Anbefalt modell for administrasjonsenheten i nye Harstad kommune Dato: 12.6.2012 Fagkoordinator: Thomas Schjelderup

Administrasjonsenheten i nye Harstad kommune: MANDAT: Skisser modell for organisering av støttetjenester tilhørende administrasjonsenheten i nye Harstad kommune når Bjarkøyforbindelsen er på plass. Om nødvendig skisser nødvendige interimsløsninger frem til Bjarkøyforbindelsen er på plass.

SAK OG ARKIVSYSTEM BAKGRUNN: Begge kommuner har papirbaserte arkiv Ingen arkivlokaler på Bjarkøy er godkjent i henhold til arkivforskriften. Blant annet befinner det seg vannledninger på fjernarkivet (tilfluktsrom). Hva kommunehuset på Bjarkøy skal benyttes til når Bjarkøy kommune legges ned er ikke avklart. Harstad kommune har kapasitet og godkjente arkivlokaler i henhold til arkivforskriften.

Saksbehandlingssystemene i begge kommuner er saksproduserende. Harstad benytter ePhorte i versjon 4. Bjarkøy kommune benytter en gammel versjon av Kontorsak 2000. Begge kommuner har eget postmottak. All post i Harstad digitaliseres i ePhorte men kommunen har ikke fulldigitalt arkiv på grunn av manglende sikkerhetskopiering. På Bjarkøy håndteres all post og arkivmateriale manuelt. I Harstad er det ca 7 årsverk i tilknytning til sak og arkiv. På Bjarkøy er det totalt 1,5 årsverk som også omfatter politisk sekretariat og sentralbord.

ANALYSE: Som følge av sammenslåingen må det opprettes en ny arkivdel for nye Harstad kommune med oppstart fra 1.1.2013. Med tanke på hvordan arbeidsoppgaver og tjenester organiseres og løses i dag vil det være upraktisk og lite fleksibelt å etablere en papirbasert arkivdel på Bjarkøy og en i Harstad som totalt utgjør nye Harstad kommunes dagligarkiv. Det er heller ikke økonomisk forsvarlig å oppgradere arkivlokalene på Bjarkøy slik at de blir godkjent i henhold til arkivforskriften dersom arkivet fortsatt skal være lokalisert på kommunehuset på Bjarkøy. Om arkivlokalene ikke oppgraderes eller flyttes til et godkjent arkivlokale vil det medføre en betydelig risiko for tap av arkivmateriale.

Begge kommuner har sak og arkivsystem som er utdatert. Kontorsak 2000 er i en så gammel versjon at det ikke er mulig å konvertere det over til Norsk arkivstandard (NOARK). Det er mulig å etablere en søkbar database med opplysninger slik at det vil være mulig å gjenfinne dokumenter. Dokumentene må så letes opp i papirarkivet. ePhorte i versjon 4 er et godkjent sak og arkivsystem klargjort for fulldigital lagring som er mulig å bruke i oppgradert versjon i nye Harstad kommune. Imidlertid kan det ikke benyttes fulldigitalt før sikkerhetskopieringen er tilstrekkelig. I tillegg må det minst oppgraderes til versjon 2007 av Officepakken.

Byggesaksarkivet i Bjarkøy kommune er ønsket digitalisert i nye Harstad kommune for å kunne opprettholde kommunale arbeidsplasser med hensyn til saksbehandling for tekniske tjenester. I Harstad kommune er det gjort et forprosjekt i 2010 som tar for seg digitalisering av byggesaksarkivet i Harstad kommune. På grunn av mangel på ressurser ble hovedprosjektet ikke igangsatt. Med grunnlag i forprosjektrapporten er konklusjonen at å digitalisere byggesaksarkivet i Bjarkøy kommune medfører betydelig arbeid.

Grunnarbeidet i prosjektet med å digitalisere byggesaksarkivet på Bjarkøy må sees i sammenheng med å tilrettelegge for å digitalisere byggesaksarkivet i Harstad kommune. Om byggesaksarkivet fra Bjarkøy fulldigitaliseres vil det være tilgjengelig på Bjarkøy og i Harstad noe som muliggjør å opprettholde kontorarbeidsplasser for tekniske tjenester på Bjarkøy. Ved å innføre fulldigitalt arkiv samt å sentralisere arkivtjenesten i Harstad vil det ikke være behov for post og arkivfunksjon på Bjarkøy.

KONKLUSJON: Fjernarkiv og dagligarkiv på Bjarkøy (ca 265 hyllemeter) flyttes til arkivdepot og dagligarkiv i Harstad. Nye Harstad kommune etablerer en felles sentral arkivtjeneste. Nye Harstad kommune etablerer et felles postmottak som behandler og distribuerer post til alle enheter i den nye kommunen. Postmottaket vil være lokalisert på rådhuset i Harstad. All innkommende arkivverdig post bli digitalisert før den fordeles til enhetene via ePhorte.

