Undervisningsbygg Oslo KF – 18.12.2008 Kravspesifikasjon 2009 God morgen! Forsyn dere med rundstykker og kaffe. Vi begynner kl.08:15. Undervisningsbygg Oslo KF – 18.12.2008 4/4/2017

Agenda Introduksjon v/Knut Jonny (kl. 0815-0845) Bakgrunn v/Marianne (kl. 0845 – 0915) Om bøkene v/Steinar og Øystein (kl. 0930 – 1015) Fravikssystem og oppdatering av bøkene v/Stian (kl. 1015 – 1045) Implementering v/Stian (kl. 1045 – 1055) Avrunding v/Marianne (kl. 1055 – 1100)

Introduksjon Hvorfor skal vi bruke kravspesifikasjonen? Er kravspesifikasjonen en ”bibel” for planlegging? Hvordan passer kravspesifikasjonen med utfordringene vi har med kostnader og fremdrift? Hvordan skal vi ikke bruke kravspesifikasjonen Konklusjon Kravspesifikasjonen er et godt grunnlag for gode, omforente løsninger, men kan og skal fravikes dersom dette gir mer optimale løsninger for det enkelte prosjekt, eller bestilles av kunden. Fravik skal begrunnes og dokumenteres.

Agenda Introduksjon v/Knut Jonny (kl. 0815-0845) Bakgrunn v/Marianne (kl. 0845 – 0915) Om bøkene v/Steinar og Øystein (kl. 0930 – 1015) Fravikssystem og oppdatering av bøkene v/Stian (kl. 1015 – 1045) Implementering v/Stian (kl. 1045 – 1055) Avrunding v/Marianne (kl. 1055 – 1100)

Bakgrunnen for prosjektet: Lære av egne feil Ta med oss gode løsninger inn i nye prosjekt Bygge kostnadseffektivt Tenke levetidskostnader i prosjektfase Fokus på energi og miljø

Bygg som er mest egnet til å stå innendørs

….

Vegger skal være 90 grader, hvis ikke er de tak…

Flate tak, eller basseng??

Muggsopp innen ca 2 døgn

Tilgjengelighet for alle i alle arealer Utvendig solavskjerming

Valg av utvendige produkter og løsninger som er bestandige i forhold til hærverk

Deteksjon av trefasader

Valg av gode estetiske løsninger

Prinsipper rundt bruk av roterende varmegjenvinnere

Prinsipper for plassering av inntaksrister til ventilasjonsanlegg I forhold til vanninntregning I forhold til snø I forhold til hærverk

Prinsipper for plassering av inntaksrister til ventilasjonsanlegg

Tenke levetid og egnethet for alle elementer

…. levetid og egnethet

…. levetid og egnethet Elektriske installasjoner med for kort levetid. 8 år gammelt produkt som brenner

Hvordan kan vi unngå repetisjon av feilene? Lære av egne erfaringer Overføre erfaringer til våre kollegaer og samarbeidspartnere ved systematisk arbeid Ved skriftlig å definere felles tydelige krav Kravspesifikasjon Krav og forventninger

Agenda Introduksjon v/Knut Jonny (kl. 0815-0845) Bakgrunn v/Marianne (kl. 0845 – 0915) Om bøkene v/Steinar og Øystein (kl. 0930 – 1015) Fravikssystem og oppdatering av bøkene v/Stian (kl. 1015 – 1045) Implementering v/Stian (kl. 1045 – 1055) Avrunding v/Marianne (kl. 1055 – 1100)

Om bøkene Visjon Mål Rammebetingelser Prosessen Bøkene Nye bøker Kravspesifikasjon 2009 Krav og forventninger 2009 Idretts- og svømmehaller 2009 Styring av tekniske anlegg 2009 Nye bøker Drift og vedlikehold 2009 Vedleggsboka 2009 Standardiserte og eksemplifiserte løsninger 2009 Livsløpskostnader 2009

Visjon Sikre optimale læringsarenaer Sikre korrekt/omforent omfang og enhetlig kvalitet på Undervisningsbygg Oslo KF og Utdanningsetaten sin bygningsmasse

Mål Kravspesifikasjon Optimalt bygg tilpasset leietakers drift, Utdanningsetatens Krav og forventninger Optimale livsløpskostnader, energikrav, materialvalg Rett omfang på prosjekter og dermed bygningsmassen (generalitet, fleksibilitet, elastisitet) Rett og enhetlig kvalitet, stordriftsfordeler Sikre tilbakeføring av erfaringer Bevisst fraviksstyring

Mål Krav og forventninger Ivareta relevante krav og forventninger fra start til mål Fokus på rett omfang på prosjekter og dermed bygningsmassen (generalitet, fleksibilitet, elastisitet) Riktige krav gir riktig kvalitet Enhetlig kvalitet gir stordriftsfordeler Ekstra fokus på ”kvalitetssikring av unntakene” Fravikshåndtering Enklere medvirknings- og saksbehandlingsprosess Riktig fokus og rammer avklares tidlig i prosjektet Lover og regler følges Mer optimalt bygg tilpasset leietakers drift Optimal konseptvalg, FDVU kostnad, energikrav, materialvalg Sikre erfaringslæring Rutiner for tilbakeføring av erfaringer

