Aktivering av investeringer Møte 18. desember 2006

Agenda Bakgrunn Prinsipper Veiledning/retningslinjer Verktøy/praktisk bruk Noen spesielle problemstillinger

Målsetninger med kurset Bli kjent med prinsipper og regler for aktivering av anleggsmidler Informasjon om hvordan dette skal løses praktisk for NTNU samlet Lære hvordan den enkelte enhet/den enkelte økonomimedarbeider skal arbeide med dette

Agenda Bakgrunn Prinsipper Veiledning/retningslinjer Verktøy/praktisk bruk Noen spesielle problemstillinger

Bakgrunn – Generell utvikling En dreining mot regnskapsprinsippet i offentlig sektor Utarbeidelse av nye statlige regnskapsstandarder som legger seg nærmere opp til norske regnskapsprinsipper Redusert fokus på likviditet, bevilgning og budsjett Økt fokus på verdiskaping, økonomiske resultater, måloppnåelse, effektivitet Offentlig og halv-offentlig virksomhet er konkurranseutsatt Ikke som en følge av endrede regnskapsprinsipper, men prinsippene er endret som en følge av konkurranseutsettingen

Bakgrunn Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet iverksatte pilotprosjekt for periodisering av regnskapet og balanseføring av anleggsmidler UiB og UiS har gjennomført pilot og balansefører nå anleggsmidler Andre universitet og høyskoler er invitert til innføring i 2007

Motiv – Hva oppnås Vise hvilke midler sektoren/NTNU råder over Vise kapitalslit på eiendeler Vise et riktigere kostnadsbilde Bedre beslutningsgrunnlag for de enkelte enheter Investeringsbeslutninger Igangsetting eller avvikling av aktiviteter/produksjon Gevinst som skal oppnås må vurderes opp mot kostnad med innføring og vedlikehold Det er lagt noen sentrale føringer Må gjøres vesentlighetsvurderinger Forenklinger

Eksempel effekt over flere år Eksempel viser kostnadsføring etter periodiseringsprinsippet: Maskin kjøpt til kr 100.000,- i år 0. Maskinen har i dette eksempelet en avskrivning på 5 år. Hvert år vil da avskrivningene være kr 20.000,-, noe som tilsvarer verditap. I regnskapet vil det vise en kostnad på kr 20.000,- pr år inntil maskinen er avskrevet etter 5 år. Restverdi Utstyrets alder Avskrivning (pr år) Anskaffelseskost Ved direkte kostnadsføring vil hele kostnaden ved kjøp av maskinen komme i anskaffelsesåret. I resten av maskinens levetid vil kostnaden være lik kr 0,-

Hva gjør vi på NTNU i denne forbindelse Nedsatt et prosjekt for innføring Flere prosjektfaser Planlegging Etablering av prinsipper Utarbeidelse av beslutningsgrunnlag Etablering av rutiner og systemer for regnskapsføring av investeringer Systemer for håndtering av anleggsmidler Systemer for håndtering av investeringer Rutiner for enheter Rutiner for sentral regnskapsenhet/økonomienhet Opplæring Etablering av historisk åpningsbalanse Regler for verdsettelse Opplegg for ”telling”

Målsetning med prosjektet Etablere åpningsbalanse pr 1.1.2007 – innen utgangen av 2 tertial 2007 Etablere løpende opplegg for regnskapsføring av anleggsmidler fra 1.1.2007 I første omgang på NTNU nivå I neste omgang på enhetsnivå

Hva betyr dette for enhetene På kort sikt Investeringer/faktura knyttet til investeringer (4000 serien) skal konteres med flere felt enn tidligere – Med virkning fra 1.1.2007 Begrenset bilagsmengde, begrenset arbeid med hvert bilag Enhetene må bidra med telling og verdsettelse av eiendeler: I den grad det ikke finnes sentral informasjon eller muligheter for sjablonmessige vurderinger I den grad det ikke kan gjøres overordnede verdsettelser Arbeid vil skje fra nå og frem mot sommeren 2007 Arbeidsomfang er foreløpig usikkert, men prosjektgruppen har som mål i størst mulig grad å kunne benytte seg av eksisterende informasjon Regnskapene i 2007 for enhetene vil bli som tidligere På lengre sikt Videreføre praksis for regnskapsføring av investeringer Enheter vil få en balanse som viser eiendeler og en forpliktelse, og som man vil måtte forholde seg til Enheter vil bli belastet avskrivninger, men samtidig få en inntektspost (kommer nærmere inn på dette etter hvert)

