Informasjonsmøte om endringer i e-handelsløsningen E-handelsløsningen knyttes sammen med fakturaløsningen

Agenda Bakgrunn for e-handel Nye funksjoner i løsningen Hva betyr dette i praksis for deg? Demo av ny funksjonalitet i løsningen Spørsmål

Bakgrunn for e-handelsprosjektet Rapport fra KPMG vedrørende bruk av rekvisisjoner i Bærum kommune (2008) Økonomiregelverket krever rekvisisjonsbruk Dropp rekvisisjonsordningen og innfør ehandel Handlingsprogram 2010 – 2013 Bærum kommune skal øke andelen innkjøp som skjer ved hjelp av elektronisk handel Skriftlige bestillinger via ehandel skal gi kvalitative gevinster som bedre kontroll og sporbarhet i anskaffelsene Det vil bli målt og rapportert på total omsetning, omsetning per rammeavtale og omsetning per tjenestested

Målene med e-handelssatsningen Gi støtte til elektroniske innkjøpsprosesser som gjør det enklere å overholde økonomi- og anskaffelsesregelverket Oppnår tidsriktig og korrekt styringsinformasjon, spesielt sanntids oversikt over budsjettforpliktelsen Sparer prosesskostnader (fra bestilling til betaling)

Hva er nytt? Innkjøper skal kontere bestillingen Bestillingen skal godkjennes før den sendes til leverandør. Dette gjelder som anvisning Varemottak må utføres i e-handelsløsningen og gjelder som attestasjon Alle egnede kjøp skal gjøres gjennom e-handelsløsningen Fra rammeavtaleleverandører Fra andre leverandører

Innkjøper skal kontere bestillingen Konteringen flyttes fra fakturaløsningen til e-handelsløsningen Konteringen vil skje i forkant av at bestillingen blir sendt

Bestillingen skal godkjennes før den sendes til leverandør. Godkjenning av bestilling erstatter anvisning for tjenesteleder. Anvisning skal skje i forkant av at forpliktelsen inntreffer Muligheten til å handle innenfor en kjøpsgrense faller bort, og kan erstattes av ’plankjøp’ (forhåndsgodkjenning).

Plankjøp Plankjøp vil si at man på forhånd har laget budsjetter som navngitte personer får lov å lage anmodninger mot. Anmodningene skal være for den typen varer/tjenester som er angitt i planen og som naturlig ligger til anmoder sin stilling. Planene godkjennes av ordinær godkjenner (anviser) og hensikten er at man skal slippe godkjenning av hver enkelt bestilling.

Varemottak må utføres i e-handelsløsningen Det blir obligatorisk å registrere varemottak elektronisk. Varemottaket vil erstatte dagens attestasjon. Innkommende faktura vil forsøke å finne samsvar (match) med en bestilling gjennom bestillingsnummeret. Fakturaen samsvarer kun mot bestillinger det er gjort varemottak på. Det vil derfor ikke være mulig å få til automatisk fakturaflyt dersom varemottak ikke gjøres.

Kontostreng Bærum kommune Hvorfor har vi en kontostreng?

Kontostreng Bærum kommune Plassere føring på riktig sted i Bærum kommunes regnskap Vi har 6 dimensjoner hvorav 5 er obligatoriske Regnskapstype – obligatorisk Drift eller investering Drift føres løpende inntekter og utgifter Investering når kostnad er over 100.000 og levetid er over 3 år

Kontostreng Bærum kommune Formål – obligatorisk Beskriver hvilken tjeneste som produseres Ofte for en spesifikk målgruppe i befolkningen Et tjenestested kan levere flere typer tjenester. Eksempelvis vil en skole levere ordinær undervisningstjeneste og skolefritidsordningen. Utgiftene på disse to ulike tjenestene skal da regnskapsføres på to forskjellige formål. Ansvar – obligatorisk Beskriver selve tjenestestedet.

Kontostreng Bærum kommune Art – obligatorisk Beskriver hva som er kjøpt eller solgt Er ikke utømmende. Er ikke en art for hver eneste ting. Er den av dimensjonene som er mest utfordrende. Bruk dimensjonsbildet i økonomisystemet for søk. Les merknadene som er knyttet til de ulike artene. De gir nærmere beskrivelse.

