse: Opplæring. Prosjektmøter Prosjektadministrasjon Vi har for dårlig kunnskap om oppgaven. Vi mangler erfaringstall. Vi definerer aktiviteter på for grovt nivå (NB!). Vi estimerer for å selge prosjektet. Vi glemmer å justere for spesielle forhold i prosjektet. Vi glemmer å spørre den personen som faktisk skal utføre oppgaven. Erfaringer oppbevares ikke til senere bruk.

Oppfølging Gjennomføring Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Tiltak Mål Planer Rapporter

Oppfølging Er å finne svar på: Hvor er vi? Hva har vi brukt av ressurser for å komme hit? Hvor skulle vi ha vært? Hvor langt er det igjen? Står det vi har brukt av ressurser i forhold til det vi har oppnådd? Hva gjør vi videre?

Enkelt system for oppfølging Rapporter fra hvert enkelt prosjektmedlem Ukentlige timerapporter Forbruk og estimert gjenstående pr. aktivitet Akkumulert forbruk og gjenstående pr. aktivitet Til styringskomiteen: Avvik Tiltak Framdrift pr. uke Prosjektstatus Plantall Nøkkeltall: Oppnådd i forhold til planlagt. Effektivitet i forhold til estimater. Før/etter plan Aktivitetsplan

Mulige tiltak Kan motivasjonen økes? Kan oppgaver omprioriteres? Kan ressurser flyttes? Kan flere ressurser tilføres? Kan ”overhead” reduseres? Kan ambisjonsnivået justeres? Hvis ingen av disse tiltakene er tilstrekkelig må prosjektleder snarest: Varsle ledelsen. Foreta replanlegging. Be om godkjenning av nye planer.

Bruk av PC-verktøy PC-verktøy er et prosjektadministrativt hjelpemiddel. PC-verktøy er til stor hjelp i uttegning og presentasjon av planen. Re-planlegging blir enklere på PC. PC-verktøy gir mindre støtte i oppfølging, mange bruker da regneark. Å utnytte et PC-verktøy effektivt fordrer at man bruker det ofte, i store prosjekter er dette en spesialist funksjon. PC-verktøy hjelper deg lite i selve tankeprosessen. Det finnes mange bra produkter på markedet.

En klassisk prosjektorganisasjon Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings-komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe

Organisering Å organisere er å fordele arbeidet uten å slippe roret.

Prosjektorganisasjonens roller Utførende Prosjektleder. Prosjektadministrator. Prosjektgruppen. Rådgivende Kvalitetskontrollgruppe. Referansegruppe. Styrende Styringsgruppen. Prosjektleder. Evt. delprosjektleder. Koordinerende Prosjektsjef.

En alternativ prosjektorganisasjon?

En alternativ prosjektorganisasjon Fordeler: Likeverd. Alle kan snakke med alle. Styring likt fordelt. Passer for kreative og nyskapende oppgaver. Ulemper: Vanskelig å treffe beslutninger. Lett for å oppstå uklarheter -> kaos. Ressurskrevende. Passer IKKE for (større) prosjekter.

Prosjektledelse Å få mannskapet til å ro i takt, riktig vei. Det finnes håndgrep i det å utøve prosjektlederskap, det kan læres. En prosjektleder er karakterisert ved: Hvem han er. Hva han gjør. Det er til stor hjelp å kjenne sin egen lederstil Det er ikke slik at bare en type egner seg som prosjektleder!

Prosjektadministrasjon er ikke prosjektledelse Prosjektledelse er: Å nå mål ved å utnytte de menneskelige ressursene. Typiske lederoppgaver: Sette mål (sammen med gruppa). Ta beslutninger. Veilede, utvikle og støtte medarbeidere. Se helhet (bevare helikoptersynet). Administrasjon er papirarbeid: Rapportere status og fremdrift. Innkalle til møter, skrive møtereferat. Ajourføre planer.

Personlig lederstil Er du orientert mot mennesker eller mot oppgaver? Hvordan går det, hvordan føler du deg? La oss få noen resultater, la oss holde oss til saken! Er du støttende eller styrende? Jeg stoler på deg, dette vet jeg du kan, men bare spør om du lurer på noe. Jeg har skrevet ned det du skal gjøre, husk å kontakte meg om det skulle skje noe uventet.

Oppgaveorientering eller menneskeorientering? “Dampveivalsen” “Byråkraten” “Sosialarbeideren” “Eksekvereren” Oppgaveorientering Menneskeorientering

Støttende eller styrende? Oppmuntring Delegering Detaljstyring Deltagelse Støttende Styrende

Prosjektleders viktigste oppgaver Prosjektleder har alltid ansvar for prosjektet overfor ledelsen. Prosjektleder skal forankre prosjektet. Prosjektleder skal bygge felles identitet. Prosjektleder skal se helhet. Prosjektleder har ansvar for informasjon. Prosjektleder styrer møtevirksomheten. Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er tilpasset oppgaven. Prosjektleder har ansvar for oppfølging og tilbakemelding til deltagerne. Prosjektleder har ansvar for at planene er realistiske. Prosjektleder bruker styringsgruppen bevisst. Prosjektleder går til ledelsen før ledelsen kommer til han.

Prosjektleders største utfordring Hvordan kunne ta ansvar når man ikke har full kontroll over forutsetninger, rammebetingelser og prosjektets omgivelser. ”Selvfølgelig er det vanskelig - det er derfor du har så høy lønn!

Prosjektets informasjonsvirksomhet

Informasjon er viktig! Hvorfor svikter informasjonen? Informasjon blir prosjektets stebarn. Informasjon er vanskelig. Informasjon er motivasjon for endring.

Veien til bedre informasjon Utpek en ansvarlig. Vurder bruk av eksperter. Målgruppeanalyse. Planlegging av tiltak. Utforming av informasjon.

Målgruppeanalyse Hvem skal informeres og hvilken informasjon skal de ha? Sett opp et skjema: Målgruppe. Kjennetegn. Holdning. Organisatorisk tilknytning. Opinionsdannere. Interesser.

Planlegging av informasjonstiltakene Forventet effekt. Hovedbudskap. Virkemidler. Budskapsformidler. Tidspunkt. Ansvar. Budsjett. Evaluering.

Utforming Bruk målgruppeanalysen og planen. Gi så lite informasjon som mulig. Gjør informasjonen så klar som mulig. Si det så sterkt som mulig. Hjelp mottagerne.