Agenda Bakgrunn Prinsipper Veiledning/retningslinjer Verktøy/praktisk bruk Noen spesielle problemstillinger

Modell I undervisningssektoren har man valgt ”Forpliktelsesmodellen” Teoretisk velfungerende Praktiserbar for virksomhetene Pedagogisk Avstembar med kontantprinsippet Resultatnøytral (modellen som ble valgt i sykehusreformen er for eksempel ikke resultatnøytral) Virkemåte Forpliktelsesmodellen innebærer at det etableres en balanse med en verdi av alle anleggsmidler. Disse avskrives (kostnadsføres over anleggsmidlenes levetid) Forpliktelsesmodellen innebærer at det samtidig etableres en forpliktelse på størrelse med verdi anleggsmidler Denne inntektsføres det fra i samme takt som avskrivning skjer

Forpliktelses modellen - Balanse Regnskapspost Eiendeler Gjeld Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Varige driftsmidler Forpliktelse Omløpsmidler/ kortsiktig gjeld Varebeholdninger Kundefordringer Andre fordringer Opptjent ikke fakturert inntekt Bankinnskudd Virksomhetskapital Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Avsatte feriepenger Forskuddsbetalte, ikke opptjente inntekter Påløpte feriepenger Andre kostnadsavsetninger Periodisert mellomværende staten

Forpliktelses modell – Resultatregnskap NTNU Bevilgning inntektsføres fortløpende på vanlig måte Ved kjøp av anleggsmiddel Db Inventar (eksempel) Cr Bank Db Inntekt fra bevilgning Cr Forpliktelse Dette betyr: Deler av opprinnelig inntektsført bevilgning reduseres Anleggsmiddel føres i balansen Det oppstår en forpliktelse (som vil synke i takt med avskrivning) Enhet i 2007 Kostnadsføring av investering som før, men med tilleggsinfo i kontering Db Investering (4000 serien) Cr Bank

Forpliktelses modell - Resultatregnskap NTNU Ved videre avskrivning av det aktiverte Db Avskrivningskostnad Cr Inventar Db Forpliktelse Cr Inntekt fra bevilgning Dette betyr at det samtidig skjer en kostnadsføring og en inntektsføring Samme resultat, men kapitalslit fremkommer som en kostnad Samlet betyr det: At balansen viser eiendeler til bokført verdi At balansen viser en fremtidig forpliktelse lik bokført verdi av eiendeler At resultatregnskapet viser samme bunnlinje, men at kapitalslit/kostnader knyttet til bruk av driftsmidler vises At inntektsføringen skjer i takt med avskrivningskostnad og ikke i forbindelse med når bevilgning gis Enhet 2007 Ingen føring

Agenda Bakgrunn Prinsipper Veiledning/retningslinjer Verktøy/praktisk bruk Noen spesielle problemstillinger

Retningslinjer Det er utarbeidet en veiledning i forhold til arbeid med aktivering Angir kontobruk Levetider Vurderinger som må gjøres I det følgende gjennomgås hovedlinjene i veiledningen

Først noen sentrale definisjoner Anleggsmidler: Er eiendeler som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten (praktisk mer enn 3 år). Avskrivning: Med avskrivning mener vi en systematisk periodisering av et anleggsmiddel som følge av at normalt forbruk reduserer anleggsmidlets fremtidige inntjeningsevne/omsetningsverdi. Anskaffelseskost: Som hovedregel skal alle utgifter som påløper for at anleggsmidlet skal kunne tas i bruk, aktiveres. Slike utgifter kan være, tinglysingsgebyr, dokumentavgift, frakt- og monteringskostnader. Disse skal aktiveres og avskrives sammen med kjøpesummen Husk også å aktivere momsfaktura på import. Hvis momsfradrag skal avgiftskode føres i Basware. Utstyrets levetid: Vurderes ut fra utstyrets levetid hvis normalt vedlikehold gjennomføres på utstyret. Standardheving: Ved påkostning som fører til varige forbedringer/standardheving skal man foreta en vurdering av om utstyret vil få vesentlig forlenget levetid, hvis ja skal dette aktiveres.