Rammebetingelser Gjeldende lover og forskrifter Husleieavtalene med Lover og forskrifter som regulerer byggeiers virksomhet Eks Plan og bygningsloven med forskrifter Lover og forskrifter som regulerer leietakers virksomhet i bygget Eks Arbeidsmiljøloven, Utdanningslova med forskrifter Husleieavtalene med Utdanningsetaten (inkl prinsippavtalen) Bydelene Kultur og Idrettsetaten Gjeldende krav Prosjekteringsanvisningen OPS kravspesifikasjonen Krav og forventninger Inventarlista

Rammebetingelser, prinsippavtalen

Rammebetingelser, prinsippavtalen Bygget § Gråsone Virksomhetskrav § Leieavtale Kravspesifikasjon Prosjektbeslutninger

Prosessen med bøkene Det er etablert styringsgrupper bestående av: Utviklingsdirektør, Utbyggingsdirektør, Eiendomsdirektør og Prosjektansvarlig Avdelingsdirektør, Prosjektansvarlig, HMS seksjonen, Etatshovedverneombud Det ble etablert arbeidsgrupper fra Undervisningsbygg hvor de respektive lederne har utpekt deltakere med egnet kompetanse fra de ulike avdelingene: Eiendomsavdelingen Utviklingsavdelingen Utbyggingsavdelingen Totalprosjekter Rehab prosjekter Rådgivere og arkitekter I tillegg har juridisk avdeling, enøk konsulentene, brannkonsulent bidratt med spesiell kompetanse på utvalgte tema.

Prosessen med bøkene fortsetter… Det ble etablert arbeidsgrupper fra Utdanningsetaten hvor de respektive lederne har utpekt deltakere med egnet kompetanse fra de ulike avdelingene: Avdeling for skoleanlegg HMS seksjonen Etatshovedverneombud I tillegg har pedagogisk avdeling, IKT avdelingen, driftsenhetene ved noen utvalgte skoler bidratt med spesiell kompetanse på utvalgte tema. Prosjektansvarlige har vært Utviklingsdirektør Vidar Lie og Eiendomsdirektør Marianne S. Aasen. Prosjektledelsen har vært ved Steinar W. A. Jarlsbo og Øystein E. Johansen. Layout ved Bente Omberg, OEC Consulting AS.

Prosessen med bøkene fortsetter… Det ble utarbeidet en temabasert møteplan hvor arbeidsgruppene har bearbeidet innholdet i den gamle prosjekteringsanvisningen og kravspesifikasjonen til OPS prosjektene med følgende mål: Innarbeide best practice fra alle avdelinger Presisere de viktigste kravene til Undervisningsbygg og fjerne de mindre viktige kravene (ikke lenger en uttømmende spesifikasjon) Det har for alle temaer vært gjennomført en møteserie på 3 arbeidsmøter og 1 beslutningsmøte. De kravene som ble vedtatt i beslutningsmøtene av arbeidsgruppene, er så godkjent av styringsgruppene.

Prosessen med bøkene fortsetter Hva har skjedd siden 2007-utgaven…? ”Kravspesifikasjon 2007” ble utgitt i september 2007 Vinteren 2008 Kommentarer og tilbakemeldinger fra prøvedriftsperioden for ”Kravspesifikasjon 2007” ble innarbeidet. ”Kravspesifikasjonen 2007” gjennomgått i arbeidsgrupper hos Utdanningsetaten Samtidig ble arbeidet med bøkene ”Idretts- og svømmehaller” og ”Krav og forventninger 2009” påbegynt Våren og sommeren 2008 Bøkene ”Styring av tekniske anlegg 2009” og ”Drift og vedlikehold 2009” ble påbegynt Høsten 2008 Ferdigstillelse og godkjenning av ”Kravspesifikasjonen”, ” Idretts- og svømmehaller”, ”Krav og forventninger” og ”Styring av tekniske anlegg”

Prosessen med bøkene fortsetter Hva skjer i 2009…? Vinteren 2008/2009 Ferdigstillelse og godkjenning av ”Drift og vedlikehold” samt ”Vedleggsboka” Implementering av ferdigstilte bøker Våren 2009 Ferdigstillelse og godkjenning av ”Livsløpskostnader” og ”Standardiserte og eksemplifiserte løsninger” Høsten 2009

Felles oppbygging av bøkene A Orientering (Brukere, Mål, Bruk av boken) B Produktbeskrivelse (Leietakers virksomhetskrav) C Produktmål (Overordnede mål byggeier og leietaker) D Produkttekniske krav (Byggeier og leietaker) E Produktleveranser & dokumentasjon (Dokumentasjonskrav PG/ARK) F Erfaringsoverføring

Bøkene Kravspesifikasjon 2009 - Skoleanlegg Krav og forventninger 2009 Overordnede tekniske krav Tekniske krav og dokumentasjonskrav til leverandører Krav på vegne av leietakere som ikke stiller egne krav Krav og forventninger 2009 Virksomhetskrav Overordnede funksjonskrav Erfaringslæring

