Steg 1 – Tast inn prosjektinformasjon Aktivitetsplan: Mal bruksanvisning Husk at aktivitetsplanlegging er å legge en plan for å realisere de målene som ligger i milepælplanen. Steg 1 – Tast inn prosjektinformasjon Prosjekteier = Den overordnede sjefen som har hovedansvar for prosjektet. Forfatter = Noen som skriver aktivitetsplan; kan være sammen som prosjektleder.
Steg 2 – Tast inn aktiviteter Aktivitetsplan: Mal bruksanvisning Steg 2 – Tast inn aktiviteter Tast inn arbeidspakke/fase og aktiviteter. En aktivitet bør maksimalt være i størrelsesordenen 10 dagsverk og det må være mulig å kontrollere at aktiviteten er ferdig utført. Det enkleste er å først legge inn aktiviteter fra milepælplanen og deretter endre eller detaljere der om det er nødvendig.
Steg 3 – Tast inn prosjektteam Aktivitetsplan: Mal bruksanvisning Steg 3 – Tast inn prosjektteam Tast inn fornavn på alle i prosjektteamet (bruk prosjektansvarskartet hvis nødvendig) Tildel en ansvarsbokstav (U, B, b, a, osv.) for hver milepæl. Det er mulig å tildele mer enn én, for eksempel Uab, men sørg for at en person ikke tar på seg for mange jobber og roller.
Steg 4 – Tast inn beregnet timer Aktivitetsplan: Mal bruksanvisning Steg 4 – Tast inn beregnet timer Først skal de utførende bestemme seg for omfanget av deres aktiviteter. Deretter blir prosjektlederen og de utførende enige om hvor stor arbeidsinnsats som kreves.
Steg 5 – Tast inn kalendertid Aktivitetsplan: Mal bruksanvisning Steg 5 – Tast inn kalendertid Tast inn riktig ukenummeret øverst. Avgjør når aktiviteten helst bør utføres og tast inn planlagt ferdig dato og farg inn ukecelle(r). Ta hensyn til de aktivitetene som går forut og de som kommer umiddelbart etter. Husk at en medarbeider sjelden bruker 100% av tiden sin på prosjektet.
Steg 6 – Aktiviteter oppfølging Aktivitetsplan: Mal bruksanvisning Steg 6 – Aktiviteter oppfølging Når aktivitetene er i gang, tast inn antallet av timer hver teammedlem har arbeidet og legg merke til avvik. Når en aktivitet er ferdig, tast inn den faktisk ferdig dato. Den datoen skulle være datoen som har vært godkjent med projektledelsen.