Typer anleggsmidler og levetid Pr dags dato følger avskrivningstid de ulike kategoriene. Maskiner og verktøy 5, 10 el. 15 år Biler og andre transportmidler 7 år Inventar 10 år Teknisk vitenskaplig utstyr 4, 8 el. 12 år Kontormaskiner 3 år Datautstyr 3 år Audiovisuelt utstyr 3 år Tele- og annet kommunikasjonsutstyr 5 år Dataprogrammer/lisenser 5 år Det er ikke mulighet for å avvike fra disse avskrivningstidene.

Inventar Aktivering ved: Konteres på artskonto 4733 Inventar, kjøp Innkjøp av inventar for over kr 30.000,- i et enkeltinnkjøp. Delfaktura / restfaktura på innkjøp av inventar på under kr 30.000,- skal likevel aktiveres. Eks: kjøp av inventar for kr 42.000,-. Første faktura kr 25.000,-. Andre faktura kr 17.000,- Disse skal begge konteres på 4733 og utstyrsregistreres, dette da totalprisen er over kr 30.000,- Konteres på artskonto 4733 Inventar, kjøp Levetid på 10 år. Påkostninger/vedlikehold: Påkostninger / vedlikehold av kontorinnredninger og annet inventar vil normalt utgiftsføres. Dette skal konteres på artskonto: 6535 Inventar, kjøp 6636 Service/vedlikehold, inventar MEN: Påkostninger / vedlikehold av f.eks. laboratorieinnredning som fører til en standardheving ift anskaffelsestidspunktet, eller gir laboratoriet lenger levetid enn ved daglig vedlikehold, skal aktiveres og utstyrsregistreres.

Kontormaskiner Aktivering ved: Innkjøpspris over kr 30.000,- for en kontormaskin. Integrert del av et annet produkt eller samling av apparat og disse sammen utgjør en helhet . Delfaktura Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelsestidspunkt. Konteres på artskonto 4732 hvis aktivering. Levetid på 3 år. Hovedregel for direkte kostnadsføring: Innkjøpspris under kr 30.000,- for en kontormaskin. Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6534 Kontormaskiner, kjøp 6634 Serviceavtaler, kontormaskiner 6635 Øvrige vedlikehold, kontormaskiner

IKT / audiovisuelt utstyr Aktivering ved: IKT/audiovisuelt utstyr skal i hovedregel vurderes som en gruppe og aktiveres uansett beløp. Konteres på artskonto: Art 4721 Datautstyr Art 4725 Audiovisuelt utstyr (ny konto) Art 4724 Teleutstyr Levetid: 4721 3 år 4725 3 år 4724 5 år Eksempel på IKT/audiovisuelt utstyr som alltid skal aktiveres: PC Dataskjerm Server Printer Skanner Kommunikasjonsutstyr Kamera Telefonsentral

IKT / audiovisuelt utstyr forts. Hovedregel for direkte kostnadsføring: Ved mindre kjøp som kabler, mus, tastatur, annet datatilbehør, mobiltelefoner eller tilbehør til audiovisuelt utstyr skal dette ikke aktiveres. 6812 Kontorrekvisita 6823 Datarekvisita 6824 Audiovisuelt rekvisita (ny konto) 6912 Telefon/telefax 6913 Mobiltelefon 6922 Linjeleie datakommunikasjon 6923 Linjeleie telekommunikasjon MEN: Dersom slik tilbehør kjøpes inn sammen med IKT/audiovisuelt utstyr, skal dette ikke skilles ut som egen post, men aktiveres sammen med utstyret. Obs leasing Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6623 Øvrig vedlikehold, datautstyr 6624 Serviceavtaler, teleutstyr

Sammendrag konto og anlegg Tekst Levetid Konto i 4 serien Kostnadsføringskonto Inventar 10 år 4733 6535, 6636 Kontormaskiner 3 år 4732 6534, 6634, 6635 Datautstyr/IKT/Tele 5 år 4721, 4725 4724 6812, 6823, 6824, 6912, 6913, 6922, 6923, 6623, 6624 Maskiner /verktøy 4731 4734 6532, 6632 Dataprogrammer/ Lisenser 4722 6524, 6625, 6626 Teknisk vitensk. utstyr 4 år 8 år 12 år 4715 4716 4717 6513, 6612, 6613 Biler og andre transportmidler 7 år 4742 6643 Skip og lignende 20 år 4743 4744 6642

