Veiviser for utfylling av elektronisk innkjøpsanmodning og mottaksmelding

I. Lage innkjøpsanmodning Klikk på Innkjøpsanmodning under overskriften ”Mine Lenker” Klikk på Ny for å lage en innkjøpsanmodning

3 1 2 Alle brukere er knyttet opp mot et standard sted (leveringssted). Dersom du har tilgang til flere steder får du opp disse ved å trykke på verdilista , her velger du ved å trykke på den grønne trekanten 1 2 Gi inn lønnsnummeret ditt på formatet A8699 3 Trykk på knappen

Klikk på og velg ”Forkontering…” Gi inn ønsket kontostreng, søk evt. opp via verdilister. Klikk på når du er ferdig. Drift: Legg inn «konto» og «ansvar» som et minimum. Evt. anleggsnummer/aktivitet hvis dette skal følges opp. Prosjekt:Legg også til prosjekt –og aktivitetsnummer som et minimum.

Klikk på fliken og klikk så på Konsulenttimer: Ved avrop, anbefales det å legge inn antall timer forventet å forbrukes inneværende år. Grunnen for dette er at ved indeksregulering, vil en mottaksmelde antall timer på mottatt faktura, men hvis ikke timeprisen stemmer, går ikke fakturaen rett gjennom og må manuelt attesteres. Ved ny timepris, lager en ny innkjøpsanmodning og avslutter den gamle innkjøpsordren. Materiell: Legg inn en linje for hvert produkt med tilhørende pris Se detaljert forklaring på de to neste sidene.

8 1 2 5 3 6 4 7

Her skriver du inn hva du skal kjøpe, det du skiver her kommer på innkjøpsordren 1 2 Her gir du inn antallet av det du skal kjøpe. Konsulenttimer: Legg inn antall timer som er avropt. Håndfast materiell: Når det skal bestilles flere typer materiell på samme innkjøpsanmodning, må en legge inn flere ordrelinjer , en for hvert produkt. Legg inn antall av produktet du skal bestille. Bruk flere ordrelinjer Andre innkjøp: Ved for eksempel entreprisekontrakter, kan du legge inn antall 1 og senere mottaksmelde fakturaandelen av kontraktssummen. 3 Her kan du gi inn ønsket mottaksdato, det står dagens dato som standard. Du kan evt. velge dato fra kalenderen ved å trykke på og klikke på ønsket dato i kalenderen. 4 Her gir du inn enhetsprisen på det du skal kjøpe. Her gir du inn innkjøpsenhet. Bruk X stk for materiell og 1 stk for entreprisekontrakt. Konsulenttimer skal merkes med HOUR. 5 6 Her gir du inn leverandørens femsifrede nr. Kan søkes fram ved å klikke på 7 Her kan du skrive evt. Kommentarer til innkjøpsavd. Dette kommer ikke på innkjøpsordren 8 Tilslutt klikker du på

Trykk på Hjem for å komme tilbake til startsiden i portalen Merk linja ved å sette hake her Til slutt aktiverer du anmodningen ved å klikke på handlinger og velge Aktiver Innkjøpsanmodningen må attesteres, dette er nytt. Se forklaring neste side Trykk på Hjem for å komme tilbake til startsiden i portalen

Mottaksmelde i webportalen Med en gang konsernanskaffelser har effektuert din innkjøpsanmodning, vil den vises slik i din webportal: 1 2 3 4 5 6 Forklaring av feltene : 1 IO nr. Klikk på linken for å få fram innkjøpsordren. 2 Her kommer de 50 første tegnene av det du har bestilt 3 Innkjøpsanmodningsnr. Klikk på linken for å få fram innkjøpsanmodningen 4 Dato som innkjøpsordren er laget 5 Hvem som er innkjøper på innkjøpsordren 6 Klikk på ’Registrere Ankomst’, klikk så på og velg Motta ordre.. 7 8 7 8

Gi inn antallet du har mottatt 9 9 Klikk OK og du er ferdig 10 10 Hvis antallet ganget med enhetsprisen oppgitt i innkjøpsanmodning stemmer med fakturaen, så går fakturaen rett gjennom uten attestasjon og du har spart organisasjonen mye tid.