Det etableres en ny elektronisk arkivplan for nye Harstad kommune. Det etableres det en fulldigital serverplattform som er klar til bruk ved oppstart av ny arkivdel fra 1.1.2013. Det settes et skarpt skille der arkivmateriale etter 1.1.2013 bare kan gjenfinnes digitalt. Dette gjør at nye Harstad kommune vil være fulldigital fra samme dato. Det installeres en ny versjon av ePhorte (5) og ePhorte i Sharepoint. Begge systemer presenteres i grensesnitt som er moderne og lettfattelige.

ePhorte i Sharepoint

ePhorte 5

Dette er løsninger som er fremtidsrettet og har støtte for forenklet og forbedret saksbehandling. Løsningene er også tilrettelagt for interkommunalt samarbeid. Integrasjon mot saksbehandling i Outlook (Harstad kommunes e-postsystem) vil gjøre opplæring av nye saksbehandlere fra Bjarkøy betydelig lettere i forhold til dagens løsning i Harstad kommune. I tillegg vil integrasjon mot Harstad kommunes intranett som er basert på Sharepoint gjøre at saksbehandlere kan få en komplett oversikt på et skjermbilde. ePhorte 5 gir en ny og forbedret løsning for innsyn i saksdokumenter i sanntid for publikum og mulighet for integrasjon mot fagsystemer slik at disse benytter lagring basert på NOARK 5 standard.

eInnsyn

Et fulldigitalt arkiv er en forutsetning for å kunne opprettholde og utnytte administrative arbeidsplasser fullt ut på Bjarkøy. Forutsetningen for oppgradert løsning til ePhorte 5, Sharepoint og fulldigitalt byggesaksarkiv er en fulldigital serverplattform med tilstrekkelig sikkerhetskopiering. En sikker fulldigital serverplattform vil også alle andre enheter som for eksempel regnskap, personal og kemner dra nytte av. Per i dag bruker disse enhetene papirbasert arkiv selv om det aller meste skannes og kan gjenfinnes digitalt. Papirarkivet kan avvikles når sikkerhetskopieringen er god nok

SENTRALBORD ANALYSE OG KONKLUSJON: Harstad kommune har et moderne utbygd sentralbord (Telmax) og formidler samtaler til alle enheter i Harstad kommune. I tillegg har sentralbordet oversikt over kalenderen til alle ansatte. Sentralbordet på Bjarkøy (Astra) er utdatert. I nye Harstad kommune integreres enheter i Bjarkøy kommune i Harstad kommunes sentralbordstjeneste.

SERVICETORG ANALYSE OG KONKLUSJON: Harstad kommune har et servicetorg på rådhuset i Harstad. Servicetorget yter førstelinjestøtte og formidler henvendelser fra publikum videre til enheter på rådhusene. På Bjarkøy henvender man seg direkte til den man ønsker å komme i kontakt med. I nye Harstad kommune integreres Bjarkøy i servicetorgtjenesten. Det legges opp til økt bruk av elektronisk selvbetjening fra den nye kommunenes hjemmesider.

Det kan være behov for at servicetorgtjenester for innbyggere på Bjarkøy som ikke har pc bør ivaretas av en person. Denne merkantile tjenesten kan integreres i en stilling ved sykehjem, skole eller teknisk enhet.

POLITISK SEKRETARIAT KANTINE ANALYSE OG KONKLUSJON: Når Harstad og Bjarkøy kommune legges ned vil det bare være behov for ett politisk sekretariat. I nye Harstad kommune vil dette være lokalisert på rådhuset i Harstad der politisk møtevirksomhet er samlet. KANTINE Bjarkøy kommune har ingen kantine. Harstad kommune har kantine og den vil fortsette ordinær drift i nye Harstad kommune.

BESPARELSER ANALYSE OG KONKLUSJON: På Bjarkøy er det 1,5 årsverk som utfører alle tjenester som nevnt med unntak av kantinedrift. Som følge av kommunesammenslåingen vil alle tjenester samordnes. I innsparingsforslaget på 8,6 mill kr fra Bjarkøy ligger det bare en innsparing på 0,5 stilling som berører adm.enheten. Formannskapsekretær er ikke tatt med. Effektiviseringsgevinsten ved at det opprettes fulldigitale arbeidsverktøy vil være at 1,5 årsverk i kommuneadministrasjonen knyttet opp til disse funksjonene på Bjarkøy vil kunne spares.