Lover som styrer arkivdanningen ARKIVSEMINAR 2003 Lover som styrer arkivdanningen

Lover og regelverk Arkivloven med arkivforskrift Riksarkivarens regelverk (detaljerte forskrifter på områder som kassasjon, avlevering til arkivdepot mv) Offentlighetsloven Forvaltningsloven Personopplysningsloven med forskrifter Berge Byarkiv 2003

Arkivloven § 2 a. Dokument: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere gjenbruk uavhengig av lagringsmedium § 2b. Arkiv: dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet § 6 Arkivplikt for offentlige organ § 7 Riksarkivarens fullmakter: Rettledning og tilsyn med off. organ § 9 kassasjon: Bare lovlig etter samtykke/tillatelse fra Riksarkivaren Berge Byarkiv 2003

Offentlighetsloven: Retten til innsyn § 2: Forvaltningens saksdokument er offentlige når det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov (hovedregel!) § 2: Retten gjelder dokumentene i en bestemt sak § 3 - saksdokument: dokument som er utferdiget, kommet inn til eller lagt fram for et forvaltningsorgan Berge Byarkiv 2003

Offentlighetsprinsippet og offentlighetsloven (§2): Enhver kan kreve innsyn i det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det skal gis innsyn i: edb-materiale, kart, tegninger, modeller, fotografier, alle papirer med tekst, lydbånd m.m. Journaler og lignende register og møtekart til folkevalgte. Innsyn kan skje når dokumentet er utferdiget (når det er avsendt eller når saken er ferdigbehandlet). Berge Byarkiv 2003

Offentlighetsloven: Unntak fra innsyn § 5 - interne dokument: Intern saksforberedelse § 5a - lovbestemt taushetsplikt § 6 - unntak p.g.a. av innholdet i dokumentet, f.eks.: økonomi-, lønns- og personalforvaltning ansettelse Berge Byarkiv 2003

§ 5. Unntak for interne dokumenter Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kan unntas fra offentlighet. Det samme gjelder dokument for et organs interne saksforberedelse som er utarbeidet a. av et underordnet organ b. av særlige rådgivere eller sakkyndige c. av et departement til bruk i et annet departement. Berge Byarkiv 2003

§ 5. Unntak for interne dokumenter (forts.) Unntaket omfatter også dokument som gjelder innhenting av slikt dokument. Det omfatter ikke dokument innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling av lover, forskrifter eller lignende generelle saker. Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke saksframlegg med vedlegg som blir gitt til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ. Berge Byarkiv 2003

§ 5a. Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. Berge Byarkiv 2003

§ 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold (1) Følgende dokumenter kan unntas fra offentlighet: 1) Dokument som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner 2) Dokument hvor unntak er påkrevd a) av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organs økonomi-, lønns- eller personal-forvaltning Berge Byarkiv 2003

§ 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold (2) 2) Dokument hvor unntak er påkrevd b) av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet c) fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres Berge Byarkiv 2003

§ 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold (3) 3) Statsrådets protokoller 4) Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknads-fristens utløp og skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Berge Byarkiv 2003

§ 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold (4) 5) Anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse 6) Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse e l 7) Dokument utarbeidet av et departement i forbindelse med de årlige statsbudsjetter eller langtidsbudsjetter 8) Personbilde inntatt i et personregister. Som personregister regnes registre, fortegnelser m.m. der personbilder er lagret systematisk slik at den enkelte personens bilde kan finnes igjen. Berge Byarkiv 2003

§ 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold (5) 9) Dokument som inneholder opplysninger innhentet ved vedvarende eller regelmessig gjentatt personovervåking.        Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser. Berge Byarkiv 2003

7. Offentlighet på grunn av den tid som er gått m m        Kongen kan treffe avgjørelse om at dokument som går inn under § 6, skal være offentlig når det på grunn av den forløpne tid eller av andre årsaker er åpenbart at de hensyn som har begrunnet unntak fra offentlighet, ikke lenger er til stede.        Er sakens dokumenter innlevert til offentlig arkiv, treffes avgjørelsen av dettes sjef. Berge Byarkiv 2003

Rett til partsinnsyn etter forvaltningsloven: Forvaltningsloven gir utvidede innsynsrettigheter til den saken gjelder.   Hovedregel (§ 18): ”Den som er part i en sak har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter.” Berge Byarkiv 2003

Forvaltningsloven: Partsinnsyn rett til innsyn i sine egne saker (enkeltvedtak) Unntak fra partsinnsyn: intern saksforberedelse forretningshemmeligheter opplysninger om andre personers helse opplysninger som er utilrådelig at en får kjennskap til av hensyn til egen helse eller forholdet til personer som står en nær Berge Byarkiv 2003

Part: 1. den som vedtaket formelt er rettet til (eks. barnevernsak). 2. andre som saken direkte gjelder (eks. reguleringsplan/grunneier).   Innsynsretten gjelder også mens saken er til behandling. Berge Byarkiv 2003

Hvorfor begrense innsyn? Noen grunner: Forhindre at uvedkommende får kjennskap til personlige opplysninger om andre. -  Hensynet til rikets sikkerhet, forholdet til andre stater. - Hensynet til forretningshemmeligheter o.l. Berge Byarkiv 2003