Agenda Bakgrunn Prinsipper Veiledning/retningslinjer Verktøy/praktisk bruk Noen spesielle problemstillinger

Registrering i BasWare Alle faktura som føres i 4000 serien i BasWare skal også utstyrsregistreres i BasWare. 5 (7) nye felter på konteringslinjen FA-Utstyrsgruppenavn FA-Gruppenummer FA-Utstyrsgruppe FA-Lokalisering FA-Eiersted FA-Servicetag FA-Serienummer

Registrering i BasWare forts. Obligatorisk for alle arter i 4000 serien FA – Utstyrsgruppenavn FA – Gruppenr (kommer automatisk når utstyrsgruppenavn er utfylt) FA – Utstyrsgruppe (kommer automatisk når utstyrsgruppenavn er utfylt) FA – Lokalisering FA – Eiersted Obligatorisk for art 4721, 4725 og 4732 FA – Servicetag er obligatorisk ved bruk av art 4721 FA – Serienummer er obligatorisk ved bruk av art 4725 og 4732

Nye felter på konteringslinjen For å fylle ut de ekstra feltene må det trykkes på Bred kontering Ved bruk av art 4721 må det fylles ut flere obligatoriske felt.

Nye felter på konteringslinjen Disse feltene kommer automatisk Obligatorisk for alle arter i 4000 serien Obligatorisk for art 4721 Obligatorisk for art 4725, 4732

FA - Utstyrsgruppenavn Obligatorisk for alle føringer på arter i 4000 serien. Henter opp navn på utstyr vha. plukkliste. Gruppenummer og utstyrsgruppe kommer automatisk.

FA - Lokalisering FA – Lokalisering Obligatorisk for alle arter i 4000 serien. Informasjon om fysisk plassering av utstyret.

FA - Eiersted FA – Eiersted Obligatorisk for alle arter i 4000 serien. Henter opp sted vha. plukkliste.

FA - Servicetag FA – Servicetag Obligatorisk for art 4721. Settes lik identifikasjon på merkelapp på den enkelte pc (eksempel viser merkelapp fra Dell).

FA - Serienummer FA – Serienummer Benyttes for utstyr som har serienummer. Obligatorisk for artene: 4725 og 4732. Settes lik serienummer på utstyret. Kan også fylles ut om andre artskonto blir brukt og det er serienummer på utstyret.

Kontroll Ved lagring blir konteringslinjen rød om man ikke har fylt ut alle felter som er obligatoriske for den enkelte art

Kontroll 2 Ved å føre pekeren over det røde feltet får man opp en forklaring som forteller hva som mangler ved konteringen. I dette tilfellet mangler Servicetag siden arten 4721 (Datautstyr, kjøp) er brukt.

Intranett, anlegg og utstyr Veiledningstabell for vurdering av aktivering/utgiftsføring

Ved kontering Er det tilleggsutstyr som må regnes som en del av utstyret? Hvis JA Konter hele fakturaen på 4xxx-serien, en linje Hvis NEI Konter det som ikke er en del av utstyret på 6xxx-serien Et utstyr pr konteringslinje der det er krav om dette. Fakturasum må stemme overens med kontering

Føring av kreditnota i BasWare Føring av kreditnota i BasWare skal gjennomføres på samme måte som for faktura. Føring på de ulike artskontoene krever samme informasjon som ved kontering av faktura. HUSK: I beskrivelsesfeltet må det noteres hvilket fakturanummer kreditnotaen gjelder (evt. aktivanummer).

Agenda Bakgrunn Prinsipper Veiledning/retningslinjer Verktøy/praktisk bruk Noen spesielle problemstillinger

Endringer på føringer i 4xxx serien Endringer som blir gjort på allerede eksisterende føringer i 4xxx serien. Dette kan være korrigeringer ”innad” i 4xxx serien ved for eksempel endring av stedskode Eller utstyr som blir korrigert fra 4xxx-serien til annen artskonto for eksempel 6xxx-serien Ompostering av denne type skal sendes til Laila Strypet sammen med eget skjema, Endringsskjema - utstyr. Fakturanummer av den tidligere føringen må føres opp på endringsskjemaet.

