Statens sivilrettsforvaltning - hva skjer hos oss i 2012? Ved direktør Anne Pauline Jensen Fagdag vergemål 05.12.11

SRFs engasjement i vergemålsreformen 04.02.11 – den sentrale vergemålsmyndigheten vedtas lagt til SRF 2011 – deltagelse i forprosjekt 2012 – etablering av den sentrale vergemålsmyndigheten 01.01.13 – etablert og operativ på Hamar Tidlig i 2011 ble det offisielt kjent at SRF skulle bli den sentrale vergemålsmyndigheten. I hele 2011 har vi derfor vært involvert i forprosjektet og bidratt i oppstartfasen til det forestående gjennomføringsprosjektet. Nå skal altså den sentrale vergemålsmyndigheten være etablert og operativ på Hamar i fra 01.01.13. Det er derfor klart at vi står foran et spennende, men krevende, år i 2012 i forbindelse med å få dette på plass. For å si litt om hva vi skal i gang med å etablere, vil jeg ta en kort gjennomgang av hvilke oppgaver den sentrale vergemålsmyndigheten skal ha.

Den sentrale vergemålsmyndighetens hovedoppgaver (I) Klageinstans Tilsyn lovlighetstilsyn finansielt tilsyn Finansiell forvaltning Den sentrale vergemålsmyndigheten skal for det første være klageinstans for fylkesmannens vedtak etter vergemålsloven. Den sentrale vergemålsmyndigheten skal videre føre tilsyn med fylkesmannen i saker etter vergemålsloven. I tilsyn ligger det både lovelighetstilsyn (altså sikre god og enhetlig praksis hos fylkesmennene og ) finansielt tilsyn (sikre at det skjer en forsvarlig og korrekt forvaltning av de økonomiske midlene til personer under vergemål). Videre har den sentrale vergemålsmyndigheten oppgaver i forhold til finansiell forvaltning. I dette ligger det blant annet utarbeidelse av instruks for internkontroll og regnskapsføring på det finansielle området, inngåelse og forvaltning av avtaler med banker, og desisjon av vergemålsregnskapene.

Den sentrale vergemålsmyndighetens hovedoppgaver (II) Etatsstyring Delta i styringsdialogen Informasjons- og opplæringsvirksomhet Systemeier for vergemålsapplikasjonen Den sentrale vergemålsmyndigheten har også oppgaver i forhold til etatsstyring av vergemålsforvaltningen i samarbeid med Justisdepartementet. Vi skal delta i styringsdialogen, og ta ansvar for den løpende vurdering av vergemålsarbeidet. I samarbeid med fylkesmennene skal vi sørge for opplæring av den nye vergemålsforvaltningen. Vi skal også sørge for å ivareta informasjonsbehovet både innad i vergemålsforvaltningen og utad mot brukerne. Vi skal videre være systemeier for den vergemålsapplikasjonen som skal utvikles i løpet av gjennomføringsprosjektet. Den sentrale vergemålsmyndigheten har altså en rekke viktige oppgaver, og utfordringen vår blir å bygge opp en organisasjon som skal kunne ivareta alle disse oppgavene.

SRFs oppgaver i 2012 Etablere den sentrale vergemålsmyndigheten Bemanne egen organisasjon Bygge opp interne rutiner og systemer Delta i relevante nasjonale prosjekter SRFs hovedoppgave i 2012 blir å etablere den sentrale vergemålsmyndigheten. Vi skal altså bygge opp en helt ny avdeling, med helt nye mennesker på et nytt sted. Dette vil bli en krevende oppgave. Ikke bare skal vi bygge opp en ny avdeling helt fra bunnen av, men denne avdelingen skal fra dag én skal være et kompetansesenter på sitt fagområde. Avdelingen skal også implementeres i vår eksisterende organisasjonen på en god måte. Her blir det en særskilt utfordring at den nye avdelingen ikke skal samlokaliseres med den øvrige virksomheten. Første skritt på veien for å etablere den sentrale vergemålsmyndigheten blir å rekruttere inn de nøkkelpersonene som skal bygge opp og drive den sentrale vergemålsmyndigheten; altså sørge for bemanning av egen organisasjon. Så snart det ble kjent at det skulle bevilges penger til gjennomføring av reformen, satte vi i gang en rekrutteringsprosess for å få på plass de mest vitale funksjonene så raskt som mulig. Hvis alt går etter planen, vil utlysningen til de første stillingene lyses ut førstkommende søndag. Stillingene som skal utlyses i første omgang vil bli avdelingsdirektør til vergemålsavdelingen, en juridisk seniorrådgiver/fagdirektør og en finansiell seniorrådgiver/fagdirektør. Samtidig skal vi rekruttere ny IT-sjef for hele virksomheten som også skal ha det overordnede systemeieransvaret for vergemålsapplikasjonen. På nyåret vil vi fortløpende igangsette rekruttering av ytterligere medarbeidere. I den neste fasen ønsker vi blant annet å rekruttere en informasjonsmedarbeider og en person som kan ta ansvar for opplæringsopplegg for vergemålsforvaltningen. Så snart vi har rekruttert de mest sentrale personene og disse har kommet opp å stå, kan vi starte arbeide med å bygge opp interne rutiner og systemer. Dette ligger naturlig nok noe frem i tid, i og med at ingen av nøkkelpersonene er på plass ennå. Når det gjelder de nasjonale prosjektene, arbeides det i disse dager med å etablere de ulike delprosjektene for gjennomføringsfasen. SRF skal delta i fire av fem nasjonale delprosjekt, nærmere bestemt delprosjektene for data, bank, opplæring og informasjon. Prosjektene skal i henhold til fremdriftsplanen være etablert og bemannet fra 15.12.11, og innen 15.05.11 skal det være utarbeidet strategi for de ulike delprosjektene. SRF vil sannsynligvis tidligst kunne stille med relevante prosjektdeltakere mot slutten av 1. kvartal. Det er en betydelig utfordring for oss at vi ikke har på plass rett personell i de tidlige fasene av gjennomføringsprosjektet, da en rekke førende premisser vil bli lagt.