Forvaltningsloven § 13: Taushetsplikt Taushetsplikten gjelder for ”Noens personlige forhold” Forretningshemmeligheter (”tekniske innretninger og framgangsmåter, samt drift eller forretningsforhold”) Hvem har taushetsplikt? ”enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan” ansatte, politikere, eksterne konsulenter o.l. Berge Byarkiv 2003

Taushetsplikt etter forvaltningsloven m.m. Forvaltningslovens §13: Ansatte i et forvaltningsorgan, skal hindre at utenforstående får adgang til/kjennskap til opplysninger som man får i tjenesten om: Noens personlige forhold. her regnes ikke fødested, fødselsdato/personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre opplysningene røper et klientforhold el.l. (eks. barnevern, PPT, skole m.m.) NB! Taushetsplikten gjelder også etter at tjeneste- eller arbeidsforholdet er avsluttet. Berge Byarkiv 2003

Forvaltningsloven § 13a: Unntak fra taushetsplikten For den som opplysningene gjelder Etter tillatelse fra den det gjelder Når opplysningene er allment kjent og ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelige Statistisk og anonymisert bruk Berge Byarkiv 2003

13b: Begrensninger ut fra private eller offentlige interesser Taushetsplikten er ikke til hinder for: - partsinnsyn at de brukes av andre tjenestemenn i organet eller etaten for en praktisk arbeids- eller arkivordning. at de brukes til statistikk, utredning og planlegging, og revisjon og kontroll med forvaltningen - at visse opplysninger gis til andre i den grad det er nødvendig (eks. at PPT gir opplysninger til skolen) - at organet bruker opplysningene i forbindelse med anmeldelse for lovbrudd, på visse betingelser Berge Byarkiv 2003

§13c: Begrensninger i tid - Hovedregelen er at taushetsplikten faller bort etter 60 år, men det kan gjøres unntak i forskrift. - I medhold av dette gjelder taushetsplikten i barnevernsaker i 80 år og i adopsjonssaker i 100 år. Riksarkivaren kan bestemme at taushetsplikten etter fvl. § 13 kan gjelde utover 60 år for saker som oppbevares i Arkivverket, eks. pasientjournaler.   Berge Byarkiv 2003

§ 13d: Opplysninger til bruk for forskning  - Forskere kan få adgang til taushetsbelagt materiale på visse vilkår.  - Avgjørelsen tas av fag-departement (det departementet som er faglig ansvarlig for de opplysninger det er snakk om). - Kulturdepartementet kan likevel delegere slik myndighet til Riksarkivaren, og Sosialdepartementet kan delegere til Statens helsetilsyn og til Rikstrygdeverket. - Dersom fagdepartementet er i tvil om innsyn i taushetsbelagt materiale, skal søknaden forelegges Rådet for taushetsplikt og forskning.   Berge Byarkiv 2003

Personopplysningsloven: Personopplysninger: opplysninger/vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Personregistre: registre, fortegnelser m.v. er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen (eks. telefonkatalogen).   Berge Byarkiv 2003

Lovens virkeområde: Legger vekt på behandling av pers oppl alle typer elektronisk materiale som inneholder personopplysninger alle typer manuelle registre som er ordnet etter person saksmapper, saksomslag, dokumenter m.v. ordnet etter person (eks. personalmapper, elevmapper o.l.) Berge Byarkiv 2003

§ 2 Definisjoner 8) Sensitive personopplysninger - opplysninger om: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, c) helseforhold, d) seksuelle forhold, e) medlemskap i fagforeninger. Berge Byarkiv 2003

Innsynsrett etter personopplysningsloven (§18): - Alle har rett til informasjon om hvilke type personopplysninger som lagres, bruken til og hvor de er hentet fra. - Den registrerte har rett til å få vite hvilke opp-lysninger som blir behandlet om dem selv, og om sikkerhetstiltakene som gjelder ved behandlingen (gjelder ikke opplysninger som kun blir behandlet for statistiske eller vitenskapelige formål). - Retten til informasjon gjelder ikke dersom personopplysningene behandles utelukkende for historiske, statistiske eller vitenskapelig formål. Berge Byarkiv 2003

Unntak fra innsynsretten etter personopplysningsloven (§ 23): opplysninger som vil kunne skade rikets sikkerhet, forholdet til fremmede makter mm. opplysninger som må hemmeligholdes av hensyn til forebygging, etterforskning etc. av straffbare handlinger. opplysninger som det er utilrådelig at den registrerte får kjennskap til av hensyn til egen helse eller forholdet til personer som står dem nær. (Innsyn kan gis til vedkommendes fullmektige) Berge Byarkiv 2003

Praktisering av innsyn i offentlig arkivmateriale Praktisering av dokumentoffentlighet etter offentlighetsloven Offentlig journal   Begjæring om innsyn: det må vurderes om dokumentet inneholder opplysninger som skal eller bør unntas fra offentlighet. Viktig å ta utgangspunkt i prinsippet om mer-offentlighet, dvs. vurdere om dokumenter som kan unntas offentlighet likevel bør gjøres kjent. Berge Byarkiv 2003