Føringer på 4xxx som ikke går gjennom BasWare Hovedboksføringer på 4xxx, dvs føringer som ikke blir gjort i BasWare skal det leveres eget registreringsskjema. Utstyr som blir korrigert fra 6xxx-serien til annen artskonto i 4xxx-serien. Slike føringer blir som oftest gjort ved en ompostering. Ompostering av 4xxx skal sendes til Laila Strypet sammen med eget skjema, Registreringsskjema - utstyr.

Konteringsrutiner mva og toll Ved kontering av mva og toll skal de ulike enhetene benytte samme art som ved kontering av utstyret. Når det gjelder utstyr som skal utstyrsregistreres skal en benytte samme 4xxx art på merverdiavgiften som på utstyret. Dette skal utstyrsregistreres som alt annet utstyr, men i beskrivelsesfeltet brukes følgende kommentar: Mva + fakturanummer. Ved momsføring på 4xxx serien er det manuelle hovedboksføringer som blir foretatt, og det må leveres inn et eget skjema, Registreringsskjema – utstyr.

Noen praktiske problemstillinger Utstyr som skal delkonteres, deling av faktura Utstyr som skal plasseres ved ulike enheter (kostnadssted) Utstyr hvor kostnad skal deles mellom enheter Konteres som følger: Kontormaskin kr 50.000,- Stedskode: 451505 skal ta kr 20.000,- av kostnaden 452505 skal ta kr 30.000,- av kostnaden Konteres i BasWare på to linjer. Alle feltene i konteringen blir like på begge linjene, med unntak av stedskoden.

Noen praktiske problemstillinger Kassasjon/utrangering Utrangering er beslutning om at brukbart materiell/utstyr skal gå ut av bruk fordi de ikke lenger er egnet til sitt opprinnelige formål eller fordi behov ikke lenger er tilstede. Kassasjon er beslutning om at materiell/utstyr som er nedslitt eller skadet og ikke lar seg reparere uten uforholdsvis store påkostninger, skal tas ut av bruk. Gjennomføring (nærmere rutiner vil komme) Fak./inst./avd. har ansvar for å føre fortløpende liste over utrangert/kassert utstyr. Instituttstyrer eller fullmaktshaver skal godkjenne kassasjon/salg/utrangering iht retningslinjer for dette. Som et minimumskrav kreves det at fakt./inst./avd. sender inn liste over utrangert utstyr tre ganger i året for regnskapsføring: 15. mars 15. juli 15. november En gang i året skal enhetene bekrefte anleggsmidler som er registrert i anleggsregisteret og liste vil bli sendt ut i forkant fra Regnskapsseksjonen.

Noen praktiske problemstillinger Salg av anleggsmidler Salg og innbytte av anleggsmidler Gaver Innkjøp som skal viderebelastes Leasing – Finansiell vs operasjonell Kontakt regnskapsavdelingen v/ Laila Strypet Mail: laila.strypet@ntnu.no / LOP-hjelp@adm.ntnu.no Tlfnr: 735 98052

Omposteringer og Intern handel i Basware Møte 18. desember 2006

Ompostering Ompostering i Basware settes i produksjon fra regnskapsåret 2007 Bilag som skal være med på regnskapet for 2006 skal fylles ut og anvises manuelt som tidligere. Ny mal for elektronisk ompostering vil bli gjort tilgjengelig etter at regnskapet for desember 2006 er ferdig. (ca. 12. januar) Mal og retningslinjer legges ut på siden http://www.ntnu.no/okonomi/index.php?site=faktura/start-faktura.htm Info om produksjonssetting vil bli gitt på Felles Økonomi

Når brukes elektronisk ompostering? Brukes på omposteringer hvor det kun er en anviser. Elektronisk ompostering brukes ikke når: Omposteringer som involverer to anvisere eller mer, må enten sendes inn på gammel måte eller som ADI-bilag. Omposteringer av føringer på artskonto i 4- serien. Ref. tidligere info. Ompostering med mva-kode Intern handel: Løsning for Intern handel (kjøp og salg mellom to enheter) er forsinket og må behandles med manuelle bilag foreløpig.

