Samtaleteknikk ledertrening i Skien kommune Ketil Mjøen, rådgiver Personal- og serviceavdelingen

Bakgrunn Ved ledersamling i kommunen i 2005 ble det uttrykt ønske om lederopplæring innen kommunikasjon. Kommunen kjøpte et konsept fra Helse Bergen vedr. samtaleteknikk Samarbeidsprosjekt for kommunens personal- og HMS-avdeling – Helse Bergens konsept tilpasset Skien kom.

Oppstart Oppstart av kurs i 2006 Obligatorisk for alle ledere med personalansvar Hovedtillitsvalgte ble også invitert til å delta I løpet av 2006-2007 hadde de fleste lederne gjennomført kurset I dag en del av kommunens lederskole for nye ledere

Målet for kurset Å øke leders kunnskaper om samtaleteknikker som et viktig virkemiddel for å mobilisere den enkelte medarbeiders styrke slik at gruppen av medarbeidere kan nå avdelingens definerte mål. Relasjonsledelse

Gjennomføring 3 halve dager – ”gul, rød og grønn dag” Ca. 15 deltagere, 3 kursholdere Forelesning Case/rollespill Plenumsdiskusjon Kursbevis

Dag 1 – ”Gul dag” Mulighetenes samtale Den nødvendige samtale

Samling 1: Gul dag 1200 1300 1400 1500 Introduksjon Rollespill: Introdusere målsetting og teorier i samtaleteknikk Introduksjon 1200 Samtaleteknikk Endringsprosessen 1300 Introdusere Endringsprosessen og øvelse i plenum Rollespill: ”Mulighetens Samtale” 1400 Veilederne legger opp til rollespill rundt ”mulighetens samtale” 1500 GUL DAG ( et par ord om hvorfor vi begynner på gult) Dette er et kurskonsept med noe teori og mye rollespill/egeninnsats som fokuserer på metoden dere skal bruke til å følge opp arbeidstakere. Rollespill: ”Den nødvendige samtalen” Veilederne legger opp til rollespill rundt ”den nødvendige” samtalen

GUL DAG- Den nødvendige samtale – rollespill Sett inn noe her som beskriver bedriften/ avdelingen og aktuelle utfordinger i virksomheten…. LEDER Beskriv nærmeste leder: kjønn, alder antall år i bedriften og som sjef Du som leder BARNEHAGE Her beskrives medarbeider: alder, kjønn, sos. situasjon, antall år i avdelingen kvinne/mann 45 år 10 år som assistent gift - 2 barn (16 og 18 år) ------------- Observasjoner: mer fravær enn vanlig mindre positiv enn vanlig irritert og negativ adferd, spesielt mot foreldre men også mot ansatte Beskriv 3. hånds informasjon: kolleger, kunder, pårørende etc. ”ryktebørsen” ? Kollega har sagt til leder: - Uhøflig adferd i garderobe med foreldre (men ikke si at jeg har sagt det)

Dag 2 – ”Rød dag” Den formelle samtale

Samling 2 : Rød dag 1200 1300 1400 1500 Introduksjon Formelle regler Oppsummering Teoriene bak ”kverulanten” og ”den formelle” samtalen Introduksjon 1200 Rollespill: ”Den formelle samtalen” 1300 Veilederne legger opp til rollespill rundt ”den formelle” samtalen Rollespill: ”Den formelle samtalen” 1400 Veilederne legger opp til rollespill rundt ”den formelle” samtalen 1500 Formelle regler og rutiner Veilederne informere om hvordan dette håndteres i Skien kommune

RØD DAG – Formell samtale – rollespill Sett inn noe her som beskriver bedriften/avdelingen og aktuelle utfordinger i virksomheten…. LEDER Deg som leder Sykehjemsavdeling Beskriv nærmeste leder: kjønn, alder antall år i bedriften og som sjef Her beskrives medarbeider: alder, kjønn, sos. situasjon, antall år i avdelingen Kvinne/Mann 42 år 12 år i avdelingen gift - 2 barn (12 og 18 år) 18 åringen har rusproblemer og er i perioder ”på kjøret” ------------- Observasjoner: De to siste årene redusert fokus på jobben - ukonsentrert flere episoder med fravær Gir beskjed om fravær på etterskudd - dagen etter Avd. blir satt i en vanskelig situasjon – kollegaer murrer Vært konfrontert med situasjon 2 ganger tidligere (nødvendig samtale) Tilrettelegging har vært forsøkt Beskriv 3. hånds informasjon: kolleger, kunder, pårørende etc. ”ryktebørsen” Aktuelt: For 14 dager siden nytt fravær – ikke svart på telefon Dukket opp på avdelingen etter 1 uke med sykemelding Toppet seg ved at arbeidstaker ikke har møtt til den nødvendige samtale i forrige uke – gikk hjem i stedet Leder bestemt seg for skriftlig innkallelse Arbeidstaker møter med tillitsvalgt – leder med referent/observatør Åpning / avslutning av møte!

Dag 3 – ”Grønn dag” Introduksjonssamtalen Medarbeidersamtalen

Introduksjonssamtalen og Medarbeidersamtaler Introduksjonssamtalen Samling 3: Grønn dag 1200 Oppsummering Rød dag Introduserer teoriene bak Introduksjonssamtalen og Medarbeidersamtaler Oppsummering Rød dag og Introduksjonssamtalen 1330 Gruppediskusjon/ Rollespill Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler 1500 Evaluering avslutning Oppsummering

GRØNN DAG Medarbeidersamtale Sett inn noe her som beskriver bedriften/avdelingen og aktuelle utfordinger i virksomheten…. LEDER Beskriv nærmeste leder: kjønn, alder antall år i bedriften og som sjef Helse- og sosialavd Her beskrives medarbeider: alder, kjønn, sos. situasjon, antall år i avdelingen saksbehandler 50 år samboer, 2 voksne barn 10 år ved avdelingen tidl. medarbeidersamtaler er gjennomført, konkl. sist: - delta på kurs i tverrfaglig samarbeid – arb.t. ansvar - øke samarbeid med andre avd. – felles ansvar - intern kommunikasjon må bli bedre på avd. – felles ansvar Du som leder Beskriv 3. hånds informasjon: kolleger, kunder, pårørende etc. ”ryktebørsen”

S.Fauske

Resultater Økt ledernes kompetanse innen samtaleteknikk Lederne blir bevisst på viktigheten av dialog med sine medarbeidere Lettere å ta mulighetenes eller den nødvendige samtalen (trygghet) Bevissthet ifht. viktigheten av å dokumentere adferd, samtaler etc. Tydelige ledere som tør å korrigere sine medarbeidere Profesjonell håndtering av vanskelige personalsaker Lederne og rådgivere på HMS og personal blir bedre kjent Lettere å ta kontakt for bistand/spørsmål Erfaringsutveksling og nettverksbygging blant ledere

Og ikke minst: Deltagerne har gitt tilbakemelding på at kurset oppleves som svært nyttig!