Særskilte utfordringer i etableringsfasen: Riktig personell på plass til rett tid Etablere avdeling lokalisert utenfor den øvrige virksomheten Tilstrekkelig god kommunikasjon mellom JD, SRF og fylkesmennene Det å få riktig personell på plass til rett tid er en utfordring. Det er store oppgaver som ligger foran oss, og mye skulle ha vært påbegynt allerede «i går». For oss er det en særlig utfordring at vi per i dag ikke sitter med hverken personell eller rett kompetanse til å bygge opp den sentrale vergemålsmyndigheten og bidra i delprosjektene. Vi har som sagt igangsatt en rekrutteringsprosess for å få besatt de mest vitale stillingene så snart som mulig, men det vil ta tid før disse er på plass. I mellomtiden vil det bli utfordrende for SRF å bidra like sterkt i prosjektet som det vi skulle ønske. Det at vår nye avdeling skal etableres på Hamar, og ikke sammen med den øvrige virksomheten, er selvsagt også en tilleggsutfordring oppe i det hele. Det er klart at dette kompliserer etableringsfasen noe, særlig med hensyn til det praktiske og administrative rundt den fysiske etableringen. I tillegg ser vi ikke bort i fra at lokaliseringen kan få konsekvenser i forhold til rekruttering. En utfordring blir jo at de som skal rekrutteres må påregne å jobbe i Oslo i hele 2012, før de skal sitte permanent på Hamar i fra 01.01.13. Når avdelingen blir liggende utenfor den øvrige virksomheten, vil det også måtte stilles høyere krav til vedkommende som skal være avdelingsdirektøren enn om avdelingen skulle ha vært fysisk integrert med den øvrige virksomheten og det administrative støtteapparatet vi har på huset. Selv om den nye avdelingen ikke fysisk skal integreres med den øvrige virksomheten, håper vi at avdelingen på alle andre måter integreres i virksomheten på lik linje med våre øvrige avdelinger. Vi har ett svært godt arbeidsmiljø i SRF i dag, og ønsker at det samme gode arbeidsmiljøet også skal skapes i avdelingen på Hamar. I gjennomføringsprosjektet er det mange involverte og mange prosesser som skal gå parallelt. Det vil være veldig viktig at man klarer å opprettholde en tilstrekkelig god kommunikasjon mellom alle involverte parter, for å sikre gode prosesser og for å skape nødvendig eierskap hos alle parter. Med det tidsperspektivet som er for gjennomføringsprosjektet, er det klart at det vil bli en utfordring å sikre gode prosesser og tilstrekkelig involvering uten at det går på bekostning av gjennomføringsevnen. Det vil bli en vanskelig balansegang der man på den ene siden er avhengig av at beslutninger må tas raskt og oppgaver må løses innen korte frister, samtidig som at dette ikke må gå på bekostning av kvaliteten på det vi nå skal bygge opp. Gode prosesser og god kommunikasjon mellom alle involverte parter vil etter vårt syn være essensielt i det arbeidet vi nå står overfor.

SRF ser frem i mot: å etablere en effektiv vergemålsforvaltning med høy fagkompetanse og økt profesjonalitet et fortsatt godt samarbeid med fylkesmennene Avslutningsvis; Det er en stor og viktig oppgave som nå er lagt til SRF, og vi gleder oss til å være med å bidra til å etablere en effektiv vergemålsforvaltning med høy fagkompetanse og økt profesjonalitet. Vi har forventning til at dette vil medføre bedre rettssikkerhet og større grad av likebehandling for de vergetrengende. Slik vi kjenner fylkesmannsembetene har vi stor tro på at rollen som lokal vergemålsforvaltning er lagt i de beste hender, og vi ser frem i mot et fortsatt godt samarbeid med fylkesmennene, slik vi også har det på rettshjelpsområdet.