Ompostering Følgende felt må fylles ut: Ønsket bilagsnummer/bilagstekst - Dette er den teksten som kommer med på bilagsrapportene i Discoverer. Ompostering: - Dette feltet skal forklare hva bilaget gjelder. Her skal det også henvises til orginalbilagets bilagsnummer. Kommer ikke med på utskrifter. Selgers k.sted: - VIKTIG: Dette feltet brukes til å sende bilaget til stedsansvarlig i Basware for attestasjon. Kontering: - Fylles ut før innsending. Bilaget må balansere. Bilag som ikke balanserer returneres.

Rutine Fyll ut skjema (Ompostering) Lagre dokumentet på eget område Send dokumentet som vedlegg til mail til: Internbilag@adm.ntnu.no Stedsansvarlig mottar bilaget i Basware Legg til eventuelle vedlegg Attesteres og sendes til anviser Anvises og sendes til Regnskap

Gevinst Raskere oppdaterte regnskap Dere bestemmer selv hvor fort bilaget blir bokført. Kopi av omposteringsbilag finnes i arkivet i Basware I løpet av februar kommer Discovererrapporter hvor dere kan spørre på bilag behandlet i Basware. Her blir det mulighet til å klikke seg ned på fakturabildet. Her vil dere også finne omposteringer som er behandlet i Basware Mindre manuell bokføring for Regnskapsseksjonen

Slik ser det ut i dagens bilagsrapport

Vedlegg På de neste sidene ligger det vedlegg som ikke ble gjennomgått på kurset. Dette er til informasjon om ulike konteringer og type anlegg.

Maskiner/verktøy Aktivering ved: Innkjøpspris over kr 30.000,- levetid mer enn 3 år for en maskin eller utstyr. Integrert del av et annet produkt eller maskinparken og disse sammen utgjør en helhet. Delfaktura Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelsestidspunkt. Konteres på artskonto 4731 eller 4734 hvis aktivering. Hvis levetid på 5 år; kontering på 4731 Hvis levetid på 10 år; kontering på 4734 Hovedregel for direkte kostnadsføring: Innkjøpspris under kr 30.000,- for en maskin eller verktøy. Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6532 Maskiner/verktøy kjøp 6632 Service/vedlikehold, maskiner/verktøy

Dataprogrammer/lisenser Aktivering ved: Programvare (herunder bruksrettigheter til programvarer/lisenser, dersom innkjøpspris inkl. eksterne konsulenttjenester for en enkel programvare/lisens koster mer enn kr. 30.000,- . Med programvare forstås alle administrative systemer, herunder økonomisystem, personalsystem, tekniske systemer, fagsystemer m.m. Hovedregelen sier at kun eksternt anskaffet programvare med eventuelle tilhørende eksterne konsulenttjenester tilknyttet implementering skal balanseføres. Evt. kostnader ifm egenutviklet programvare, balanseføres som regel ikke. Sjekk veiledningstabell hvis det er snakk om større prosjekt/tiltak i egen regi. Konteres på artskonto 4722 hvis aktivering. Levetid på 5 år.

Dataprogrammer/lisenser forts. Hovedregel for direkte kostnadsføring: Innkjøpspris under kr 30.000,- for en programvare/lisens. Årlige service- og vedlikeholdsavtaler og bruksrettigheter. Årlige lisenser/bruksrettigheter skal ikke aktiveres, da dette er kostnader som er tidsbegrenset over en periode. Disse kostnadsføres direkte, og blir følgt opp sentralt. Øvrig vedlikehold. Oppgradering av programvare skal i hovedregel behandles som vedlikehold. Kostnadsføres på: 6524 Dataprogrammer, kjøp 6625 Serviceavtaler, dataprogrammer 6626 Øvrig vedlikehold, dataprogram