Kontostreng Bærum kommune Objekt – ikke obligatorisk Brukes som ekstra dimensjon i de tilfellene et tjenestested vil spesifisere et prosjekt eller liknende. Merk. Alle midler som dekkes av gaver skal føres med et objekt. Momskode – obligatorisk Alle føringer skal føres med momskode Koden er bestemt ut fra prosentsatsen på fakturaen Vi har to sett med koder En med bokstavkoder (momskompensasjon) En med tallkoder (ordinære momsfradrag)

Alle egnede kjøp skal gjøres gjennom e-handelsløsningen Alle egnede kjøp skal gjøres gjennom e-handelsløsningen. Hva er egnede kjøp? Egnet; Alle varer og tjenester fra norske leverandører hvor man kan; a) lage og sende bestilling fra systemet og b) hvor leverandør etter leveranse vil sende faktura Uegnet; Utlegg som skal gjøres opp over reiseregning eller refusjonsbilag Abonnementer, leie, renhold, serviceavtaler og lignende Kjøp hvor fakturaen skal innom lønn for innrapportering til skattemyndighetene Entrepriser/store kontrakter hvor oppfølgingen skjer i egne systemer

Ulike innkjøpsmetoder ved bruk av en e-handelsløsning Katalogkjøp Elektroniske kataloger er tilgjengelig for kjøp. Fritekstkjøp Kjøp av produkter eller tjenester som ikke er tilgjengelige på katalog, herunder kjøp fra engangsleverandør Plankjøp Forhåndsgodkjente budsjetter for innkjøp. Eksempelvis for forbruksartikler m.m. Forbedrer budsjettkontrollen og planleggingen for tjenesteleder. 16

Demo Intranett E-handel Informasjonsside om e-handel E-læring Pålogging e-handel E-handel Fritekstbestilling fra engangsleverandør med kontering Varemottak Plankjøp Lag en plan Kjøpe fra en plan Det finnes et eget funksjonsområde for å registrere varemottak. Varemottak kan foretas på hele bestillingen eller som dellevering. Mottaksbildet som møter deg oppsummerer alle bestillingene hvor det forventes at du skal gjøre mottak. Eksemplet nedenfor inneholder 2 bestillinger. På hver bestillingslinje kan du nå angi antall mottatt, du kan se linjehistorikken og du kan legge inn klage. Sistnevnte sikrer at virksomheten tar vare på brukererfaringer med en leverandør som normalt går tapt. Hvis det er bestemt at du på dette tidspunktet skal få lov å endre på bestillingslinjen så er også det mulig. © Senter for statlig økonomistyring 04.04.2017 side 17

Spørsmål Det finnes et eget funksjonsområde for å registrere varemottak. Varemottak kan foretas på hele bestillingen eller som dellevering. Mottaksbildet som møter deg oppsummerer alle bestillingene hvor det forventes at du skal gjøre mottak. Eksemplet nedenfor inneholder 2 bestillinger. På hver bestillingslinje kan du nå angi antall mottatt, du kan se linjehistorikken og du kan legge inn klage. Sistnevnte sikrer at virksomheten tar vare på brukererfaringer med en leverandør som normalt går tapt. Hvis det er bestemt at du på dette tidspunktet skal få lov å endre på bestillingslinjen så er også det mulig. © Senter for statlig økonomistyring 04.04.2017 side 18

Videre fremdrift av e-handel I løpet av 2010 skal alle dagens brukere registrere alle egnede bestillinger på e-handel Full implementering av e-handel i kommunen i løpet av 2011

Oppsummering Alle som er innkjøpere i systemet i dag skal kjøpe alt som er egnet for ehandel gjennom systemet. Det må etableres hensiktsmessige ”planer” for å tilrettelegge for en effektiv bestillingsprosess nå når man ikke får godkjenne egen bestilling. Plan-registreringen bør organiseres lokalt av ledende innkjøpere/økonomifunksjon i samarbeid med ledelsen. Arbeidet bør prioriteres og man må raskt i gang. Brukerne må mestre kontering. Dagens attestanter og økonomifunksjon må bistå kollegaer som trenger veiledning. Samtlige brukere må gjennomføre elæring. De som har behov melder seg på kurs i tillegg. Alle innkjøpere som i dag ikke benytter Basware IP og således ikke er attestanter må levere inn skjema slik at de får attestasjonsrettighet. Dette fordi systemet gjør en sjekk av rettigheter når bestilling lages. Disse brukerne vil bli lagt inn med fast stedfortreder i fakturasystemet slik at fakturaene vil rutes til en reell attestant og ikke til bestiller i disse tilfellene. Anskaffelses- og regnskapsenhetene er forberedt på å støtte organisasjonen. Vi har i tillegg laget en egen side på intranettet hvor all nødvendig informasjon er tilgjengelig. For henvendelser ehandel@baerum.kommune.no Det finnes et eget funksjonsområde for å registrere varemottak. Varemottak kan foretas på hele bestillingen eller som dellevering. Mottaksbildet som møter deg oppsummerer alle bestillingene hvor det forventes at du skal gjøre mottak. Eksemplet nedenfor inneholder 2 bestillinger. På hver bestillingslinje kan du nå angi antall mottatt, du kan se linjehistorikken og du kan legge inn klage. Sistnevnte sikrer at virksomheten tar vare på brukererfaringer med en leverandør som normalt går tapt. Hvis det er bestemt at du på dette tidspunktet skal få lov å endre på bestillingslinjen så er også det mulig. © Senter for statlig økonomistyring 04.04.2017 side 20