Bøkene fortsetter… Kravspesifikasjon 2009 - Idretts- og svømmehaller Supplerende tekniske krav til idretts- og svømmehaller utover de krav som er stilt for øvrig i Kravspesifikasjon, skoleanlegg Kravspesifikasjon 2009 - Styring av tekniske anlegg Tekniske krav til styring av tekniske anlegg, bygningsdel 56 Automatisering

Nye bøker Kravspesifikasjon 2009 - Drift og vedlikehold Krav til drift og vedlikehold av bygninger Krav til tilstandsanalyser FDV-dokumentasjon Merking av tekniske anlegg Oppbygging av tegninger (DAK-manual) Serviceavtaler Vedlikeholdsplaner Driftsplaner m.m. Utgis vinteren 2009 Kravspesifikasjon 2009 - Vedleggsboka Utvalgte referansedokumenter i Kravspesifikasjon, skoleanlegg er vedlagt i denne boken

Nye bøker fortsetter… Standardiserte og eksemplifiserte løsninger 2009 Gjengir standardiserte og eksemplifiserte løsninger basert på best practice. Utgis våren 2009 Livsløpskostnader 2009 Modell for beregning av livsløpskostnader, utgis våren 2009

Bruk av bøkene Utdanningsetaten har definert sine overordnede krav som leietaker og anbefaler Undervisningsbygg sine krav som preaksepterte løsninger for byggeier Undervisningsbygg har definert sine krav som byggeier som absolutte Dette innebærer at de samlede krav til skolebygg er absolutte og skal legges til grunn av alle som arbeider med skolebygg for Oslo kommune, det vil si: Utdanningsetaten (alle ansatte og innleide) Undervisningsbygg (alle ansatte og innleide) Rådgivere og arkitekter Byggeledere Entreprenører Utstyrsleverandører

Agenda Introduksjon v/Knut Jonny (kl. 0815-0845) Bakgrunn v/Marianne (kl. 0845 – 0915) Om bøkene v/Steinar og Øystein (kl. 0930 – 1015) Fravikssystem og oppdatering av bøkene v/Stian (kl. 1015 – 1045) Implementering v/Stian (kl. 1045 – 1055) Avrunding v/Marianne (kl. 1055 – 1100)

Fravikssystem Prosedyre ”Fravik fra Kravspesifikasjon og Krav og Forventninger” Fravik skal prinsipielt kun forekomme før bygget er ferdig Eiendomsavdelingen ansvarlig for å behandle søknad om fravik Søknad om fravik sendes til kravspesifikasjon@ubf.oslo.kommune.no Frist for samlet tilbakemelding til PL: 10 virkedager fra komplett mottatt søknad Link til prosedyren

Fravikssystem fortsetter…

Fravikssystem fortsetter…

Oppdatering av bøkene Prosedyre ”Revidering av Kravspesifikasjon og Krav og Forventinger” Sikre erfaringsoverføring gjennom tilbakemeldinger og evaluering av fravik Tilbakemeldinger sendes til kravspesifikasjon@ubf.oslo.kommune.no Korreksjonsliste trykkes én gang i året Oppdatert Kravspesifikasjon publiseres hvert 4. år Link til prosedyren

Oppdatering av bøkene – fortsetter…

Oppdatering av bøkene – fortsetter… # Fra Dato Kap. Side Fag/ beskrivels e Tekst i kravspesifikasjone n Tilbakemeldinge r Kommentar på tilbakemeldinger Godkjent Tnt Avvist

Agenda Introduksjon v/Knut Jonny (kl. 0815-0845) Bakgrunn v/Marianne (kl. 0845 – 0915) Om bøkene v/Steinar og Øystein (kl. 0930 – 1015) Fravikssystem og oppdatering av bøkene v/Stian (kl. 1015 – 1045) Implementering v/Stian (kl. 1045 – 1055) Avrunding v/Marianne (kl. 1055 – 1100)

Implementering Kravspesifikasjon 2009 og Krav og Forventninger 2009 skal brukes fom. presentasjonsdato. Bøkene skal presenteres for relevante aktører i Oslo kommune og store eksterne aktører på eiendomsmarkedet. Alle brukere av bøkene skal kurses. Link til Implementeringsplanen

Agenda Introduksjon v/Knut Jonny (kl. 0815-0845) Bakgrunn v/Marianne (kl. 0845 – 0915) Om bøkene v/Steinar og Øystein (kl. 0930 – 1015) Fravikssystem og oppdatering av bøkene v/Stian (kl. 1015 – 1045) Implementering v/Stian (kl. 1045 – 1055) Avrunding v/Marianne (kl. 1055 – 1100)

Fordi vi ønsker å bygge skoler som varer lenge!

Blir det bedre skolebygg av dette da? Vi får leietakere og bestiller som blir mer entydig. Raskere prosesser i tidligfase Bygg som er enklere og billigere å drifte og vedlikeholde Færre prosjekteringsfeil