Teknisk / vitenskaplig utstyr Aktivering ved: Innkjøpspris over kr 30.000,- for et utstyr. Integrert del av et annet produkt eller samling av apparat og disse sammen utgjør en helhet . F. eks hvis hele eller større deler av poolen av en type utstyr fornyes på samme tid. Delfaktura Påkostning / vedlikehold hvis varig forbedringer eller standardheving i forhold til anskaffelstidspunkt. Konteres på følgende artskonto hvis aktivering; Levetid på 4 år hvis kontering på 4715 (erstatter konto 4711) Levetid på 8 år hvis kontering på 4716 Levetid på 12 år hvis kontering på 4717 Hovedregel for direkte kostnadsføring: Innkjøpspris under kr 30.000,- for et utstyr. Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6513 Tekn./vitensk. utstyr, kjøp 6612 Serviceavtaler, tekn./vitensk. utstyr 6613 Øvrig vedlikehold, tekn./vitensk. utstyr

Biler og andre transportmidler Aktivering ved: Innkjøpspris vil normalt overstige kr 30.000,- og investeringer i nye transportmidler skal derfor aktiveres og utstyrsregistreres. Normalt vil påkostninger og vedlikehold kostnadsføres fortløpende, men; Dersom det er snakk om varige forbedringer og kjøretøyet som følge av påkostningen får en standardheving i forhold til anskaffelstidspunktet skal kostnaden aktiveres og utstyrsregistreres. Konteres på artskonto 4742 Levetid på 7 år. Påkostninger/vedlikehold: Påkostning/vedlikehold ved nødvendig vedlikehold 6643 Service/vedlikehold, transportmidler

Kunst Aktivering ved: Hovedregel for direkte kostnadsføring: Kunst som koster mer enn kr 30.000,- pr stk. Gaver. Hvordan vurdere gavers verdi er under behandling. Hovedregel for direkte kostnadsføring: Kunst som koster mindre enn kr 30.000,- pr stk. Utstyrsregistrering: Alt som regnskapsføres på 4791 Kunst vil ikke generere avskrivninger. Registrering av kunst vil komme fram som en balansepost og kan ut fra balanseposten vise NTNU’s samlede verdier.

Bøker Aktivering ved: Påkostninger/vedlikehold: Alle bøker/faglitteratur som er anskaffet med tanke på å ha i biblioteksform skal konteres og regnskapsføres på artskonto: 4792 Bøker, biblioteksformål Påkostninger/vedlikehold: Andre bøker og faglitteratur som kjøpes sporadisk ved institutter og avdelinger, utgiftsføres som vanlig på: 6572 Aviser, tidsskrifter 6582 Bøker

Bygg Aktivering er det normal Konteres Byggets verdi/kostnad/pris splittes i de ulike bygnings komponenter etter sjablonnnøkkel Ulike levetider/avskrivningstider for de ulike bygg komponenter Oppgradering av bygg ut over normalt vedlikehold aktiveres Konteres 4611 Grunnarbeider 4621 Bygningsarbeider 4622 Malerarbeid 4631 VVS-arbeider 4641 Elektroarbeider 4651 Tele/automatisering 4652 Alarm/kontroll – sentral driftskontroll 4661 Andre installasjoner 4671 Utomhusarbeider 4692 Rådgivningstjenester ved større vedlikehold/byggeprosjekter 4693 Andre kostnader, større vedlikehold/byggeprosjekter Levetid på 10 -60 år avhengig av hva slags bygningskomponent det gjelder. Ta kontakt med regnskapsavdelingen om det skulle være aktuelt

Avskrivningstid - spesielt om bygg Pr dags dato følger avskrivningstid de ulike deler av bygg Bygningskropp 60 år Ventilasjon 25 år VVS 25 år Elkraft 25 år Tele og automatisering 10 år Andre installasjoner 25 år

Sammendrag konto bygg Tekst Levetid Konto i 4-serien Kostnads-føringskonto Bygningskropp 60 år 4611, 4621, 4622 Ventilasjon 25 år Varme/sanitær 4631 Elkraft 4641 Tele og automatisering 10 år 4651, 4652 Andre installasjoner 4661, 4671, 4692, 4693

Anlegg under utførelse Anlegg med lengre byggetid enn innenfor et regnskapsår føres som anlegg under utførelse Gjelder i første rekke bygg, men kan være aktuelt i andre sammenhenger Aktivering – konteres på den art det gjelder under kontogruppen ”anlegg under utførelse” Ved ferdigstillelse omposteres det til gjeldene anleggsmiddeltype og avskrivning startes Ta kontakt med regnskapsavdelingen om det skulle være aktuelt